Decyzja 2016/1478 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2014, sekcja VII - Komitet Regionów

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1478

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2014, sekcja VII - Komitet Regionów

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając budżet ogólny Unii Europejskiej na rok budżetowy 2014 ¹ ,

- uwzględniając skonsolidowane sprawozdanie roczne Unii Europejskiej za 2014 r. (COM(2015) 377 - C8-0205/2015) ² ,

- uwzględniając sprawozdanie roczne Trybunału Obrachunkowego dotyczące wykonania budżetu za rok budżetowy 2014 wraz z odpowiedziami instytucji ³ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności ⁴ rachunków, jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2014 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając art. 314 ust. 10 oraz art. 317, 318 i 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁵ , w szczególności jego art. 55, 99, 164, 165 i 166,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0132/2016),

1. udziela sekretarzowi generalnemu Komitetu Regionów absolutorium z wykonania budżetu Komitetu Regionów za rok budżetowy 2014;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, Radzie Europejskiej, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu, Europejskiemu Rzecznikowi Praw Obywatelskich, Europejskiemu Inspektorowi Ochrony Danych, a także Europejskiej Służbie Działań Zewnętrznych oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2016/1479

z dnia 28 kwietnia 2016 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2014, sekcja VII - Komitet Regionów

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2014, sekcja VII - Komitet Regionów,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej (A8-0132/2016),

1. zauważa, że w sprawozdaniu rocznym za rok 2014 Trybunał Obrachunkowy (zwany dalej "Trybunałem") stwierdził, iż w odniesieniu do Komitetu Regionów (zwanego dalej "Komitetem") nie odnotowano żadnych poważnych uchybień w objętych kontrolą obszarach dotyczących zasobów ludzkich i zamówień;

2. zauważa, że Trybunał stwierdził na podstawie przeprowadzonych prac kontrolnych, iż w całościowym ujęciu w płatnościach za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2014 r. nie wystąpiły istotne błędy w zakresie wydatków administracyjnych i innych wydatków instytucji i organów;

Zarządzanie budżetem i finansami

3. zauważa, że w 2014 r. zatwierdzony budżet Komitetu wyniósł 87 600 000 EUR (87 373 000 EUR w 2013 r.), z czego 86 300 000 EUR stanowiły środki na zobowiązania, w przypadku których wskaźnik wykorzystania wyniósł 98,5 %; z zadowoleniem przyjmuje zwiększenie wskaźnika wykorzystania w 2014 r.;

4. zauważa, że cel 4 Dyrekcji Administracji i Finansów - "zapewnienie skutecznej kontroli wewnętrznej oraz monitorowanie stosowania przepisów finansowych" - nie został osiągnięty w przypadku dwóch spośród trzech wskaźników oddziaływania: stopa zwrotu dotycząca korekty zobowiązań lub płatności prawnych lub budżetowych spada poniżej docelowego poziomu 4 %, natomiast liczba wyjątków finansowych zwiększa się w 2014 r. o 6 % zamiast się zmniejszyć o 3 %;

5. wyraża zaniepokojenie zwiększeniem liczby zgłoszeń wyjątków finansowych: 87 wyjątków finansowych i trzy wyjątki administracyjne; podkreśla, że ww. trzy wyjątki administracyjne były związane z nieprzestrzeganiem procedur wewnętrznych; zauważa, że cztery odstępstwa poczyniono w 2014 r. (w porównaniu z jednym w 2013 r.) w odniesieniu do przepisów o zamówieniach publicznych/do zarządzania umowami oraz że większość zgłoszeń o odstępstwach (58 spośród 81) dotyczy braku lub niedostateczności zobowiązań prawnych; domaga się szczegółowych informacji na temat zastosowania tych odstępstw oraz związanych z nimi kwot; domaga się pełnego sprawozdania na temat działań naprawczych podjętych w celu zapobiegnięcia podobnym sytuacjom do końca czerwca 2016 r.;

6. odnotowuje 13 przesunięć między liniami budżetowymi w ciągu roku budżetowego 2014; jest zdania, że przesunięcia dotyczące budżetu na komunikację grup politycznych i druk w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej można było przewidzieć w pierwotnie zatwierdzonym budżecie;

Oszczędności i wydatki administracyjne

7. podkreśla, że budżet Komitetu jest czysto administracyjny oraz że znaczną jego część stanowią wydatki na pracowników instytucji, a pozostałą część - na budynki, meble, wyposażenie i różne wydatki operacyjne;

