a także mając na uwadze, co następuje:(1) Eurojust jest uprawniony do prowadzenia dochodzeń administracyjnych, postępowań przeddyscyplinarnych, dyscyplinarnych i postępowań dotyczących zawieszenia, zgodnie z regulaminem pracowniczym urzędników Unii Europejskiej i warunkami zatrudnienia innych pracowników Unii Europejskiej ustanowionymi rozporządzeniem Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 ("regulamin pracowniczy") 2 i z decyzją Eurojustu z dnia 23 września 2013 r. ustanawiającą ogólne przepisy wykonawcze w sprawie dochodzeń administracyjnych i postępowań dyscyplinarnych. Jeżeli jest to wymagane, powiadamia on również OLAF zgodnie z decyzją Kolegium 2020-03 z dnia 15 lipca 2020 r. dotyczącą warunków dochodzeń wewnętrznych w Eurojuście w związku z zapobieganiem nadużyciom finansowym, korupcji i innym nielegalnym działaniom szkodzącym interesom Unii.
(2) Pracownicy Eurojustu mają obowiązek zgłaszania potencjalnie nielegalnych działań, w tym nadużyć finansowych i korupcji, które szkodzą interesom Unii. Pracownicy są również zobowiązani zgłaszać zachowania związane ze zwolnieniem z obowiązków zawodowych, które mogą stanowić poważne niedopełnienie obowiązków urzędników Unii. Kwestię tę reguluje decyzja Kolegium 2019-02 z dnia 29 stycznia 2019 r. w sprawie wytycznych Eurojustu dotyczących sygnalizowania nieprawidłowości.
(3) Eurojust opracował politykę zapobiegania i skutecznego postępowania w przypadku faktycznego lub potencjalnego mobbingu lub molestowania seksualnego w miejscu pracy, zgodnie ze swoją decyzją z dnia 31 stycznia 2012 r. w sprawie polityki Eurojustu dotyczącej ochrony godności osoby i zapobiegania mobbingowi i molestowaniu seksualnemu. W decyzji tej ustanowiono nieformalną procedurę, w ramach której osoba będąca domniemaną ofiarą nękania może skontaktować się z zaufanymi doradcami Eurojustu.
(4) Eurojust może również prowadzić dochodzenia w sprawie potencjalnych naruszeń przepisów bezpieczeństwa dotyczących ochrony informacji niejawnych UE ("EUCI") na podstawie decyzji Kolegium 2016-4 z dnia 22 marca 2016 r. w sprawie przyjęcia zmienionych przepisów bezpieczeństwa Eurojustu, ze zmianami wprowadzonymi decyzją Kolegium 2016-24 z dnia 13 grudnia 2016 r.
(5) Eurojust podlega zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym audytom dotyczącym jego działań.
(6) W kontekście takich dochodzeń administracyjnych, audytów i postępowań Eurojust współpracuje z innymi instytucjami, organami i jednostkami organizacyjnymi UE.
(7) Eurojust może współpracować z państwami trzecimi, organami krajowymi i organizacjami międzynarodowymi, na ich wniosek albo z własnej inicjatywy.
(8) Eurojust może również podejmować współpracę z organami publicznymi państw członkowskich, na ich wniosek albo z własnej inicjatywy.
(9) Eurojust angażuje się w sprawy przed Trybunałem Sprawiedliwości Unii Europejskiej, w przypadku gdy kieruje kwestię do Trybunału, broni podjętej przez siebie decyzji, którą zaskarżono przed Trybunałem albo interweniuje w sprawach istotnych dla jego zadań. W tym kontekście Eurojust może być zobowiązany do zachowania poufności danych osobowych ujętych w dokumentach otrzymanych przez strony lub przez interwenientów.
(10) Aby wywiązać się ze swoich zadań, Eurojust gromadzi i przetwarza informacje i kilka kategorii danych osobowych, w tym dane dotyczące tożsamości osób fizycznych (np. imię, nazwisko, datę urodzenia itp.), informacje kontaktowe (np. adres domowy, numer telefonu, adres e-mail itp.), służbowe role i zadania, informacje na temat prywatnego i zawodowego zachowania oraz prywatnych i zawodowych wyników (dane behawioralne, które mogą mieć znaczenie i które ograniczają się wyłącznie do celu toczących się dochodzeń administracyjnych, postępowań przeddyscyplinarnych, dyscyplinarnych i postępowań dotyczących zawieszenia, prowadzenia czynności wstępnych dotyczących potencjalnych nieprawidłowości zgłoszonych do OLAF, rozpatrywania spraw związanych ze zgłoszeniami przypadków naruszeń przez sygnalistów i podobnych postępowań) oraz dane finansowe. Eurojust działa w charakterze administratora danych.
(11) Eurojust jest zatem zobowiązany, na mocy rozporządzenia, do dostarczania osobom, których dane dotyczą, informacji na temat czynności przetwarzania i do przestrzegania ich praw jako osób, których dane dotyczą.
