Decyzja 1/2014 (2015/1215) w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Stowarzyszenia i regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia

DECYZJA NR 1/2014 RADY STOWARZYSZENIA UE-AMERYKA ŚRODKOWA

z dnia 7 listopada 2014 r.

w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Stowarzyszenia i regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia [2015/1215]

RADA STOWARZYSZENIA UE-AMERYKA ŚRODKOWA,

uwzględniając Umowę ustanawiającą stowarzyszenie między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ameryką Środkową, z drugiej strony (zwaną dalej "umową"), w szczególności jej art. 4, art. 5 ust. 2, art. 7 ust. 3 i art. 8 ust. 6,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Zgodnie z art. 353 ust. 4 umowy jej część IV dotycząca handlu jest stosowana od dnia 1 sierpnia 2013 r. w odniesieniu do Nikaragui, Hondurasu i Panamy, od dnia 1 października 2013 r. w odniesieniu do Salwadoru i Kostaryki, a od dnia 1 grudnia 2013 r. w odniesieniu do Gwatemali.

(2) Aby przyczynić się do skutecznego wdrożenia umowy, należy jak najszybciej ustanowić jej ramy instytucjonalne.

(3) Wyjąwszy przypadki, gdy w umowie określono inaczej, zadaniem Rady Stowarzyszenia jest nadzorowanie wdrożenia umowy i ustanowienie własnego regulaminu wewnętrznego oraz regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia i podkomitetów,

PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:

Artykuł

Niniejszym przyjmuje się regulamin wewnętrzny Rady Stowarzyszenia i regulamin wewnętrzny Komitetu Stowarzyszenia i podkomitetów, określone odpowiednio w załącznikach A i B.

Niniejsza decyzja zostaje przyjęta w drodze procedury pisemnej. Z dniem otrzymania przez Sekretariat niniejszej decyzji należycie podpisanej przez wszystkie Strony wchodzi ona w życie.

Sporządzono w San José, na Kostaryce w dniu 7 listopada 2014 r.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  A

REGULAMIN WEWNĘTRZNY RADY STOWARZYSZENIA

Artykuł  1

Przepisy ogólne

1. Rada Stowarzyszenia, utworzona zgodnie z art. 4 ust. 1 Umowy ustanawiającej stowarzyszenie między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ameryką Środkową, z drugiej strony (zwanej dalej "umową"), wypełnia swoje obowiązki, jak przewidziano w art. 4 ust. 2 umowy, i jest odpowiedzialna za ogólne wdrożenie umowy, a także wszelkie inne kwestie dwustronne, wielostronne lub międzynarodowe będące przedmiotem wspólnego zainteresowania.

2. Jak przewidziano w art. 5 i 345 umowy, Rada Stowarzyszenia składa się z przedstawicieli Strony UE oraz każdej z republik Strony Ameryki Środkowej (AŚ), na właściwym szczeblu ministerialnym i z uwzględnieniem konkretnych spraw rozpatrywanych na danym posiedzeniu. W stosownych uzgodnionych przez obie Strony przypadkach Rada Stowarzyszenia zbiera się na szczeblu głów państw lub szefów rządów.

3. Zgodnie z art. 345 umowy Rada Stowarzyszenia, podczas wykonywania wyłącznie lub głównie zadań przydzielonych jej w części IV umowy, składa się z przedstawicieli Strony UE oraz ministrów każdej republiki Strony AŚ odpowiedzialnych za sprawy związane z handlem.

4. Jak przewidziano w art. 352 ust. 3 umowy, republiki Strony AŚ działają wspólnie w przypadku podejmowania decyzji w ramach instytucjonalnych umowy; przyjmowanie decyzji i wydawanie zaleceń wymaga konsensusu republik Strony AŚ.

5. Odniesienie do "Stron" w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest zgodne z definicją zawartą w art. 352 umowy.

Artykuł  2

Przewodnictwo

Radzie Stowarzyszenia przewodniczą na przemian przez kolejne okresy 12 miesięcy Wysoki Przedstawiciel Unii do Spraw Zagranicznych i Polityki Bezpieczeństwa oraz przedstawiciel Strony AŚ na szczeblu ministerialnym. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Rady Stowarzyszenia i kończy się w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł  3

Posiedzenia

1. Rada Stowarzyszenia zbiera się regularnie w odstępach czasu nieprzekraczających dwóch lat. Sesje nadzwyczajne Rady Stowarzyszenia mogą odbywać się na wniosek jednej ze Stron, jeżeli Strony tak uzgodnią.

2. Każda sesja Rady Stowarzyszenia odbywa się w odpowiednim miejscu i dniu uzgodnionym przez Strony.

3. Posiedzenia Rady Stowarzyszenia są zwoływane wspólnie przez sekretarzy Rady Stowarzyszenia w porozumieniu z jej przewodniczącym.

4. W drodze wyjątku, jeżeli Strony tak uzgodnią, posiedzenia Rady Stowarzyszenia mogą się odbywać za pomocą środków technicznych, np. w formie wideokonferencji.

Artykuł  4

Przedstawicielstwo

1. Jeśli członkowie Rady Stowarzyszenia nie mogą uczestniczyć w posiedzeniu, mogą być zastępowani. Jeśli członek Rady Stowarzyszenia chce być reprezentowany przez zastępcę, musi pisemnie zgłosić przewodniczącemu imię i nazwisko swojego zastępcy przed posiedzeniem, na którym ma być w ten sposób reprezentowany.

2. Zastępcy członka Rady Stowarzyszenia przysługują wszystkie prawa tego członka.

Artykuł  5

Delegacje

1. Członkom Rady Stowarzyszenia mogą towarzyszyć urzędnicy. Przed każdym posiedzeniem przewodniczący jest powiadamiany za pośrednictwem sekretariatu o planowanym składzie delegacji każdej ze Stron.

2. Rada Stowarzyszenia po uzgodnieniu między Stronami może zapraszać osoby niebędące jej członkami na swoje posiedzenia w charakterze obserwatorów lub aby uzyskać informacje na określone tematy.

Artykuł  6

Sekretariat

Urzędnik Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej i urzędnik Strony AŚ wspólnie pełnią funkcję sekretarzy Rady Stowarzyszenia.

Artykuł  7

Korespondencja

1. Korespondencja adresowana do Rady Stowarzyszenia jest kierowana do sekretarza Strony UE albo sekretarza republik Strony AŚ, który następnie informuje drugiego sekretarza.

2. Sekretariat zapewnia przekazanie korespondencji przewodniczącemu oraz, w stosownych przypadkach, przekazanie jej innym członkom Rady Stowarzyszenia.

3. Sekretariat wysyła korespondencję do Sekretariatu Generalnego Komisji Europejskiej, Europejskiej Służby Działań Zewnętrznych, stałych przedstawicielstw państw członkowskich, Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej oraz ambasad republik Strony AŚ z siedzibą w Brukseli, Belgii, z kopią korespondencji, w stosownych przypadkach, dla ministerstw odpowiedzialnych za sprawy zagraniczne lub ministerstw odpowiedzialnych za sprawy związane z handlem.

4. Komunikaty przewodniczącego Rady Stowarzyszenia są przesyłane adresatom przez sekretariat i przekazywane, w stosownych przypadkach, innym członkom Rady Stowarzyszenia na adresy, o których mowa w ust. 3.

Artykuł  8

Poufność

1. O ile nie postanowiono inaczej, posiedzenia Rady Stowarzyszenia nie są jawne.

2. Gdy jedna ze Stron przedstawia Radzie Stowarzyszenia informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje te informacje zgodnie z procedurą opisaną w art. 336 ust. 2 umowy.

3. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Rady Stowarzyszenia we własnych odpowiednich wydawnictwach urzędowych.

Artykuł  9

Porządek obrad

1. Przewodniczący sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia. Sekretarze Rady Stowarzyszenia przekazują go adresatom, o których mowa w art. 7, najpóźniej 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia.

Wstępny porządek obrad zawiera punkty, w odniesieniu do których przewodniczący otrzymał wniosek o włączenie ich do porządku obrad nie później niż 21 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia. Pozycji tych nie wpisuje się jednak do wstępnego porządku obrad, jeżeli uzupełniająca je dokumentacja nie została przekazana sekretarzom przed dniem rozesłania porządku obrad.

2. Rada Stowarzyszenia przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Punkt nieobjęty wstępnym porządkiem obrad może zostać umieszczony w porządku obrad, jeżeli Strony wyrażają na to zgodę.

3. Przewodniczący, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

Artykuł  10

Protokół

1. Obydwaj sekretarze sporządzają wspólnie projekt protokołu każdego posiedzenia.

2. W protokole zasadniczo zostają ujęte, w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

a) dokumentacja przedłożona Radzie Stowarzyszenia;

b) oświadczenia, o których zaprotokołowanie wystąpił członek Rady Stowarzyszenia; oraz

c) kwestie ustalone przez Strony, takie jak przyjęte decyzje, uzgodnione oświadczenia oraz wszelkie wnioski.

3. Projekt protokołu przedkładany jest do zatwierdzenia Radzie Stowarzyszenia. Protokół jest zatwierdzany w ciągu 45 dni kalendarzowych od daty każdego posiedzenia Rady Stowarzyszenia. Po zatwierdzeniu protokół jest podpisywany przez przewodniczącego oraz obu sekretarzy. Każdemu z adresatów, o których mowa w art. 7, przesłany zostaje uwierzytelniony odpis protokołu.

Artykuł  11

Decyzje i zalecenia

1. Za obopólną zgodą Stron Rada Stowarzyszenia przyjmuje decyzje i wydaje zalecenia, które są podpisywane przez republiki Strony AŚ i Stronę UE.

2. Jeśli Strony wyrażają na to zgodę, Rada Stowarzyszenia może podejmować decyzje lub formułować zalecenia w drodze procedury pisemnej. W tym celu, zgodnie z art. 7, tekst wniosku jest przesyłany na piśmie przez przewodniczącego Rady Stowarzyszenia do jej członków, przy czym członkom wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń lub propozycji zmian. Po uzgodnieniu ostatecznego brzmienia tekstu decyzje lub zalecenia są podpisywane niezależnie i kolejno przez przedstawicieli Strony UE i każdej z republik Strony AŚ.

3. Akty Rady Stowarzyszenia noszą nazwę "decyzja" lub "zalecenie" w rozumieniu art. 6 umowy. Sekretariat Rady Stowarzyszenia nadaje każdej decyzji lub zaleceniu sygnaturę, podaje datę ich przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Każda decyzja zawiera datę jej wejścia w życie i jest podpisywana przez republiki Strony AŚ i Stronę UE.

4. Decyzje i zalecenia Rady Stowarzyszenia są uwierzytelniane przez obydwu sekretarzy.

5. Decyzje i zalecenia są przekazywane wszystkim adresatom, o których mowa w art. 7 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

6. Każda ze Stron może postanowić o zleceniu publikacji decyzji i zaleceń Rady Stowarzyszenia we własnych odpowiednich wydawnictwach urzędowych.

Artykuł  12

Języki

1. Językami urzędowymi Rady Stowarzyszenia są język hiszpański i jeden z innych języków autentycznych umowy uzgodniony przez Strony.

2. Jeśli nie postanowiono inaczej, Rada Stowarzyszenia opiera swoje obrady na dokumentach opracowanych w tych językach.

Artykuł  13

Koszty

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie koszty poniesione przez siebie, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Rady Stowarzyszenia, zarówno jeśli chodzi o wydatki personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Wydatki związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Wydatki związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń i tłumaczeniem pisemnym dokumentów na język hiszpański i inny język urzędowy Rady Stowarzyszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1 niniejszego regulaminu wewnętrznego, lub z tych języków, ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia. Koszty tłumaczeń ustnych i pisemnych na inne języki lub z innych języków ponosi Strona wnosząca o takie tłumaczenia.

Artykuł  14

Komitet Stowarzyszenia

1. Zgodnie z art. 7 umowy Komitet Stowarzyszenia wspiera Radę Stowarzyszenia w wykonywaniu jej obowiązków. Komitet składa się z przedstawicieli Strony UE, z jednej strony, oraz przedstawicieli Strony AŚ, z drugiej strony, na szczeblu określonym w umowie.

2. Komitet Stowarzyszenia przygotowuje posiedzenia i obrady Rady Stowarzyszenia ¹ , wykonuje, w stosownych przypadkach, decyzje Rady Stowarzyszenia oraz, w sposób ogólny, zapewnia ciągłość stosunków stowarzyszeniowych i sprawne funkcjonowanie umowy. Bada każdą sprawę przekazaną mu przez Radę Stowarzyszenia, a także każdą inną sprawę, która może pojawić się w trakcie bieżącej realizacji umowy. Przedkłada Radzie Stowarzyszenia do zatwierdzenia wnioski lub wszelkie projekty decyzji lub zaleceń. Zgodnie z art. 7 ust. 4 umowy Rada Stowarzyszenia może upoważnić Komitet Stowarzyszenia do podejmowania decyzji w jej imieniu.

3. W przypadku gdy umowa odnosi się do obowiązku konsultacji lub możliwości konsultacji lub gdy Strony wspólnie podejmą decyzję o przeprowadzeniu wzajemnych konsultacji, konsultacje te mogą odbyć się w ramach Komitetu Stowarzyszenia, chyba że umowa stanowi inaczej. Konsultacje mogą być kontynuowane w Radzie Stowarzyszenia, jeżeli obydwie Strony wyrażą na to zgodę.

Artykuł  15

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin wewnętrzny może być zmieniany zgodnie z przepisami art. 11.

ZAŁĄCZNIK  B

REGULAMIN WEWNĘTRZNY KOMITETU STOWARZYSZENIA I PODKOMITETÓW

Artykuł  1

Przepisy ogólne

1. Komitet Stowarzyszenia, ustanowiony zgodnie z art. 7 Umowy ustanawiającej stowarzyszenie między Unią Europejską i jej państwami członkowskimi, z jednej strony, a Ameryką Środkową, z drugiej strony (zwanej dalej "umową"), wypełnia swoje obowiązki przewidziane w umowie i jest odpowiedzialny za ogólne wdrożenie umowy.

2. Jak przewidziano w art. 7 ust. 1 i art. 346 umowy, Komitet Stowarzyszenia składa się z przedstawicieli Strony UE oraz przedstawicieli każdej z republik Strony AŚ, na szczeblu wyższych urzędników mających kompetencje w zakresie konkretnych spraw rozpatrywanych na danym posiedzeniu.

3. Zgodnie z art. 346 umowy Komitet Stowarzyszenia, podczas wykonywania wyłącznie lub głównie zadań przydzielonych mu w części IV umowy, składa się z urzędników wyższego szczebla Komisji Europejskiej oraz każdej republiki Strony AŚ odpowiedzialnych za sprawy związane z handlem. Funkcję przewodniczącego pełni przedstawiciel Strony przewodniczącej Komitetowi Stowarzyszenia.

4. Jak przewidziano w art. 352 ust. 3 umowy, republiki Strony AŚ działają wspólnie w przypadku podejmowania decyzji w ramach instytucjonalnych umowy; przyjmowanie decyzji i wydawanie zaleceń wymaga konsensusu republik Strony AŚ.

5. Odniesienie do "Stron" w niniejszym regulaminie wewnętrznym jest zgodne z definicją zawartą w art. 352 umowy.

Artykuł  2

Przewodnictwo

Strona UE i Strona AŚ przewodniczą na przemian Komitetowi Stowarzyszenia przez okres 12 miesięcy. Funkcję przewodniczącego pełni członek Komitetu Stowarzyszenia. Pierwszy okres rozpoczyna się w dniu pierwszego posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia i kończy się w dniu 31 grudnia tego samego roku.

Artykuł  3

Posiedzenia

1. Z wyjątkiem przypadków, gdy Strony uzgodniły inaczej, Komitet Stowarzyszenia zbiera się regularnie co najmniej raz w roku. Sesje nadzwyczajne Komitetu Stowarzyszenia mogą odbywać się na wniosek jednej ze Stron, jeżeli Strony tak uzgodnią.

2. Każde posiedzenie Komitetu Stowarzyszenia jest zwoływane przez przewodniczącego w terminie i miejscu uzgodnionym przez Strony. Zawiadomienie o zwołaniu posiedzenia przekazywane jest przez Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia członkom nie później niż 28 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia, chyba że Strony uzgodnią inaczej.

3. Regularne posiedzenie Komitetu Stowarzyszenia jest zwoływane, w miarę możliwości, z odpowiednim wyprzedzeniem przed regularnym posiedzeniem Rady Stowarzyszenia.

4. W drodze wyjątku i jeżeli Strony wyrażą na to zgodę, posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia mogą być organizowane przy wykorzystaniu wszelkich ustalonych środków technicznych.

Artykuł  4

Przedstawicielstwo

1. Każda Strona powiadamia pozostałe Strony o liście swoich przedstawicieli w Komitecie Stowarzyszenia (zwanych dalej "członkami") w odniesieniu do różnych rozpatrywanych kwestii. Listą zarządza Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia.

2. Członek, który chce być reprezentowany przez zastępcę na konkretnym posiedzeniu, przed tym posiedzeniem zgłasza pisemnie pozostałym Stronom Komitetu Stowarzyszenia imię i nazwisko swojego zastępcy. Zastępcy przysługują wszystkie prawa tego członka.

Artykuł  5

Delegacje

Członkom Komitetu Stowarzyszenia mogą towarzyszyć inni urzędnicy. O planowanym składzie delegacji uczestniczących w posiedzeniu Strony są powiadamiane za pośrednictwem sekretariatu przed każdym posiedzeniem.

Artykuł  6

Sekretariat

Urzędnik Strony UE i urzędnik jednej z republik Strony AŚ, którzy wymieniają się na zasadzie rotacji zgodnie z wytycznymi ustanowionymi w tym celu przez republiki Strony AŚ, pełnią wspólnie funkcję sekretarzy Komitetu Stowarzyszenia.

Artykuł  7

Korespondencja

1. Korespondencja adresowana do Komitetu Stowarzyszenia jest kierowana do sekretarza Strony UE albo sekretarza republiki Strony AŚ, który następnie informuje drugiego sekretarza.

2. Sekretariat zapewnia przekazanie korespondencji adresowanej do Komitetu Stowarzyszenia przewodniczącemu tego Komitetu oraz rozesłanie jej, w stosownych przypadkach, jako dokumenty, o których mowa w art. 8 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

3. Korespondencja od przewodniczącego Komitetu Stowarzyszenia jest przesyłana Stronom przez sekretariat i, w stosownych przypadkach, rozsyłana jako dokumenty, o których mowa w art. 8 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

Artykuł  8

Dokumenty

1. Jeśli obrady Komitetu Stowarzyszenia opierają się na dokumentach pisemnych, dokumenty takie są numerowane i przekazywane członkom przez sekretariat.

2. Każdy sekretarz jest odpowiedzialny za przekazywanie dokumentów właściwym członkom swojej strony w Komitecie Stowarzyszenia i systematyczne przesyłanie kopii dokumentów drugiemu sekretarzowi.

Artykuł  9

Poufność

1. O ile nie postanowiono inaczej, posiedzenia Komitetu Stowarzyszenia nie są jawne.

2. Jeśli jedna ze Stron przedstawia Komitetowi Stowarzyszenia, podkomitetom, grupom roboczym lub innym organom informacje określone jako poufne, druga Strona traktuje te informacje zgodnie z procedurą opisaną w art. 336 ust. 2 umowy.

3. Każda ze Stron może podjąć decyzję o publikacji decyzji i zaleceń Komitetu Stowarzyszenia we własnych odpowiednich wydawnictwach urzędowych.

Artykuł  10

Porządek obrad

1. Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia sporządza wstępny porządek obrad każdego posiedzenia w oparciu o wnioski przedstawione przez Strony. Jest on przekazywany, wraz z odpowiednimi dokumentami, przewodniczącemu Komitetu Stowarzyszenia i jego członkom, nie później niż 15 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem posiedzenia, jako dokumenty, o których mowa w art. 8 niniejszego regulaminu wewnętrznego.

2. Wstępny porządek obrad obejmuje punkty, w odniesieniu do których Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia otrzymał wniosek od jednej ze Stron o włączenie do porządku obrad, wraz z odnośnymi dokumentami, nie później niż 21 dni kalendarzowe przed rozpoczęciem posiedzenia.

3. Komitet Stowarzyszenia przyjmuje porządek obrad na początku każdego posiedzenia. Jeśli Strony wyrażają na to zgodę, w porządku obrad można umieścić punkty, które nie znajdowały się we wstępnym porządku obrad.

4. Przewodniczący sesji Komitetu Stowarzyszenia, po uzgodnieniu tego, może ad hoc zaprosić obserwatorów do uczestnictwa w posiedzeniach lub ekspertów w celu uzyskania informacji na konkretne tematy.

5. Przewodniczący sesji Komitetu Stowarzyszenia, w porozumieniu ze Stronami, może skrócić terminy określone w ust. 1 i 2 w celu uwzględnienia wymagań dotyczących konkretnego przypadku.

Artykuł  11

Protokół

1. Obydwaj sekretarze sporządzają wspólnie projekt protokołu każdego posiedzenia, zwykle w ciągu 21 dni kalendarzowych od zakończenia posiedzenia.

2. W protokole zasadniczo zostają ujęte, w odniesieniu do każdego punktu porządku obrad:

a) dokumentacja przedłożona Komitetowi Stowarzyszenia;

b) oświadczenia, o których zaprotokołowanie wystąpił członek Komitetu Stowarzyszenia; oraz

c) kwestie ustalone przez Strony, takie jak przyjęte decyzje, wydane zalecenia, uzgodnione oświadczenia oraz wszelkie wnioski przyjęte w określonych kwestiach.

3. Protokół zawiera również listę członków lub ich zastępców, którzy uczestniczyli w posiedzeniu, listę członków towarzyszących im delegacji oraz listę ewentualnych obserwatorów lub ekspertów obecnych na posiedzeniu.

4. Protokół jest zatwierdzany na piśmie przez wszystkie Strony w ciągu 28 dni kalendarzowych od daty posiedzenia. Po zatwierdzeniu protokół jest podpisywany przez przewodniczącego oraz obu sekretarzy Komitetu Stowarzyszenia. Każdej ze Stron przesłany zostaje uwierzytelniony odpis protokołu.

5. O ile nie postanowiono inaczej, Komitet Stowarzyszenia przyjmuje plan działania określający działania uzgodnione podczas posiedzenia; wykonanie planu jest poddawane przeglądowi na następnym posiedzeniu.

Artykuł  12

Decyzje i zalecenia

1. W szczególnych przypadkach, gdy na mocy umowy Komitet Stowarzyszenia jest uprawniony do podejmowania decyzji lub gdy takie uprawnienia zostały mu przekazane przez Radę Stowarzyszenia, Komitet Stowarzyszenia, za obopólną zgodą Stron, przyjmuje decyzje i wydaje zalecenia, które są podpisywane przez republiki Strony AŚ i Stronę UE podczas jego posiedzeń.

2. Jeśli Strony wyrażają na to zgodę, Komitet Stowarzyszenia może podejmować decyzje lub formułować zalecenia w drodze procedury pisemnej. W tym celu, zgodnie z art. 8, tekst wniosku jest przesyłany na piśmie przez przewodniczącego Komitetu Stowarzyszenia do jego członków, przy czym członkom wyznacza się termin co najmniej 21 dni kalendarzowych na zgłoszenie ewentualnych zastrzeżeń lub propozycji zmian. Po uzgodnieniu ostatecznego brzmienia tekstu decyzje lub zalecenia są podpisywane niezależnie i kolejno przez przedstawicieli Strony UE i każdej z republik Strony AŚ.

3. Akty Komitetu Stowarzyszenia noszą odpowiednio nazwę "decyzja" lub "zalecenie". Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia nadaje każdej decyzji lub zaleceniu sygnaturę, podaje datę ich przyjęcia oraz opis ich przedmiotu. Każda decyzja zawiera datę jej wejścia w życie i jest podpisywana przez republiki Strony AŚ i Stronę UE.

Artykuł  13

Sprawozdania

Na każdym regularnym posiedzeniu Rady Stowarzyszenia Komitet Stowarzyszenia składa jej sprawozdanie z działalności swojej i swoich podkomitetów, grup roboczych oraz innych organów.

Artykuł  14

Języki

1. Językami urzędowymi Komitetu Stowarzyszenia są język hiszpański i jeden z innych języków autentycznych umowy uzgodniony przez Strony.

2. O ile nie postanowiono inaczej, Komitet Stowarzyszenia opiera swoje obrady na dokumentacji sporządzonej w tych językach.

Artykuł  15

Koszty

1. Każda ze Stron pokrywa wszelkie koszty poniesione przez siebie, wynikające z uczestnictwa w posiedzeniach Komitetu Stowarzyszenia, zarówno jeśli chodzi o wydatki personelu, koszty podróży i diety, jak i opłaty pocztowe i telekomunikacyjne.

2. Wydatki związane z organizacją posiedzeń oraz powielaniem dokumentów ponosi Strona, która pełni rolę gospodarza posiedzenia.

3. Wydatki związane z tłumaczeniem ustnym podczas posiedzeń i tłumaczeniem pisemnym dokumentów na język hiszpański i inny język urzędowy Komitetu Stowarzyszenia, o którym mowa w art. 14 ust. 1 niniejszego regulaminu wewnętrznego, lub z tych języków, ponosi Strona pełniąca rolę gospodarza posiedzenia. Koszty tłumaczeń ustnych i pisemnych na inne języki lub z innych języków ponosi Strona wnosząca o takie tłumaczenia.

Artykuł  16

Zmiany w regulaminie wewnętrznym

Niniejszy regulamin wewnętrzny może być zmieniany zgodnie z przepisami art. 12.

Artykuł  17

Podkomitety i wyspecjalizowane grupy robocze

1. Zgodnie z art. 8 ust. 2 umowy Komitet Stowarzyszenia może podjąć decyzję o utworzeniu podkomitetów lub wyspecjalizowanych grup roboczych innych niż przewidziane w umowie, aby zapewnić sobie wsparcie w wykonywaniu obowiązków. Komitet Stowarzyszenia może podjąć decyzję o rozwiązaniu każdego tego typu podkomitetu lub każdej tego typu grupy roboczej, lub o określeniu lub zmianie zakresu ich uprawnień. Jeśli nie postanowiono inaczej, podkomitety podlegają Komitetowi Stowarzyszenia, któremu składają sprawozdanie po każdym ze swoich posiedzeń.

2. O ile w umowie nie przewidziano inaczej lub jeśli Rada Stowarzyszenia nie postanowiła inaczej, niniejszy regulamin wewnętrzny stosuje się odpowiednio do podkomitetów, rad lub wyspecjalizowanych grup roboczych, z uwzględnieniem następujących zmian:

a) każda Strona powiadamia pozostałe Strony w formie pisemnej o liście swoich uczestników w tych organach i ich odpowiednich zadaniach. Sekretariat Komitetu Stowarzyszenia zarządza tymi listami;

b) wszelką odnośną korespondencję, komunikację i odnośne dokumenty przesyłane między punktami kontaktowymi przesyła się jednocześnie sekretariatowi Komitetu Stowarzyszenia;

c) o ile w umowie nie przewidziano inaczej lub jeśli Strony nie postanowiły inaczej, podkomitety, rady lub grupy robocze mają uprawnienia jedynie do formułowania zaleceń.

1 W odniesieniu do części IV umowy zadanie to wypełnia Komitet Stowarzyszenia w ścisłej współpracy z koordynatorami wyznaczonymi zgodnie z art. 347 umowy.

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2015.196.26
• Rodzaj: Decyzja
• Tytuł: Decyzja 1/2014 (2015/1215) w sprawie przyjęcia regulaminu wewnętrznego Rady Stowarzyszenia i regulaminu wewnętrznego Komitetu Stowarzyszenia
• Data aktu: 07/11/2014
• Data ogłoszenia: 24/07/2015
• Data wejścia w życie: 07/05/2015