Rezolucja 2023/1840 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2021, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2023/1840

z dnia 10 maja 2023 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2021, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2021, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych,

- uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając opinię przedstawioną przez Komisję Spraw Zagranicznych,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0088/2023),

A. mając na uwadze, że Europejska Służba Działań Zewnętrznych (ESDZ) jest odpowiedzialna za zarządzanie wydatkami administracyjnymi swojej siedziby głównej w Brukseli oraz sieci 144 delegatur i biur Unii;

B. mając na uwadze, że zakres odpowiedzialności ESDZ został rozszerzony na zarządzanie administracyjne personelem Komisji w delegaturach poprzez szereg umów o gwarantowanym poziomie świadczenia usług;

C. mając na uwadze, że rola delegatur polega na reprezentowaniu Unii i jej obywateli na całym świecie w oparciu o sieci i partnerstwa oraz na propagowaniu wartości i interesów Unii;

D. mając na uwadze, że cechą szczególną ESDZ pozostaje nadal jej charakter i pochodzenie, takie same jak w chwili jej utworzenia, kiedy połączono personel należący do dawnych departamentów stosunków zewnętrznych Rady i Komisji i dołączono do niego dyplomatów z państw członkowskich;

E. mając na uwadze, że zgodnie z przepisami wewnętrznymi ESDZ sekretarz generalny ESDZ pełni funkcję delegowanego urzędnika zatwierdzającego dla instytucji, a dyrektor generalny ds. zarządzania zasobami pełni rolę głównego subdelegowanego urzędnika zatwierdzającego;

F. mając na uwadze, że wykonanie budżetu jest regulowane rozporządzeniem finansowym i przepisami wewnętrznymi dotyczącymi wykonania budżetu ESDZ;

1. zauważa, że budżet ESDZ jest ujęty w dziale 7 wieloletnich ram finansowych (WRF) "Europejska administracja publiczna" i w 2021 r. wyniósł łącznie 10,7 mld EUR; zauważa, że budżet ESDZ (płatności, w tym wkłady Komisji) stanowi około 9 % całkowitego budżetu administracyjnego w ramach działu 7 WRF;

2. zauważa, że Europejski Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") w swoim sprawozdaniu rocznym za rok budżetowy 2021 zwiększył próbę transakcji poddawanych przeglądowi w dziale "Administracja" z 48 w 2020 r. do 60 w 2021 r.;

3. zauważa, że Trybunał wspomniał, iż jego praca na przestrzeni wielu lat wskazuje, iż ogólnie wydatki te są obarczoneniskim ryzykiem; zwraca się jednak do Trybunału o uwzględnienie w kolejnych sprawozdaniach rocznych bardziej kompleksowych danych dotyczących spełnienia wszystkich wymogów niezbędnych do zapewnienia spójnej procedury udzielania absolutorium;

4. odnotowuje, że Trybunał wspomina o wykryciu dwóch błędów kwantyfikowalnych w płatnościach dokonanych przez ESDZ, przy czym jeden dotyczył braku podstawowej umowy na usługi nabyte przez delegaturę Unii, a drugi dotyczył dodatków wypłaconych pracownikowi, który nie zadeklarował niedawnych zmian w sytuacji osobistej;

5. zauważa z satysfakcją, że Trybunał odnotowuje również, iż nie stwierdził żadnych istotnych problemów w systemach nadzoru i kontroli zbadanych w ESDZ;

6. zwraca ponadto uwagę, że w 2015 r. Trybunał wykrył istotne niedociągnięcia w procedurach udzielania zamówień i procedurach rekrutacji organizowanych przez delegatury Unii; zauważa, że w 2021 r. Trybunał w następstwie tych ustaleń podjął działania polegające na zbadaniu próby dziesięciu postępowań o udzielenie zamówienia i ośmiu procedur naboru personelu miejscowego zorganizowanych przez delegatury Unii; zauważa, że 2019 r. ESDZ usprawniła proces udzielania zamówień poprzez uproszczenie i unowocześnienie procedur roboczych w delegaturach Unii, centralizację niektórych procesów w siedzibie głównej i stworzenie nowych szablonów dokumentacji zamówień oraz dokonała przeglądu zasad i warunków zatrudniania pracowników lokalnych w delegaturach Unii, a także przeprowadziła kontrole ex ante przed ich rekrutacją; na koniec zauważa z zaniepokojeniem, że Trybunał w pięciu spośród dziesięciu zbadanych postępowań o udzielenie zamówienia wykrył pewne uchybienia w sposobie stosowania przez delegatury Unii przepisów dotyczących zamówień publicznych oraz wykrył pewne niedociągnięcia we wszystkich ośmiu postępowaniach rekrutacyjnych dla lokalnych pracowników; wzywa ESDZ do podjęcia działań w celu rozwiązania problemów, które doprowadziły do błędów wykrytych w zamówieniach publicznych, oraz do zapobieżenia przyszłym naruszeniom odnośnych przepisów;

7. zdecydowanie zachęca jednak ESDZ, by podjęła odpowiednie środki, takie jak usprawnienie szkoleń oraz udoskonalenie wytycznych i wzorów dokumentacji przetargowej, aby zmniejszyć liczbę błędów w procedurach udzielania zamówień i procedurach rekrutacji organizowanych przez delegatury Unii, oraz by informowała organy udzielające absolutorium o podjętych środkach;