(12) Może być konieczne, aby Eurojust pogodził te prawa z celami dochodzeń administracyjnych, audytów, dochodzeń i postępowań sądowych. Może być również wymagane zrównoważenie praw osób, których dane dotyczą, względem podstawowych praw i wolności innych osób, których dane dotyczą. W tym celu w art. 25 rozporządzenia (UE) 2018/1725 przyznano Eurojustowi, na ściśle określonych warunkach, możliwość ograniczenia zastosowania art. 14-22, 35 i 36 rozporządzenia, a także art. 4, o ile ich przepisy odpowiadają prawom i obowiązkom przewidzianym w art. 14-20. Jeżeli ograniczenia nie są przewidziane w aktach prawnych przyjętych na podstawie Traktatów, należy przyjąć wewnętrzne przepisy, na podstawie których Eurojust jest uprawniony do ograniczania takich praw.
(13) Eurojust może np. potrzebować ograniczyć informacje, które przekazuje osobie, której dane dotyczą, na temat przetwarzania jej danych osobowych podczas etapu wstępnej oceny dochodzenia administracyjnego lub podczas samego dochodzenia, przed możliwym umorzeniem sprawy lub na etapie postępowania przeddyscyplinarnego. W pewnych okolicznościach dostarczenie takich informacji może poważnie wpłynąć na zdolność Eurojustu do skutecznego prowadzenia dochodzenia, na przykład w każdym przypadku, gdy istnieje ryzyko, że dana osoba może zniszczyć dowody lub wpływać na potencjalnych świadków przed przesłuchaniem. Eurojust może również potrzebować chronić prawa i wolności świadków, a także innych zaangażowanych osób.
(14) Konieczna może być ochrona anonimowości świadka lub sygnalisty, który zwrócił się o nieujawnianie jego tożsamości. W takim przypadku Eurojust może podjąć decyzję o ograniczeniu dostępu do danych dotyczących tożsamości, oświadczeń i innych danych osobowych takich osób w celu ochrony ich praw i wolności.
(15) Może zaistnieć konieczność ochrony poufnych informacji dotyczących pracownika, który skontaktował się z zaufanymi doradcami Eurojustu w kontekście postępowania w sprawie molestowania. W takich przypadkach Eurojust może potrzebować ograniczyć dostęp do danych dotyczących tożsamości, oświadczeń i innych danych osobowych domniemanej ofiary, domniemanego sprawcy i innych zaangażowanych osób w celu ochrony praw i wolności wszystkich osób, których ta sprawa dotyczy.
(16) Eurojust powinien stosować ograniczenia tylko wtedy, gdy respektują one istotę podstawowych praw i wolności, są bezwzględnie konieczne i stanowią proporcjonalny środek w demokratycznym społeczeństwie. Eurojust powinien przedstawić przyczyny uzasadniające powody tych ograniczeń.
(17) Stosując zasadę rozliczalności, Eurojust powinien prowadzić rejestr stosowania ograniczeń.
(18) Przetwarzając dane osobowe wymieniane z innymi organizacjami w ramach wykonywania swoich zadań, Eurojust powinien prowadzić wzajemne konsultuje z tymi organizacjami w sprawie możliwych powodów nałożenia ograniczeń oraz konieczności i proporcjonalności tych ograniczeń, chyba że zagrażałoby to działalności Eurojustu.
(19) Art. 25 ust. 6 rozporządzenia zobowiązuje administratora danych do informowania osób, których dane dotyczą, o podstawowych powodach zastosowania ograniczenia oraz przysługującym im prawie do wniesienia skargi do EIOD.
(20) Zgodnie z art. 25 ust. 8 rozporządzenia Eurojust ma prawo wstrzymać przekazanie osobie, której dane dotyczą, informacji o powodach zastosowania ograniczenia, pominąć je lub go odmówić, gdyby mogło ono w jakikolwiek sposób unieważnić skutek ograniczenia. Eurojust powinien ocenić w poszczególnych przypadkach, czy powiadomienie o ograniczeniu unieważniłoby jego skutek.
(21) Eurojust powinien znieść ograniczenie, gdy tylko warunki uzasadniające ograniczenie przestaną mieć zastosowanie, i regularnie oceniać te warunki.
(22) W celu zagwarantowania jak największej ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą, oraz zgodnie z art. 44 ust. 1 rozporządzenia, należy skonsultować z inspektorem ochrony danych w odpowiednim czasie wszelkie ograniczenia, które mogą być zastosowane, i zweryfikować ich zgodność z niniejszą decyzją.
(23) W art. 16 ust. 5 i art. 17 ust. 4 rozporządzenia przedstawiono wyjątki dotyczące prawa do informacji i prawa dostępu osób, których dane dotyczą. Jeżeli wyjątki te mają zastosowanie, Eurojust nie musi stosować ograniczeń na podstawie niniejszej decyzji,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ: