SŁOWO WSTĘPNEMiędzynarodowa Grupa Badawcza ds. Kauczuku (zwana dalej "Grupą") została utworzona w 1944 r. w Zjednoczonym Królestwie ze statusem uznanej międzynarodowej organizacji. Od dnia 1 lipca 2008 r. Grupa ma swoją siedzibę w Singapurze i jest uznana jako organizacja międzynarodowa.
I. Cele
1. Grupa zapewnia forum dla dyskusji o kwestiach dotyczących produkcji i konsumpcji kauczuku naturalnego i syntetycznego, a także handlu nimi. Grupa ma na celu gromadzenie i rozpowszechnianie wyczerpujących informacji statystycznych o światowej branży kauczuku, a dzięki temu podnoszenie przejrzystości na rynkach kauczuku oraz w zakresie tendencji dotyczących tego rynku.
2. Grupa może współpracować z innymi organizacjami międzynarodowymi, które są istotne dla osiągnięcia celów Grupy.
II. Funkcje
1. Grupa zbiera się okresowo w terminach i miejscach odpowiadających Członkom w celu dokonywania przeglądu sytuacji statystycznej i omawiania wspólnych kwestii dotyczących branży kauczuku.
2. Grupa dokonuje lub zleca wykonanie takich przeglądów i badań w zakresie światowej sytuacji kauczuku, jakie uznaje za odpowiednie, zwracając szczególną uwagę na dostarczenie wszechstronnych informacji o sytuacji podaży i popytu oraz o prawdopodobnych zmianach.
III. Definicje
1. "Grupa" oznacza Międzynarodową Grupę Badawczą ds. Kauczuku (MGBK).
2. "Szefowie Delegacji" oznaczają najwyższy organ Grupy złożony z przedstawicieli Członków.
3. "Państwo przyjmujące" oznacza Członka, z którym Grupa zawarła Porozumienie w sprawie siedziby.
4. Każde odniesienie w niniejszym Statucie do "Członka" lub "Państwa" jest rozumiane jako obejmujące Unię Europejską i każdą organizację międzyrządową posiadającą wyłączne kompetencje w sprawach regulowanych niniejszym Statutem oraz odpowiedzialną za negocjacje, zawieranie i stosowanie umów międzynarodowych, w szczególności handlowych.
5. "Światowy Szczyt ds. Kauczuku" jest publiczną konferencją skierowaną do branży i rządów, organizowaną przez MGBK.
6. "Producent kauczuku naturalnego" oznacza każdego Członka, którego produkcja kauczuku naturalnego przekracza jego konsumpcję kauczuku naturalnego.
7. "Konsument kauczuku" oznacza każdego Członka innego niż producent kauczuku naturalnego.
8. "Kauczuk naturalny" oznacza produkt uzyskiwany z lateksu z drzewa Hevea brasiliensis.
9. "Kauczuk syntetyczny" składa się z termoutwardzalnych elastomerów, uzyskiwanych w oparciu o proces polimeryzacji, który jest chemicznym połączeniem monomerów w celu utworzenia polimeru.
10. "Kauczuk" oznacza kauczuk naturalny lub syntetyczny, z wyłączeniem odzyskiwanych form kauczuku.
11. "Zwykła większość" oznacza większość głosów.
IV. Siedziba
Siedziba Grupy znajduje się na terytorium jednego z Członków, gdzie Grupa utrzymuje Sekretariat do wykonywania swojej pracy.
V. Członkostwo
1. Członkostwo w Grupie jest otwarte dla Państw zainteresowanych produkcją lub konsumpcją kauczuku naturalnego i syntetycznego oraz handlem nimi.
2. Istnieją dwie kategorie członkostwa w Grupie, mianowicie producenci kauczuku naturalnego i konsumenci kauczuku.
VI. Obowiązki Członków
1. Członkowie dokładają wszelkich starań, aby dostarczać Sekretariatowi dokładne dane statystyczne dotyczące produkcji i konsumpcji kauczuku oraz handlu nim w odniesieniu do ich odpowiednich terytoriów oraz inne informacje mające związek z bieżącymi szacunkami i przyszłymi tendencjami.
2. Jeżeli przez dwa kolejne lata Członek nie dostarczy wymaganych dokładnych danych statystycznych i informacji oraz nie przedstawi zadowalającego wyjaśnienia, Szefowie Delegacji podejmują takie działanie, jakie uznają za stosowne.
VII. Prawo do głosowania i procedury
1. Członkowie dysponują łącznie 100 głosami.
2. Głosy są podzielone wśród Członków zgodnie z ich rocznym udziałem we wkładach.
3. Jeżeli zachodzą zmiany w zakresie członkostwa lub jeżeli prawo do głosowania Członka zostaje zawieszone lub przywrócone na mocy jakiegokolwiek postanowienia, głosy są ponownie obliczane i rozdzielane wśród Członków przed kolejnym głosowaniem.
4. Każdy Członek jest uprawniony do oddania liczby głosów, jaką posiada, przy czym głosów nie może dzielić.
5. Pismem złożonym do przewodniczącego Szefów Delegacji, Komitetu Statystycznego i Gospodarczego lub innego komitetu producent kauczuku naturalnego może upoważnić innego producenta kauczuku naturalnego, zaś konsument kauczuku może upoważnić innego konsumenta kauczuku do reprezentowania jego interesów oraz oddania jego głosów podczas posiedzenia.
6. Obecność zwykłej większości Członków, w tym przynajmniej dwóch producentów kauczuku naturalnego i dwóch konsumentów kauczuku, jest konieczna dla utworzenia kworum na jakimkolwiek posiedzeniu Grupy.
7. Procedura głosowania
7.1. Decyzje podczas wszystkich posiedzeń są, o ile to możliwe, podejmowane w drodze konsensusu bez głosów przeciwnych, formalnych sprzeciwów czy zastrzeżeń stanowiska. Przewodniczący posiedzeń w każdym przypadku dążą do uzyskania konsensusu dla wszystkich decyzji, a gdy stanowiska są zastrzegane, przyznawana jest wystarczająca ilość czasu - jeżeli jest to tylko możliwe - aby dojść do porozumienia i osiągnąć konsensus.
7.2. Jeżeli w opinii przewodniczącego posiedzenia nie ma możliwości osiągnięcia konsensusu w danej sprawie, jest ona poddawana pod głosowanie.
7.3. Głosowanie przeprowadza się zwykle, aby utrzymać maksymalną przejrzystość przy podejmowaniu decyzji, i od wyłącznego uznania przewodniczącego posiedzenia zależy, czy odbywa się poprzez podniesienie ręki czy głosowanie imienne. W wyjątkowych okolicznościach przewodniczący może podjąć decyzję o tajnym głosowaniu lub głosowaniu drogą pocztową przez właściwą liczbę wymaganych do osiągnięcia kworum Członków. Na wniosek jednego lub większej liczby Członków przewodniczący zarządza głosowanie tajne.
7.4. Decyzje w drodze głosowania, z zastrzeżeniem postanowień ust. 7.5 i 7.6 poniżej, podejmowane są zazwyczaj zwykłą większością obecnych i głosujących, pod warunkiem oddania głosu popierającego przez przynajmniej dwóch producentów kauczuku naturalnego i dwóch konsumentów kauczuku. Uznaje się, że przy wstrzymaniu się od głosu, Członek nie oddaje głosu.
W przypadku gdy Członek korzysta z postanowień ust. 5 niniejszego artykułu i jego głosy zostają oddane podczas posiedzenia, takiego Członka, do celów ust. 7.4, 7.5 i 7.6 niniejszego artykułu, uznaje się za obecnego i głosującego.
7.5. Decyzje w drodze głosowania dotyczące:
a) wyboru Sekretarza Generalnego;
b) zatwierdzenia budżetu; oraz
c) zawieszenia praw Członka, o którym mowa w art. XIV ust. 4,
wymagają zwykłej większości obecnych i głosujących w grupie producentów kauczuku naturalnego oraz w grupie konsumentów kauczuku; ponadto te połączone głosy stanowią przynajmniej większość dwóch trzecich obecnych i głosujących.
7.6. Decyzje dotyczące:
a) rewizji lub wypowiedzenia Porozumienia w sprawie siedziby;
b) zmiany lub wypowiedzenia Statutu;
c) usytuowania siedziby; oraz
d) zatwierdzenia projektu zbadanych rachunków, są podejmowane tylko w drodze konsensusu.
VIII. Światowy Szczyt ds. Kauczuku
Grupa spotyka się co roku na terytorium jednego z Członków. Jednak w przypadku gdy Światowy Szczyt ds. Kauczuku odbywa się w państwie, które nie jest Członkiem, posiedzenie Grupy może odbyć się na jego terytorium. W przypadku braku otrzymania lub zaakceptowania zaproszenia Światowy Szczyt ds. Kauczuku odbywa się w państwie przyjmującym. Na Światowy Szczyt ds. Kauczuku mogą zostać zaproszone państwa niebędące Członkami, doradcy w branży kauczuku oraz inni eksperci i obserwatorzy.
IX. Szefowie Delegacji
1. Członkowie tworzący Grupę wyznaczają po jednym przedstawicielu, któremu mogą towarzyszyć doradcy na każdym posiedzeniu Szefów Delegacji.
2. Przewodniczący i zastępca przewodniczącego są wybierani przez Szefów Delegacji i sprawują urząd przez dwa lata budżetowe Grupy; mogą być oni ponownie wybrani na jeszcze jedną kadencję.
3. Szefowie Delegacji spotykają się w siedzibie Grupy lub w innym ustalonym przez nich miejscu.
4. Szefowie Delegacji spotykają się przynajmniej raz w pierwszej połowie każdego roku kalendarzowego oraz w każdym innym ustalonym przez nich terminie.
5. Jeżeli nie jest możliwy udział przedstawiciela Członka w posiedzeniu Grupy, Członek może być reprezentowany przez zastępcę. Takiemu zastępcy przyznaje się wszystkie przywileje przedstawiciela, łącznie z prawem do głosowania.
6. Szefowie Delegacji mogą powoływać inne komitety lub zespoły doradcze, które w różnych okresach mogą być uznane za niezbędne oraz mogą ustalać członkostwo w nich i ich funkcje.
7. Szefowie Delegacji powołują niezależnych audytorów w celu przeprowadzenia audytu rachunków Grupy.
8. Szefowie Delegacji upoważniają do opracowania i publikowania takich badań w zakresie światowej sytuacji kauczuku oraz innych tematów, jakie uznają za odpowiednie.
9. Szefowie Delegacji przyjmują Regulamin Grupy.
X. Sekretariat i Sekretarz Generalny
1. Sekretariat ustanawia się w celu prawidłowego wykonywania pracy Grupy.
2. Sekretarz Generalny jest kierownikiem zarządzającym Sekretariatu i odpowiada za swoją pracę przed Szefami Delegacji.
3. Sekretarz Generalny jest powoływany przez Szefów Delegacji na okres czterech lat, z możliwością przedłużenia okresu urzędowania o kolejne cztery lata. Szefowie Delegacji ustalają zasady wyboru Sekretarza Generalnego.
4. Szefowie Delegacji ustalają obowiązki Sekretarza Generalnego.
5. Funkcje Sekretariatu obejmują:
a) dostarczanie najlepszych możliwych informacji dotyczących danych statystycznych i szerszych aspektów gospodarczych odnoszących się do kauczuku;
b) opracowanie i wdrożenie programu pracy;
c) zapewnienie kontaktu pomiędzy Członkami w sprawach dotyczących kauczuku w okresach między posiedzeniami;
d) wykonanie niezbędnych przygotowań przed posiedzeniami; oraz
e) utrzymywanie powiązań z innymi organizacjami międzynarodowymi i branżami, których praca ma znaczenie dla prac Grupy i jest w zakresie jej zainteresowań.
XI. Komitet Statystyczny i Gospodarczy
1. Komitet Statystyczny i Gospodarczy składa się ze wszystkich Członków, którzy pragną w nim pracować.
2. Komitet jest wspomagany wiedzą fachową Branżowego Zespołu Doradczego.
3. Członkowie w ramach Komitetu dokonują wyboru przewodniczącego i jego zastępcy spośród swoich członków lub członków Branżowego Zespołu Doradczego. Są oni wybierani na okres dwóch lat budżetowych i mogą być ponownie wybrani na jeszcze jedną kadencję.
4. Komitet zbiera się przynajmniej raz w każdym roku kalendarzowym oraz w każdym innym ustalonym przez siebie terminie.
5. Komitet jest odpowiedzialny za:
a) analizę i przegląd danych statystycznych dostarczonych przez Sekretariat na temat sytuacji podaży/popytu kauczuku;
b) zatwierdzanie, monitorowanie i przegląd programu pracy Sekretariatu, z uwzględnieniem wszelkich opinii i zaleceń skierowanych do niego przez Branżowy Zespół Doradczy; oraz
c) kierowanie zaleceń do Szefów Delegacji w zakresie rozpoczynania prac nad dokumentami, kontynuacji takich prac i publikowania dokumentów przygotowanych w programie pracy, łącznie z przedstawieniem im do zatwierdzenia sprawozdania na ten temat.
XII. Branżowy Zespół Doradczy
1. Szefowie Delegacji ustanawiają Branżowy Zespół Doradczy dla zapewnienia kanału wymiany informacji napływających od wszystkich stron z sektora kauczuku, włączając przemysł, handel, środowiska akademickie, ośrodki badań i technologii. Szefowie Delegacji ustanawiają przejrzystą procedurę wyboru członków Branżowego Zespołu Doradczego.
2. Branżowy Zespół Doradczy wybiera swojego przewodniczącego i jego zastępcę. Są oni wybierani na okres dwóch lat budżetowych i mogą być ponownie wybrani na jeszcze jedną kadencję.
3. Branżowy Zespół Doradczy:
a) przedstawia swoje opinie i zalecenia dotyczące opracowywania programu pracy Sekretariatu;
b) pomaga Komitetowi Statystycznemu i Gospodarczemu w monitorowaniu i przeglądzie programu pracy Sekretariatu;
c) pomaga Komitetowi Statystycznemu i Gospodarczemu w ocenie projektów finansowanych przez inne organy; oraz
d) sporządza sprawozdania i zalecenia, które Szefowie Delegacji uznają za właściwe.
4. Branżowy Zespół Doradczy zbiera się przynajmniej raz do roku oraz w każdym innym ustalonym przez Zespół terminie. W stosownych przypadkach podczas posiedzeń Branżowego Zespołu Doradczego Członkowie mają status obserwatora.
5. W stosownych przypadkach Branżowy Zespół Doradczy reprezentowany przez przewodniczącego lub jego zastępcę jest obserwatorem podczas posiedzeń Szefów Delegacji.
XIII. Status
1. Grupa ma osobowość prawną. Grupa ma w szczególności zdolność do zawierania umów, nabywania i zbywania majątku ruchomego i nieruchomego oraz do wszczynania postępowań sądowych zgodnie z Porozumieniem w sprawie siedziby zawartym między państwem przyjmującym a Grupą.
2. Status, przywileje i immunitety Grupy, jej Sekretarza Generalnego, personelu i ekspertów oraz przedstawicieli Członków, którzy znajdują się na terytorium państwa przyjmującego w celu wykonywania swoich funkcji, są regulowane Porozumieniem w sprawie siedziby zawartym między państwem przyjmującym a Grupą.
XIV. Budżet i zasady finansowe
1. W oparciu o uzgodnione zasady Członkowie wnoszą wpłaty niezbędne dla działalności Grupy. Wszystkie należne kwoty od Członków wyrażane są w walucie państwa przyjmującego.
2. Z zatwierdzonego budżetu rocznego 60 % jest pokrywane ze składek podstawowych płaconych w równych kwotach przez wszystkich Członków. Różnica w wysokości 40 % zatwierdzonego budżetu jest płacona przez Członków proporcjonalnie do średniej ich produkcji lub konsumpcji (w zależności od tego, który wskaźnik jest wyższy) kauczuku w ciągu trzech lat kalendarzowych poprzedzających dany rok budżetowy. W przypadku braku koniecznych danych statystycznych Sekretarz Generalny, z wykorzystaniem najlepszych dostępnych informacji, ustala składkę, która ma być wpłacona oraz zwraca się do danego Członka o wyrażenie zgody na taki wymiar składki.
3. Nowi Członkowie dołączający do Grupy w trakcie roku budżetowego płacą składkę pro rata (za każdy miesiąc) za pozostałą część roku. Składki otrzymane od nowych Członków nie mają wpływu na składki płacone przez pozostałych Członków w danym roku budżetowym, lecz są brane pod uwagę przy obliczaniu składek na następny rok.
4. O ile Grupa nie podejmie innej decyzji, prawa Członków z niezapłaconą w okresie dwóch lat składką zostają zawieszone do chwili uregulowania zaległości z lat poprzednich i składek za bieżący rok.
XV. Zmiany
1. Szefowie Delegacji mogą w drodze konsensusu zgodnie z art. VII ust. 7.6 przyjąć zmiany do niniejszego Statutu. Sekretariat powiadamia Członków o zmianach.
2. Szefowie Delegacji wyznaczają datę i procedury stosowania zmian.
XVI. Przystąpienie do Grupy, wycofanie się i wykluczenie z Grupy
1. Przystąpienie do Grupy następuje poprzez złożenie powiadomienia do Sekretarza Generalnego.
2. Po przystąpieniu Unia Europejska lub jakakolwiek organizacja międzyrządowa, o której mowa w art. III ust. 4, składa do Sekretariatu deklarację wydaną przez właściwy organ tej organizacji, określającą charakter i zakres kompetencji organizacji w sprawach regulowanych niniejszym Statutem oraz informuje Sekretariat o późniejszych istotnych zmianach w tych kompetencjach. W przypadku gdy Unia Europejska lub jakakolwiek inna organizacja międzyrządowa zadeklaruje wyłączne kompetencje we wszystkich sprawach regulowanych niniejszym Statutem, państwa członkowskie takich organizacji nie kwalifikują się do członkostwa w Grupie, a państwa, które już są Członkami wycofują się z Grupy.