Zarządzanie budżetem i finansami

8. zauważa, że w 2021 r. budżet ESDZ opiewał na kwotę 767 626 000 EUR, co stanowiło wzrost o 5,0 % w stosunku do 2020 r. i było bardzo zbliżone do wzrostu o 5,2 % w 2020 r. w porównaniu z 2019 r.; zauważa, że oprócz własnego budżetu ESDZ dysponowała również kwotą 211 200 000 EUR (w tym dochodami przeznaczonymi na określony cel i kwotami przeniesionymi) z Komisji na pokrycie kosztów administracyjnych personelu Komisji pracującego w delegaturach Unii; zwraca uwagę, że oprócz innych kwot ESDZ otrzymała również wkłady na pokrycie wspólnych kosztów personelu Europejskiego Funduszu Rozwoju w delegaturach, dzięki czemu łączne kwoty budżetowe (środki na zobowiązania), którymi zarządzała ESDZ wyniosły 1 091,1 mln EUR;

9. zauważa, że w 2021 r. wykonano 99,4 % ostatecznego budżetu ESDZ w postaci zobowiązań, czyli więcej niż w 2020 r., w którym wykonano 95,0 %; zauważa, że jeśli chodzi o płatności, wykonano 84,5 % budżetu na 2021 r., nieco więcej niż w 2020 r., w którym wykonano 82,3 %;

10. zauważa, że ostateczny budżet siedziby głównej ESDZ, po przesunięciach, wyniósł 295 mln EUR, z czego wykonano 290,5 mln EUR, co odpowiada 98,5 %; zauważa, że jeśli chodzi o płatności, zrealizowano 238,3 mln EUR, co odpowiada 80,8 %;

11. zauważa, że ostateczny budżet ESDZ przeznaczony na delegatury, po przesunięciach, wyniósł 472,6 mln EUR, z czego wykonano 472,4 mln EUR, co odpowiada 99,9 %; zauważa, że jeśli chodzi o płatności, zrealizowano 410,1 mln EUR, co odpowiada 86,8 %;

12. odnotowuje, że w związku z pandemią COVID-19 w 2021 r. zwiększono budżet na IT, a budżet na różne pozycje, w tym na wynagrodzenia, zmniejszono; zauważa, że ESDZ poinformowała władzę budżetową o trzech przesunięciach w 2021 r., z których dwa przeprowadzono w celu zajęcia się dodatkowymi wydatkami spowodowanymi pandemią COVID-19 i uzgodnieniem na koniec roku;

13. zwraca uwagę, że ESDZ dokonała w 2021 r. 131 352 płatności, z czego 115 060, co odpowiada 87,6 %, dokonano w terminie; zauważa ponadto, że średni czas płatności netto wynosił 18 dni, a odsetek faktur elektronicznych wynosił 24 %;

14. z zadowoleniem zauważa, że ESDZ podpisała znaczną liczbę umów o gwarantowanym poziomie świadczenia usług, przede wszystkim z Komisją, ale także z innymi instytucjami, obejmujących ponad 70 różnych usług świadczonych przez 16 podmiotów; zauważa ponadto, że księgowy Komisji (Dyrekcja Generalna ds. Budżetu) nadal pracuje jako księgowy w ESDZ, ale ESDZ zwiększyła swoje własne zdolności do wykonywania niektórych funkcji księgowych jak również funkcji księgowych delegatur;

15. z zadowoleniem zauważa, że liczba umów kolokacji, w ramach których państwa członkowskie i inne podmioty Unii lokują swoich pracowników w delegaturach Unii, nadal wzrasta, osiągając 115 umów w 67 delegaturach Unii z łącznie 36 partnerami;

Zarządzanie wewnętrzne, wyniki, kontrola wewnętrzna

16. zauważa, że w 2021 r. ESDZ przeprowadziła największą reorganizację tej służby od czasu jej utworzenia w 2011 r., ustanawiając sześć dużych działów geograficznych oraz biuro sekretarza generalnego, aby lepiej odzwierciedlić obecną sytuację geopolityczną; odnotowuje, że utworzono również nową Dyrekcję ds. Komunikacji Strategicznej i Prognoz Strategicznych przez połączenie dwóch Wydziałów Komunikacji Strategicznej oraz Wydziału Planowania Polityki i Prognoz Strategicznych, co ma na celu lepsze radzenie sobie z dezinformacją;

17. zauważa, że w 2021 r. pandemia COVID-19 nadal miała duży wpływ na warunki pracy ESDZ; zauważa, że oszczędności poczyniono w szczególności na wynagrodzeniach z uwagi na spowolnione procedury rekrutacji oraz na misjach, spotkaniach, konferencjach itp.; zauważa, że pandemia stworzyła również możliwości szerzenia dezinformacji oraz dokonywania manipulacji i ingerencji z zagranicy, a zatem zwiększyła wyzwania stojące przed ESDZ;

18. zauważa, że w 2021 r. ESDZ stanęła w obliczu kilku kryzysów bezpieczeństwa w Afganistanie, Sahelu i Etiopii, w których nie było czasu, by wpłynąć na zmiany w terenie i zareagować na nie, co doprowadziło do szybkiej ewakuacji personelu Unii;

19. z zadowoleniem zauważa, że w 2021 r. żadna delegatura Unii nie zgłosiła zastrzeżeń;

20. zauważa, że różne aspekty pracy ESDZ kontrolują audytor wewnętrzny, Służba Audytu Wewnętrznego Komisji i Trybunał Obrachunkowy; zauważa, że choć ważne jest zadbanie o dokładne kontrole i audyty, to równie ważne jest unikanie powielania działań;

21. z zadowoleniem zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego Komisji w swoim sprawozdaniu "Annual report on internal audits carried out in 2021" [Sprawozdanie roczne z audytów wewnętrznych przeprowadzonych w 2021 r.] w kwestii trzech wcześniejszych audytów związanych z koordynacją między Komisją a ESDZ stwierdziła, że wszystkie zalecenia zostały zrealizowane;

22. odnotowuje, że Wydział Audytu Wewnętrznego (IAD) ESDZ w swoim planie na lata 2018-2021 skupił się przede wszystkim na wydatkach na personel, które stanowią ponad 50 % wydatków ESDZ; zauważa, że plan IAD na lata 2022-2024 skupi się na innych obszarach, które nie były wcześniej przedmiotem kontroli, takich jak np. bezpieczeństwo, infrastruktura i technologie informacyjne; wzywa ESDZ, by poinformowała organ udzielający absolutorium o wynikach tego audytu wewnętrznego;

23. z zadowoleniem zauważa, że wszystkie transakcje finansowe w budżecie ESDZ zarejestrowane w roku budżetowym 2021 są kontrolowane z wykorzystaniem warstwowego losowania prób przy użyciu metodyki podobnej do stosowanej przez Europejski Trybunał Obrachunkowy;

Zasoby ludzkie, równość i dobrostan pracowników

24. zauważa, że pod koniec 2021 r. w ESDZ zatrudnionych było 5 072 pracowników, z czego 2 303 (45,4 %) pracowało w siedzibie głównej ESDZ, a 2 769 (54,6 %) w delegaturach i biurach Unii na całym świecie; zauważa, że stanowi to znaczny wzrost o 9,2 % w porównaniu z 4 643 pracownikami w 2020 r., z których 2 286 pracowało w siedzibie głównej ESDZ, a 2 357 w delegaturach i biurach; zwraca uwagę, że wzrost ten nastąpił w większości w delegaturach i biurach, w przypadku których ponad 450 stanowisk lokalnych pracowników przeniesiono z budżetu Komisji do budżetu ESDZ; zauważa wreszcie, że ESDZ otrzymała od władzy budżetowej w 2021 r. dodatkowo 47 ekwiwalentów pełnego czasu pracy;

25. zauważa, że pod koniec 2021 r. personel składał się z 1 706 urzędników i pracowników zatrudnionych na czas określony, 1 543 pracowników lokalnych, 567 pracowników kontraktowych, 467 oddelegowanych ekspertów krajowych, 43 młodszych specjalistów w delegaturach Unii oraz 746 innych pracowników zewnętrznych i stażystów; zauważa wreszcie, że dodatkowo w delegaturach UE zatrudnionych było 3 327 pracowników Komisji;

26. zauważa, że w 2021 r. kobiety stanowiły 46,7 % personelu ESDZ, co oznacza niewielki spadek w porównaniu z 48,7 % na koniec 2020 r.; zauważa jednak, że kobiety zajmowały 37,4 % stanowisk w grupie funkcyjnej AD, co oznacza wzrost w porównaniu z 37,3 % w 2020 r.; zauważa z zadowoleniem, że nastąpił względny wzrost liczby kobiet na wszystkich stanowiskach kierowniczych, przy czym liczba kobiet na stanowiskach kierowniczych średniego szczebla wzrosła z 32,7 % w 2020 r. do 35,4 % w 2021 r., a liczba kobiet na stanowiskach kierowniczych wyższego szczebla wzrosła z 25,5 % do 26,3 %, natomiast liczba kobiet stojących na czele delegatur wzrosła z 27,1 % do 29,4 %; zachęca ESDZ, by dawała przykład przez zwiększanie liczby kobiet na stanowiskach szefów delegatur i angażowanie się w dyplomację feministyczną, zwłaszcza w państwach trzecich o niższych standardach w zakresie równouprawnienia płci, z myślą o propagowaniu praw kobiet i sprawowania rządów sprzyjających włączeniu społecznemu;

27. z zadowoleniem przyjmuje powołanie przez ESDZ ambasadora ds. płci i różnorodności, co ma pomóc w podnoszeniu świadomości i uwzględnianiu tej kwestii w dyplomacji, dialogu politycznym i decyzjach politycznych; ponadto z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ w ramach strategii #NoWomanNoEUDiplomacy otwiera programy mentorskie dla kobiet z grup funkcyjnych AST i niższych stopni AD, aby zaoferować im ścieżkę kariery na wyższe stanowiska; wzywa ESDZ, aby nadal koncentrowała się na zapewnianiu równowagi płci wśród pracowników i kadry kierowniczej oraz informowała organ udzielający absolutorium o inicjatywach i postępach w osiąganiu tego celu;

28. apeluje o skuteczne strategie szkoleniowe dotyczące płci w ESDZ; podkreśla znaczenie inwestowania w zasoby i wiedzę fachową w celu opracowania strategii szkoleniowych i edukacyjnych ukierunkowanych na stosowanie podejścia opartego na równouprawnieniu płci do międzynarodowych strategii politycznych i programów w celu osiągnięcia prawdziwej zmiany kultury w ESDZ; stwierdza, że szczególną uwagę należy zwrócić na włączanie mechanizmów uwzględniania aspektu płci, sporządzanie budżetu z uwzględnieniem aspektu płci, oceny wpływu w aspekcie płci oraz zwalczanie przemocy ze względu na płeć; sugeruje przyjęcie kompleksowego programu szkoleniowego w celu odpowiedniego wdrożenia GAP III na wszystkich szczeblach ESDZ;

