a także mając na uwadze, co następuje:(1) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich jest uprawniony do prowadzenia dochodzeń administracyjnych, postępowań przeddyscyplinarnych, dyscyplinarnych i postępowań dotyczących zawieszania, zgodnie z regulaminem pracowniczym urzędników Unii Europejskiej i warunkami zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej, ustanowionymi rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 2 ("regulamin pracowniczy"), i z decyzją Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich z dnia 4 listopada 2004 r. ustanawiającą przepisy wykonawcze w sprawie dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych. Jeśli występuje taka konieczność, zgłasza również sprawy do Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF).
(2) Pracownicy Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich mają obowiązek zgłaszania potencjalnie nielegalnych działań, w tym nadużyć finansowych i korupcji, które szkodzą interesom Unii. Pracownicy są również zobowiązani zgłaszać zachowania związane ze zwolnieniem z obowiązków zawodowych, które mogą stanowić poważne niedopełnienie obowiązków urzędników Unii. Kwestię tę reguluje decyzja Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich w sprawie wewnętrznych zasad, dotyczących sygnalizowania nieprawidłowości z dnia 20 lutego 2015 r.
(3) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich opracował politykę zapobiegania i skutecznego postępowania w przypadkach faktycznego lub potencjalnego mobbingu lub molestowania seksualnego w miejscu pracy, zgodnie ze swoją decyzją z dnia 18 grudnia 2017 r. W decyzji tej ustanowiono nieformalną procedurę, w ramach której osoba będąca domniemaną ofiarą nękania może skontaktować się z korespondentami ds. etyki przy Europejskim Rzeczniku Praw Obywatelskich i/lub z komitetem pojednawczym.
(4) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może również prowadzić dochodzenia w sprawie potencjalnych naruszeń przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE ("EUCI").
(5) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich podlega zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym audytom dotyczącym jego działań.
(6) W kontekście takich dochodzeń administracyjnych, audytów i postępowań Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich współpracuje z innymi instytucjami, organami i jednostkami organizacyjnymi UE.
(7) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może współpracować z organami krajowymi państw trzecich jak i z organizacjami międzynarodowymi, zarówno na ich wniosek, jak i z własnej inicjatywy.
(8) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może również podejmować współpracę z organami publicznymi państw członkowskich UE, zarówno na ich wniosek jak i z własnej inicjatywy.
(9) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich przeprowadza dochodzenia w odniesieniu do domniemanych przypadków niewłaściwego administrowania w działaniach instytucji, organów i jednostek organizacyjnych UE, z wyłączeniem Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wykonującego swoje funkcje sądowe. W tym kontekście Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może być zobowiązany do zachowania poufności danych osobowych, zawartych w dokumentach otrzymanych przez strony lub w czasie dochodzeń. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może być również zobowiązany do ochrony praw i wolności stron skarżących, a także innych zaangażowanych osób.
(10) W celu realizacji swoich zadań, Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich gromadzi i przetwarza informacje i kilka kategorii danych osobowych, w tym dane identyfikacyjne osób fizycznych, dane kontaktowe, informacje o rolach (stanowiskach) i zadaniach zawodowych, informacje o postępowaniu i osiąganych wynikach w sferze prywatnej i zawodowej oraz dane finansowe. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich działa w charakterze administratora danych.
(11) Na mocy rozporządzenia (UE) 2018/1725 ("rozporządzenie") Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich jest zatem zobowiązany do dostarczania osobom, których dane dotyczą, informacji na temat czynności przetwarzania i do poszanowania ich praw jako osób, których dane dotyczą.
(12) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może zostać zobowiązany do pogodzenia tych praw z celami dochodzeń administracyjnych, audytów, dochodzeń i postępowań sądowych. Może być również wymagane zrównoważenie praw osoby, której dane dotyczą, z podstawowymi prawami i wolnościami innych osób, których dane dotyczą. W tym celu art. 25 rozporządzenia przyznaje Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich możliwość ograniczania, na ściśle określonych warunkach, stosowania art. 14-22, 35 i 36 rozporządzenia, a także art. 4, w zakresie, w jakim jego przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-20. O ile nie przewidziano ograniczeń w akcie prawnym przyjętym na podstawie Traktatów, należy przyjąć wewnętrzne przepisy, na podstawie których Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich jest uprawniony do ograniczania takich praw.
