Kontrola działalności zakładu ubezpieczeń w zakresie korzystania z usług agentów ubezpieczeniowych.

ROZPORZĄDZENIE

MINISTRA FINANSÓW ¹

z dnia 9 grudnia 2003 r.

w sprawie kontroli działalności zakładu ubezpieczeń w zakresie korzystania z usług agentów ubezpieczeniowych

Na podstawie art. 19 ust. 7 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym (Dz. U. Nr 124, poz. 1154) zarządza się, co następuje:

§ 1. Rozporządzenie określa szczegółowe zasady, zakres i tryb przeprowadzania kontroli działalności zakładu ubezpieczeń w zakresie korzystania z usług agentów ubezpieczeniowych przez Komisję Nadzoru Ubezpieczeń i Funduszy Emerytalnych, zwaną dalej "organem nadzoru".

§  2. 

1. W toku kontroli badaniu podlega zgodność działalności zakładu ubezpieczeń z prawem w zakresie korzystania z usług agentów ubezpieczeniowych.

2. 2  Kontrola obejmuje w szczególności:

1) prawidłowość zawierania umów agencyjnych pod względem zgodności z przepisami prawa, postanowienia umów agencyjnych oraz postanowienia udzielanych pełnomocnictw;

2) terminowość składania wniosku o wpis do rejestru agentów ubezpieczeniowych podmiotu, z którym została zawarta umowa agencyjna;

3) terminowość składania wniosku o dokonanie wpisu zmian do rejestru agentów ubezpieczeniowych;

4) terminowość składania wniosku o wykreślenie podmiotu z rejestru agentów ubezpieczeniowych;

5) prawidłowość danych dotyczących agentów ubezpieczeniowych, przekazanych do organu nadzoru przez zakład ubezpieczeń wraz z wnioskiem o wpis agenta ubezpieczeniowego do rejestru, zmianę danych agenta ubezpieczeniowego w rejestrze bądź wykreślenie agenta ubezpieczeniowego z rejestru;

6) przestrzeganie przez agentów ubezpieczeniowych wymogu wykonywania czynności agencyjnych przez osoby fizyczne spełniające warunki określone w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 22 maja 2003 r. o pośrednictwie ubezpieczeniowym, zwanej dalej "ustawą";

7) w przypadku korzystania przez zakład ubezpieczeń z usług agentów ubezpieczeniowych mających miejsce zamieszkania lub siedzibę w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej - sprawdzenie, czy agent ubezpieczeniowy wykonuje działalność agencyjną na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zgodnie z art. 16 ustawy;

8) przestrzeganie przez agentów ubezpieczeniowych wymogu określonego w art. 9 ust. 1a ustawy;

9) przestrzeganie przez agentów ubezpieczeniowych w prowadzonej działalności obowiązujących przepisów prawa.

§  3. 

1. Czynności kontrolne powinny zostać przeprowadzone w terminie nie dłuższym niż 60 dni od dnia rozpoczęcia kontroli, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Przedłużenie terminu czynności kontrolnych, o którym mowa w ust. 1, może nastąpić w szczególności, jeżeli nie przeprowadzono wszystkich niezbędnych czynności kontrolnych bądź nie wyjaśniono wszystkich istotnych okoliczności, nie dłużej jednak niż o 30 dni.

3. Jeżeli w terminie, o którym mowa w ust. 2, nie zostały wyjaśnione wszystkie istotne okoliczności, organ nadzoru może na wniosek Przewodniczącego organu nadzoru, w drodze uchwały, przedłużyć termin czynności kontrolnych, nie dłużej jednak niż o 30 dni.

§  4. 

1. Kontrolę przeprowadza zespół inspekcyjny na podstawie pisemnego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli wydanego przez organ nadzoru. Zespół inspekcyjny składa się z co najmniej dwóch inspektorów.

2. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

1) wskazanie podstawy prawnej do przeprowadzenia kontroli;

2) imiona i nazwiska inspektorów oraz rodzaje i numery dokumentów potwierdzających tożsamość inspektorów, a także wskazanie inspektora kierującego zespołem inspekcyjnym;

3) nazwę zakładu ubezpieczeń;

4) zakres kontroli oraz miejsce przeprowadzania kontroli;

5) termin, w którym przeprowadzane będą czynności kontrolne.

3. Organ nadzoru niezwłocznie informuje pisemnie zakład ubezpieczeń o wydłużeniu terminu przeprowadzania czynności kontrolnych.

4. W trakcie przeprowadzania kontroli organ nadzoru może zmienić zakres kontroli oraz miejsce przeprowadzenia kontroli, o czym niezwłocznie informuje pisemnie zakład ubezpieczeń.

§  5. 

1. Inspektor podlega wyłączeniu od udziału w kontroli, jeżeli ustalenia kontroli mogłyby oddziaływać na jego prawa lub obowiązki albo prawa lub obowiązki jego małżonka lub osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnych i powinowatych do drugiego stopnia bądź osób związanych z nim z tytułu przysposobienia, opieki lub kurateli.

2. Inspektor może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które mogłyby wywołać wątpliwości co do jego bezstronności.

3. Jeżeli okoliczności, o których mowa w ust. 1 i 2, ujawnią się w toku kontroli, inspektor powstrzymuje się od dalszych czynności i zawiadamia o tym niezwłocznie organ nadzoru.

4. Wyłączony inspektor powinien podejmować jedynie czynności niecierpiące zwłoki, ze względu na interes publiczny lub ważny interes zakładu ubezpieczeń.

5. O wyłączeniu od udziału w kontroli postanawia organ nadzoru z urzędu albo na wniosek zakładu ubezpieczeń lub na wniosek inspektora. Organ nadzoru, postanawiając o wyłączeniu inspektora, uzupełnia skład zespołu inspekcyjnego, a także zmienia odpowiednio upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz niezwłocznie pisemnie informuje zakład ubezpieczeń o dokonanej zmianie.

6. Z ważnych przyczyn, organ nadzoru może zmienić skład osobowy zespołu inspekcyjnego także w przypadkach innych niż określone w ust. 1 i 2.

§  6. 

1. Kontrola jest prowadzona od dnia doręczenia zakładowi ubezpieczeń upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

2. Organ nadzoru, określając termin, w którym przeprowadzane będą czynności kontrolne, uwzględnia w szczególności zakres kontroli, miejsce przeprowadzania kontroli oraz ilość zawartych przez zakład ubezpieczeń umów agencyjnych.

3. Za dzień zakończenia kontroli uważa się dzień doręczenia zakładowi ubezpieczeń informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń zgodnie z § 16 ust. 5, a w przypadku gdy zastrzeżenia nie zostały zgłoszone, dzień następujący po upływie terminu na zgłoszenie zastrzeżeń zgodnie z § 16 ust. 1.

§  7. 

1. Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli doręcza się zakładowi ubezpieczeń najpóźniej przed podjęciem przez inspektorów pierwszych czynności kontrolnych.

2. Jeżeli zakład ubezpieczeń uchyla się od odebrania upoważnienia do przeprowadzenia kontroli doręczanego przez inspektora kierującego zespołem inspekcyjnym lub odmawia potwierdzenia doręczenia, inspektor kierujący zespołem inspekcyjnym sam stwierdza datę doręczenia oraz przyczynę braku potwierdzenia przez zakład ubezpieczeń doręczenia upoważnienia do przeprowadzenia kontroli, a doręczenie uważa się za skuteczne. Fakt ten zostaje odnotowany w protokole kontroli.

3. Przed podjęciem pierwszych czynności kontrolnych inspektorzy okazują zakładowi ubezpieczeń dokumenty potwierdzające ich tożsamość. Inspektor kierujący zespołem inspekcyjnym informuje także o prawach i obowiązkach zakładu ubezpieczeń związanych z przeprowadzaną kontrolą.

§  8. 

1. Kontrola przeprowadzana jest w miejscu prowadzenia działalności przez zakład ubezpieczeń, w dniach i godzinach jego pracy.