29. zauważa z satysfakcją, że wśród personelu reprezentowane są wszystkie państwa członkowskie, a w szczególności wzrosła względna liczba pracowników z państw członkowskich, które przystąpiły do UE w 2004 r. lub później (UE13), co zapewniło bardziej reprezentatywną strukturę całego personelu z uwagi na państwo pochodzenia; podkreśla jednak, że utrzymują się duże zakłócenia równowagi na szczeblu zarządzania pomimo ponawianych apeli Parlamentu Europejskiego o zajęcie się tą kwestią; wyraża zaniepokojenie, że ambasadorzy ESDZ reprezentują tylko 24 państwa członkowskie i że rozkład jest bardziej nierówny oraz że pięć państw członkowskich o największej liczbie ambasadorów (Francja 19, Niemcy 18, Hiszpania 17, Włochy 16 i Belgia 12) ma 82 z 135 stanowisk, co odpowiada 61 %; podkreśla swoje zaniepokojenie brakiem równowagi geograficznej w odniesieniu do stanowisk szefów delegatur i ponawia apel do ESDZ o dalszą poprawę równowagi geograficznej, aby zapewnić odpowiednią reprezentację obywateli wszystkich państw członkowskich;

30. podkreśla, że państwa członkowskie UE13 obejmują około 23 % ludności Unii; zauważa, że liczba kierowników średniego szczebla z państw członkowskich UE13 wzrosła z 13,8 % w 2020 r. do 16,2 % w 2021 r., liczba kierowników wyższego szczebla z tych państw wzrosła z 7,3 % do 8,9 %, a liczba ambasadorów z tych państw wzrosła z 14,1 % w 2020 r. do 18 % w 2021 r.; podkreśla, że ESDZ, podobnie jak wszystkie instytucje Unii, musi zapewnić proporcjonalną reprezentację wszystkich państw członkowskich przy jednoczesnym uwzględnieniu kompetencji i osiągnięć kandydatów; nalega, aby ESDZ zapewniła równowagę geograficzną w celu zagwarantowania właściwej reprezentacji obywateli wszystkich państw członkowskich, odzwierciedlającej ich różnorodność, zgodnie z art. 27 regulaminu pracowniczego; ponownie apeluje do ESDZ, by kontynuowała dialog z państwami członkowskimi w celu promowania swoich stanowisk w kręgach krajowych dyplomatów i środowisku akademickim;

31. zauważa z zaniepokojeniem, że w 2021 r. piętnaście stanowisk kierowniczych średniego szczebla i pięć stanowisk kierowniczych wyższego szczebla w siedzibie głównej ESDZ oraz pięć stanowisk kierowniczych średniego szczebla w delegaturach Unii było nieobsadzonych średnio przez trzy miesiące oraz że w okresie wakatów piętnastu pracowników pełniło funkcje kierownicze; zachęca ESDZ, by lepiej promowała wolne miejsca pracy i możliwości kariery zawodowej oraz by zbadała, jak można poprawić rekrutację personelu;

32. zauważa, że ESDZ kontynuowała wdrażanie reformy warunków dla pracowników lokalnych oraz że 62 % pracowników lokalnych przystało na reformę, co wraz z nowymi rekrutacjami po 1 czerwca 2020 r. oznacza, że ponad 66 % pracowników lokalnych zostało do 31 marca 2022 r. objętych nowymi zasadami; wzywa ESDZ do zapewnienia delegaturom Unii lepszych szkoleń i wytycznych w zakresie procedur rekrutacji pracowników miejscowych, tak aby zapewnić przestrzeganie zasad przejrzystości i równego traktowania;

33. zauważa, że pracownicy ESDZ są uprawnieni do telepracy przez maksymalnie trzy dni w tygodniu w siedzibie głównej ESDZ i przez jeden dzień w delegaturach Unii; z satysfakcją zauważa, że ESDZ umożliwia zarówno personelowi w siedzibie głównej, jak i personelowi zagranicznemu w delegaturach Unii telepracę przez 10 dni spoza miejsca zatrudnienia, a w szczególnych sytuacjach może ona zostać przedłużona, aby pomóc współpracownikom znajdującym się w skomplikowanej sytuacji rodzinnej;

34. zauważa, że w 2021 r. liczba osób, które były nieobecne z powodu choroby, wzrosła o 9,3 %, natomiast liczba dni nieobecności z powodu choroby wzrosła o 36 %; uważa, że jest to stosunkowo duży wzrost, i wzywa ESDZ do dokładniejszego zbadania możliwości polepszenia fizycznych i psychicznych warunków pracy, aby zapewnić poprawę sytuacji w nadchodzących latach; wzywa ESDZ, by podjęła niezbędne środki w celu zmniejszenia ryzyka wypalenia zawodowego i w celu zapewnienia dobrego samopoczucia swojego personelu;

35. zauważa, że ESDZ nie przechowuje danych dotyczących niepełnosprawności personelu, ale w ankiecie skierowanej do wszystkich pracowników w siedzibie głównej ESDZ i delegaturach Unii odpowiedzi udzieliło 1 075 pracowników, z których 24 zadeklarowało trwałą niepełnosprawność, a 23 krótkotrwałą lub tymczasową niepełnosprawność; zauważa ponadto, że ESDZ zwróciła się do delegatur Unii o dostarczenie informacji na temat dogodności i dostępności pomieszczeń oraz miasta, w którym są zlokalizowane, co należy postrzegać jako pierwszy krok w kierunku możliwości wysyłania do delegatur również pracowników z niepełnosprawnościami; wzywa ESDZ do dalszego informowania o postępach w integracji osób z niepełnosprawnościami w służbie;