3. Powiadomienie o wycofaniu się przez Członka jest przekazywane na piśmie Sekretarzowi Generalnemu do dnia 1 listopada ze skutkiem od dnia 30 czerwca następnego roku kalendarzowego. Członkowie przekazujący powiadomienie po dniu 1 listopada podlegają składce członkowskiej za następny rok budżetowy.
4. Jeżeli Szefowie Delegacji zdecydują, że Członek narusza swoje zobowiązania wynikające z niniejszego Statutu, w drodze konsensusu mogą oni wykluczyć takiego Członka z Grupy. Członek, który narusza zobowiązania, nie głosuje w swojej sprawie.
5. Zobowiązania finansowe wobec Grupy poniesione przez Członka na mocy niniejszego Statutu przed jego wycofaniem się lub wykluczeniem nie podlegają wygaśnięciu wskutek wycofania się lub wykluczenia.
6. Członek, który się wycofał lub został wykluczony z Grupy, nie jest uprawniony do jakiegokolwiek udziału w zyskach z likwidacji lub innych aktywach Grupy, ani nie jest odpowiedzialny za pokrycie jakiejkolwiek części deficytu Grupy, o ile taki istnieje, po zakończeniu obowiązywania niniejszego Statutu.
XVII. Zakończenie obowiązywania
1. Niniejszy Statut pozostaje w mocy, chyba że Szefowie Delegacji w drodze konsensusu zdecydują o zakończeniu jego obowiązywania.
2. Pomimo zakończenia obowiązywania niniejszego Statutu Szefowie Delegacji nadal pozostają na swoich stanowiskach przez okres nieprzekraczający 18 miesięcy, w celu przeprowadzenia likwidacji Grupy, w tym rozliczenia rachunków; z zastrzeżeniem odpowiednich decyzji podejmowanych w drodze konsensusu zgodnie z art. VII ust. 7.6, Szefowie Delegacji w czasie tego okresu posiadają takie uprawnienia i funkcje, które mogą być konieczne do wymienionych celów.
REGULAMIN MIĘDZYNARODOWEJ GRUPY BADAWCZEJ DS. KAUCZUKU
SŁOWO WSTĘPNE
Regulamin Międzynarodowej Grupy Badawczej ds. Kauczuku został sformułowany zgodnie z wymaganiami art. IX ust. 9 Statutu Międzynarodowej Grupy Badawczej ds. Kauczuku. Niniejszy Regulamin został przyjęty przez Grupę podczas posiedzenia Szefów Delegacji w dniu ...... w .......
1. Regulamin finansowy
Rok budżetowy trwa od dnia 1 lipca do dnia 30 czerwca.
1.1. Składki członkowskie
1.1.1. Termin płatności składek członkowskich przypada na dzień 1 lipca każdego roku po otrzymaniu oficjalnej faktury z Sekretariatu.
1.1.2. Jeżeli Członek nie zapłacił swojej składki w pełnej wysokości do dnia 1 grudnia, Sekretarz Generalny sporządza pilne żądanie bezzwłocznej zapłaty.
1.1.3. Jeżeli płatność nie zostanie zrealizowana w pełnej wysokości do dnia 1 lutego, Sekretarz Generalny zgłasza zaległości Szefom Delegacji. Następnie Szefowie Delegacji rozważają zawieszenie wszystkich praw do głosowania Członka, z wyłączeniem głosowania w sprawach wynikających bezpośrednio z decyzji o likwidacji Grupy.
1.1.4. Jeżeli płatność nie zostanie zrealizowana w pełnej wysokości do dnia 1 kwietnia, Szefowie Delegacji, o ile w szczególnych okolicznościach nie podejmą innej decyzji, zawieszają wszystkie usługi Sekretariatu na rzecz takiego Członka.
1.1.5. Jeżeli Członek nie wpłacił swojej składki w pełnej wysokości do końca roku budżetowego, wysokość należnej płatności jest podwyższana z uwzględnieniem rocznej stopy inflacji w państwie przyjmującym, która jest stosowana do obliczania budżetu za każdy rok, w odniesieniu do którego płatność pozostaje nieuregulowana, chyba że Szefowie Delegacji zdecydują inaczej.
1.1.6. Skorygowana wysokość płatności jest obliczana i przekazywana Członkowi przez Sekretarza Generalnego na koniec każdego kwartału roku budżetowego.
1.1.7. Żadna decyzja czy działanie podjęte na podstawie niniejszych postanowień nie narusza praw Członka.
1.2. Rachunek bankowy
1.2.1. Rachunek bankowy w imieniu Międzynarodowej Grupy Badawczej ds. Kauczuku utrzymywany jest w państwie przyjmującym.
1.2.2. Rachunek bankowy jest obsługiwany za pomocą czeków/drogą elektroniczną po zatwierdzeniu przez:
a) Sekretarza Generalnego;
b) podczas jego nieobecności przez kierownika ds. gospodarczych i statystyk; lub
c) podczas nieobecności ich obu przez wyznaczonego przedstawiciela państwa przyjmującego do grona Szefów Delegacji.
1.2.3. Powyżej limitu 15 000 SGD czeki/transakcje elektroniczne wymagają dwóch podpisów: jeden podpis pochodzi z Sekretariatu, a drugi od wyznaczonego przedstawiciela państwa przyjmującego do grona Szefów Delegacji.
1.2.4. Rachunki Sekretariatu są prowadzone przez kierownika ds. zarządzania i administracji.
1.2.5. Sekretariat czuwa nad wszystkimi kontami bankowymi działającymi w państwie przyjmującym.
1.2.6. Wszelkie otrzymywane sumy pieniężne są bezzwłocznie deponowane w banku. Rachunek zaliczkowy jest prowadzony przez Sekretarza Generalnego do celów drobnych płatności gotówkowych i wpływów gotówkowych do kwoty 1 000 SGD.
1.3. Zasady dotyczące przetargów
Sekretariat zamawia usługi z wykorzystaniem jednej z poniższych metod, w oparciu o ustaloną szacunkową wartość zamówienia (SWZ, z ang. Estimated Procurement Value). Sekretariat nie obchodzi procedur dotyczących przetargów poprzez "dzielenie" SWZ.
1.3.1. Zakupy drobnej wartości o SWZ nieprzekraczającej 3.000,- SGD (bez podatku od towarów i usług). Zakupów można dokonywać bezpośrednio od dostawcy, jeżeli a) cena towaru lub usługi jest znana z poprzedniego zakupu lub b) cena jest ogłoszona przez dostawcę, media lub pochodzi z innego wiarygodnego źródła informacji, np. z ulotek, Internetu. Cena towaru lub usługi powinna być także rozsądna.
1.3.2. Zamówienia poprzez oferty na SWZ nieprzekraczającą 70.000,- SGD (bez podatku od towarów i usług). Sekretariat musi zwrócić się o oferty do przynajmniej 3 odpowiednich dostawców, akceptując, tam gdzie jest to możliwe, ofertę o najniższych cenach. Jeżeli w przypadku jakiegokolwiek zamówienia oferta o najniższych cenach nie została wybrana, należy odpowiednio udokumentować uzasadnienie. Każda decyzja dotycząca zamówienia wymaga zatwierdzenia przez Sekretarza Generalnego.
1.3.3. Zamówienia poprzez przetarg na SWZ przekraczającą 70.000,- SGD (bez podatku od towarów i usług). Sekretariat w ramach przetargu musi zwrócić się o oferty do przynajmniej 3 odpowiednich dostawców. Sekretariat musi przedstawić Szefom Delegacji sprawozdanie oceniające dotyczące ofert wraz z niezbędnymi zaleceniami i wnioskami. Każda decyzja dotycząca zamówienia wymaga zatwierdzenia przez Szefów Delegacji.
1.4. Wyznaczenie audytorów
1.4.1. Wyznaczenie audytorów zgodnie z art. IX ust. 7 Statutu następuje na zalecenie Sekretarza Generalnego, który jest odpowiedzialny za monitorowanie działalności audytorów. Co cztery lata Sekretarz Generalny zaprasza do złożenia ofert przynajmniej trzy spółki audytowe prawnie posiadające kwalifikacje w tej dziedzinie.
1.4.2. Niezależnie zbadane sprawozdania finansowe są udostępniane Członkom w jak najkrótszym terminie po zamknięciu każdego roku budżetowego, ale nie później niż sześć miesięcy po tej dacie, oraz w stosownych przypadkach są rozpatrywane do zatwierdzenia przez Szefów Delegacji podczas ich najbliższej sesji. Następnie na stronie internetowej MGBK publikuje się podsumowujące sprawozdanie dotyczące zbadanych rachunków oraz bilansu.
1.5. Budżet
1.5.1. Sekretarz Generalny jest odpowiedzialny za sporządzenie i przedstawienie Szefom Delegacji, najpóźniej do dnia 31 marca każdego roku, projektu budżetu na następny rok budżetowy w celu jego zatwierdzenia.
1.5.2. Sekretarz Generalny jest odpowiedzialny za przedstawianie Członkom zatwierdzonego budżetu.
1.5.3. Wydatki związane z podróżami i dietami Członków uczestniczących w posiedzeniach Grupy ponoszą odpowiedni Członkowie.
