Rozporządzenie 156/2004 w sprawie pomocy finansowej Wspólnoty dla wspólnotowych laboratoriów referencyjnych zgodnie z art. 28 decyzji 90/424/EWG

ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 156/2004

z dnia 29 stycznia 2004 r.

w sprawie pomocy finansowej Wspólnoty dla wspólnotowych laboratoriów referencyjnych zgodnie z art. 28 decyzji 90/424/EWG

KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH

uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,

uwzględniając decyzję Rady 90/424/EWG z dnia 26 czerwca 1990 r. w sprawie wydatków w dziedzinie weterynarii⁽¹⁾, w szczególności jej art. 28 ust. 2,

a także mając na uwadze, co następuje:

(1) Kryteria kwalifikacji wydatków wspólnotowych laboratoriów referencyjnych otrzymujących pomoc finansową na mocy art. 28 decyzji 90/424/EWG oraz procedury przedstawiania takich wydatków i przeprowadzania audytów zostały ustalone w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 324/2003⁽²⁾.

(2) Wspólnotowe laboratoria referencyjne ("laboratoria") wykonują obowiązki i spełniają wymogi ustalone w prawodawstwie wspólnotowym w dziedzinie weterynarii w celu wsparcia Wspólnoty.

(3) Poziom rocznej pomocy finansowej Wspólnoty ("pomoc finansowa") na funkcjonowanie niektórych laboratoriów zostaje ustalony na każdy rok w drodze szczególnych decyzji w dziedzinie środków weterynaryjnych dotyczących zdrowia publicznego, zdrowia zwierząt i pozostałości różnych substancji.

(4) Koszty związane z delegacjami odbywanymi przez personel laboratoriów obecnie muszą być pokrywane przez laboratoria z kosztów ogólnych beneficjentów do wysokości 7 % całości dopuszczalnych kosztów związanych z działaniami.

(5) Ponieważ powyższe delegacje stanowią rosnący odsetek ogólnych kosztów beneficjenta i ponieważ wydatki związane z niektórymi delegacjami mogą być pokrywane na podstawie standardowej stawki dziennej, należy utworzyć odrębny dział w ramach rocznych dopuszczalnych wydatków każdego laboratorium.

(6) Uwzględniając koszty i zyski planowanych warsztatów, należy ograniczyć liczbę kwalifikujących się uczestników warsztatów, z których jedynie jeden na każde Państwo Członkowskie powinien być zaproszony. Decyzje w sprawie odstępstw od tej zasady powinny zostać podjęte w należycie uzasadnionych przypadkach i w ramach pomocy finansowej udzielonej na organizację warsztatów.

(7) Istnieje potrzeba objaśnienia kursu, jaki ma zostać zastosowany do przeliczenia waluty wniosków o dokonanie płatności przedłożonych w walucie krajowej, jak określono w rozporządzeniu Rady (WE) nr 2799/98 ustanawiającym porozumienia agromonetarne dotyczące euro⁽³⁾.

(8) Należy ustanowić zasady w celu zharmonizowania prezentacji tymczasowego budżetu dla wydatków laboratoryjnych w odniesieniu do działań prowadzonych zgodnie z prawodawstwem weterynaryjnym Wspólnoty.

(9) Ponieważ zostanie wprowadzonych szereg zmian do rozporządzenia Rady (WE) nr 324/2003, powyższe rozporządzenie powinno zostać zastąpione w celu zachowania przejrzystości.

(10) Solidne zarządzanie finansami uzasadnia zastosowanie zasad kwalifikowania od początku 2004 r. celem ustanowienia dopuszczalnych wydatków poniesionych w ciągu tego roku.

(11) Dla celów kontroli finansowej mają zastosowanie art. 8 i 9 rozporządzenia Rady (WE) nr 1258/1999 z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie finansowania wspólnej polityki rolnej⁽⁴⁾.