36. z zadowoleniem przyjmuje różne programy tymczasowego oddelegowywania i wymiany prowadzone przez ESDZ z państwami członkowskimi, państwami trzecimi, organizacjami międzynarodowymi i instytucjami Unii, w tym z Parlamentem Europejskim; ze szczególnym zadowoleniem przyjmuje fakt, że dzięki poprawie sytuacji wywołanej pandemią COVID-19 możliwe było wznowienie od listopada 2021 r. realizacji programu pomiędzy ESDZ a Parlamentem;

37. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ przyjmuje stosunkowo dużą liczbę stażystów zarówno w siedzibie głównej, jak i w delegaturach Unii, łącznie 461 stażystów, co umożliwia wielu młodym ludziom zdobycie doświadczenia w pracy w instytucji Unii; zauważa ponadto, że wszyscy stażyści w siedzibie głównej otrzymują miesięczne stypendium, natomiast większość stażystów w delegaturach (96 %) była opłacana przez ESDZ lub inne instytucje; wzywa ESDZ do podjęcia odpowiednich kroków w celu zapewnienia wszystkim stażystom godziwego wynagrodzenia;

38. zachęca do dalszych wysiłków na rzecz odmłodzenia podstawowego personelu ESDZ i rozwoju stałego, wyspecjalizowanego europejskiego korpusu dyplomatycznego w drodze regularnych specjalistycznych konkursów otwartych, które mają na celu rekrutację osób o różnorodnych talentach, umiejętnościach i potencjale;

Ramy etyczne i przejrzystość

39. zauważa, że przestrzeganie zasad i norm dotyczących etycznego postępowania i przejrzystości ma zasadnicze znaczenie dla wszystkich instytucji publicznych, a tym bardziej dla ESDZ, ponieważ reprezentuje ona wartości Unii na całym świecie w swoich 144 delegaturach i biurach; w związku z tym z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ przyjęła niedawno "Zasady profesjonalnego postępowania"; zachęca ESDZ do organizowania systematycznych szkoleń i sesji informacyjnych dotyczących właściwego postępowania pracowników ESDZ;

40. zauważa, że ESDZ oferuje szkolenia z zakresu etyki na sesjach powitalnych dla nowo przyjętych pracowników oraz seminariach poprzedzających oddelegowanie dla ambasadorów Unii; zauważa ponadto z satysfakcją, że wszyscy kierownicy mianowani przez Unię są zobowiązani do odbycia kursu "Tworzenie środowiska pracy wolnego od szykan"; zachęca ESDZ do oferowania również ogólnego kursu etyki w ramach obowiązkowych przygotowań umożliwiających podjęcie pracy w delegaturach i biurach Unii;

41. zauważa, że w 2021 r. Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) zbadał pięć spraw dotyczących pracowników ESDZ: cztery z nich zamknięto bez zaleceń, a jedną z zaleceniami; zwraca się do ESDZ o przekazanie organowi udzielającemu absolutorium informacji na temat wdrażania tych zaleceń;

42. zauważa, że w 2021 r. ESDZ nie komunikowała się z Prokuraturą Europejską (EPPO), ale że jest gotowa do współpracy oraz że inicjatywa dotycząca ewentualnego protokołu ustaleń między tymi dwiema służbami leży w gestii EPPO; zauważa, że ścisła współpraca zarówno z OLAF-em, jak i EPPO jest ważna dla ogólnej strategii zwalczania nadużyć finansowych;

43. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ jest w trakcie aktualizacji swojej strategii zwalczania nadużyć finansowych zgodnie z metodyką z 2021 r. i wytycznymi wydanymi przez OLAF w sprawie strategii zwalczania nadużyć finansowych; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ planuje dopilnować, by szkolenia uświadamiające były skierowane do wszystkich kategorii pracowników; zachęca ESDZ, by uczyniła takie szkolenia obowiązkowymi przynajmniej dla całego personelu, który zostanie oddelegowany za granicę; zwraca się do ESDZ o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o nowej strategii, gdy zostanie ona sfinalizowana, w tym o poinformowanie o jej rozpowszechnieniu wśród pracowników;

44. zauważa, że ESDZ otrzymała od Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich 16 wniosków, z których w 13 przypadkach stwierdzono, że nie doszło do niewłaściwego administrowania, natomiast w jednym przypadku wykryto niewłaściwe administrowanie, a dwie sprawy są nadal otwarte; z zadowoleniem zauważa, że ESDZ zobowiązała się do zrealizowania zaleceń Rzecznika w dwóch przypadkach, w których Rzecznik wydał takie zalecenia;

45. wzywa ESDZ do monitorowania stanowisk byłych urzędników wyższego szczebla i szefów delegatur z uwagi na ich delikatną rolę polityczną; zachęca ESDZ do systematycznego przeglądu potencjalnie problematycznych przejść do sektora prywatnego lub organizacji z państw trzecich oraz do dalszego monitorowania działalności zawodowej byłych urzędników wyższego szczebla do końca obowiązkowego okresu karencji, ponieważ nierozwiązane sytuacje konfliktów interesów mogą zagrozić egzekwowaniu wysokich standardów etycznych w całej administracji Unii;

46. zauważa z zadowoleniem, że z wieloma sytuacjami, w których personel misji zadeklarował konflikt interesów, poradzono sobie poprzez zwolnienie danych osób z wykonywania niektórych zadań; z zadowoleniem zauważa, że ESDZ zastosowała okres karencji w stosunku do trzech emerytowanych urzędników dotyczący kontaktów zawodowych z byłymi współpracownikami oraz że ESDZ nie otrzymała żadnej skargi dotyczącej naruszenia tego okresu karencji;

47. wzywa ESDZ do zakazania wszystkim urzędnikom, którzy opuścili służbę, lobbingu i działań doradczych przez cały okres karencji;

48. wzywa ESDZ do niezwłocznego podjęcia działań następczych w związku z zapowiedzią przyjęcia i wdrożenia niezależnych przepisów wykonawczych dotyczących działań i zadań zewnętrznych, które tworzą podstawę prawną sui generis dla szefów delegatur, aby lepiej chronić wizerunek i reputację Unii jako całości;

49. zauważa, że ESDZ nie jest bezpośrednio zaangażowana w stanowienie prawa Unii, jednak odgrywa ważną rolę w kwestiach decyzji dotyczących sankcji i negocjowania międzynarodowych umów handlowych, które mają znaczny wpływ regulacyjny; w związku z tym uznałby za ogromnie stosowne przystąpienie ESDZ do unijnego rejestru służącego przejrzystości na podstawie umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług; zwraca się do ESDZ o publikowanie informacji na temat wszystkich spotkań z wszelkiego rodzaju organizacjami lobbystycznymi, w tym spotkań z udziałem szefów delegatur Unii, w celu zwiększenia przejrzystości;

50. zauważa z zadowoleniem, że w 2021 r. nie zgłoszono żadnych przypadków sygnalizowania nieprawidłowości oraz że ESDZ stosuje wytyczne Komisji dotyczące sygnalizowania nieprawidłowości i udostępnia je w swoim intranecie;

51. wzywa do zaprzestania korzystania z usług firm zewnętrznych, które według rankingu Uniwersytetu w Yale ¹  nadal prowadzą działalność w Rosji;

Cyfryzacja, cyberbezpieczeństwo i ochrona danych

52. zauważa, że w porównaniu z 2020 r. inwestycje w projekty i sprzęt IT spadły o 6,4 % do 22 290 743 EUR, podczas gdy inwestycje w bezpieczeństwo wzrosły o 24,6 % do 5 778 000 EUR;

53. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ kontynuowała w 2021 r. modernizację i odnawianie sprzętu technicznego, np. poprzez podwojenie przepustowości sieci w celu poprawy warunków telepracy oraz zainstalowanie ponad 500 nowych urządzeń do wideokonferencji w siedzibie głównej i delegaturach Unii; ponadto z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ dokonała pełnej cyfryzacji zadań w zakresie zasobów ludzkich, a także administracyjnych i finansowych, zwiększając wydajność organizacyjną;

54. zauważa, że coraz ważniejsze staje się uwzględnienie cyberbezpieczeństwa, i z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ wprowadziła we wszystkich swoich jednostkach nowy unijny system postępowania z informacjami zastrzeżonymi, aby zapewnić bezpieczną komunikację na unijnym poziomie klasyfikacji oznaczonym klauzulą "zastrzeżone", oraz że podjęto środki w celu zapewnienia, że komisarze europejscy i inne osoby mają możliwość prowadzenia niejawnych rozmów; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ przechowuje ściśle tajne informacje w zabezpieczonych systemach całkowicie odizolowanych od innych sieci i internetu;

55. zauważa z zaniepokojeniem, że w 2021 r. rozwiązanie ESDZ do monitorowania incydentów i zdarzeń związanych z bezpieczeństwem (SIEM) wygenerowało ponad 16 000 alarmów, co pozwoliło zidentyfikować 236 rzeczywistych cyberataków, z których nie wszystkie zakończyły się naruszeniem danych; wzywa ESDZ, aby nadal silnie koncentrowała się na cyberbezpieczeństwie i zagrożeniach hybrydowych, zwłaszcza tych, które są sponsorowane przez obce państwa, oraz aby współpracowała z innymi instytucjami Unii i państwami członkowskimi w celu identyfikacji takich zagrożeń i jak największej ochrony infrastruktury Unii; podkreśla, że świadomość zagadnień cyberbezpie- czeństwa i systematyczny program szkoleń dla wszystkich pracowników, w tym kadry kierowniczej, stanowią kluczowe elementy skutecznych ram cyberbezpieczeństwa;

56. z zadowoleniem zauważa, że Europejski Inspektor Ochrony Danych (EIOD) przeprowadził w 2021 r. trzy kontrole dotyczące ESDZ oraz że wszystkie kontrole uznaje się za zakończone bez dodatkowych uwag;

57. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ przyjęła strategię hostingu, która gwarantuje, że podstawowe treści dotyczące prowadzonej działalności pozostają w jej siedzibach, a dane znajdują się na serwerach będących bezpośrednią własnością ESDZ i przez nią kontrolowanych; nadal wzywa ESDZ do dopilnowania, by dane Unii były w jak największym stopniu przechowywane wyłącznie w obiektach UE/EOG; ponadto z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ nadal dba o to, by informacje i komunikaty dotyczące przetwarzania danych osobowych były łatwe do zrozumienia i w pełni zgodne z przepisami Unii;

58. odnotowuje, że ESDZ ocenia rozwiązania open source na równi z rozwiązaniami prawnie zastrzeżonymi oraz korzysta z szeregu produktów open source dla programistów, rozwiązań hostingowych, serwerów aplikacji oraz zarządzania identyfikacją i dostępem;

59. z zadowoleniem zauważa, że ESDZ przyjęła politykę hostingu i utrzymuje centralne repozytorium wszystkich systemów informacyjnych i usług technicznych związanych z aplikacjami i usługami niezbędnymi dla prowadzenia działalności; zauważa ponadto, że w przypadku systemów informacyjnych utrzymywanych w siedzibach zarówno system, jak i jego dane znajdują się na serwerach, które są bezpośrednio własnością ESDZ i są przez nią kontrolowane, a inspektor ochrony danych dba o właściwe kontrole ochrony danych;

Budynki

60. zauważa, że ESDZ posiada bardzo duże i złożone zasoby budynków, w których skład wchodzą budynki w siedzibie głównej w Brukseli, około 180 budynków biurowych i 150 rezydencji ambasadorów Unii na całym świecie; zgadza się, że w Brukseli i w większości krajów na świecie, w których Unia zgodnie ze swoimi przewidywaniami może perspektywicznie utrzymywać reprezentację, prawdopodobnie w dłuższej perspektywie czasowej pojawią się oszczędności wynikające z posiadania budynków zamiast ich wynajmowania;

61. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ zaczęła dostosowywać powierzchnie biurowe do nowych sposobów pracy w celu stworzenia atrakcyjnego środowiska pracy i zapewnienia najbardziej efektywnego pod względem środowiskowym wykorzystania swoich budynków; jednocześnie zwraca się o wprowadzanie takich zmian w ścisłej współpracy z personelem;

62. z dużym zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ wspiera cel neutralności klimatycznej oraz traktuje priorytetowo budynki posiadające certyfikat środowiskowy; zachęca ESDZ do wprowadzania środków oszczędzania energii także w istniejących zasobach budynków; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ zainstalowała już instalację fotowol- taiczną o powierzchni 355 m² na dachu głównej siedziby w UE i w 18 delegaturach Unii, oraz zachęca ESDZ do rozszerzenia inwestycji w panele słoneczne na całym świecie; zwraca się do ESDZ o przeprowadzenie analizy kosztów i korzyści, zwłaszcza systemu zainstalowanego na budynku w Brukseli, z myślą o podzieleniu się tą wiedzą z innymi instytucjami Unii, które dotychczas nie zainstalowały takich systemów;

63. zauważa, że ESDZ nadal kładzie duży nacisk na bezpieczeństwo zarówno w siedzibie głównej, jak i w delegaturach i biurach Unii; z uwagi na obecną sytuację geopolityczną z zadowoleniem przyjmuje również intensyfikację prac nad zapobieganiem zagrożeniom szpiegowskim; w pełni popiera ESDZ w zwiększaniu środków bezpieczeństwa w celu ochrony zarówno personelu, jak i infrastruktury fizycznej i cyfrowej przed zagrożeniami i atakami;

Środowisko i zrównoważony rozwój

64. z dużym zadowoleniem przyjmuje ustanowienie przez ESDZ systemu zarządzania środowiskowego (EMS), który obejmuje takie obszary jak oszczędność energii, mobilność personelu, pułapy emisji CO₂ dla samochodów służbowych, technologie informacyjne, zielone zamówienia publiczne i recykling oraz sortowanie odpadów itp. i który ma być stopniowo ulepszany;

65. zauważa, że ESDZ przyjęła i wdrożyła inicjatywy wspierające zrównoważoną mobilność swojego personelu i wyznaczyła cele na 2023 r., zgodnie z którymi około 80 % personelu będzie korzystać z przyjaznych dla środowiska środków transportu; wzywa ESDZ do informowania organu udzielającego absolutorium o postępach w osiąganiu tych celów;

66. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że w marcu 2021 r. ESDZ rozpoczęła zbieranie od delegatur Unii danych środowiskowych dotyczących zużycia energii i wody, wytwarzania odpadów, dojazdów do pracy, zielonych przetargów oraz zużycia materiałów, takich jak papier i paliwo itd.; zachęca ESDZ, by kontynuowała i rozszerzyła tę inicjatywę na wszystkie delegatury oraz by ułatwiała wymianę najlepszych praktyk między delegaturami;

67. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ uczestniczy w pracach międzyinstytucjonalnego centrum pomocy w zakresie ekologicznych zamówień publicznych oraz że delegaturom Unii udziela się wsparcia w zakresie kryteriów środowiskowych dotyczących dokumentacji zamówień; zachęca do stopniowego przekazywania takich kryteriów wszystkim delegaturom Unii i zwraca się do ESDZ, by składała organowi udzielającemu absolutorium sprawozdania z postępów poczynionych w tej dziedzinie;

Współpraca międzyinstytucjonalna

68. z zadowoleniem przyjmuje osiągnięcie porozumień między ESDZ a Komisją w sprawie wymiany dokumentów z klauzulą "zastrzeżone" oraz uzgodnienie specjalnej umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług między ESDZ a zarówno Sekretariatem Generalnym Rady, jak i Komisją w sprawie zapewnienia ściśle tajnych bezpiecznych systemów głosowych i komunikacyjnych, które mają coraz większe znaczenie z uwagi na kontekst geopolityczny;

69. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ zawarła i podpisała umowę o ustanowieniu delegatury Unii w Zjednoczonym Królestwie;

70. z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ deklaruje dobrą współpracę z OLAF-em i Europejskim Trybunałem Obrachunkowym opartą na wzajemnym zaufaniu i regularnych spotkaniach na różnych szczeblach roboczych; współpraca ta poświęcona jest zapobieganiu nadużyciom finansowym, prowadzeniu dochodzeń oraz bieżącym pracom audytowym i realizacji zaleceń; zdecydowanie zachęca ESDZ do rozwijania podobnego poziomu zaufania i współpracy z EPPO;

Komunikacja

71. zauważa, że budżet ESDZ na działania w zakresie komunikacji strategicznej i dyplomacji publicznej w 2021 r. wyniósł ponad 26,17 mln EUR i służył wspieraniu działań komunikacyjnych w siedzibie głównej i we wszystkich delegaturach Unii;

72. z zadowoleniem przyjmuje priorytetowe traktowanie w komunikacji obszarów takich jak wartości i interesy Unii, reakcja na międzynarodowe kryzysy zdrowotne i działania w dziedzinie klimatu oraz to, że delegatury Unii skupiły się na dniach tematycznych, takich jak Dzień Europy, parady równości, Dzień Kobiet, Tydzień Dyplomacji Klimatycznej itp.;

73. zachęca ESDZ do nawiązania współpracy z Europejskim Inspektorem Ochrony Danych w celu wykorzystania dwóch platform mediów społecznościowych typu open source, EU Voice i EU Video, które uruchomiono jako publiczny projekt pilotażowy mający promować korzystanie z bezpłatnych sieci społecznościowych typu open source;

74. podkreśla, że ESDZ ściśle współpracuje z niezależnymi mediami i partnerami reprezentującymi społeczeństwo obywatelskie w regionie Partnerstwa Wschodniego, aby budować ich zdolność do przeciwdziałania manipulacji informacjami i groźbom ingerencji z zagranicy; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że ESDZ współpracuje ramię w ramię z Ukrainą w celu wspierania jej działań w zakresie komunikacji strategicznej w obliczu niesprowokowanej agresji wojskowej Rosji, aby zapewnić ujawnianie manipulowania przez Rosję informacjami i mu przeciwdziałać;

75. wzywa ESDZ do wzmocnienia delegatur Unii w krajach Partnerstwa Wschodniego; podkreśla, że trzeba wspierać kraje Partnerstwa Wschodniego, które cierpią z powodu rosyjskiej agresji wojskowej na Ukrainę, oraz skuteczniej informować obywateli tych krajów o strategiach politycznych Unii;

76. z dużym zadowoleniem przyjmuje znaczne inwestycje ESDZ we wzmacnianie i budowanie odporności w celu przeciwdziałania dezinformacji i zagranicznej ingerencji w sprawy Unii, w tym przez reorganizację Wydziału Komunikacji Strategicznej w 2021 r. poprzez zwiększenie liczby zespołów skupiających się na Chinach, rekrutację 27 urzędników ds. komunikacji strategicznej pracujących w delegaturach Unii oraz stworzenie centrów wymiany informacji i analiz w całej Unii, co ma umożliwić ESDZ skuteczniejsze zwalczanie manipulowania informacjami i ingerowania w nie; podkreśla, że ESDZ jest główną instytucją Unii odpowiedzialną za przeciwdziałanie ingerencjom zagranicznym;

77. apeluje ponownie do ESDZ o wzmocnienie roli delegatur Unii w krajach trzecich, aby zwiększyć ich zdolność do demaskowania kampanii dezinformacyjnych zagrażających wartościom demokratycznym i organizowanych przez zagraniczne podmioty państwowe; wzywa ponadto ESDZ do wzmocnienia zaangażowania delegatur Unii w naszym sąsiedztwie i w krajach Bałkanów Zachodnich w celu wsparcia aktywniejszej i skuteczniejszej polityki komunikacyjnej dotyczącej perspektywy europejskiej oraz zapewnienia jak najlepszej pomocy krajom zaangażowanym w prode- mokratyczne i proeuropejskie reformy; wzywa delegatury Unii, by kontynuowały skoordynowane wysiłki na rzecz zwiększenia widoczności projektów finansowanych przez Unię;

78. z zaniepokojeniem odnotowuje, że podczas dorocznej konferencji ambasadorów UE w 2022 r. wysoki przedstawiciel oświadczył, że sprawozdania delegatur Unii przekazywane są zbyt późno i że jest on lepiej informowany przez media; wzywa ESDZ do poinformowania organu udzielającego absolutorium o stwierdzonych niedociągnięciach i środkach, które należy podjąć w celu ich wyeliminowania;

79. zachęca delegatury Unii do współpracy z podmiotami lokalnymi, organizacjami społeczeństwa obywatelskiego i partnerami społecznymi w państwach trzecich oraz do promowania ich w celu pobudzenia dialogu społecznego i dialogu na temat praworządności, praw podstawowych i walki z korupcją; zwraca się do delegatur Unii o ścisłe monitorowanie stanu demokracji w różnych krajach oraz o zapewnienie wsparcia logistycznego i technologicznego obrońcom praw człowieka i obrońcom ludów tubylczych, w szczególności kobietom; wzywa delegatury Unii, by kontynuowały skoordynowane wysiłki na rzecz zwiększenia widoczności projektów finansowanych przez UE, zwłaszcza w krajach kandydujących.

1 https://som.yale.edu/story/2022/over-1000-companies-have-curtailed-operations-russia-some-remain

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2023.242.166
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2023/1840 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2021, sekcja X - Europejska Służba Działań Zewnętrznych
• Data aktu: 10/05/2023
• Data ogłoszenia: 29/09/2023