Dysponowanie środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej, niepodlegającymi zwrotowi.

ROZPORZĄDZENIE

PRZEWODNICZĄCEGO KOMITETU INTEGRACJI EUROPEJSKIEJ

z dnia 26 kwietnia 2002 r.

w sprawie dysponowania środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej, niepodlegającymi zwrotowi.

Na podstawie art. 106 ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155, poz. 1014, z 1999 r. Nr 38, poz. 360, Nr 49, poz. 485, Nr 70, poz. 778 i Nr 110, poz. 1255, z 2000 r. Nr 6, poz. 69, Nr 12, poz. 136, Nr 48, poz. 550, Nr 95, poz. 1041, Nr 119, poz. 1251 i Nr 122, poz. 1315, z 2001 r. Nr 45, poz. 497, Nr 46, poz. 499, Nr 88, poz. 961, Nr 98, poz. 1070, Nr 100, poz. 1082, Nr 102, poz. 1116, Nr 125, poz. 1368 i Nr 145, poz. 1623 oraz z 2002 r. Nr 41, poz. 363 i 365) zarządza się, co następuje:

Rozdział  1

Przepisy ogólne

§ 1. Rozporządzenie określa sposób, warunki i tryb dysponowania środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej, niepodlegającymi zwrotowi, zwanymi dalej "środkami bezzwrotnymi", w tym tryb ustalania dysponentów dla tych środków, tryb uruchamiania środków i rodzaje rachunków bankowych, tryb i terminy sporządzania planów finansowych i dokonywania wydatków, ocenę realizacji programów pomocowych oraz sposób i terminy sporządzania sprawozdań finansowych, a także tryb i terminy zamykania programów pomocowych i rozliczania środków.

§ 2. Ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:

1) funduszu ISPA - rozumie się przez to program pomocowy pod nazwą Instrument Przedakcesyjnej Polityki Strukturalnej,

2) programie Phare - rozumie się przez to program pomocowy pod nazwą Program Pomocy w Przebudowie Gospodarczej Państw Europy Środkowej i Wschodniej,

3) programie SAPARD - rozumie się przez to program pomocowy pod nazwą Specjalny Program Akcesyjny na Rzecz Rozwoju Rolnictwa i Obszarów Wiejskich,

4) programach pomocowych - rozumie się przez to programy finansowane ze środków bezzwrotnych, w szczególności programy: Phare i SAPARD oraz fundusz ISPA,

5) krajowym urzędniku zatwierdzającym - rozumie się przez to ministra właściwego do spraw finansów publicznych lub osobę przez niego upoważnioną do zarządzania finansowego środkami bezzwrotnymi,

6) narodowym koordynatorze pomocy - rozumie się przez to Przewodniczącego Komitetu Integracji Europejskiej lub osobę przez niego upoważnioną do koordynowania programowania i wdrażania programu Phare,

7) narodowym koordynatorze ISPA - rozumie się przez to Przewodniczącego Komitetu Integracji Europejskiej lub osobę przez niego upoważnioną do koordynowania programowania i wdrażania funduszu ISPA,

8) pełnomocniku projektu - rozumie się przez to imiennie wskazaną osobę zatrudnioną w administracji rządowej, nadzorującą realizację określonych projektów lub programów w ramach programu pomocowego, w szczególności pełnomocników do spraw realizacji projektów Phare oraz w odniesieniu do funduszu ISPA - sektorowych pełnomocników do spraw realizacji projektów,

9) memorandum finansowym - rozumie się przez to umowę zawartą przez Rząd Rzeczypospolitej Polskiej z Komisją Europejską, określającą przeznaczenie oraz plan rzeczowy i finansowy dla środków bezzwrotnych,

10) Wieloletniej Umowie Finansowej SAPARD - rozumie się przez to zawartą w dniu 25 stycznia 2001 r. umowę - "Specjalny program akcesyjny na rzecz rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich w Polsce - wieloletnia umowa finansowa pomiędzy Komisją Wspólnot Europejskich występującą w imieniu Wspólnoty Europejskiej a Rządem Rzeczypospolitej Polskiej występującym w imieniu Rzeczypospolitej Polskiej" (Monitor Polski Nr 30, poz. 502),

11) porozumieniu roboczym - rozumie się przez to porozumienie między krajowym urzędnikiem zatwierdzającym a pełnomocnikiem projektu, określające sposób zarządzania finansowego środkami bezzwrotnymi służącymi realizacji określonych programów w ramach programu Phare,

12) umowie finansowania - rozumie się przez to porozumienie między krajowym urzędnikiem zatwierdzającym a pełnomocnikiem projektu, określające sposób zarządzania finansowego środkami bezzwrotnymi służącymi realizacji określonego projektu w ramach funduszu ISPA oraz ogólny sposób zarządzania finansowego - w przypadku określonych programów w ramach programu Phare.

§  3. 

1. Pełna realizacja zadań w ramach programu pomocowego następuje na zasadach i warunkach określonych w memorandum finansowym, a w przypadku programu SAPARD - w Wieloletniej Umowie Finansowej SAPARD.

2. Pełnomocnik projektu i dysponent środków bezzwrotnych, a w przypadku programu SAPARD - krajowy urzędnik zatwierdzający, minister odpowiedzialny za merytoryczną realizację programu SAPARD i dysponent środków bezzwrotnych, zawierają porozumienia określające szczegółowe warunki realizacji programów pomocowych.

3. Dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny.

§  4. 

1. Dysponentów środków bezzwrotnych wskazuje, z zastrzeżeniem ust. 2, krajowy urzędnik zatwierdzający w porozumieniu z pełnomocnikiem projektu oraz odpowiednio narodowym koordynatorem pomocy lub narodowym koordynatorem ISPA.

2. Dysponentem środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD jest podmiot spełniający warunki określone w Wieloletniej Umowie Finansowej SAPARD.

§  5. 

1. Dotacji celowej, zwanej dalej "dotacją", albo dofinansowania, o którym mowa w art. 411 ust. 11 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. - Prawo ochrony środowiska (Dz. U. Nr 62, poz. 627 i Nr 115, poz. 1229), zwanego dalej "dofinansowaniem", udziela pełnomocnik projektu, a w programie SAPARD - dysponent środków bezzwrotnych, zgodnie z warunkami i procedurami określonymi w danym programie pomocowym.

2. Szczegółowe warunki wykorzystania oraz rozliczania dotacji albo dofinansowania określa umowa między dysponentem środków bezzwrotnych i podmiotem otrzymującym dotację albo dofinansowanie.

§  6. 

1. W przypadku stwierdzenia przez właściwe organy naruszenia zasad i warunków realizacji zadań w ramach programu pomocowego, o których mowa w § 3 ust. 1, lub dokonywania wydatków niezgodnie z planowanym przeznaczeniem lub z planem finansowym, krajowy urzędnik zatwierdzający, z urzędu lub na wniosek odpowiednio narodowego koordynatora pomocy lub narodowego koordynatora ISPA, wstrzymuje dysponowanie częścią lub całością planowanych wydatków albo przekazywanie środków bezzwrotnych na realizację zadań.

2. Dysponowanie częścią lub całością planowanych wydatków albo przekazywanie środków bezzwrotnych na realizację zadań w przypadkach stwierdzenia naruszeń, o których mowa w ust. 1, może zostać wstrzymane również przez pełnomocnika projektu - w zakresie nadzorowanych przez niego projektów lub programów.

3. O wstrzymaniu dysponowania częścią lub całością planowanych wydatków albo przekazywania środków bezzwrotnych na realizację zadań pełnomocnik projektu niezwłocznie informuje krajowego urzędnika zatwierdzającego oraz odpowiednio narodowego koordynatora pomocy lub narodowego koordynatora ISPA.

4. W przypadku określonym w ust. 1 i 2 krajowy urzędnik zatwierdzający albo pełnomocnik projektu wskazuje wykaz tytułów wydatków, które nie mogą być finansowane ze środków, o których mowa w ust. 1.

§  7. 

1. Dla obsługi środków bezzwrotnych prowadzi się następujące rachunki bankowe:

1) rachunek środków pochodzących ze źródeł zagranicznych, niepodlegających zwrotowi, o którym mowa w art. 95 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, zwany dalej "rachunkiem Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej",

2) rachunek bieżący budżetu państwa, o którym mowa w art. 107 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych,

3) rachunek dla środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację określonego programu w ramach programu Phare lub określonego projektu w ramach funduszu ISPA, określony w umowie dysponenta środków bezzwrotnych z podmiotem otrzymującym dotację albo dofinansowanie,

4) rachunek dysponenta środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD,

5) rachunek rozliczeniowy dysponenta środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD, za którego pośrednictwem środki programu są przekazywane podmiotom otrzymującym dotację.

2. Rachunek Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej służy do gromadzenia środków przekazywanych przez Komisję Europejską na realizację programów pomocowych, a w programie SAPARD - dodatkowo do rozliczeń operacji finansowych pomiędzy krajowym urzędnikiem zatwierdzającym a dysponentem środków bezzwrotnych.

3. Rachunek, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, służy do:

1) rozliczeń operacji finansowych związanych z realizacją wydatków ponoszonych w związku z programami pomocowymi,

2) przekazywania środków bezzwrotnych uprawnionym podmiotom.

4. Do realizacji wydatków w ramach środków zgromadzonych na danym subkoncie rachunku, o którym mowa w ust. 1 pkt 2, krajowy urzędnik zatwierdzający upoważnia właściwego pełnomocnika projektu i wskazane przez niego osoby.

5. Rachunki, o których mowa w ust. 1 pkt 1-3, są prowadzone w euro.

6. Krajowy urzędnik zatwierdzający otwiera dodatkowo w Narodowym Banku Polskim rachunek na zwroty środków od dysponenta środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD. Rachunek jest prowadzony w złotych.

7. Rachunek, o którym mowa w ust. 6, służy do gromadzenia środków zwróconych przez dysponenta środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD, rozliczeń z dysponentem tych środków, jak również rozliczeń z budżetem państwa oraz rozliczeń z Komisją Europejską.

8. Dysponent środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD otwiera dodatkowo wydzielony rachunek bankowy dla zwrotów środków odzyskanych w programie SAPARD. Rachunek jest prowadzony w złotych.

Rozdział  2

Uruchamianie środków oraz rozliczanie wydatków

§  8. 

1. Uruchomienie środków bezzwrotnych gromadzonych na rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej odbywa się w drodze przekazania środków pieniężnych na odpowiednie subkonto rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, a w programie SAPARD - na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 4.

2. Krajowy urzędnik zatwierdzający przekazuje środki z rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej:

1) na odpowiednie subkonto rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 - po otrzymaniu od właściwego pełnomocnika projektu wniosku o przekazanie środków finansowych,

2) na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 4 - po otrzymaniu od dysponenta środków bezzwrotnych przeznaczonych na realizację programu SAPARD zapotrzebowania na środki programu, którego wzór udostępnia krajowy urzędnik zatwierdzający.

3. Dysponenci środków bezzwrotnych:

1) pokrywają wydatki określone w programie pomocowym albo

2) przekazują środki bezzwrotne podmiotom otrzymującym dotację lub dofinansowanie, na rachunki określone w § 7 ust. 1 pkt 3.

§ 9. Obsługę administracyjną oraz księgową środków bezzwrotnych zapewnia dysponent środków bezzwrotnych.

§  10. 

1. Warunkiem uruchomienia środków bezzwrotnych jest przeprowadzenie kontroli wewnętrznej dotychczasowych operacji finansowych w zakresie dotyczącym tych środków.

2. Dowodem dokonania kontroli wewnętrznej operacji są podpisy właściwych pracowników podmiotu będącego dysponentem środków bezzwrotnych, złożone na dokumentach operacji finansowej.

3. Złożenie podpisu głównego księgowego potwierdza, że główny księgowy:

1) sprawdził, iż operacja finansowa została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym,

2) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności operacji finansowej i rzetelności dokumentu, w którym operacja ta została ujęta,

3) stwierdził formalnorachunkową prawidłowość dokumentu dotyczącego tej operacji finansowej.

4. Przepisy ust. 3 nie mają zastosowania do programu SAPARD.

Rozdział  3

Szczegółowy tryb uruchamiania środków i dokonywanie wydatków z programu Phare

§  11. 

1. W terminie 20 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia roboczego pełnomocnik projektu sporządza i przedstawia krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu:

1) harmonogramy płatności programu dla całego okresu realizacji, w układzie kwartalnym,

2) wnioskowaną wielkość limitów płatności na okres 6 miesięcy, w układzie miesięcznym

- sporządzone według wzorów określonych w porozumieniu roboczym.

2. Na podstawie harmonogramów płatności krajowy urzędnik zatwierdzający sporządza i przedstawia do wiadomości właściwego pełnomocnika projektu plan finansowy, obejmujący:

1) zbiorczy harmonogram płatności dla subkonta rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej dla całego okresu realizacji, w układzie kwartalnym,

2) miesięczne limity płatności dla poszczególnych subkont rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, na okres 6 miesięcy.

3. Pełnomocnik projektu przekazuje informacje, o których mowa w ust. 1 pkt 2, co 6 miesięcy - nie później niż na 2 miesiące przed upływem okresu, na który zostały ustalone miesięczne limity płatności. Na ich podstawie krajowy urzędnik zatwierdzający ustala miesięczne limity płatności dla poszczególnych subkont rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, na okres kolejnych 6 miesięcy.

4. Po otrzymaniu kolejnej części środków bezzwrotnych z Komisji Europejskiej krajowy urzędnik zatwierdzający aktualizuje harmonogram i limity, o których mowa w ust. 2 i 3.

5. Aktualizacja uwzględnia płatności wynikające z uprzednio zawartych zobowiązań finansowych, o ile były zgodne z harmonogramem płatności obowiązującym w czasie ich zaciągania.

6. Harmonogram i limity, o których mowa w ust. 2 i 3, muszą spełniać warunek zachowania płynności finansowej.

§  12. 

1. Krajowy urzędnik zatwierdzający przekazuje środki pieniężne z rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej na subkonto rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, po przedłożeniu przez pełnomocnika projektu wniosku o przekazanie środków. Wzór wniosku o przekazanie środków udostępnia krajowy urzędnik zatwierdzający.

2. Do wniosku o przekazanie środków pełnomocnik projektu dołącza dokumenty dodatkowe, o których mowa w § 16 ust. 1, oraz oświadczenie pełnomocnika projektu stwierdzającego zgodność powyższych dokumentów ze stanem faktycznym oraz postanowieniami memorandum finansowego. W przypadku pierwszego wniosku o przekazanie środków nie dołącza się dokumentu, o którym mowa w § 16 ust. 1 pkt 3.

§  13. 

1. Pełnomocnik projektu jest odpowiedzialny za zachowanie płynności finansowej programu w ramach wyznaczonych przez harmonogram i limity płatności, o których mowa w § 11 ust. 2 i 3.

2. Płatności dokonywane przez pełnomocnika projektu w danym okresie nie mogą przekraczać limitu przyznanego w miesięcznym limicie płatności.

3. Zaciągnięcie zobowiązania finansowego, które powoduje płatności niezgodne z ustalonymi limitami płatności, wymaga uprzedniej zgody krajowego urzędnika zatwierdzającego.

4. W uzasadnionych przypadkach krajowy urzędnik zatwierdzający może dokonać przesunięć wydatków pomiędzy limitami płatności przyznanymi dla poszczególnych subkont rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, zasilanymi z innego subkonta rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej.

5. W uzasadnionych przypadkach pełnomocnik projektu może wystąpić do krajowego urzędnika zatwierdzającego z wnioskiem o zmianę harmonogramu płatności, o którym mowa w § 11 ust. 2 pkt 1, i miesięcznego limitu płatności.

§  14. 

1. Pełnomocnik projektu niezwłocznie, nie później niż do 5 dnia roboczego następnego miesiąca, informuje krajowego urzędnika zatwierdzającego o niewykorzystaniu w danym miesiącu pełnej kwoty środków bezzwrotnych, przewidzianej w miesięcznym limicie płatności.

2. Krajowy urzędnik zatwierdzający może, na wniosek pełnomocnika projektu dołączony do informacji, o której mowa w ust. 1, przedłużyć rezerwację całości lub części niewykorzystanej kwoty środków bezzwrotnych, na okres do 15 dnia roboczego danego miesiąca.

3. Jeżeli kwota objęta rezerwacją, zgodnie z ust. 2, nie została wydatkowana w terminie, krajowy urzędnik zatwierdzający wydaje dyspozycję jej zwrotu na rachunek Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej lub zmniejsza kwotę środków bezzwrotnych podlegających przekazaniu w następnym miesiącu o wysokość niewykorzystanej kwoty.

4. Kwoty niewykorzystane zwrócone na rachunek Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej krajowy urzędnik zatwierdzający może przekazać na subkonto innych programów, na które uprzednio przekazał środki w wysokości niewystarczającej na pełne pokrycie płatności przewidzianych w miesięcznym limicie płatności.

5. Jeżeli osiągnięto poziom wydatkowania środków bezzwrotnych warunkujący wysłanie do Komisji Europejskiej wniosku o przekazanie kolejnej części środków bezzwrotnych, środki niewydatkowane pozostają na rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej jako rezerwa do dyspozycji krajowego urzędnika zatwierdzającego.

§  15. 

1. Pełnomocnik projektu sprawuje kontrolę nad wykorzystaniem środków bezzwrotnych i w tym zakresie, co najmniej raz na kwartał, dokonuje oceny wykorzystania środków na podstawie sprawozdań, o których mowa w § 19 ust. 2 pkt 1, przedłożonych przez podmioty otrzymujące dotację, oraz podejmuje, w razie potrzeby, działania zmierzające do prawidłowego wykonania planu rzeczowego i finansowego.

2. Przedmiotem oceny, o której mowa w ust. 1, jest w szczególności:

1) zgodność wydatków z planowanym przeznaczeniem,

2) prawidłowość wykorzystania środków finansowych, w tym zakres zrealizowanych zadań,

3) prawidłowość wykorzystania dotacji pod względem zgodności z planowanym przeznaczeniem oraz procedur.

§  16. 

1. Pełnomocnik projektu przesyła krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu na koniec każdego miesiąca - w terminie do 20 dnia następnego miesiąca:

1) harmonogram płatności, obejmujący 6 kolejnych miesięcy od daty złożenia wniosku, o którym mowa w § 12 ust. 1,

2) aktualne wydruki z ewidencji zawierające dane o zawartych kontraktach, płatnościach oraz dokonanych rozliczeniach bankowych wraz z kopiami dokumentów bankowych potwierdzających stan subkonta,

3) skrócony raport z postępów realizacji zadania.

2. Za zgodą krajowego urzędnika zatwierdzającego raport, o którym mowa w ust. 1 pkt 3, może być przekazywany w odstępach kwartalnych - w terminie 20 dni po zakończeniu kwartału.

§  17. 

1. Pełnomocnik projektu przekazuje narodowemu koordynatorowi pomocy:

1) kopie harmonogramu i raportu, o których mowa w § 16 ust. 1 pkt 1 i 3, uzupełnionych o prognozę zawierania umów na kolejne 6 miesięcy, zwaną dalej "harmonogramem kontraktowania" - w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu kalendarzowym, za który jest sporządzany harmonogram,

2) raporty kwartalne z postępów w realizacji programów - w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału,

3) kopię wniosku o przekazanie środków, o którym mowa w § 12 ust. 1.

2. W terminach wskazanych przez narodowego koordynatora pomocy pełnomocnik projektu jest obowiązany do przekazania krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu i narodowemu koordynatorowi pomocy raportów półrocznych z postępów w realizacji programów, zawierających dane rzeczowe oraz finansowe, zgodnie z wymogami dawcy programu pomocowego.

3. Wzory raportów, o których mowa w ust. 1 pkt 2 oraz w ust. 2, udostępnia narodowy koordynator pomocy.

§  18. 

1. Pełnomocnik projektu jest obowiązany do niezwłocznego informowania krajowego urzędnika zatwierdzającego o wszelkich okolicznościach mających wpływ na realizację porozumienia roboczego lub umowy finansowania, a w szczególności o okolicznościach mogących mieć wpływ na płynność finansową realizowanego programu.

2. Pełnomocnik projektu jest obowiązany do udzielania wszelkich dodatkowych informacji, dotyczących procesu wdrażania programu, w terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania pisemnego zapytania skierowanego przez krajowego urzędnika zatwierdzającego lub narodowego koordynatora pomocy.

§  19. 

1. Podmiot otrzymujący dotację jest obowiązany prowadzić, w celu jej rozliczenia, ewidencję księgową, w sposób umożliwiający określenie sposobu wykorzystania dotacji.

2. Podmiot otrzymujący dotację sporządza:

1) w czasie realizacji projektu, nie rzadziej niż raz na kwartał - sprawozdanie z przebiegu wykonania zadań oraz wydatków i wykorzystania dotacji, które przekazuje pełnomocnikowi projektu,

2) w terminie 1 miesiąca od określonego w memorandum finansowym dnia zakończenia realizacji projektu - rozliczenie z otrzymanych środków bezzwrotnych, które przekazuje w dwóch egzemplarzach dysponentowi środków bezzwrotnych.

3. Dysponent środków bezzwrotnych, w terminie 20 dni roboczych od dnia otrzymania rozliczenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, dokonuje sprawdzenia jego prawidłowości i przekazuje jeden egzemplarz rozliczenia pełnomocnikowi projektu.

4. W terminie 2 miesięcy od zakończenia realizacji programu dysponent środków bezzwrotnych sporządza rozliczenie z wydatkowanych środków bezzwrotnych i przekazuje je pełnomocnikowi projektu.

5. W terminie 3 miesięcy od zakończenia realizacji programu pełnomocnik projektu sporządza zbiorcze rozliczenie z wydatkowanych środków bezzwrotnych i przekazuje je krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu.

§ 20. Dysponent środków bezzwrotnych jest obowiązany do ostemplowania stemplem "Program Phare" wszystkich dokumentów rozliczeniowych przedłożonych przez podmiot otrzymujący dotację. Dany dokument może być rozliczony tylko jeden raz.

§ 21. Dotacje nienależne, wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem lub bez zachowania procedur, o których mowa w art. 30 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, w szczególności w przypadku nieprowadzenia ewidencji, o której mowa w § 19 ust. 1, podlegają zwrotowi przez podmiot otrzymujący dotację wraz z należnymi odsetkami na właściwe subkonto rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2.

Rozdział  4

Szczegółowy tryb uruchamiania środków i dokonywania wydatków z funduszu ISPA

§  22. 

1. W terminie 30 dni roboczych od dnia zawarcia umowy finansowania pełnomocnik projektu przedstawia krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu oraz narodowemu koordynatorowi ISPA:

1) harmonogram kontraktowania,

2) harmonogram płatności projektu dla całego okresu realizacji, w układzie kwartalnym.

2. Na podstawie harmonogramów płatności krajowy urzędnik zatwierdzający sporządza plan finansowy dla subkonta Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej dla całego okresu realizacji projektu, w układzie kwartalnym.

3. Pełnomocnik projektu aktualizuje harmonogramy, o których mowa w ust. 1, corocznie do dnia 28 lutego. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

§  23. 

1. O zasilenie rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, dysponenci środków bezzwrotnych występują do krajowego urzędnika zatwierdzającego co najmniej raz na cztery miesiące, przedstawiając zweryfikowane i autoryzowane przez pełnomocnika projektu następujące dokumenty:

1) harmonogram płatności,

2) deklarację poniesionych wydatków potwierdzonych kopiami zapłaconych i zweryfikowanych faktur bądź, w uzasadnionych przypadkach, innymi odpowiednimi dokumentami, zgodnie z wymaganiami dawcy środków bezzwrotnych.

2. Środki bezzwrotne są przekazywane z rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej przez krajowego urzędnika zatwierdzającego dysponentom środków bezzwrotnych na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2, niezwłocznie po ich nadejściu.

3. Dysponenci środków bezzwrotnych dokonują zwrotu poniesionych kwot wydatków na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 3, ze środków bezzwrotnych pochodzących z płatności pośrednich i płatności końcowej, określonych w memorandum finansowym, niezwłocznie po ich otrzymaniu z Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej.

4. Warunkiem otrzymania ostatniej transzy środków bezzwrotnych jest zaakceptowane przez krajowego urzędnika zatwierdzającego i Komisję Europejską raportu końcowego, o którym mowa w § 38.

§  24. 

1. Dysponenci środków bezzwrotnych przekazują środki bezzwrotne na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 3, w terminach uzgodnionych z podmiotami otrzymującymi dofinansowanie i na podstawie złożonych przez te podmioty dokumentów niezbędnych do dokonania płatności, w tym dokumentów, o których mowa w § 23 ust. 1.

2. Podmioty otrzymujące dofinansowanie dokonują płatności za całość kosztów kwalifikowanych, określonych w memorandum finansowym, z rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 3.

§ 25. Pełnomocnik projektu składa krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu, w terminie określonym w umowie finansowania, raporty z realizacji projektu, zawierające:

1) zestawienie zapłaconych i zweryfikowanych faktur wraz z ich kopiami,

2) kopie wyciągów z rachunków bankowych, o których mowa w § 7 ust. 1 pkt 2 i 3,

3) aktualne dane o zawartych kontraktach, płatnościach oraz dokonanych rozliczeniach bankowych.

§  26. 

1. Pełnomocnik projektu przekazuje narodowemu koordynatorowi ISPA raporty półroczne z realizacji projektu w terminach odpowiednio do dnia 15 lutego oraz do dnia 15 sierpnia. W przypadku projektów realizowanych dłużej niż rok kalendarzowy pełnomocnik projektu przekazuje narodowemu koordynatorowi ISPA raporty roczne z realizacji projektu w terminie do dnia 15 lutego oraz raporty półroczne z realizacji projektu w terminie do dnia 15 sierpnia.

2. Wzory raportów, o których mowa w ust. 1, udostępnia narodowy koordynator ISPA.

§  27. 

1. Pełnomocnik projektu sprawuje kontrolę nad wykorzystaniem środków bezzwrotnych i w tym zakresie:

1) weryfikuje i autoryzuje dokumenty, o których mowa w § 23 ust. 1,

2) nie rzadziej niż raz na pół roku dokonuje oceny wykorzystania środków na podstawie sprawozdań, o których mowa w § 29 ust. 2 pkt 1, przedłożonych przez podmioty otrzymujące dofinansowanie, oraz podejmuje, w razie potrzeby, działania zmierzające do prawidłowego wykonania planu rzeczowego i finansowego.

2. Przedmiotem oceny, o której mowa w ust. 1, jest w szczególności:

1) zgodność wydatków z planowanym przeznaczeniem,

2) prawidłowość wykorzystania środków finansowych, w tym zakres zrealizowania zadań,

3) prawidłowość wykorzystania dofinansowania pod względem zgodności z planowanym przeznaczeniem i procedur.

§  28. 

1. Pełnomocnik projektu jest obowiązany do niezwłocznego informowania krajowego urzędnika zatwierdzającego o wszelkich okolicznościach mających wpływ na realizację memorandum finansowego, a w szczególności o okolicznościach mogących mieć wpływ na płynność finansową realizowanego projektu.

2. Pełnomocnik projektu jest obowiązany do udzielania wszelkich dodatkowych informacji, dotyczących procesu wdrażania projektu, w terminie 10 dni roboczych od daty otrzymania pisemnego zapytania skierowanego przez krajowego urzędnika zatwierdzającego lub narodowego koordynatora ISPA.

§  29. 

1. Podmiot otrzymujący dofinansowanie jest obowiązany prowadzić, w celu jego rozliczenia, dwuwalutową ewidencję księgową, w sposób umożliwiający określenie sposobu wykorzystania dofinansowania.

2. Podmiot otrzymujący dofinansowanie sporządza:

1) w czasie realizacji projektu, nie rzadziej niż raz na pół roku - sprawozdanie z przebiegu wykonania zadań oraz wydatków i wykorzystania dofinansowania, które przekazuje pełnomocnikowi projektu,

2) w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące od dnia zakończenia realizacji projektu określonego w memorandum finansowym - rozliczenie z otrzymanych środków bezzwrotnych, które przekazuje w dwóch egzemplarzach dysponentowi środków bezzwrotnych.

3. Dysponent środków bezzwrotnych, w terminie 20 dni roboczych od dnia otrzymania rozliczenia, o którym mowa w ust. 2 pkt 2, dokonuje sprawdzenia jego prawidłowości i przekazuje jeden egzemplarz rozliczenia pełnomocnikowi projektu.

4. W terminie 4 miesięcy od zakończenia realizacji projektu dysponent środków bezzwrotnych sporządza rozliczenie z wydatkowych środków i przekazuje je pełnomocnikowi projektu.

5. W terminie 5 miesięcy od zakończenia realizacji projektu pełnomocnik projektu sporządza zbiorcze rozliczenie z wydatkowanych środków i przekazuje je do krajowego urzędnika zatwierdzającego.

§ 30. Dysponent środków bezzwrotnych jest obowiązany do ostemplowania stemplem "Fundusz ISPA" wszystkich dokumentów rozliczeniowych przedłożonych przez podmiot otrzymujący dofinansowanie, zanim będą przedmiotem płatności dysponenta środków bezzwrotnych. Dany dokument może być rozliczony tylko jeden raz.

§ 31. Dofinansowanie nienależne, wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem lub bez zachowania procedur, o których mowa w art. 30 pkt 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, w szczególności w przypadku nieprowadzenia ewidencji, o której mowa w § 29 ust. 1, podlega zwrotowi przez podmiot otrzymujący dofinansowanie wraz z należnymi odsetkami na właściwe subkonto rachunku, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 2.

Rozdział  5

Dokonywanie zwrotu poniesionych kwot wydatków z programu SAPARD

§  32. 

1. Środki bezzwrotne przeznaczone na realizację programu SAPARD są przekazywane z rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej, przez krajowego urzędnika zatwierdzającego, na rzecz dysponenta środków bezzwrotnych na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 1 pkt 4.

2. Polecenie płatności jest wydawane przez dysponenta środków bezzwrotnych w terminie 5 dni od daty zapisania operacji, o której mowa w ust. 1, w ciężar rachunku Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej.

§  33. 

1. Dysponent środków bezzwrotnych jest obowiązany do przedkładania krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu, zgodnie z warunkami określonymi w Wieloletniej Umowie Finansowej SAPARD, wszelkich dokumentów i informacji, niezbędnych do oceny przebiegu, rozliczenia i sprawozdawczości dla środków bezzwrotnych programu SAPARD.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, obejmują w szczególności zapotrzebowanie na środki programu SAPARD, deklaracje wydatków w ramach programu SAPARD i raporty o nieprawidłowościach.

3. Informacje, o których mowa w ust. 1, zawierają w szczególności dane o nienależnie wypłaconych kwotach i środkach odzyskanych w ramach programu.

§  34. 

1. Kwoty dotacji uzyskane w sposób nienależny przez podmiot otrzymujący dotację podlegają zwrotowi wraz z należnymi odsetkami na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 8.

2. Dysponent środków bezzwrotnych przekazuje środki, o których mowa w ust. 1, na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 6, w terminie 5 dni od daty ich odzyskania - jeśli zwrot nastąpił po zakończeniu realizacji programu.

3. W trakcie realizacji programu wielkość środków odzyskanych przez dysponenta środków bezzwrotnych pomniejsza kwoty przekazywane mu przez krajowego urzędnika zatwierdzającego na realizację programu. W przypadku braku możliwości pełnego rozliczenia tych środków, krajowy urzędnik zatwierdzający nakazuje zwrot nierozliczonych kwot na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 6.

4. Odsetki bankowe naliczone od środków odzyskanych są ewidencjonowane w sposób umożliwiający ich wyodrębnienie i mogą być wydatkowane wyłącznie na realizację programu SAPARD jedynie za zgodą krajowego urzędnika zatwierdzającego.

§  35. 

1. W przypadku przekazania środków bezzwrotnych w sposób nienależny przez dysponenta tych środków z przyczyn od niego zależnych, środki te podlegają zwrotowi na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 6, w terminie 5 dni od dnia stwierdzenia ich nienależnego przekazania, z zastrzeżeniem ust. 2.

2. W trakcie realizacji programu wielkość środków, o których mowa w ust. 1, pomniejsza kwoty przekazywane dysponentowi środków bezzwrotnych przez krajowego urzędnika zatwierdzającego na realizację programu. W przypadku braku możliwości pełnego rozliczenia tych środków krajowy urzędnik zatwierdzający nakazuje ich zwrot na rachunek, o którym mowa w § 7 ust. 6.

§  36. 

1. Podmiot otrzymujący dotację jest obowiązany przechowywać dokumenty potwierdzające realizację projektu zgodnie z umową zawartą z dysponentem środków bezzwrotnych.

2. Dysponent środków bezzwrotnych jest obowiązany do ostemplowania stemplem "Program SAPARD" wszystkich dokumentów rozliczeniowych przedłożonych przez podmiot otrzymujący dotację, zanim na ich podstawie zostanie dokonana płatność ze strony dysponenta. Dany dokument może być rozliczony tylko jeden raz.

Rozdział  6

Zamykanie programów i ich ocena

§  37. 

1. Niezrealizowane kwoty wydatków środków bezzwrotnych wygasają z datą zakończenia danego projektu lub programu, określoną w memorandum finansowym, chyba że czas trwania tego projektu lub programu zostanie przedłużony decyzją dawcy środków bezzwrotnych.

2. Środki bezzwrotne niewykorzystane w terminie określonym w ust. 1 podlegają zwrotowi na właściwe subkonto Narodowego Funduszu Środków Pomocowych z Unii Europejskiej, z którego zostały przekazane.

3. Po zakończeniu realizacji wszystkich umów i płatności pełnomocnik projektu jest obowiązany do rozliczenia projektu lub programu przed krajowym urzędnikiem zatwierdzającym w celu wykazania, czy środki bezzwrotne zostały przeznaczone i wydatkowane zgodnie z zasadami i procedurami określonymi w umowach z dawcą środków.

4. Pełnomocnik projektu jest obowiązany do przechowywania wszelkich dokumentów dotyczących realizacji projektu lub programu przez 5 lat od daty zakończenia projektu lub programu, określonej w memorandum finansowym. Dokumenty te są udostępniane na żądanie krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu oraz odpowiednio narodowemu koordynatorowi pomocy lub narodowemu koordynatorowi ISPA, jak również służbom kontrolnym dawcy środków.

§  38. 

1. Pełnomocnik projektu, w terminie 5 miesięcy od daty zakończenia projektu lub programu, określonej w memorandum finansowym, składa krajowemu urzędnikowi zatwierdzającemu i odpowiednio narodowemu koordynatorowi pomocy lub narodowemu koordynatorowi ISPA raport końcowy obejmujący cały okres realizacji projektu lub programu, zawierający informacje finansowe i rzeczowe dotyczące wykonania projektu lub programu oraz osiągnięcia założonych w nim celów.

2. Narodowy koordynator pomocy oraz narodowy koordynator ISPA, na podstawie przedłożonych raportów końcowych, o których mowa w ust. 1, dokonują oceny wybranych corocznie projektów lub programów. Ocena projektu lub programu obejmuje w szczególności analizę:

1) osiągniętych rezultatów,

2) skuteczności realizacji celów i efektów projektu lub programu w stosunku do poniesionych nakładów.

Rozdział  7

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 39. Przepisów rozporządzenia nie stosuje się do programów Phare objętych memorandami finansowymi podpisanymi w okresie od dnia 1 stycznia 1998 r. do dnia 31 grudnia 1999 r., w stosunku do których stosuje się dotychczas obowiązujące zasady lub przepisy.

§ 40. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

• Identyfikator: Dz.U.2002.68.631
• Rodzaj: Rozporządzenie
• Tytuł: Dysponowanie środkami pochodzącymi z Unii Europejskiej, niepodlegającymi zwrotowi.
• Data aktu: 26/04/2002
• Data ogłoszenia: 06/06/2002
• Data wejścia w życie: 21/06/2002