1.6. Roczne sprawozdanie finansowe
1.6.1. Sekretarz Generalny rozpowszechnia wśród wszystkich Członków, tak szybko jak to jest możliwe po zakończeniu roku budżetowego, roczne sprawozdanie finansowe. Po zatwierdzeniu przez Szefów Delegacji roczne sprawozdanie finansowe zostaje potwierdzone przez przewodniczącego lub zastępcę przewodniczącego, Sekretarza Generalnego i audytorów.
1.6.2. Należycie podpisane i potwierdzone sprawozdanie jest przechowywane w Sekretariacie.
2. Posiedzenia Szefów Delegacji
2.1. Szefowie Delegacji mogą spotkaćsię na sesjach specjalnych kiedykolwiek jest to wymagane przez zwykłą większość członków lub przez Sekretarza Generalnego za zgodą przewodniczącego.
2.2. Sekretarz Generalny po konsultacji z przewodniczącym przesyła Członkom zawiadomienie o każdej sesji wraz ze wstępnym porządkiem obrad oraz pisemnym uzasadnieniem zwołania sesji z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni, z wyjątkiem przypadków pilnych, gdy zawiadomienie musi zostać przesłane z wyprzedzeniem co najmniej 15 dni. W przypadkach pilnych zawiadomienie opisuje charakter pilnej sytuacji.
2.3. Wstępny porządek obrad na każdą sesję przygotowywany jest przez Sekretarza Generalnego po konsultacji z przewodniczącym. Jeśli Członek życzy sobie, aby jakaś kwestia została poddana dyskusji podczas sesji, powiadamia o tym, o ile to możliwe, Sekretarza Generalnego 60 dni przed rozpoczęciem sesji, dołączając pisemne wyjaśnienie przyczyn.
2.4. Każdy Członek stara się zawiadomić Sekretarza Generalnego nie później niż pięć dni przed rozpoczęciem sesji o nazwiskach przedstawicieli, ich zastępców oraz doradców wyznaczonych do reprezentowania go podczas sesji.
3. Mianowanie Sekretarza Generalnego
3.1. Mianowanie Sekretarza Generalnego przez Szefów Delegacji zgodnie z art. X ust. 3 Statutu następuje na podstawie rekomendacji zespołu kwalifikacyjnego ustanowionego w tym celu.
3.2. Zespół kwalifikacyjny jest ustanawiany przez Szefów Delegacji, zwykle przynajmniej na dwanaście miesięcy przed wygaśnięciem kadencji aktualnego Sekretarza Generalnego.
3.3. Zespół kwalifikacyjny składa się z przewodniczącego i zastępcy Szefów Delegacji, którzy są odpowiednio przewodniczącym i zastępcą przewodniczącego zespołu, oraz innych Członków, którzy wyrażą chęć uczestnictwa.
3.4. Pełniący obowiązki Sekretarz Generalny uczestniczy w posiedzeniach zespołu kwalifikacyjnego jako doradca bez prawa głosu.
3.5. Wszelkie koszty i wydatki powstałe w związku z udziałem w posiedzeniach zespołu kwalifikacyjnego oraz udziałem w procedurze selekcyjnej są pokrywane przez Członków.
3.6. Zespół kwalifikacyjny ustanawia kryteria selekcji oraz uzgadnia treść ogłoszenia dotyczącego stanowiska Sekretarza Generalnego. Ogłoszenie publikuje się za pośrednictwem odpowiednich mediów międzynarodowych, jak również poprzez kanały MGBK. Ogłoszenie udostępnia się wszystkim Członkom, którzy zapewniają jego rozpowszechnienie na terenie swoich państw.
3.7. Wnioski otrzymuje Sekretarz Generalny, który jest odpowiedzialny za aspekty administracyjne procesu rekrutacji.
3.8. Zespół kwalifikacyjny zbiera się w razie potrzeby w celu dokonania wyboru krótkiej, nieprzekraczającej sześciu kandydatów, listy do rozmowy kwalifikacyjnej. Kandydaci muszą być obywatelami Członków.
3.9. Rozmowy kwalifikacyjne z kandydatami z listy są prowadzone w celu dokonania wyboru kandydata, jednomyślnie lub w drodze konsensusu, który posiada niezbędne doświadczenie, osobowość, bezstronność, umiejętność skutecznej pracy z wyższymi urzędnikami Członków oraz innych rządów, organizacji międzynarodowych i prywatnych, w celu rekomendacji Szefom Delegacji mianowania jako Sekretarza Generalnego. Alternatywny kandydat jest przedstawiany, w przypadku gdy zły stan zdrowia lub inny powód uniemożliwia wybranemu kandydatowi objęcie stanowiska. W przypadku gdy nie ma zgody co do jednego kandydata, dwóch kandydatów wybranych w drodze konsensusu może być przedstawionych Szefom Delegacji.
3.10. Szefowie Delegacji ustalają zasady i warunki mianowania i podpisania umowy.
3.11. Wcześniejsze wypowiedzenie umowy ze wskazaniem przyczyny wymaga zwykłej większości obecnych i głosujących w grupie producentów kauczuku naturalnego oraz w grupie konsumentów kauczuku; ponadto te połączone głosy obejmują przynajmniej większość dwóch trzecich obecnych i głosujących.
4. Praca Sekretariatu
4.1. Podczas wykonywania swoich obowiązków Sekretariat nie bierze udziału w żadnych czynnościach, które mogą stanowić konflikt interesów.
4.2. Sekretariat nie zwraca się po żadne instrukcje ani ich nie przyjmuje od poszczególnych Członków lub od organów nienależących do Grupy. Sekretarz Generalny oraz personel powstrzymują się od wszelkich działań, które mogą kolidować z ich stanowiskami urzędników międzynarodowych, odpowiedzialnych wyłącznie przed Szefami Delegacji.
4.3. Każdy Członek szanuje obowiązki Sekretarza Generalnego i pozostałego personelu i nie dąży do wywierania na nich wpływu przy wykonywaniu przez nich obowiązków.
4.4. Sekretariat dokłada starań w celu zapewnienia, by żadna publikowana informacja nie naruszała poufności w stosunku do działań osób lub przedsiębiorstw zajmujących się produkcją, przetwórstwem, obrotem lub konsumpcją kauczuku.
4.5. Sekretariat regularnie publikuje biuletyn statystyczny w dziedzinie kauczuku oraz sprawozdanie dotyczące branży kauczuku, jak również sprawozdania na temat projektów i badań.
5. Branżowy Zespół Doradczy
5.1. Branżowy Zespół Doradczy składa się z nie więcej niż trzydziestu osób wyznaczonych przez Szefów Delegacji ze względu na ich szczególną wiedzę fachową na okres nieprzekraczający trzech lat. Członkostwo może być odnowione na kolejny okres trzech lat.
5.2. Po decyzji Szefów Delegacji o odnowieniu składu Branżowego Zespołu Doradczego, Sekretariat zaprasza do nominacji kandydatów do Branżowego Zespołu Doradczego spośród Członków, Branżowego Zespołu Doradczego oraz członków stowarzyszonych.
5.3. Sekretariat dokonuje rekomendacji dotyczącej tych kandydatów skierowanej do Szefów Delegacji w celu zapoznania się i powołania.
5.4. Nowi członkowie rozpoczynają swoją działalność decyzją Szefów Delegacji.
5.5. Sekretarz Generalny ułatwia organizację posiedzeń Branżowego Zespołu Doradczego.
5.6. Branżowy Zespół Doradczy ustanawia swój regulamin zgodny z postanowieniami Statutu Międzynarodowej Grupy Badawczej ds. Kauczuku oraz niniejszym Regulaminem.
5.7. W odniesieniu do Statutu status obserwatora podczas wszystkich posiedzeń Grupy wyklucza z udziału w dyskusjach dotyczących spraw poufnych, budżetu oraz kwestii finansowych.
5.8. Wydatki związane z podróżami i dietami członków Branżowego Zespołu Doradczego uczestniczących w posiedzeniach ponoszą sami członkowie.
6. Członkowie stowarzyszeni
6.1. Członkostwo stowarzyszone jest otwarte dla każdego przedsiębiorstwa lub organizacji zainteresowanych branżą kauczuku, pod warunkiem uiszczenia odpowiedniej rocznej opłaty członkowskiej.
6.2. Roczna opłata członkowska wynosi 3 000 SGD dla organizacji lub osób mających siedzibę lub miejsce zamieszkania na terytorium Członków, oraz 6 000 SGD dla tych z terytorium państw niebędących Członkami.
6.3. Członkowie stowarzyszeni są uprawnieni do bezpłatnego dostępu do wszelkich informacji dostępnych na stronie internetowej dla członków stowarzyszonych. Wszelkie dodatkowe wnioski o informacje podlegają opłacie.
7. Światowy Szczyt ds. Kauczuku
Jeżeli Grupa otrzyma zaproszenie dotyczące organizacji Światowego Szczytu ds. Kauczuku od państwa niebędącego Członkiem lub przez Członka, Grupa rozważa takie zaproszenie i akceptuje je wyłącznie, jeśli dostępne są wystarczające środki.
8. Zmiany i rewizja
Szefowie Delegacji jedynie w drodze konsensusu mogą w dowolnym czasie zmienić niniejszy Regulamin lub dokonać jego rewizji.
