Monika Sewastianowicz: Czy dopuszczalne jest zastąpienie papierowych dokumentów, na których studenci lub pracownicy Uczelni składają własnoręczne podpisy, cyfrowymi dokumentami opatrzonymi własnoręcznymi podpisami składanymi na tablecie graficznym?
Tomasz Osiej: Nie ma ogólnych przeciwwskazań do zastąpienia papierowej dokumentacji wersją elektroniczną. Zastosowanie zaproponowanej metody dokumentacyjnej będzie miało miejsce wszędzie tam, gdzie nie mamy szczególnych przepisów dot. prowadzenia dokumentacji w określonej formie. Z praktycznego punktu widzenia w tego typu sytuacjach sporządza się wykaz przetwarzanych dokumentów ze wskazaniem formy przechowywania i okresu retencji. Tego typu wykaz najczęściej stanowi część instrukcji kancelaryjnej lub osobnej procedury retencji przyjętej w jednostce.
Szczególną uwagę należy zwrócić na odpowiednie stosowanie przepisów KPA, gdzie co prawda dopuszczalne jest elektroniczne prowadzenie postępowań, natomiast nie jest ono pozostawione do samodzielnego ustalenia podmiotom stosującym przepisy. Chodzi tu przede wszystkim o wymogi dotyczące podpisów które muszą mieć określoną formę, np. podpisu kwalifikowanego za pomocą platformy ePUAP. Zaproponowana metoda uwierzytelniania (podpis na tablecie) nie zastąpi wymogów stawianych przez wskazaną regulację. Dla przykładu zgodnie z art. 74 ust. 3 Prawo o szkolnictwie wyższym dokumentacja przebiegu studiów może być prowadzona w postaci elektronicznej.
Cena promocyjna: 119.2 zł
|Cena regularna: 149 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
Z kolei umowy o pracę z pracownikami naukowymi, jak też z administracyjnym personelem uczelni podlegają pod przepisy prawa pracy, które nakładają wymóg pisemności takich umów. – art. 147 ust. 1 Prawo o szkolnictwie wyższym w zw. z art. 29 § 2 Kodeksu pracy.
Należy też wziąć pod uwagę kwestie istniejących już zobowiązań, które nie są regulowane przez przepisy szczególne, ale wolą stron została w nich zastrzeżona określona forma – w oparciu o ogólne przepisy działu III Kodeksu cywilnego.
Należy również wskazać, że pomimo potencjalnej atrakcyjności przedstawionego rozwiązania, z punktu widzenia obowiązujących przepisów, nie ma ona żadnej uprzywilejowanej wartości stawiającej jej ponad innymi formami dowodowymi.
Z punktu widzenia ochrony danych proces przetwarzania danych z wykorzystaniem zaproponowanej metody należy poddać analizie ryzyka. Szczególną uwagę należy zwrócić na fakt, że przetwarzanie odwzorowanych elektronicznie wzorów podpisów podnosi ryzyko naruszenia praw i wolności dla podmiotów danych. Zalecalibyśmy w takim przypadku przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA).
Czy uczelnia zamiast przechowywać papierowe oryginały dokumentów może przechowywać wyłącznie ich skany?
Odpowiedź na to pytanie jest ściśle związana z przywołanymi wcześniej okolicznościami wpływającymi na ustawowy wymóg formy prawnej. Zgodnie z zasadą – jeżeli jesteśmy zobligowani prawnie do sporządzania dokumentów w określonej formie to również ich przechowywanie powinno w takiej formie się odbywać. Tam, gdzie nie mamy wymogu formy pisemnej nie musimy stosować papierowych oryginałów i możemy od razu prowadzić dokumentację w formie elektronicznej.
Warto zaznaczyć, że Kodeks pracy od 1 stycznia 2019 r. dopuścił prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej (por. art. 94 pkt 9a k.p. oraz art. 948 i n k.p.) pod warunkiem spełnienia szczególnych wymagań w tym zakresie.
Niezależnie od powyższego, dobrą praktyką jest skanowanie oryginałów tylko tam, gdzie będą one faktycznie później wykorzystywane do określonych celów, przy uwzględnieniu potencjalnie negatywnej sytuacji zniszczenia oryginału. Jeżeli takie ryzyko jest minimalne lub nie ma go wcale oraz nie znajdujemy faktycznego uzasadnienia wykorzystania skanów do ściśle określonych celów, to nie ma uzasadnienia do tego, aby skanować wszystkie oryginalne dokumenty.Pamiętać należy, że na każde przetwarzanie danych nakłada się zasada ich oszczędności (minimalizacji) oraz retencji (okresów przechowywania).
Czytaj: Prof. Izdebski: Propozycje dotyczące ochrony wolności słowa na uczelniach mało precyzyjne>>
Czy za potwierdzenie zgodności z oryginałem można uznać wprowadzenie skanu do systemu przez uprawnionego do tego pracownika?
W mojej ocenie sam fakt wprowadzenia skanu do systemu przez uprawnionego pracownika nie może być uznany za potwierdzenie zgodności z oryginałem. Poświadczenie dokumentu za zgodnością z oryginałem to czynność, która powinna posiadać określoną formę m.in. poprzez złożenie podpisu na dokumencie, wskazać datę i oznaczenie miejsca sporządzenia poświadczenia. Jeżeli dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), należy stwierdzić to w poświadczeniu.
Jeśli nie to czy można za takie potwierdzenie uznać opatrzenie skanu własnoręcznym podpisem uprawnionego pracownika składanymi na tablecie graficznym?
Zgodnie z przedstawioną wyżej argumentacją tego typu rozwiązanie nie korzysta z żadnej uprzywilejowanej pozycji. Problematyczne jest również to, że tego typu poświadczenie należałoby przeanalizować pod kątem definicji podpisu, która w takim układzie bez każdorazowej faktycznej czynności pracownika przyjmowałaby formę podpisu mechanicznego – faksymile która musiałaby się znaleźć na każdym skanowanym dokumencie. Podpis mechaniczny (faksymile) może zastąpić podpis na dokumencie tylko wtedy, gdy przepis szczególny tak stanowi. W innych wypadkach faksymile nie może być uważane za spełniające wymaganie złożenia podpisu. W uchwale składu siedmiu sędziów z 30 grudnia 1993 r., Sąd Najwyższy podkreślił, że podpisem jest wyłącznie znak napisany. Takie rozumienie interpretowanego pojęcia odpowiada wynikowi analizy semantycznej słowa „podpis”, w którym akcent trzeba położyć na określonej w nim czynności – pisać. Wobec warunku własnoręczności nie jest podpisem, a jedynie jego kopią faksymile, który może być odciśnięty na dokumencie przez inną osobę. Widzimy tutaj jednak praktyczne niedogodności – każdy taki dokument przy skanowaniu musiałby faktycznie otrzymać stempel z podpisem pracownika wykonany każdorazowo.
Jeśli nie, to czy można za takie potwierdzenie uznać opatrzenie skanu kwalifikowanym podpisem elektronicznym uprawnionego pracownika?
Tego typu dokument w mojej ocenie będzie można uznać za sporządzony zgodnie z oryginałem przy spełnieniu warunków określonych dla stosowania danego poświadczenia i dokument taki będzie korzystał z mocy dokumentu oryginalnego. Brak właściwego uwierzytelnienia powoduje, że dokument taki musi być oceniony w świetle całego materiału dowodowego.
Poświadczony za zgodnością z oryginałem dokument tylko w uzasadnionych okolicznościach może zastąpić oryginał. W postępowaniach regulowanych przepisami prawa administracyjnego i cywilnego istnieje bezwzględne uprawnienie do zażądania okazania oryginału, któremu Uczelniamusi zadość uczynić. W postępowaniach administracyjnych, co do zasady, dokumentów poświadczonych za zgodność z oryginałem nie sporządza się prewencyjnie lub dla celów dokumentacyjnych jako takich, a jedynie w określonych okolicznościach – np. na wniosek strony lub organu.
Udzielenie odpowiedzi na te pytania warunkowane jest statusem uczelni a konkretnie zakresem regulacji prawa krajowego lub międzynarodowego do których zobowiązana jest się stosować. Bez analizy statusu konkretnej jednostki nie jest możliwe aby wymienić wszystkie regulacje, które powinny być w takiej sytuacji uwzględnione. Jeśli chodzi o prywatne (niepubliczne) uczelnie wyższe:
- przeważnie będą podlegać pod polskie regulacje, w tym przepisy ustawy z 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym jak również akty wykonawcze do tej ustawy.
- działając w strukturach międzynarodowych mogą podlegać regulacjom zrzeszających je ośrodków akademickich;
- jako akredytowane podmioty mogą podlegać szczegółowym regulacjom związanym z wypełnianiem postulatów związanych z certyfikacją czy innym potwierdzaniem umiejętności;
- jako beneficjenci środków unijnych podlegać będą zasadom ustalonym w danym programie, z którego otrzymują wsparcie, co wiążę się z szczegółowymi procedurami dokumentacyjnymi indywidualnymi dla danego programu.