Rezolucja 2020/1927 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) (przed 11 grudnia 2018 r.: Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości) za rok budżetowy 2018

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2020/1927

z dnia 14 maja 2020 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) (przed 11 grudnia 2018 r.: Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości) za rok budżetowy 2018

PARLAMENT EUROPEJSKI,

– uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) za rok budżetowy 2018,

– uwzględniając art. 100 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

– uwzględniając opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych,

– uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A9-0053/2020),

A. mając na uwadze, że według zestawienia dochodów i wydatków ¹  Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) (zwanej dalej "Agencją") jej ostateczny budżet na rok 2018 wyniósł 205 657 227 EUR, co stanowi wzrost o 32 % w porównaniu z rokiem 2017; mając na uwadze, że wzrost ten był związany z dodatkowymi zadaniami oraz wzmocnieniem mandatu Agencji, a budżet Agencji pochodzi głównie z budżetu Unii ² ;

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Agencji za rok budżetowy 2018 (zwanym dalej "sprawozdaniem Trybunału") Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdza, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Agencji jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe;

Zarządzanie budżetem i finansami

1. zauważa, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2018 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 75,18 %; zauważa, że niski wskaźnik wykonania wynika z zaległych zobowiązań, związanych głównie z wydatkami operacyjnymi, które są uzależnione od przyjęcia ich podstawy prawnej; ponadto zwraca uwagę, że wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 94,08 %, co stanowi wzrost o 2,55 % w stosunku do 2017 r.;

2. zauważa, że według ostatnio zaakceptowanego sprawozdania z postępu prac z kwietnia 2018 r. budowa nowej siedziby Agencji w Strasburgu była mimo znacznych opóźnień ukończona w 88,17 % oraz że Agencja chroni swoje interesy finansowe za pomocą gwarancji należytego wykonania umowy o wartości 1,2 mln EUR; odnotowuje, że Agencja złożyła do Sądu Pierwszej Instancji w Strasburgu odpowiedzi na skargę w dniach 15 maja 2018 r. i 15 lutego 2019 r., oraz że Sąd Pierwszej Instancji nie wydał jeszcze decyzji; zauważa także, że w kwietniu 2019 r. wznowiono rozmowy mające na celu osiągnięcie ugody pozasądowej; wzywa Agencję do niezwłocznego poinformowania organu udzielającego absolutorium w przypadku osiągnięcia ugody pozasądowej albo niezwłocznie po wydaniu orzeczenia przez Sąd Pierwszej Instancji;

3. zauważa z zaniepokojeniem, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału wskaźnik wykonania budżetu Agencji był niższy niż planowano ze względu na późne przyjęcie lub wejście w życie aktów prawnych (kwestia pozostająca poza kontrolą Agencji), co miało wpływ zarówno na rozwój istniejących, jak i wprowadzanie i nowych systemów; zauważa, że w odpowiedzi Agencja zwróciła Komisji środki na płatności w wysokości 74 000 000 EUR i przeniosła środki na zobowiązania w wysokości 49 000 000 EUR, podważając tym samym założenia planowania zawarte w ocenie skutków finansowych regulacji sporządzonej przez Komisję; podkreśla, że przeznaczenie środków budżetowych w uchwalonym budżecie Agencji na akty prawne, które nie zostały jeszcze przyjęte, stwarza poważne zagrożenia dla należytego zarządzania finansami; wzywa Komisję, by wspólnie z Agencją lepiej dostosowywała planowanie budżetu do harmonogramu przyjmowania lub wchodzenia w życie aktów prawnych;

Wyniki

4. z zadowoleniem przyjmuje stałą współpracę Agencji z innymi agencjami Unii oraz wzmocnienie mandatu Agencji w grudniu 2018 r. w związku z wejściem w życie rozporządzenia (UE) 2018/1726 ³ , co stworzy nowe możliwości zacieśnienia współpracy, zapewni proaktywne doradztwo oraz dodatkowe wsparcie i pomoc dla Komisji, państw członkowskich oraz innych agencji zajmujących się wymiarem sprawiedliwości i sprawami wewnętrznymi, a także pozwoli na ściślejszą współpracę z organizacjami międzynarodowymi;

5. zauważa możliwość opracowania centralnego routera w celu wymiany danych pasażera przekazywanych przed podróżą oraz danych dotyczących przelotu pasażera między państwami członkowskimi; zauważa, że wykorzystanie takich informacji do kontroli w odniesieniu do wielkoskalowych systemów informatycznych zaproponowano jako element interoperacyjności o przyszłym znaczeniu; ponadto odnotowuje związane z tym studium wykonalności przeprowadzone przez Komisję w okresie od kwietnia 2018 r. do stycznia 2019 r.;

6. w świetle uwag i komentarzy przedstawionych w 2018 r. przez organ udzielający absolutorium zauważa, że Agencja zarządza trzema oddzielnymi, niezintegrowanymi wielkoskalowymi systemami informatycznymi zgodnie z odpowiednimi instrumentami prawnymi regulującymi te systemy oraz że różne harmonogramy i ograniczenia dotyczące rozwoju wynikające z tych ram prawnych doprowadziły do odrębnego i niezintegrowanego rozwoju systemów informatycznych; zauważa, że Agencja uznaje, iż podejście to nie jest ani trwałe, ani skuteczne z punktu widzenia operacyjnego lub budżetowego; z zadowoleniem przyjmuje do wiadomości, że Agencja podjęła inicjatywę mającą na celu usprawnienie struktury i projektu systemu, opierając się głównie na inicjatywie Komisji w dziedzinie interoperacyjności; zachęca Agencję do dalszego zgłębiania możliwości ustanowienia wspólnych procedur i systemów;

7. przypomina - w szczególności z uwagi na fakt, że Agencja zajmuje się interoperacyjnością danych wrażliwych - o znaczeniu, jakie ma zarządzanie danymi i ich przetwarzanie, oraz o konieczności internalizacji tych usług; w związku z tym zwraca uwagę na to, jak ważna jest ochrona i poufność tego rodzaju danych, oraz na potencjalne zagrożenia, jakie może stwarzać obecny zewnętrzny system zarządzania usługami IT;

8. z zadowoleniem przyjmuje nową strukturę organizacyjną wprowadzoną przez Agencję, aby wzmocnić zdolności niezbędne do planowania operacyjnego i związanych z nim zamówień, w tym zapewnienia wkładu prawnego i technicznego; wzywa jednak do podjęcia dalszych wysiłków w celu dopilnowania zgodności z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych oraz dokładniejszej sprawozdawczości; odnotowuje uwagę Trybunału, że Agencja może rozważyć wykorzystanie metodyki opracowanej przez International Function Point Users Group, która jest standardową metodyką szacowania kosztów prac rozwojowych;

9. z zadowoleniem przyjmuje postępy w realizacji zaleceń Trybunału z poprzednich lat; zauważa jednak, że Agencja nadal nie publikuje ogłoszeń o naborze na stronie internetowej Europejskiego Urzędu Doboru Kadr (EPSO); wzywa w związku z tym Agencję do podjęcia działań w celu zapewnienia publikacji ogłoszeń o wakatach na stronie EPSO;

10. zauważa, że w odniesieniu do procedur e-zamówień Agencja wprowadziła e-fakturowanie i e-przetargi dla określonych typów postępowań, jednak zauważa, że wprowadzanie elektronicznego składania ofert jest nadal w toku;

11. podkreśla, że ważne jest dostarczanie danych dotyczących płci, aby można było analizować ewolucję równowagi płci wśród pracowników Agencji i jej organów zarządzających.

Polityka kadrowa

12. z zaniepokojeniem zauważa, że na dzień 31 grudnia 2018 r. plan zatrudnienia zrealizowano jedynie w 89,71 % i choć budżet Unii przewidywał 136 stanowisk dla pracowników na czas określony, przyjęto tylko 122 osoby (w porównaniu z 131 zatwierdzonymi stanowiskami w 2017 r.); zauważa, że w 2018 r. Agencja zatrudniała również 31 pracowników kontraktowych i 9 oddelegowanych ekspertów krajowych; z zadowoleniem przyjmuje odpowiedź Agencji, że ów wskaźnik wykonania może wynikać z późnego przyjęcia aktów prawnych, oraz wzywa Agencję do informowania o przyszłych postępach;

13. zauważa z niepokojem brak równowagi płci w zarządzie (40 mężczyzn i 6 kobiet);

14. w świetle komentarzy i uwag przedstawionych w 2018 r. przez organ udzielający absolutorium zauważa, że Agencja zdaje sobie sprawę, że niewielka liczba pracowników stwarza istotne ryzyko dla ciągłości jej działalności; podkreśla, że Agencja zwróciła się o dodatkowy personel w swoich dokumentach programowych; uznaje, że takie zwiększenie liczby pracowników podlega zatwierdzeniu przez Parlament i Radę oraz że Agencja stara się ograniczyć ryzyko poprzez zmianę priorytetów zadań i szybką rekrutację; zwraca uwagę, że obecna praktyka naboru pracowników niezbędnych do wdrożenia danego aktu prawnego dopiero po jego wejściu w życie powoduje, że działania przygotowawcze związane z wdrożeniem takiego aktu prawnego muszą zostać przeprowadzone w ramach aktualnych możliwości kadrowych, co stanowi obciążenie dla głównego zespołu Agencji i tym samym kryje w sobie ryzyko osłabienia zdolności Agencji do wykonywania codziennych zadań; apeluje do Komisji o zezwolenie na wcześniejszą rekrutację niektórych pracowników przewidzianych we wniosku dotyczącym aktu prawnego, aby umożliwić Agencji sprawne przygotowanie wdrożenia takiego aktu prawnego;

15. zauważa, że według sprawozdania Trybunału w przypadku jednej konkretnej procedury rekrutacyjnej komisja selekcyjna Agencji, ze szkodą dla przejrzystości procedury, odeszła od opublikowanego ogłoszenia o naborze i podwyższyła minimalną liczbę punktów wymaganą, by znaleźć się na liście rezerwowej; dostrzega w odpowiedzi Agencji zobowiązanie do bardziej rygorystycznego formułowania ogłoszeń o naborze, które będą publikowane w przyszłości; wyraża zadowolenie, że Agencja natychmiast dostosowała swoją praktykę w odniesieniu do toczących się procedur oraz że wytyczne w sprawie procedur rekrutacji będą zawierać zasadę, zgodnie z którą próg dla listy rezerwowej powinien być ustanawiany ex ante; wzywa Agencję do dopilnowania, by przestrzegano opublikowanych kryteriów wyboru;

16. odnotowuje, że w marcu 2018 r. zarząd Agencji przyjął nową strukturę organizacyjną, aby przygotować Agencję do wykonywania większej liczby zadań wynikających z przyjęcia nowych aktów prawnych oraz do przyjęcia dodatkowego personelu przyznanego w związku z tymi zadaniami; zauważa, że do końca 2020 r. Agencja niemal podwoi liczbę swoich pracowników oraz że reorganizacja miała zostać sfinalizowana do końca 2019 r.;

Zamówienia publiczne

17. zauważa z zaniepokojeniem, że zgodnie ze sprawozdaniem Trybunału dwie skontrolowane płatności za usługi utrzymania Systemu Informacyjnego Schengen w dobrym stanie technicznym były częściowo nieprawidłowe, ponieważ Agencja zmodyfikowała jedną umowę szczegółową i zwiększyła wysokość miesięcznej opłaty za konserwację, nie dokonując jednak odnośnej zmiany w umowie ramowej na te usługi, a następnie wydłużyła okres obowiązywania tej umowy szczegółowej o półtora miesiąca po dniu wygaśnięcia umowy ramowej; podkreśla, że dodatkowa kwota za comiesięczną konserwację, jak i płatność za konserwację dokonana po dacie wygaśnięcia umowy ramowej są po części nieprawidłowe; odnotowuje, że zgodnie z odpowiedzią Agencji opóźnienia w rozpoczęciu obowiązywania kolejnej umowy ramowej oraz że dodatkowe działania podjęte w trakcie procesu udzielania zamówień doprowadziły do konieczności zapewnienia ciągłości konserwacji Systemu Informacyjnego Schengen, zgodnie z zobowiązaniami prawnymi Agencji, oraz że Agencja finalizuje zestaw list kontrolnych i szablonów na potrzeby procedur udzielania zamówień oraz tworzenie zdolności niezbędnych do wspierania planowania działań operacyjnych i związanych z nimi zamówień; wzywa Agencję do zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych;

18. ponadto zauważa, że według sprawozdania Trybunału wzór podany w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zastosowany w celu wyboru oferty najlepszej jakości dla umowy o świadczenie usług konserwacyjnych, różnił się od wzoru podanego w dokumencie z pytaniami i odpowiedziami, który został przesłany oferentom, oraz że stwierdzono inne niedociągnięcia pod względem jakości, kompletności i spójności dostarczonych informacji; zauważa, że Agencja uznaje potrzebę ulepszenia i dokumentowania kontroli spójności i porównywalności między planami przetargowymi a faktycznymi umowami, aby umożliwić ocenę ex post, która obecnie nie jest wykorzystywana w ramach procedury udzielania zamówień publicznych z uwagi na brak zasobów ludzkich; wzywa Agencję do wzmocnienia wewnętrznej kontroli związanej z udzielaniem zamówień publicznych;