(13) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może np. potrzebować ograniczenia informacji, które przekazuje osobie, której dane dotyczą, na temat przetwarzania jej danych osobowych na etapie wstępnej oceny dochodzenia administracyjnego lub podczas samego dochodzenia, przed możliwym oddaleniem sprawy lub na etapie postępowania przeddyscyplinarnego. W pewnych okolicznościach dostarczenie takich informacji może poważnie wpłynąć na zdolność Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich do skutecznego prowadzenia dochodzenia, na przykład w sytuacji, kiedy istnieje ryzyko, że dana osoba może zniszczyć dowody lub wpływać na potencjalnych świadków przed przesłuchaniem. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może również potrzebować ochrony praw i wolności świadków, a także innych zaangażowanych osób.
(14) Konieczna może być ochrona anonimowości świadka lub sygnalisty, który zwrócił się o nieujawnianie jego tożsamości. W takim przypadku Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może podjąć decyzję o ograniczeniu dostępu do danych dotyczących tożsamości, oświadczeń i innych danych osobowych takich osób w celu ochrony ich praw i wolności.
(15) Może zaistnieć konieczność ochrony poufnych informacji dotyczących pracownika, który skontaktował się z korespondentami ds. etyki przy Europejskim Rzeczniku Praw Obywatelskich lub z komitetem pojednawczym w kontekście postępowania w sprawie dotyczącej nękania. W takich przypadkach Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może być zmuszony do ograniczenia dostępu do danych dotyczących tożsamości, oświadczeń i innych danych osobowych domniemanej ofiary, domniemanego sprawcy i innych zaangażowanych osób w celu ochrony praw i wolności wszystkich osób, których ta sprawa dotyczy.
(16) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może np. potrzebować ograniczenia informacji, które przekazuje osobie, której dane dotyczą, wymienionej w skardze lub dokumentach z dochodzenia na temat przetwarzania jej danych osobowych podczas dochodzenia w sprawie niewłaściwego administrowania w instytucji, organie, urzędzie lub agencji UE. Dostarczenie takich informacji może poważnie wpłynąć na zdolność Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich do skutecznego prowadzenia dochodzenia, na przykład w każdym przypadku, gdy istnieje ryzyko, że dana osoba zagrozi dochodzeniu. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich może również potrzebować chronić prawa i wolności skarżących, a także innych zaangażowanych osób.
(17) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich powinien stosować ograniczenia tylko wtedy, gdy respektują one istotę podstawowych praw i wolności, są bezwzględnie konieczne i stanowią proporcjonalny środek w demokratycznym społeczeństwie. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich powinien przedstawić przyczyny uzasadniające powody tych ograniczeń.
(18) Stosując zasadę odpowiedzialności, Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich powinien prowadzić rejestr stosowania ograniczeń.
(19) W trakcie przetwarzania danych osobowych, wymienianych z innymi organizacjami w ramach wykonywania swoich zadań, Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich powinien prowadzić wzajemne konsultuje z tymi organizacjami w sprawie możliwych powodów nałożenia ograniczeń oraz konieczności i proporcjonalności tych ograniczeń, chyba że zagrażałoby to działalności Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.
(20) Art. 25 ust. 6 rozporządzenia zobowiązuje administratora danych do informowania osób, których dane dotyczą, o podstawowych powodach zastosowania ograniczenia oraz o przysługującym im prawie do wniesienia skargi do Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (EIOD).
(21) Zgodnie z art. 25 ust. 8 rozporządzenia Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich jest uprawniony do odroczenia, pominięcia lub odmowy udzielenia informacji o przyczynach zastosowania ograniczenia wobec osoby, której dane dotyczą, gdyby mogło ono w jakikolwiek sposób unieważnić skutek ograniczenia. Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich powinien ocenić w poszczególnych przypadkach, czy powiadomienie o ograniczeniu unieważniłoby jego skutek.
(22) Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich powinien znieść ograniczenie, gdy tylko warunki uzasadniające ograniczenie przestaną mieć zastosowanie, i regularnie oceniać te warunki.
(23) W celu zagwarantowania jak największej ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, oraz zgodnie z art. 44 ust. 1 rozporządzenia, należy skonsultować z inspektorem ochrony danych w odpowiednim czasie wszelkie ograniczenia, które mogą być zastosowane, i zweryfikować ich zgodność z niniejszą decyzją.
(24) W art. 16 ust. 5 i art. 17 ust. 4 rozporządzenia przedstawiono wyjątki dotyczące prawa do informacji i prawa dostępu osób, których dane dotyczą. Jeżeli wyjątki te mają zastosowanie, Europejski Rzecznik Praw Obywatelskich nie musi stosować ograniczeń na podstawie niniejszej decyzji,
STANOWI, CO NASTĘPUJE: