Decyzja 2015/1645 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013

DECYZJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO (UE) 2015/1645

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając ostateczne roczne sprawozdanie finansowe Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013 wraz z odpowiedziami Urzędu ¹ ,

- uwzględniając poświadczenie wiarygodności rachunków ² , jak również legalności i prawidłowości operacji leżących u ich podstaw, przedłożone przez Trybunał Obrachunkowy za rok budżetowy 2013 zgodnie z art. 287 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając zalecenie Rady z dnia 17 lutego 2015 r. w sprawie udzielenia Urzędowi absolutorium z wykonania budżetu za rok budżetowy 2013 (05304/2015 - C8-0054/2015),

- uwzględniając art. 319 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej,

- uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ³ ,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 z dnia 25 października 2012 r. w sprawie zasad finansowych mających zastosowanie do budżetu ogólnego Unii oraz uchylające rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 ⁴ , w szczególności jego art. 208,

- uwzględniając rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 439/2010 z dnia 19 maja 2010 r. w sprawie utworzenia Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu ⁵ , w szczególności jego art. 35,

- uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002 z dnia 19 listopada 2002 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich ⁶ ,

- uwzględniając rozporządzenie delegowane (UE) nr 1271/2013 z dnia 30 września 2013 r. w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów, o których mowa w art. 208 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE, Euratom) nr 966/2012 ⁷ , w szczególności jego art. 108,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0085/2015),

1. udziela dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu absolutorium z wykonania budżetu Urzędu za rok budżetowy 2013;

2. przedstawia swoje uwagi w poniższej rezolucji;

3. zobowiązuje swojego przewodniczącego do przekazania niniejszej decyzji wraz z rezolucją, która stanowi jej integralną część, dyrektorowi wykonawczemu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu oraz do zarządzenia jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (seria L).

Martin SCHULZ	Klaus WELLE
Przewodniczący	Sekretarz Generalny

REZOLUCJA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO

z dnia 29 kwietnia 2015 r.

zawierająca uwagi stanowiące integralną część decyzji w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013

PARLAMENT EUROPEJSKI,

- uwzględniając swoją decyzję w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013,

- uwzględniając art. 94 Regulaminu i załącznik V do Regulaminu,

- uwzględniając sprawozdanie Komisji Kontroli Budżetowej oraz opinię Komisji Wolności Obywatelskich, Sprawiedliwości i Spraw Wewnętrznych (A8-0085/2015),

A. mając na uwadze, że zgodnie ze sprawozdaniem finansowym Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu (zwanego dalej "Urzędem") jego ostateczny budżet na rok budżetowy 2013 r. wynosił 10 500 000 EUR; mając na uwadze, że cały budżet Urzędu pochodzi z budżetu Unii,

B. mając na uwadze, że w swoim sprawozdaniu dotyczącym rocznego sprawozdania finansowego Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013 Trybunał Obrachunkowy stwierdził, iż uzyskał wystarczającą pewność, że roczne sprawozdanie finansowe Urzędu jest wiarygodne oraz że transakcje leżące u jego podstaw są legalne i prawidłowe,

Działania podjęte w następstwie udzielenia absolutorium za rok 2012

1. na podstawie sprawozdania Trybunału zauważa, że w odniesieniu do 12 uwag poczynionych przez Trybunał w sprawozdaniu za rok 2012 dwa są obecnie oznaczone jako "zrealizowane", jedno jako "w trakcie realizacji", osiem jako "nie dotyczy", a jedno jako "pozostające do realizacji";

2. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że Urząd dokonał oceny stanu inwentarza z natury i zakończył ją pod koniec 2013 r.;

3. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że informacje na temat wpływu jego działalności na obywateli Unii są dostępne na jego stronie internetowej dzięki corocznej publikacji dokumentów, w tym komunikatów prasowych, miesięcznych biuletynów lub bezpośrednich odpowiedzi na zapytania kierowane przez obywateli Unii;

Uwagi dotyczące wiarygodności rozliczeń

4. na podstawie sprawozdania Trybunału z niepokojem zauważa, że podczas kontroli nie przedstawiono uzasadnienia rozliczeń międzyokresowych na kwotę 40 000 EUR tytułem dodatków i zwrotu kosztów dla członków personelu, którzy rozpoczęli pełnienie obowiązków w 2013 r.; na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że rozliczenia międzyokresowe miały charakter szacunkowy, gdyż oczekiwano na potwierdzenie wszystkich uprawnień przysługujących pracownikom;

Uwagi dotyczące legalności i prawidłowości transakcji

5. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu zauważa, że jego system rachunkowości został skutecznie zatwierdzony przez księgowego;

Zarządzanie budżetem i finansami

6. zwraca uwagę, że wysiłki związane z monitorowaniem budżetu w ciągu roku budżetowego 2013 doprowadziły do osiągnięcia wskaźnika wykonania budżetu w wysokości 87,34 %, natomiast wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności wyniósł 87,18 %; podkreśla, że w porównaniu z poprzednim rokiem Urząd zdecydowanie poprawił wskaźnik wykonania w odniesieniu do środków na płatności;

Zobowiązania i przeniesienia

7. na podstawie sprawozdania Trybunału z niepokojem stwierdza, że potrzeby budżetowe przeszacowano o 13 %, a zaciągnięte zobowiązania, które przeniesiono, wyniosły 24 % wszystkich środków, na które zaciągnięto zobowiązania, z czego 13 % nie było poparte zobowiązaniem prawnym;

8. zwraca uwagę, że przeniesienia środków, na które zaciągnięto zobowiązania, dotyczą przede wszystkim linii budżetowych w tytule II i III oraz są przeznaczone głównie na faktury, których na koniec roku nie otrzymano lub nie zapłacono, lub chodzi o przypadki, w których zamówionych usług nie wyświadczono;

9. odnotowuje środki podjęte przez Urząd w celu ograniczenia i zabezpieczenia poziomu przeniesionych środków na zobowiązania, takie jak miesięczne sprawozdania z wykonania budżetu, śródroczny przegląd budżetu i przyjęcie nowego rozporządzenia finansowego;

10. zauważa, że wciąż istnieją znaczne możliwości usprawnienia planowania budżetowego, choć w porównaniu z rokiem budżetowym 2012, w którym Urząd uzyskał niezależność finansową, osiągnięto już znaczną poprawę; apeluje do Urzędu o dalsze usprawnienia w zakresie monitorowania budżetu w przyszłości;

Procedury przetargowe i procedury naboru pracowników

11. z niepokojem zauważa, że procedury rekrutacyjne nie są przejrzyste; zgadza się z uwagą Trybunału, z której wynika, że przygotowywanie pytań na potrzeby rozmów kwalifikacyjnych i testów pisemnych po rozpatrzeniu podań zwiększa ryzyko, że poszczególne podania mogą wpływać na treść pytań; zwraca ponadto uwagę, że w ramach jednej procedury rekrutacyjnej dopatrzono się rozbieżności między kryterium kwalifikowalności wskazanym w ogłoszeniu o naborze a odpowiadającym mu kryterium wyboru; wzywa Urząd do poinformowania organu udzielającego absolutorium o krokach podjętych w celu zapobiegnięcia podobnym sytuacjom w przyszłości;

Zapobieganie konfliktom interesów i zarządzanie nimi oraz przejrzystość

12. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że dostosował się on do uwag Trybunału i wprowadził zmiany w oświadczeniu o braku konfliktów interesów dla komisji selekcyjnych, aby uwzględnić stosunki zawodowe jako potencjalne źródło konfliktu interesów;

13. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że w 2013 r. podpisana została strategia zapobiegania konfliktom interesów i zarządzania nimi oraz że jego zarząd zatwierdził tę strategię; zwraca ponadto uwagę, że członkowie zarządu oraz dyrektor wykonawczy podpisali formularze dotyczące konfliktów interesów zgodnie z wymogami tej nowej strategii; apeluje do Urzędu o podanie do wiadomości publicznej zarówno strategii w zakresie konfliktów interesów, jak i formularzy dotyczących konfliktów interesów podpisanych przez członków zarządu i dyrektora wykonawczego;

Mechanizmy kontroli wewnętrznej

14. z niepokojem zauważa, że 18 % wszystkich płatności dokonano po terminie określonym w regulaminie finansowym Urzędu; w oparciu o informacje uzyskane od Urzędu zwraca uwagę, że choć liczba spóźnionych płatności spadła do połowy 2013 r., pojawiły się one ponownie w ostatnim kwartale 2013 r. z powodu znacznego wzrostu obciążenia pracą pod koniec roku; z zadowoleniem przyjmuje nowe procedury wprowadzone przez Urząd w celu obniżenia odsetka spóźnionych płatności; wzywa Urząd do pilnego zaradzenia tej sytuacji oraz do poinformowania organu udzielającego absolutorium o skutkach podjętych działań;

15. na podstawie informacji uzyskanych od Urzędu stwierdza, że w 2013 r. Służba Audytu Wewnętrznego Komisji dokonała ograniczonego przeglądu wdrożenia 16 standardów kontroli wewnętrznej przyjętych przez zarząd; zauważa, że na podstawie wyników tego przeglądu oraz biorąc pod uwagę obecny status kontroli wewnętrznej w zakresie działalności operacyjnej Urzędu i funkcji wsparcia administracyjnego, Służba Audytu Wewnętrznego wydała 18 zaleceń (sześć "bardzo istotnych" i dwanaście "istotnych");

16. przyjmuje do wiadomości, że w marcu 2013 r. Urząd dokonał samooceny w zakresie stanu wdrożenia standardów kontroli wewnętrznej oraz wykazał się determinacją w kwestii zrozumienia i zapewnienia właściwych warunków przeprowadzania kontroli wewnętrznej;

17. na podstawie sprawozdania Trybunału stwierdza, że spośród 16 standardów kontroli wewnętrznej sześciu nie wdrożono w pełni; przyznaje, że ich wdrażanie trwa, oraz apeluje do Urzędu o poinformowanie organu udzielającego absolutorium o wynikach tego procesu;

18. w odniesieniu do innych uwag towarzyszących decyzji w sprawie absolutorium, które mają charakter horyzontalny, odsyła do swojej rezolucji z dnia 29 kwietnia 2015 r. ⁸ w sprawie wyników, zarządzania finansami i kontroli agencji.

1 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 102.

2 Dz.U. C 442 z 10.12.2014, s. 102.

3 Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

4 Dz.U. L 298 z 26.10.2012, s. 1.

5 Dz.U. L 132 z 29.5.2010, s. 11.

6 Dz.U. L 357 z 31.12.2002, s. 72.

7 Dz.U. L 328 z 7.12.2013, s. 42.

8 Teksty przyjęte w tym dniu, P8_TA(2015)0130 (zob. s. 431 niniejszego Dziennika Urzędowego).

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.255.197
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 2015/1645 w sprawie udzielenia absolutorium z wykonania budżetu Europejskiego Urzędu Wsparcia w dziedzinie Azylu za rok budżetowy 2013
• Data aktu: 29/04/2015
• Data ogłoszenia: 30/09/2015