(12) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Stałego Komitetu ds. Łańcucha Pokarmowego i Zdrowia Zwierząt,

PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:

Artykuł  1

Budżet tymczasowy

Wspólnotowe laboratoria referencyjne ("laboratoria") przedstawiają przed dniem 1 października każdego roku kalendarzowego "n" budżet tymczasowy dla wydatków laboratorium w odniesieniu do działań wspólnotowych za rok kalendarzowy "n + 1".

Laboratoria dostarczają budżet tymczasowy w formie elektronicznej, zgodnie z załącznikiem 1.

Artykuł  2

Zasady decydujące o przyznaniu pomocy

W granicach rocznej pomocy finansowej udzielanej laboratoriom przez Wspólnotę, zasady decydujące o przyznaniu pomocy ustalone w załączniku II stosuje się do wydatków związanych z personelem, wyposażeniem, towarami konsumpcyjnymi, wysyłką próbek dla badań porównawczych, delegacjami oraz kosztami ogólnymi.

Artykuł  3

Płatność pomocy finansowej na funkcjonowanie laboratoriów

Pod warunkiem efektywnej realizacji zatwierdzonych programów pracy oraz dostarczania Komisji przez beneficjentów wszelkich niezbędnych informacji w terminach ustalonych w niniejszym artykule, pomoc finansowa na funkcjonowanie laboratorium zostanie wypłacona zgodnie z poniższym:

a) wstępne finansowanie w wysokości 70 % całkowitej kwoty może zostać wypłacone na wniosek beneficjenta;

b) reszta finansowania zostanie wypłacona po przedstawieniu przez beneficjenta:

i) sprawozdania finansowego uwierzytelnionego przez dyrektora laboratorium,

ii) dokumentów wspierających dotyczących badań porównawczych, oraz

iii) sprawozdania technicznego;

c) uwierzytelnione sprawozdanie finansowe zostanie przedłożone zgodnie z załącznikiem III nie później niż dnia 31 marca roku następującego po końcu okresu, za który pomoc finansowa została przyznana;

d) jeżeli termin określony w lit. c) nie zostanie dotrzymany, pomoc finansowa zostanie obniżona o 25 % w dniu 1 maja, 50 % w dniu 1 czerwca, 75 % w dniu 1 lipca oraz 100 % w dniu 1 września.

Artykuł  4

Zasady decydujące o przyznaniu pomocy dla warsztatów

1. W granicach pomocy finansowej udzielonej na organizację warsztatów, zasady decydujące o jej przyznawaniu, określone w załączniku IV, stosuje się do wydatków na podróże i diety dzienne dla maksymalnie 30 uczestników warsztatów; przy czym zaproszony zostanie co najmniej jeden uczestnik na Państwo Członkowskie.

2. W należycie uzasadnionych przypadkach można podjąć decyzję o odstępstwie od ust. 1 na mocy decyzji o rocznej wspólnotowej pomocy finansowej na funkcjonowanie niektórych laboratoriów.

Artykuł  5

Płatność pomocy finansowej Wspólnoty na organizację warsztatów

Pod warunkiem sprawnego zorganizowania warsztatów i dostarczenia Komisji przez beneficjenta wszelkich niezbędnych informacji w terminach ustalonych w niniejszym artykule, pomoc finansowa na organizację warsztatów zostanie wypłacona w następujący sposób:

a) wstępne finansowanie w wysokości 70 % może zostać wypłacone na wniosek beneficjenta w terminie 60 dni przed ustaloną datą warsztatów;

b) reszta zostanie wypłacona po zatwierdzeniu przez Komisję dokumentów wspierających oraz sprawozdania technicznego w sprawie wykorzystania pomocy finansowej;

c) dokumenty wspierające zostaną przedłożone zgodnie z załącznikiem V nie później niż trzy miesiące po terminie, w którym odbyły się warsztaty;

d) jeżeli termin określony w lit. c) nie zostanie dotrzymany, pomoc finansowa ulegnie obniżeniu o 25 % za opóźnienie miesięczne w stosunku do ustalonej daty przedłożenia dokumentów, 50 % za dwumiesięczne, 75 % za trzymiesięczne oraz 100 % za czteromiesięczne.

