KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002/WE z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich(1), w szczególności jego art. 183,
po konsultacji z Parlamentem Europejskim, Radą, Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, Trybunałem Obrachunkowym, Europejskim Komitetem Ekonomiczno- Społecznym, Komitetem Regionów, Rzecznikiem Praw Obywatelskich i Europejskim Inspektorem Ochrony Danych,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Nałożony na Komisję obowiązek powiadomienia władzy budżetowej do 15 kwietnia o anulowaniu środków przeniesionych na dany rok, które nie zostały przyznane do dnia 31 marca, okazał się zbyt trudny do spełnienia, dlatego termin powinien zostać przedłużony o dwa tygodnie, do dnia 30 kwietnia.
(2) Należy sprecyzować, że w przypadku zastosowania systemu podziału środków tymczasowych na dwanaście części za całkowite środki przyznane na poprzedni rok budżetowy uważa się wartość środków przeznaczonych na ten rok budżetowy po skorygowaniu o przesunięcia dokonane w trakcie tego roku budżetowego.
(3) Należy wyjaśnić, że zasady dotyczące kursów wymiany euro na inne waluty, określone w art. 7 i 8 rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002(2), odnoszą się wyłącznie do przeliczeń dokonywanych przez intendentów, nie zaś do przeliczeń dokonywanych przez wykonawców zamówień lub beneficjentów na podstawie szczególnych zasad uzgodnionych w zamówieniach lub umowach na dotacje. Dla usprawnienia procedury księgowy Komisji powinien posiadać upoważnienie do ustalania miesięcznego kursu księgowego euro, używanego do celów związanych z rachunkowością. Ponadto w celu zapewnienia przejrzystości i równego traktowania urzędników wspólnotowych należy ustanowić szczegółowy przepis dotyczący kursów wymiany stosowanych do rozliczania wydatków poniesionych przez pracowników w walucie innej niż euro.
(4) Jeżeli chodzi o zasadę należytego zarządzania finansami, należy wyjaśnić treść oceny ex ante, natomiast zakres ocen ex ante, przejściowej i ex post należy lepiej ukierunkować, mając na względzie zasadę proporcjonalności. W ocenach powinno w ten sposób nastąpić przeorientowanie priorytetów, tak by skupiały się one na wnioskach, które wpływają na działalność gospodarczą i/lub obywateli oraz obejmowały projekty pilotażowe i działania przygotowawcze, których realizacja będzie kontynuowana w przyszłości. Ponadto należy zapewnić komplementarność, jeżeli projekty lub działania podlegają już ocenie (na przykład zadania realizowane wspólnie przez Komisję i państwa członkowskie).
(5) Urząd intendenta odpowiedzialny za weryfikację ex ante procesu zatwierdzania wydatków może dla celów takiej weryfikacji uznać, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych z rutynowymi wydatkami personalnymi, takimi jak: wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów podróży służbowych i kosztów leczenia, stanowi pojedynczą operację. W takim przypadku właściwy intendent powinien zgodnie z dokonaną przez siebie oceną ryzyka przeprowadzić odpowiednią weryfikację ex post.
(6) Wskazane jest, aby w sprawozdaniach z procedur negocjacyjnych uwzględniać jedynie takie przypadki, które stanowią odstępstwo od normalnych procedur przetargowych.
(7) Od dnia 1 stycznia 2005 r. w następstwie wprowadzenia rachunkowości memoriałowej dane rachunkowe dostępne są w każdej chwili w systemie komputerowym. Od tego czasu logiczniejszym i szybszym rozwiązaniem jest sporządzanie zestawienia obrotów i sald z dniem zakończenia obowiązków przez księgowego. Jeśli zakończy on swoje obowiązki dnia 31 grudnia, zestawienie obrotów i sald można przygotować tego samego dnia, nie czekając na zamknięcie rachunków tymczasowych.
(8) Aby księgowy mógł skutecznie wykonywać swoje obowiązki w zakresie zarządzania finansami, powinien posiadać upoważnienie do przekazania instytucjom finansowym, w których otworzył rachunki, nazwisk i wzorów podpisów urzędników uprawnionych do sygnowania operacji bankowych.
(9) Należy zwiększyć maksymalną kwotę, jaką może wypłacić administrator środków zaliczkowych, z 30 000 EUR do 60 000 EUR, kiedy wypłata przy wykorzystaniu procedur budżetowych jest fizycznie niemożliwa lub mniej skuteczna.
(10) W świetle art. 21a Regulaminu pracowniczego urzędników i warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich intendent delegowany lub subdelegowany powinien mieć prawo niezastosowania się do wcześniej potwierdzonej instrukcji, jeżeli jest ona w sposób oczywisty niezgodna z prawem.
(11) Biorąc pod uwagę fakt, że role intendenta i księgowego w procedurze windykacji przez potrącenie wzajemnie się uzupełniają, jest uzasadnione, by konsultowali się oni ze sobą przed dokonaniem odpowiednich potrąceń.