8. zauważa jednak, że całkowitą kwotę 8 277 556 EUR wydano w 2014 r. tylko na koszty podróży i posiedzeń członków i zastępców członków Komitetu, do tego 409 100 EUR na podróże służbowe i koszty podróży pracowników; uważa, że liczba podróży służbowych (787) jest wyjątkowo wysoka, podobnie jak wydatki na zwrot kosztów podróży członków i udziału w posiedzeniach; uważa, że podróże służbowe odbywane przez członków Komitetu powinny być jasno opisane w rocznym sprawozdaniu z działalności, ze szczegółowym wyróżnieniem wydatków oraz analizą kosztów i korzyści; podkreśla, że odniesienie do podróży służbowych członków Komitetu jest niejasne, nieprecyzyjne i nie podaje jasnych danych liczbowych; wzywa Komitet, aby w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności zawsze ujmował dane dotyczące podróży służbowych członków Komitetu;

9. uważa, że całkowita kwota 9 594 089 EUR uiszczona przez Komitet na koszty najmu w 2014 r. (zewnętrzni wynajmujący) jest zbyt wysoka; przypomina, że nawet po cofnięciu wkładu Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego (EKES) w wysokości 1 181 382 EUR, kwota netto zapłacona przez Komitet nadal była wyższa niż księgowy udział tych opłat za najem, przy czym różnicę zarejestrowano jako wydatki związane z budynkami (852 464 EUR); podkreśla, że większość zobowiązań Komitetu bierze się z transakcji związanych z najmem budynków (95,6 % w 2014 r.) oraz że pod koniec 2014 r. dług finansowy związany z najmem wyniósł 65 051 695 EUR; wzywa Komitet do znalezienia rozwiązań wspólnie z Parlamentem i Komisją, takich jak wspólne użytkowanie budynków, sal posiedzeń i sal konferencyjnych w szerokim zakresie, aby ograniczyć koszty;

10. zwraca się do Komitetu o uwzględnianie w rocznym sprawozdaniu z działalności polityki w dziedzinie nieruchomości, zwłaszcza biorąc pod uwagę fakt, że istotne jest, by koszty związane z taką polityką były odpowiednio uzasadnione i niewygórowane;

11. odnotowuje oszczędności dotyczące tłumaczeń ustnych; ubolewa, że w rocznym sprawozdaniu z działalności Komitetu nie podano informacji na temat wskaźnika wykorzystania i anulowania usług tłumaczenia ustnego; domaga się ujęcia tych danych w rocznym sprawozdaniu z działalności za 2015 r.;

12. zauważa z zadowoleniem, że w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności za 2013 r. Komitet zawarł informację o niewykorzystanych usługach tłumaczenia ustnego; uważa za pozytywny fakt, że wskaźnik niewykorzystanych usług tłumaczenia ustnego spadł z 3,23 % w 2012 r. do 2,51 % w 2013 r., oraz jest zdania, że wskaźnik ten może być jeszcze lepszy; wzywa Komitet do lepszego planowania posiedzeń;

13. odnotowuje zwiększony poziom wykorzystywania wideokonferencji przez Komitet; wyraża jednak ubolewanie z powodu opóźnienia we wprowadzeniu przenośnego sprzętu wideokonferencyjnego i zwraca się o poinformowanie na ten temat w rocznym sprawozdaniu z działalności Komitetu za 2015 r.; odnotowuje, że według Komitetu narzędzia wideokonferencyjne były wykorzystywane podczas spotkań, gdy nie istniała potrzeba tłumaczenia ustnego; zachęca Komitet, by skutecznie wykorzystywał szkolenia językowe dla zapewnienia, że zmniejszy się zapotrzebowanie na tłumaczenia ustne, a przez to prace Komitetu staną się skuteczniejsze i wydajniejsze; wzywa Komitet do przekazania władzy budżetowej zaktualizowanych informacji w tym zakresie do końca czerwca 2016 r.;

14. wzywa do częstego korzystania z wideokonferencji i wszystkich odpowiednich narzędzi, aby znacznie ograniczyć koszty; nie rozumie, w jaki sposób duża liczba podróży służbowych do Grecji lub Włoch (odpowiednio 77 i 125) przekłada się na wartość dodaną dla obywateli tych państw lub innych obywateli Unii;