Artykuł  6

Dokumenty wspierające

1. Dyrektor techniczny laboratorium przechowuje uwierzytelnioną kopię dokumentów wspierających, takich jak faktury, oświadczenia o zarobkach oraz listy obecności, dokumenty w sprawie wysyłki próbek czy dotyczące delegacji.

2. Beneficjent prowadzi zapiski związane z wydatkami przedkładanymi Komisji w prowadzonym przez siebie systemie rachunkowości kosztów i przechowuje wszystkie dokumenty wspierające przez pięć lat dla celów kontroli.

Dokumenty wspierające, potwierdzające wszelkie koszty i liczbę poświęconych godzin, zgodnie z wnioskiem o zwrot kosztów, zostają wysłane Komisji na jej żądanie.

Artykuł  7

Kurs przeliczeniowy dla wniosków w walucie krajowej

Kursem przeliczeniowym dla wniosków przedłożonych w walucie krajowej w miesiącu "n" będzie kurs z dziesiątego dnia miesiąca "n + 1" lub kurs dla pierwszego poprzedzającego dnia, dla którego kurs zostaje podany.

Artykuł  8

Audyty

Komisja może przeprowadzać audyty zgodnie z art. 9 rozporządzenia (WE) nr 1258/1999.

Artykuł  9

Uchylenie

Uchyla się rozporządzenie (WE) nr 324/2003.

Odniesienia do uchylonego rozporządzenia są interpretowane jako odniesienia do niniejszego rozporządzenia.

Artykuł  10

Wejście w życie i zakres zastosowania

Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie 20 dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

Niniejsze rozporządzenie obowiązuje od dnia 1 stycznia 2004 r.

Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.

Sporządzono w Brukseli, dnia 29 stycznia 2004 r.

	W imieniu Komisji
	David BYRNE
	Członek Komisji

______

⁽¹⁾ Dz.U. L 224 z 18.8.1990, str. 19. Decyzja zmieniona rozporządzeniem Rady (WE) nr 806/2003 (Dz.U. L 122 z 16.5.2003, str. 1).

⁽²⁾ Dz.U. L 47 z 21.2.2003, str. 14.

⁽³⁾ Dz.U. L 349 z 24.12.1998, str. 1.

⁽⁴⁾ Dz.U. L 160 z 26.6.1999, str. 103.

ZAŁĄCZNIKI

ZAŁĄCZNIK  I

(Artykuł 1)

TYMCZASOWY BUDŻET DLA WYDATKÓW LABORATORIÓW W ODNIESIENIU DO DZIAŁAŃ WSPÓLNOTY OD 1 STYCZNIA DO 31 GRUDNIA...

Nazwa i adres wspólnotowego laboratorium referencyjnego:

Rachunek bankowy, na który powinna być przelana dotacja:

Ważne: Wszelkie koszty powinny zostać wyrażone w walucie krajowej, z wyłączeniem VAT.

1. PERSONEL

KATEGORIA(1)	STATUS(2)	MIESIĘCZNE WYNAGRODZNIE BRUTTO(3)	CZAS POŚWIĘCONY NA PROJEKT(4)	CAŁKOWITE DOPUSZCZALNE KOSZTY
	Odsetek całkowitego budżetu laboratorium: ...

2. TOWARY KONSUMPCYJNE

OPIS WEDŁUG TYPU(5)	KOSZT
	Odsetek całkowitego budżetu laboratorium: ...

3. WYPOSAŻENIE

	OPIS	KOSZT/WARTOŚĆ	DATA NABYCIA LUB NAJMU	% WYKORZYSTANIA DLA PROJEKTU	ROCZNY KOSZT AMORTYZACJI
2.1. Wyposażenie, które ma zostać nabyte i zapłacone w omawianym okresie
2.2. Wyposażenie nabyte przed omawianym okresem
		Odsetek całkowitego budżetu laboratorium: ...