19. z niepokojem zauważa, że według sprawozdania Trybunału w przypadku umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych Agencja udzieliła zamówienia jedynemu podmiotowi gospodarczemu, który złożył ofertę, a kwota udzielonego zamówienia wyniosła 144 000 EUR i odpowiada kwocie, jaką wskazano w pierwotnie opublikowanym ogłoszeniu; zauważa jednak, że oferta finansowa złożona przez podmiot gospodarczy opiewała na kwotę jedynie 45 700 EUR, co oznacza, że udzielono zamówienia na kwotę wyższą niż ta, która została podana w ofercie, co jest niezgodne z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych; odnotowuje odpowiedź Agencji, zgodnie z którą oferta finansowa miała być jedynie niewiążącym scenariuszem do celów oceny ofert, a podstawą faktycznych płatności miesięcznych jest rzeczywiste świadczenie usług zgodnie z początkowo oferowanymi cenami jednostkowymi; apeluje do Agencji, aby nie udzielała zamówień na kwoty przewyższające złożone oferty;

20. zauważa, że według sprawozdania Trybunału Agencja przedłużyła okres obowiązywania bezpośredniej umowy na świadczenie usług związanych z ochroną i recepcją z czterech do sześciu lat, podwyższając wartość umowy o 73 % (co jest niezgodne z rozporządzeniem finansowym), w związku z czym płatności realizowane poza terminem pierwotnym są nieprawidłowe; odnotowuje odpowiedź Agencji, że sytuacja ta została spowodowana wyjątkowymi okolicznościami, które zostały terminowo zgłoszone i przeanalizowane w rejestrze wyjątków; dostrzega, że podjęto decyzje w celu zapewnienia nieprzerwanego świadczenia usług w zakresie bezpieczeństwa; wzywa Agencję do zapewnienia zgodności z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych;

21. w świetle komentarzy i uwag organu udzielającego absolutorium, które odnosiły się do korzystania w szerokim zakresie z usług podmiotów zewnętrznych do celów opracowania i utrzymania projektów informatycznych, z zadowoleniem przyjmuje, że Agencja pracuje nad strategią dotyczącą zasobów, aby zapewnić jak najlepsze wykorzystanie zasobów własnych; podkreśla, że Trybunał stwierdził ogólną tendencję we wszystkich agencjach, jeśli chodzi o korzystanie z pracowników zewnętrznych zatrudnianych jako doradcy w dziedzinie IT; podkreśla, że problem zależności Agencji od naboru pracowników zewnętrznych w tej dziedzinie należy rozwiązać w trybie pilnym; uznaje, że decyzja o przydzieleniu wystarczających zasobów kadrowych leży w gestii Parlamentu i Rady jako organów budżetowych;

22. wzywa Agencję, by w przypadku pokrywających się zadań zbadała możliwości wspólnego wykorzystywania zasobów z innymi agencjami prowadzącymi podobną działalność; zachęca Agencję do poszukiwania sposobów użyczania sobie pracowników niebędących ekspertami w takich dziedzinach jak ITC, rachunkowość itp., zwłaszcza we współpracy z Organem Europejskich Regulatorów Łączności Elektronicznej z siedzibą w Rydze i Europejską Agencją Chemikaliów z siedzibą w Helsinkach;

Przejrzystość, zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi

23. z satysfakcją zauważa, że w listopadzie 2018 r. Agencja zakończyła wdrażanie nowych przepisów dotyczących zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w odniesieniu do członków zarządu i grup doradczych, które to przepisy obejmują coroczne przedstawianie przez nich deklaracji interesów oraz ocenę deklaracji przez przewodniczących zarządu i przez odpowiednie grupy doradcze, w stosownych przypadkach, przy wsparciu Agencji; wyraża zadowolenie z powodu przyjęcia nowego modelu deklaracji interesów, a następnie ich publikację na stronie internetowej Agencji; zauważa, że Agencja ustanowiła przepisy dotyczące zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi w odniesieniu do członków personelu; zauważa, że w 2018 r. wszyscy członkowie personelu przedłożyli deklaracje interesów; w 31 przypadkach deklaracje wskazywały na konflikt interesów (co odpowiada 20 % personelu) i zostały ocenione przez bezpośrednich przełożonych, a w przypadku trzech pracowników (odpowiadających 2 % personelu) podjęto działania w celu zmniejszenia ryzyka potencjalnego konfliktu interesów; wyraża jednak ubolewanie, że nowy model deklaracji interesów nie jest stosowany również w odniesieniu do kierowników szczebla wykonawczego; z ubolewaniem zauważa, że w przypadku dyrektora wykonawczego dostępna jest jedynie deklaracja o braku konfliktu interesów; odnotowuje, że w czerwcu 2018 r. zarząd przyjął decyzję Agencji w sprawie wytycznych dotyczących informowania o nieprawidłowościach; zauważa, że zgodnie z odpowiedzią Agencji nie ma prawnego obowiązku publikowania życiorysów członków zarządu; w związku z tym podkreśla, że agencje Unii powinny być wzorem w kwestiach przejrzystości, i apeluje do członków zarządu o opublikowanie życiorysów na stronie internetowej Agencji;

Kontrole wewnętrzne

24. w świetle komentarzy i uwag organu udzielającego absolutorium, które odnosiły się do otwartych zaleceń z audytu, odnotowuje, że wskaźnik wykonania planów działania wdrożonych w następstwie różnych zaleceń z audytu wykazywał tendencję spadkową w 2018 r. oraz że na początku 2019 r. Agencja przyjęła i wdrożyła poprawione ramy kontroli wewnętrznej; zauważa, że Służba Audytu Wewnętrznego sporządziła strategiczny plan audytu na lata 2019-2021 w oparciu o wyniki oceny ryzyka przeprowadzonej w lutym 2018 r., zarówno w siedzibie głównej w Tallinie, jak i w centrum technicznym w Strasburgu, który to plan obejmuje najważniejsze procesy administracyjne i operacyjne Agencji; wzywa Agencję, aby poinformowała organ udzielający absolutorium o wdrożeniu zaleceń z audytu;

Inne uwagi

25. w świetle komentarzy i uwag przedstawionych przez organ udzielający absolutorium w związku z opóźnieniami w przebudowie centrum operacyjnego Agencji w Strasburgu i budowie nowej siedziby głównej w Tallinie zauważa, że rząd Estonii zakończył projekt przebudowy siedziby głównej zgodnie z oryginalnym planem i Agencja przeniosła się do swojej stałej siedziby w lipcu 2018 r.; zauważa, że prace związane z przebudową centrum operacyjnego w Strasburgu zakończono zgodnie z umową w czerwcu 2018 r., że opóźnienie to zostało przypisane zmianom w projekcie uzgodnionym z wykonawcą oraz że Agencja ściśle współpracuje z wykonawcą, aby zaradzić stwierdzonym problemom technicznym i poczynić postępy w pracach zatwierdzających;

26. wzywa Agencję, by położyła nacisk na rozpowszechnianie wyników swoich badań wśród społeczeństwa oraz docierała do obywateli za pośrednictwem mediów społecznościowych i innych narzędzi komunikacji;

27. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter przekrojowy, odsyła do rezolucji z dnia 14 maja 2020 r. ⁴  w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 120 z 29.3.2019, s. 161.

2 Dz.U. C 120 z 29.3.2019, s. 163.

3 Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/1726 z dnia 14 listopada 2018 r. w sprawie Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA), zmiany rozporządzenia (WE) nr 1987/2006 i decyzji Rady 2007/533/WSiSW oraz uchylenia rozporządzenia (UE) nr 1077/2011 (Dz.U. L 295 z 21.11.2018, s. 99).

4 Teksty przyjęte, P9_TA(2020)0121.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2020.417.273
• Rodzaj: Rezolucja
• Tytuł: Rezolucja 2020/1927 zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu Agencji Unii Europejskiej ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości (eu-LISA) (przed 11 grudnia 2018 r.: Europejskiej Agencji ds. Zarządzania Operacyjnego Wielkoskalowymi Systemami Informatycznymi w Przestrzeni Wolności, Bezpieczeństwa i Sprawiedliwości) za rok budżetowy 2018
• Data aktu: 14/05/2020
• Data ogłoszenia: 11/12/2020