2. Po uzgodnieniu z zakładem ubezpieczeń, kontrola może być przeprowadzona poza godzinami pracy zakładu ubezpieczeń w dni robocze.

3. Kontrola może być przeprowadzona z udziałem upoważnionego pracownika zakładu ubezpieczeń w siedzibie organu nadzoru.

§  9. 

1. Zakład ubezpieczeń zapewnia zespołowi inspekcyjnemu warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania kontroli.

2. Podczas kontroli zakład ubezpieczeń zapewnia inspektorom:

1) wstęp do wszystkich pomieszczeń kontrolowanego zakładu ubezpieczeń;

2) swobodny dostęp do oddzielnego pomieszczenia biurowego oraz środków łączności;

3) wgląd do wszelkich dokumentów kontrolowanego zakładu ubezpieczeń oraz wymagane kopie, odpisy i wyciągi z tych dokumentów;

4) wgląd do danych zawartych w systemach informatycznych oraz wymagane kopie lub wyciągi z tych danych, w tym również w formie elektronicznej;

5) wgląd do wszelkich dokumentów dotyczących agenta ubezpieczeniowego zakładu ubezpieczeń, znajdujących się w posiadaniu zakładu ubezpieczeń oraz wymagane kopie, odpisy i wyciągi z tych dokumentów;

6) uzyskanie wyjaśnień ustnych lub pisemnych od pracowników i agentów ubezpieczeniowych zakładu ubezpieczeń, w tym w formie elektronicznej;

7) sporządzenie niezbędnych danych na żądanie inspektorów, w tym również w formie elektronicznej;

8) możliwość zabezpieczenia dokumentów i innych dowodów.

3. Członek organu zarządzającego zakładu ubezpieczeń lub upoważniony pracownik zakładu ubezpieczeń ma prawo uczestniczyć w czynnościach, o których mowa w ust. 2 pkt 3-8.

4. Materiały sporządzane przez zakład ubezpieczeń na potrzeby przeprowadzanej kontroli powinny być podpisane przez osoby upoważnione do ich sporządzania. W przypadku odmowy dokonania tych czynności inspektor sporządza stosowną adnotację na tych materiałach.

5. W okresie trwania kontroli zakład ubezpieczeń jest zobowiązany do niezwłocznego wypełniania obowiązków, o których mowa w ust. 1.

§ 10. Zebrane w toku kontroli dowody mogą być zabezpieczane poprzez:

1) oddanie na przechowanie zarządowi zakładu ubezpieczeń lub upoważnionemu przez zarząd pracownikowi zakładu ubezpieczeń za pokwitowaniem;

2) przechowanie w siedzibie zakładu ubezpieczeń w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu;

3) zabranie z zakładu ubezpieczeń za pokwitowaniem.

§  11. 

1. Ustaleń kontroli dokonuje się na podstawie dowodów.

2. Do dowodów zalicza się w szczególności:

1) dokumenty;

2) dane i informacje umieszczone w systemach informatycznych zakładu ubezpieczeń;

3) dowody rzeczowe;

4) oświadczenia, informacje i wyjaśnienia złożone przez upoważnionych pracowników i pośredników ubezpieczeniowych zakładu ubezpieczeń;

5) oświadczenia osób trzecich;

6) opinie ekspertów;

7) wyniki oględzin;

8) inne materiały będące przedmiotem kontroli, które mogą przyczynić się do stwierdzenia stanu faktycznego w zakresie objętym kontrolą.

3. Organ nadzoru przed podpisaniem protokołu, o którym mowa w § 12 ust. 1, zapewnia zakładowi ubezpieczeń możliwość zapoznania się oraz ustosunkowania się do materiałów, będących dowodami w kontroli, które nie zostały uzyskane w toku kontroli.

4. Dowody uzyskane w toku kontroli są przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich bez zgody inspektora kierującego zespołem inspekcyjnym.

5. Ograniczenie, o którym mowa w ust. 4, nie dotyczy inspektorów wchodzących w skład zespołu inspekcyjnego.

§  12. 

1. Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół kontroli.

2. Protokół kontroli zawiera w szczególności:

1) nazwę i siedzibę zakładu ubezpieczeń;

2) datę i numer upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz jego zmiany;

3) miejsce i datę przeprowadzania czynności kontrolnych;

4) wskazanie jednostek organizacyjnych objętych kontrolą;

5) imiona i nazwiska inspektorów przeprowadzających kontrolę;

6) określenie zakresu kontroli;

7) imiona i nazwiska oraz stanowiska służbowe osób składających oświadczenia oraz udzielających informacji i wyjaśnień w toku kontroli;

8) opis dokonanych czynności oraz ustalenia stanu faktycznego;

9) wzmiankę o poinformowaniu zakładu ubezpieczeń o przysługujących mu prawach i obowiązkach;

10) wykaz załączników z podaniem nazwy i cech każdego załącznika;

11) miejsce i datę sporządzenia protokołu.

§  13. 

1. Protokół kontroli sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden egzemplarz inspektor kierujący zespołem inspekcyjnym lub w jego zastępstwie inny inspektor wchodzący w skład zespołu inspekcyjnego przeprowadzającego kontrolę przekazuje zakładowi ubezpieczeń.

2. Osoba upoważniona przez organ zarządzający zakładu ubezpieczeń potwierdza odbiór protokołu kontroli na jednym egzemplarzu protokołu podpisanym przez inspektora kierującego zespołem inspekcyjnym. Osoby te parafują każdą stronę protokołu.

§ 14. Jeżeli zakład ubezpieczeń odmawia lub uchyla się od odebrania protokołu kontroli, organ nadzoru wzywa pisemnie zakład ubezpieczeń do odebrania protokołu, wyznaczając termin nie krótszy niż 7 dni do dokonania tej czynności. W przypadku bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu, protokół uważa się za doręczony z upływem ostatniego dnia tego terminu.

§  15. 

1. Po podpisaniu protokołu kontroli nie dokonuje się w protokole żadnych poprawek i dopisków, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. Oczywiste omyłki pisarskie prostuje inspektor kierujący zespołem inspekcyjnym, parafując sprostowania. Organ nadzoru o sprostowaniu oczywistych omyłek pisarskich informuje pisemnie zakład ubezpieczeń.

§  16. 

1. W terminie 14 dni od dnia podpisania protokołu kontroli zakład ubezpieczeń może zgłosić organowi nadzoru pisemne zastrzeżenia i uwagi do treści protokołu oraz wyjaśnienia w sprawach objętych zakresem kontroli.

2. W razie zgłoszenia zastrzeżeń, w celu ich wyjaśnienia organ nadzoru może zarządzić podjęcie dodatkowych czynności kontrolnych.

3. Dodatkowe czynności kontrolne przeprowadza się w terminie 30 dni od dnia ich podjęcia.

4. Informacje o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń załącza się do protokołu kontroli.

5. O sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń organ nadzoru informuje zakład ubezpieczeń w terminie 14 dni od dnia doręczenia zastrzeżeń albo od dnia zakończenia dodatkowych czynności kontrolnych, o których mowa w ust. 2.

§ 17. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2004 r.

1 Minister Finansów kieruje działem administracji rządowej - instytucje finansowe, na podstawie § 1 ust. 2 pkt 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 marca 2002 r. w sprawie szczegółowego zakresu działania Ministra Finansów (Dz. U. Nr 32, poz. 301, Nr 43, poz. 378 i Nr 93, poz. 834).

2 § 2 ust. 2 zmieniony przez § 1 rozporządzenia z dnia 6 kwietnia 2005 r. (Dz.U.05.58.506) zmieniającego nin. rozporządzenie z dniem 9 kwietnia 2005 r.

• Identyfikator: Dz.U.2003.218.2145
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Kontrola działalności zakładu ubezpieczeń w zakresie korzystania z usług agentów ubezpieczeniowych.
• Data aktu: 09/12/2003
• Data ogłoszenia: 19/12/2003
• Data wejścia w życie: 01/01/2004