Współpraca i porozumienia

15. z zadowoleniem przyjmuje przyjęcie w 2014 r. Karty wielopoziomowego sprawowania rządów w Europie, którą zainicjowano wraz z zobowiązaniem do rozwijania nowych form dialogu i partnerstwa między wszystkimi organami publicznymi w Unii, tak aby zoptymalizować politykę publiczną, wydatki publiczne i zwiększyć poziom realizacji polityki; zwraca się w tym względzie o poinformowanie Parlamentu o strategii i wynikach projektu;

16. zauważa, że dnia 5 lutego 2014 r. zostało podpisane porozumienie o współpracy między Parlamentem, Komitetem i EKES w celu rozwinięcia współpracy politycznej; odnotowuje również fakt, że uzgodniono też załącznik dotyczący współpracy administracyjnej;

17. stwierdza, że nadal istnieją możliwości poprawy współpracy między Parlamentem i Komitetem w oparciu o porozumienie o współpracy, w szczególności w aspektach politycznych; zwraca się do obu instytucji, by zbadały, czy można znaleźć kolejne synergie, które wzmocnią wydajność w dziedzinach objętych porozumieniem o współpracy, i zwraca się z prośbą o informowanie o działaniach w tym zakresie; wzywa do ustalenia konkretnych i szczegółowych postanowień dotyczących funkcjonowania wspólnych służb Parlamentu, Komitetu i EKES;

18. wzywa do przeprowadzenia wśród członków Komitetu badania dotyczącego zadowolenia z usług Biura Analiz Parlamentu Europejskiego; apeluje, by dalej informować go o działaniach związanych z tym porozumieniem;

19. domaga się, aby do śródokresowego przeglądu porozumienia załączyć ocenę oszczędności budżetowych i wzrostu wydatków budżetowych wynikających z porozumienia o współpracy, w rozbiciu na poszczególne instytucje;

20. zauważa, że porozumienie o współpracy w 2014 r. przyniosło Komitetowi i EKES dodatnie saldo budżetowe; zauważa z zaniepokojeniem, że w ramach porozumienia przeniesiono 24 urzędników Komitetu i 36 urzędników EKES pracujących w działach tłumaczeń pisemnych, w większości przypadków w wieku bardzo zbliżonym do emerytalnego, co powoduje, że obie instytucje uzyskają znaczne oszczędności personalne (wynagrodzenia i emerytury), natomiast poważnie wzrosną koszty Parlamentu zarówno w krótkiej (wynagrodzenia), jak i w długiej perspektywie (emerytury);

21. przyjmuje do wiadomości fakt, iż w 2015 r. podpisano nowe, dwustronne porozumienie o współpracy administracyjnej między Komitetem a EKES; zwraca się o informowanie o tej dwustronnej współpracy w związku z oceną śródokresową;

22. zwraca uwagę na współpracę między Komitetem a Komisją Kontroli Budżetowej Parlamentu, szczególnie w odniesieniu do procedury udzielania absolutorium;

Zarządzanie zasobami ludzkimi

23. ubolewa, że nie został osiągnięty cel 2 Dyrekcji Tłumaczeń - "Poprawa metod pracy i optymalizacja zarządzania zasobami ludzkimi i finansowymi"; jest zaniepokojony niskim wskaźnikiem wykonania linii budżetowej 1420 (tłumaczenia zewnętrzne i narzędzia tłumaczeniowe); zauważa w szczególności, że wykonanie budżetu dla kilku linii budżetowych na tłumaczenia było znacznie niższe niż średnia z poprzednich lat;

24. uznaje rezultaty osiągnięte przez Międzyinstytucjonalny Komitet ds. Tłumaczeń Pisemnych i Ustnych, który opracował zharmonizowaną metodologię umożliwiającą bezpośrednie porównywanie kosztów tłumaczeń we wszystkich instytucjach; z zadowoleniem przyjmuje fakt, że Komitet przekazuje dane zgodnie z tą metodologią;

25. odnotowuje stały niedobór kobiet na wyższych stanowiskach w Komitecie; wzywa do ustanowienia planu na rzecz równości szans w odniesieniu do stanowisk kierowniczych, aby jak najszybciej zaradzić temu brakowi równowagi;

26. ubolewa nad tym, że kobiety zajmują mniej niż 35 % stanowisk kierowniczych, podczas gdy stanowią ponad 60 % personelu; podkreśla zatem, że jedynie 28 % stanowisk kierowniczych wysokiego szczebla jest zajmowanych przez kobiety; wzywa Komitet do zaradzenia temu brakowi równowagi w odniesieniu do kobiet;