(12) W przypadku gdy dłużnik jest organem krajowym lub jedną z jego jednostek administracyjnych, w celu uwzględnienie procedur obowiązujących na szczeblu krajowym księgowy powinien poinformować zainteresowane państwa członkowskie przynajmniej 10 dni roboczych przed zamiarem windykacji przez potrącenie. W porozumieniu z państwem członkowskim lub zainteresowaną jednostką administracyjną księgowy powinien jednak mieć możliwość przystąpienia do windykacji przez potrącenie przed tym terminem.
(13) W przypadku gdy spłata zadłużenia następuje przed terminem, nie nalicza się odsetek za zwłokę (okres karencji), a windykacja przez potrącenie przed tym terminem powinna ograniczać się do przypadków, w których księgowy ma uzasadnione powody, aby sądzić, że zagrożony jest interes finansowy Wspólnot.
(14) W celu ochrony interesów finansowych Wspólnot gwarancje bankowe, które zabezpieczają roszczenie Wspólnoty do czasu rozstrzygnięcia postępowania odwoławczego w sprawie grzywny, powinny być całkowicie niezależne od zobowiązań wynikających z umowy.
(15) Należy dokładniej określić treść decyzji w sprawie finansowania. Należy dokładnie zdefiniować pojęcie "istotnych składników" działania powodującego wydatki z budżetu w kontekście dotacji i zamówień publicznych. Ponadto wyjaśnić należy, że program pracy, o którym mowa w art. 110 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002, nazywanego dalej "rozporządzeniem finansowym", może stanowić decyzję w sprawie finansowania, pod warunkiem że zapewnia on dostatecznie szczegółową podstawę działań.
(16) W wyniku zaciągnięcia globalnego zobowiązania budżetowego każdy intendent - a nie tylko intendent delegowany - może ponosić odpowiedzialność za zobowiązania prawne służące realizacji takich zobowiązań globalnych.
(17) Terminy płatności w ramach zamówień i umów na dotacje, które uzależnione są od zatwierdzenia sprawozdania lub poświadczenia, należy ustalić na nowo, tak by realizacja płatności faktycznie odbywała się na podstawie zatwierdzonych sprawozdań lub zaświadczeń. Ponadto termin zatwierdzenia sprawozdań dotyczących umów na dotacje, które przewidują działania szczególnie trudne w ocenie, powinien odpowiadać terminom obowiązującym obecnie dla złożonych umów na usługi.
(18) Nie zmieniając obowiązujących terminów i nie naruszając praw beneficjentów, w celu uproszczenia procedur właściwy intendent powinien móc również podjąć decyzję, że zatwierdzenie sprawozdania lub poświadczenia oraz dokonanie płatności możliwe są w jednym terminie.
(19) Progi dla umów o niskiej wartości, zawartych przed 1994 r., należy zaktualizować i podnieść odpowiednio z 50 000 EUR do 60 000 EUR oraz z 13 800 EUR do 25 000 EUR. Należy ponadto uściślić, że wszelkie zamówienia o wartości mniejszej lub równej 60 000 EUR mogą być udzielane na podstawie procedury negocjacyjnej.
(20) Ponadto zasady wykonawcze powinny dokładniej określić procedurę obowiązującą dla niektórych rodzajów zamówień na usługi z dziedziny badań naukowych i rozwoju oraz niektórych rodzajów zamówień na usługi nadawcze, nieobjętych zakresem dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi(3). W świetle zasady przejrzystości zamówień tych można udzielać na podstawie procedury negocjacyjnej po wcześniejszym opublikowaniu ogłoszenia o przetargu.
(21) W celu dalszego uproszczenia zarządzania procedurami przyznawania zamówień podmioty gospodarcze powinny mieć możliwość uczestniczenia w procedurze przyznawania zamówień na podstawie honorowego oświadczenia, że nie dotyczy ich żadna z okoliczności stanowiących podstawę wykluczenia z takiej procedury; nie dotyczy to procedury ograniczonej, dialogu konkurencyjnego oraz procedury negocjacyjnej po publikacji ogłoszenia o zamówieniu, gdy instytucja zamawiająca ogranicza liczbę kandydatów zaproszonych do negocjacji lub do złożenia ofert. Jednak zgodnie z przepisami dyrektywy 2004/18/WE oraz aby lepiej chronić interesy finansowe Wspólnot, w przypadku umów objętych dyrektywą 2004/18/WE oraz o dużej wartości, należących do obszaru działań zewnętrznych, podmiot gospodarczy, któremu ma być przyznane zamówienie, powinien być zobowiązany do przedstawienia dowodów potwierdzających jego pierwotne oświadczenie. Ilekroć kandydat lub oferent zobowiązany jest do przedstawienia dowodów, instytucja zamawiająca powinna wziąć pod uwagę dowody przedstawione przez danego kandydata lub oferenta w trakcie innej procedury przyznawania zamówień wszczętej przez tę samą instytucję zamawiającą, pod warunkiem jednak, że od daty wystawienia stosownych dokumentów nie upłynął więcej niż jeden rok i że są one nadal ważne.
(22) W obszarze działań zewnętrznych powinna poprawić się skuteczność konkurencyjnej procedury negocjacyjnej, natomiast procedura negocjacyjna powinna być dopuszczalna w przypadku dwukrotnego niepowodzenia w zastosowaniu konkurencyjnej procedury negocjacyjnej oraz w przypadku pojedynczego niepowodzenia, gdy konkurencyjna procedura negocjacyjna następuje po nieudanym wykorzystaniu umowy ramowej. Możliwość zniesienia wymogu udokumentowania możliwości technicznych i gospodarczych powinna być dopuszczalna w zakresie ograniczonym progami obowiązującymi w danej dziedzinie polityki dla poszczególnych rodzajów zamówień. W takim przypadku właściwy intendent powinien mieć również możliwość uzasadnienia swojego wyboru. Komitet oceniający lub instytucja zamawiająca powinny mieć możność zwrócenia się do kandydatów lub oferentów z prośbą o dostarczenie dodatkowych dokumentów lub wyjaśnień, tak jak ma to miejsce w przypadku zamówień udzielanych samodzielnie przez instytucje.
(23) W obszarze działań zewnętrznych należy również uprościć ramy prawne zamówień publicznych tam, gdzie regulują one kwestię publikacji wstępnych ogłoszeń informacyjnych na temat międzynarodowych zaproszeń do składania ofert, oraz kwestię wymogu przedstawienia gwarancji. Wstępne ogłoszenie informacyjne powinno zostać opublikowane jak najszybciej, niekoniecznie jednak przed dniem 31 stycznia. Ponadto gwarancji dobrego wykonania należy wymagać jedynie w przypadku zamówień o dużej wartości, a intendent powinien, w zależności od przeprowadzonej przez siebie oceny ryzyka, mieć możliwość zniesienia wymogu udzielania gwarancji, w przypadku gdy adresatem prefinansowania jest instytucja publiczna.
(24) W celu ograniczenia obciążenia administracyjnego przy udzielaniu dotacji należy przyjąć, że w decyzji o przyznaniu dotacji możliwe jest uzasadnienie pozycji monopolistycznej beneficjenta, wynikającej z mocy prawa lub faktycznie występującej.
(25) Wymóg załączania do wniosku zaświadczenia o kontroli zewnętrznej powinien dotyczyć wyłącznie wniosków o dotacje opiewających na kwotę równą lub wyższą niż 500 000 EUR w przypadku działań i równą lub wyższą niż 100 000 EUR w przypadku dotacji operacyjnych.
(26) Gdy jest to stosowne lub konieczne, należy ułatwić beneficjentom możliwość współfinansowania w formie rzeczowej, a do instytucji działających w ogólnym interesie europejskim, objętych dotacjami operacyjnymi, powinny być zaliczone instytucje europejskie zaangażowane w promowanie obywatelstwa europejskiego i innowacji.
(27) Wnioskodawcy powinni zostać możliwie jak najszybciej zawiadomieni o odrzuceniu ich wniosku.
(28) W przypadku dotacji operacyjnych udzielanych instytucjom, które działają w ogólnym interesie europejskim, zastosowanie zasady braku zysku powinno się ograniczać do takiego odsetka współfinansowania, jaki odpowiada wkładowi finansowemu Wspólnoty do danego budżetu operacyjnego, tak aby uwzględnić prawa innych organów publicznych wnoszących udział finansowy, które to organy same są zobowiązane do odzyskania określonego odsetka zysków odpowiadającego ich wkładowi. Przy obliczaniu kwoty podlegającej zwrotowi nie należy brać pod uwagę udziału procentowego, jaki stanowią w budżecie operacyjnym wkłady rzeczowe.
(29) Aby chronić interesy finansowe Wspólnot, wymóg gwarancji na prefinansowanie powinien mieć zastosowanie w każdym przypadku gdy przekracza ono 80 % całkowitej kwoty dotacji i 60 000 EUR.
(30) W przypadku gdy prefinansowanie jest podzielone i gdy wykorzystanie wszelkiego wcześniejszego prefinansowania jest poniżej 70 %, nowe prefinansowanie powinno być możliwe, przy czym kwota nowej płatności powinna zostać zmniejszona o niewykorzystane kwoty poprzedniej płatności.
(31) Należy sprecyzować, że w przypadku instytucji publicznych załączane do wniosków o dotacje lub do wniosków o płatność sprawozdania z kontroli zewnętrznej lub poświadczenia mogą zostać sporządzone przez właściwego i niezależnego urzędnika publicznego.
(32) Po tym, jak w grudniu 2004 r. księgowy Komisji zgodnie z art. 133 rozporządzenia finansowego przyjął zasady i metody rachunkowości oraz ujednolicony plan kont, należy uaktualnić tytuł poświęcony prezentacji sprawozdań, tak by usunąć z niego przepisy, które nie są już konieczne.
(33) Aby uwzględnić decyzję 2005/118/WE Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich ustanawiającą Europejską Szkołę Administracji(4), wykaz europejskich urzędów należy uzupełnić tak, by uwzględniał fakt, że Europejska Szkoła Administracji jest połączona administracyjnie z Biurem Doboru Kadr Wspólnot Europejskich.
(34) Należy zatem wprowadzić odpowiednie zmiany do rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE: