Ze względu na to, że dokument WZ jest wystawiany w cenach sprzedaży, a generowany przez program księgowy w cenach zakupu netto, dla potrzeb sprzedaży kompletów wykorzystaliśmy dokument magazynowy RW, który program księgowy generuje tylko w cenach zakupu netto. Jednostka ewidencjonuje koszty według zespołu 4 i 5 podziałem na usługi.
Pytanie:
Czy dokument RW możemy zaksięgować bezpośrednio jako rozchód towaru z magazynu na wartość sprzedanych towarów z pominięciem rozliczeń produkcji, gdyż sprzedaż ww. kompletów jest sporadyczna?
Czy jest dopuszczalne tego typu uproszczenie?
Odpowiedź:
Decyzję o stosowaniu dokumentów wewnętrznych oraz ich rodzaju jednostka podejmuje samodzielnie, ujmując ją w przyjętych zasadach rachunkowości.
Uzasadnienie:
Zgodnie z art. 4 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) - dalej u.o.r. - podstawowym obowiązkiem jednostki jest stosowanie przyjętych zasad rachunkowości w sposób pozwalający rzetelnie i jasno przedstawić sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Na jakość wykonania tego obowiązku niewątpliwie wpływa konieczność ujmowania w księgach rachunkowych i wykazywania w sprawozdaniu finansowym zdarzeń zgodnie z ich treścią ekonomiczną. Według art. 20 ust. 1 u.o.r. do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zapisy te wprowadza się na podstawie dowodów księgowych art. 20 ust. 2 i 3 u.o.r. do których należą dowody:
- zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;
- zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;
- wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki;
- także
- zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;
- korygujące poprzednie zapisy;
- zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;
- rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
O tym, co powinien zawierać dowód księgowych, stanowi art. 21 u.o.r. Jednak dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Zgodnie z art. 21 ust. 1a u.o.r., od 1 stycznia 2013 r. można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:
1) w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;
2) w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.
Wartość także może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.
Uwagi:
Przepisy te zatem nie określają nazw, ani konieczności stosowania przez jednostkę dowodów wewnętrznych. Określają jedynie grupy dowodów dokumentujących operacje gospodarcze oraz jakie dane muszą one zawierać. Przepisy w żaden sposób nie narzucają jednostce konieczności stosowania przez nią dowodów wewnętrznych. Jednostka decyduje się na wprowadzenie takich dowodów po przeanalizowaniu potrzeb swojej działalności, struktury firmy, form zapewnienia kontroli nad składnikami majątku i rozliczenia ich rozchodu, a także ustalenia ich stanu np. na dzień bilansowy. Mała jednostka może w ogóle nie wykorzystywać takich dowodów, a duża jednostka korzystać z takiej możliwości, a na dodatek indywidualnie określić nazwę i funkcję takich dowodów.
Jeśli jednostka chciałaby wykorzystać dowody RW do rozchodowania konkretnych składników majątku, może tak zrobić, powinna jednak opisać to rozwiązanie w przyjętej polityce rachunkowości.
Jednakże z pytania wynika, że dobrym rozwiązaniem tego problemu byłoby także wystawianie dokumentów WZ - ponieważ jak to przedstawiono w pytaniu dokument WZ jest wystawiany w cenach sprzedaży, a generowany przez program księgowy w cenach zakupu netto, czyli klient widzi cenę sprzedaży tego towaru, a cena nabycia automatycznie jest rejestrowana w księgowym systemie komputerowym i jej wysokość nie jest znana klientowi. Ale być może problemem jest także brak możliwości takiego edytowania WZ w systemie komputerowym, aby każdy WZ dotyczący wspomnianych kompletów mógł mieć inną cenę sprzedaży - podlegającą edycji na poziomie wystawianego WZ, a nie na poziomie cennika. Można też, jeśli jest taka możliwość programu komputerowego drukować dokumenty WZ bez zamieszczania na nim wartości - co dopuszcza u.o.r.
Jednostka powinna więc najpierw sprawdzić funkcje posiadanego programu komputerowego i ustalić czy może w nim edytować cenę sprzedaży kompletów na poziomie WZ lub czy może wystawiać WZ z pominięciem ceny i dopiero jeśli brak jest takich możliwości - przyjąć do rozchodu tych kompletów inny typ dokumentu i ująć to rozwiązanie w zasadach rachunkowości. Rozwiązanie takie może być zastosowane ponieważ nie wywiera ono istotnie ujemnego wpływu na realizację obowiązku rzetelnego i jasnego przedstawiania sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego.
W obrocie gospodarczym funkcjonują przyjęte już pewne dokumenty wewnętrzne, których nazwa odpowiada funkcji jaką pełnią, czyli np.:
PZ - przyjęcie z zewnątrz (spoza firmy)
WZ - wydanie na zewnątrz (poza firmę)
PW - przyjęcie wewnętrzne (przyjęcie w ramach firmy np. do innego oddziału, magazynu)
RW - rozchód wewnętrzny (wydanie w ramach firmy - do innego magazynu czy na produkcję)
Wiele jednostek posługuje się jednak dowodami wewnętrznymi o zmodyfikowanych, lub całkiem innych, nazwach.
[Uwaga! Odpowiedź na to pytanie jest już nieaktualna od 1 I 2013 r.]