4. BADANIA PORÓWNAWCZE

OPIS	KOSZT

5. DELEGACJE

OPIS	PODRÓŻ	HOTEL	UTRZYMANIE	RAZEM

6. DELEGACJE

WYDATKI RAZEM (razem pozycje 1-5):
KOSZTY OGÓLNE 7 %:
WYDATKI OPERACYJNE RAZEM:

7. WARSZTATY

	KOSZT
KOSZTY PODRÓŻY UCZESTNIKÓW:
DZIENNE DIETY SŁUŻBOWE UCZESTNIKÓW:
WYDATKI NA WARSZTATY RAZEM:

8. OGÓŁEM

WYDATKI OPERACYJNE:
WYDATKI NA WARSZTATY:
WYDATKI LABORATORIUM RAZEM:

______

⁽¹⁾ Należy przedstawić dla każdej osoby wyznaczonej do projektu: starszy naukowiec, młodszy naukowiec, technik itd.

⁽²⁾ Personel oficjalny, kontraktowy itd. - dla personelu kontraktowego należy wpisać daty rozpoczęcia i zakończenia kontraktu.

⁽³⁾ Rzeczywiste wynagrodzenie miesięczne brutto (nie należy używać taryfy płac) włączając obciążenia socjalne i inne, umieszczone na oświadczeniu o zarobkach.

⁽⁴⁾ Obliczony na minimalnej podstawie 12 miesięcy lub 1.600 godzin/rocznie.

⁽⁵⁾ Przykłady: odczynniki, zwierzęta doświadczalne, niewielkie zapasy laboratoryjne itd.

ZAŁĄCZNIK  II

(Artykuł 2)

Zasady decydujące o przyznaniu pomocy związane z wydatkami na personel, wyposażenie, towary konsumpcyjne, wysyłkę próbek do badań porównawczych, delegacje i z kosztami ogólnymi

1. Personel

Koszty personelu, bez względu na jego status, są ograniczone do rzeczywistych kosztów wynagrodzeń faktycznie wypłaconych (pensje, wynagrodzenia, obciążenia socjalne oraz koszty emerytalne) pracownikom naukowym, studentom studiów podyplomowych, technikom i pracownikom administracyjnym specjalnie wyznaczonym, całkowicie lub częściowo, do wykonywania zadań wspólnotowych, jak określono w zatwierdzonym programie pracy.

Cały czas poświęcony przez personel na wykonywanie zadań wspólnotowych musi być odnotowywany i uwierzytelniony w oparciu o minimalny okres 12 miesięcy oraz 1.600 godzin w roku. Wyznaczony kierownik projektu lub należycie upoważniony wyższy rangą członek personelu beneficjenta musi dokonywać powyższych czynności co najmniej raz w miesiącu.

2. Wyposażenie

Wyposażenie zakupione, będące przedmiotem leasingu lub wynajmu może zostać obciążone jako koszt bezpośredni. Kwota za wyposażenie będące przedmiotem leasingu lub wynajmu, mogąca podlegać zwrotowi, nie może przekraczać kwoty, za którą wyposażenie mogło zostać zakupione na czas trwania badań. Koszty podlegające zwrotowi zostaną obliczone zgodnie ze wzorem:

A = okres w miesiącach, w którym wyposażenie ma zostać wykorzystane dla projektu

od daty dostawy. Kwalifikowalność jest ograniczona do wyposażenia, za które

faktycznie zapłacono w okresie objętym pomocą finansową.

B = okres amortyzacji liczący 60 miesięcy (36 miesięcy w przypadku sprzętu

komputerowego kosztującego mniej niż 25.000 EUR).

C = koszt wyposażenia bez VAT.

D = procent zużycia wyposażenia dla projektu.

Niepodlegający zwrotowi VAT zapłacony przez beneficjenta jest traktowany jako dopuszczalny wydatek.

3. Towary konsumpcyjneZwrot opiera się na rzeczywistych kosztach bez VAT poniesionych w omawianym okresie. Beneficjent musi również wskazać odsetek całkowitego budżetu laboratorium przeznaczony na towary konsumpcyjne, wykazując różne pozycje budżetowe.Wszystkie pozostałe wydatki na administrację, podróże służbowe inne niż delegacje zgodnie z ust. 5 oraz obsługa sekretarska uważane są za ujęte w "kosztach ogólnych".

4. Wysyłka próbek dla badań porównawczych

Po przedstawieniu dokumentów wspierających podstawą zwrotu są rzeczywiste koszty wysyłki próbek w związku z badaniami porównawczymi, nie obejmujące VAT.

5. Delegacje

Koszty podróży i utrzymania poniesione przez personel laboratoriów na delegacje związane z zatwierdzonym programem pracy zostają zwracane do maksymalnej wysokości 5.000 EUR. Koszty utrzymania oraz hotelu nie przekroczą dziennych diet służbowych i pułapów dla kosztów hotelu stosowanych wobec personelu Wspólnoty.

6. Koszty ogólne

Zryczałtowany wkład w wysokości 7 % rzeczywistych kosztów podlegających zwrotowi, oparty o wszystkie koszty bezpośrednie wymienione powyżej (punkty 1-5) zostanie wniesiony automatycznie.

ZAŁĄCZNIK  III

UWIERZYTELNIONE SPRAWOZDANIE FINANSOWE

(art.3 lit.c))

Od: ... / ... / ... do ... / ... / ...

Numer odniesienia decyzji:

Nazwa i adres beneficjenta:

Maksymalna roczna pomoc finansowa Wspólnoty:

KATEGORIA KOSZTÓW	KWOTA ZA OKRES (waluta krajowa)
1. PERSONEL
2. WYPOSAŻENIE
3. TOWARY KONSUMPCYJNE
4. BADANIA PORÓWNAWCZE
5. DELEGACJE
Suma częściowa:
6. KOSZTY OGÓLNE 7 %
Razem:

Świadectwo beneficjenta:

Poświadczamy, że:

– wyżej wymienione koszty zostały poniesione w związku z wykonywaniem zadań określonych w decyzji, przy czym były to koszty niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia powyższych zadań,

– wyżej wymienione koszty są rzeczywistymi kosztami zaliczającymi się do kosztów podlegających zwrotowi, jak określono w rozporządzeniu (WE) nr 156/2004,

– wszystkie dokumenty wspierające dotyczące kosztów są dostępne dla celów audytu.

Data: Data:

Nazwisko dyrektora technicznego: Osoba odpowiedzialna finansowo:

Podpis: Podpis:

ROZBICIE NA KATEGORIE (waluta krajowa)

PERSONEL

Kategoria	Miesięczne wynagrodzenie	Liczba przepracowanych godzin	Kwota wypłacona pracownikom
			RAZEM:

WYPOSAŻENIE

Typ	Data dostawy przy wynajmie	Koszt lub wartość	Data płatności	Amortyzacja po 36 lub 60 miesiącach	Wykorzystanie w projekcie	Kwota amortyzacji
RAZEM:

TOWARY KONSUMPCYJNE

Opis	Data płatności	Kwota
		RAZEM:

Odsetek całkowitego budżetu laboratorium na towary konsumpcyjne stanowiące te pozycje:

BADANIA PORÓWNAWCZE

Opis	Data płatności	Kwota
		RAZEM:

DELEGACJE

OPIS	PODRÓŻ	HOTEL	UTRZYMANIE	RAZEM

ZAŁĄCZNIK  IV

(Artykuł 4)

ZASADY KWALIFIKACJI WARSZTATÓW

1. Podróż do miejsca warsztatów

Dopuszczalnym wydatkiem na podróż pociągiem jest wydatek na bilet pierwszej klasy najkrótszą trasą.

Podstawą zwrotu kosztów podróży samolotem jest bilet klasy ekonomicznej możliwie najtańszej taryfy, uwzględniając ograniczenia podróży. Jeżeli warunki podróży pozwalają, należy skorzystać z obniżonych taryf (APEX, PEX, Excursion itd.). Jednakże jeżeli podróż oddziela od weekendu czas nie dłuższy niż 24 godziny, może zostać przyznana dodatkowa dzienna dieta służbowa w celu spełnienia warunków obniżonej taryfy, pod warunkiem że powyższe przyniesie ogólne oszczędności (wydatki związane z podróżą + diety).

Jeżeli uczestnicy skorzystają z własnych prywatnych samochodów zamiast podróżować samolotem i/lub pociągiem, koszty podróży zostaną zwrócone na podstawie biletu kolejowego pierwszej klasy najkrótszą trasą, wyłączywszy wszelkie dodatki i przy zastosowaniu najtańszej taryfy. Jeżeli co najmniej dwie osoby korzystają z tego samego samochodu, jedynie właściciel samochodu będzie uprawniony do zwrotu kosztów podróży. Koszty parkowania lub opłat drogowych poniesione w związku z wykorzystaniem prywatnego samochodu nie będą zwracane. Uczestnicy korzystający z własnych samochodów pozostają w pełni odpowiedzialni za wszelkie wypadki, jakimi mogą ulec sami lub wypadki spowodowane przez ich pojazd wobec osób trzecich. Organizator warsztatów nie może w żadnych okolicznościach przyjąć wniosków o rekompensatę, niezależnie od powodów, dla których uczestnicy skorzystali ze swoich prywatnych samochodów.

Za wszelkie zaniedbania ze strony uczestnika (tj. utratę dowodów kasowych) i związane z nimi konsekwencje finansowe, uczestnik pozostaje osobiście odpowiedzialny.

2. Diety

Następujące wysokości diet obowiązujące od dnia 24 marca 1999 r. (data opublikowania rozporządzenia (WE, EWWiS, Euratom) nr 620/1999, Dz.U. L 78 z 24.3.1999) zostaną dostosowane do diet obowiązujących w dniu warsztatów. W uzasadnionych przypadkach dzienna dieta może zostać podwyższona o różnicę pomiędzy kosztem pokoju (bez śniadania) oraz 50 % powyższej dziennej diety.

Państwo, w którym organizowane są warsztaty	Dieta dzienna (w EUR)
Belgia	149,63
Dania	179,28
Niemcy	127,10
Grecja	113,19
Hiszpania	141,30
Francja	130,29
Irlandia	165,20
Włochy	129,82
Luksemburg	143,48
Niderlandy	147,69
Austria	121,81
Portugalia	142,98
Finlandia	155,60
Szwecja	156,54
Zjednoczone Królestwo	199,21

ZAŁĄCZNIK  V

DODATKOWE DOKUMENTY DLA WARSZTATÓW

(art. 5 lit.c))

Warsztaty dotyczące:............

Data: ... / .../ 200 ...

Numer odniesienia decyzji:

Nazwa i adres beneficjenta:

Maksymalna pomoc finansowa:

UCZESTNICY	PODRÓŻ			DIETY
NAZWISKO	Kolej, samolot lub samochód	W walucie krajowej	Przeliczone na EUR	Liczba dni	Dzienna dieta	Dzienna dieta	RAZEM PODRÓŻ + DIETY
Razem

• Identyfikator: Dz.U.UE.L.2004.27.5
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Rozporządzenie 156/2004 w sprawie pomocy finansowej Wspólnoty dla wspólnotowych laboratoriów referencyjnych zgodnie z art. 28 decyzji 90/424/EWG
• Data aktu: 29/01/2004
• Data ogłoszenia: 30/01/2004
• Data wejścia w życie: 19/02/2004, 01/05/2004, 01/01/2004