Zamówienia publiczne i zarządzanie umowami

27. podkreśla, że komitet ds. audytu przeprowadził analizę obecnej praktyki Komitetu w zakresie zamówień publicznych i że sformułował zalecenia dotyczące poprawy obiegu środków finansowych, wraz z 15 środkami służącymi usprawnieniu systemów kontroli; domaga się udzielenia do końca czerwca 2016 r. szczegółowych informacji na temat grupy ds. zapewnienia jakości zamówień i jej skuteczności oraz opisu zaleceń komitetu ds. audytu i działań podejmowanych w związku z tymi zaleceniami w tym zakresie;

28. ubolewa nad tym, że liczba odstępstw od zasad udzielania zamówień/zarządzania umowami wzrosła z 1 w 2013 r. do 4 w 2014 r.; zauważa, że odstępstwo to wynika z błędu proceduralnego w procedurze, w której Komitet występował wspólnie z Parlamentem, a która dotyczyła ciągłości usług informatycznych; wzywa Komitet do zastosowania niezbędnych środków, by taka sytuacja już się nie powtórzyła; zwraca się do Komitetu, aby niezwłocznie zajął się bieżącą kwestią dotyczącą wszystkich zgłoszeń wyjątków wynikających z nieprzestrzegania przepisów rozporządzenia finansowego lub regulaminu wewnętrznego; zauważa, że liczba wyjątków stanowi tylko 0,4 % odnośnych operacji;

Audyt wewnętrzny

29. zauważa, że komitet ds. audytu, który utworzono w 2013 r., zebrał się dwukrotnie w 2014 r.; jest zaniepokojony wynikami następczych działań związanych z audytem wykonania projektów informatycznych; uważa, że wyraźnie stwierdzono niski poziom skuteczności projektów i aplikacji IT, w odniesieniu do którego podjęto niewiele działań lub takich działań nie podejmowano w ogóle; głęboko ubolewa nad tym, że zamknięto tylko jedno z 15 zaleceń instytucji audytowej; domaga się przeprowadzenia analizy wpływu tych projektów IT i ich wartości dodanej dla obywateli Unii do końca czerwca 2016 r.;

30. z satysfakcją stwierdza, że z 18 zaleceń przedstawionych przez audytorów, dotyczących wykonania zadań w zakresie pisemnej komunikacji zewnętrznej, 16 zostało zakończonych, oraz że zgodnie z drugim sprawozdaniem z działań następczych, ryzyko braku efektywności i skuteczności z powodu niewdrożonych jeszcze zaleceń uznaje się za niskie;

31. odnotowuje zatwierdzenie przez sekretarza generalnego w 2015 r. audytu dotyczącego adekwatności systemu definicji praw ustawowych i zwraca się o dodatkowe informacje na temat 19 zaleceń dotyczących przeglądu procedur subdelegacji, poprawy analizy ryzyka w związku z wynikami weryfikacji, określenia lub przeglądu procedur i list kontrolnych, stosowania polityki szkoleniowej, publikacji decyzji w sprawie powoływania, przenoszenia i statusu; wzywa Komitet do przedstawienia do końca czerwca 2016 r. planu działania opracowanego przez służby poddane audytowi, który powinien obejmować terminy na wdrożenie niezbędnych środków naprawczych;

Przepisy dotyczące informowania o nieprawidłowościach, konflikty interesów oraz przypadki "drzwi obrotowych"

32. z zadowoleniem odnotowuje przyjęcie przez Komitet decyzji ustanawiającej zasady dotyczące informowania o nieprawidłowościach ⁶ , które weszły w życie z dniem 1 stycznia 2016 r.; uważa jednak, że ustanowienie tych przepisów trwało zbyt długo; zwraca się do Komitetu o ich opublikowanie oraz o informowanie organu udzielającego absolutorium o postępach we wdrażaniu w rocznym sprawozdaniu z działalności; wyraża jednak zadowolenie ze ścisłej współpracy Komitetu Regionów z Europejskim Komitetem Ekonomiczno-Społecznym przy opracowywaniu swych wewnętrznych zasad informowania o nieprawidłowościach, ponieważ niektóre służby i pracownicy tych organów są wspólne; z zadowoleniem przyjmuje też retroaktywne egzekwowanie tych zasad;

33. uważa za niedopuszczalne, że Komitet zajmuje się tą samą sprawą dotyczącą zgłaszania nieprawidłowości od 2003 r. i że mimo wyroków Sądu do spraw Służby Publicznej z 2013 r. ⁷ i 2014 r. ⁸ oraz rezolucji Parlamentu w sprawie udzielenia absolutorium z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁹ jeszcze się nie zastosował do tych wyroków, nie uznał zarzutów skarżącego za uzasadnione ani nie zamknął ostatecznie sprawy; wzywa Komitet do podjęcia wszelkich niezbędnych kroków w celu niezwłocznego zaradzenia tej sytuacji i do publicznego przyznania, że ustalenia osoby zgłaszającej nieprawidłowości były trafne, co stwierdził Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i inne organy unijne; wzywa Komitet do przekazania Parlamentowi zaktualizowanych informacji na temat postępów w tej sprawie zgłaszania nieprawidłowości do końca czerwca 2016 r.;

34. przyjmuje do wiadomości, że zdaniem Komitetu w roku budżetowym 2014 nie zaszły przypadki konfliktu interesów; wzywa Komitet do publikowania życiorysów i deklaracji o braku konfliktu interesów wszystkich członków Komitetu i pracowników wyższego szczebla zarządzania oraz do przyjęcia wewnętrznej polityki i jasnych zasad dotyczących zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz przypadków "drzwi obrotowych", zgodnie z wytycznymi opublikowanymi przez Komisję; oczekuje od Komitetu przedstawienia Parlamentowi tych życiorysów, deklaracji o braku konfliktu interesów i zasad do końca czerwca 2016 r.;

Ogólne wyniki, planowanie i zarządzanie strategiczne

35. odnotowuje wysiłki i osiągnięcia Komitetu w usprawnianiu polityki informacyjnej i komunikacyjnej; zachęca Komitet do nasilenia współpracy międzyinstytucjonalnej w celu poprawy komunikacji i widoczności, jak również do wzmocnienia obecności członków instytucji na szczeblu krajowym; przyjmuje z zadowoleniem każde dalsze działanie Komitetu w tym zakresie, które może zwiększyć przepływ informacji, aby uzyskać przez to również większą przejrzystość;

36. podkreśla, że niezwłocznie należy zaradzić zagrożeniom zidentyfikowanym podczas przeprowadzonych audytów i analiz ryzyka, szczególnie w dziedzinie zarządzania finansowego i w kwestiach operacyjnych lub organizacyjnych; domaga się szczegółowego przedstawienia do końca czerwca 2016 r. proponowanych przez Komitet środków zmniejszających ryzyko oraz jasnego harmonogramu ich wdrażania;

37. zwraca się do Komitetu, by informował Parlament o działaniach mających sprzyjać zaangażowaniu obywateli Unii, na przykład sytuacji, w których zaszła wzajemna wymiana z obywatelami i nastąpiło ich zaangażowanie, w których dzięki takiemu uczestnictwu obywateli uzyskano bezpośrednie wyniki - wymierne, ukierunkowane i przynoszące widoczne efekty;

1 Dz.U. L 51 z 20.2.2014.

2 Dz.U. C 377 z 13.11.2015, s. 1.

3 Dz.U. C 373 z 10.11.2015, s. 1.

4 Dz.U. C 377 z 13.11.2015, s. 146.

5 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

6 Decyzja Komitetu Regionów nr 508/2015 z dnia 17 grudnia 2015 r. ustanawiająca zasady dotyczące informowania o nieprawidłowościach.

7 Wyrok Sądu do spraw Służby Publicznej (pierwsza izba) z dnia 7 maja 2013 r. w sprawie McCoy przeciwko Komitetowi Regionów Unii Europejskiej (Sprawa F-86/11; ECLI:UE:F:2013:56).

8 Wyrok Sądu do spraw Służby Publicznej (pierwsza izba) z dnia 18 listopada 2014 r. w sprawie McCoy przeciwko Komitetowi Regionów Unii Europejskiej (Sprawa F-156/12, ECLI:UE:F:2014:247).

9 Rezolucja Parlamentu Europejskiego z dnia 29 kwietnia 2015 r. zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2013, sekcja VII - Komitet Regionów (Dz.U. L 255 z 30.9.2015, s. 132).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2016.246.151
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2016/1478 w sprawie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej za rok budżetowy 2014, sekcja VII - Komitet Regionów
• Data aktu: 28/04/2016
• Data ogłoszenia: 14/09/2016