Takie wnioski płyną z badania „Digitalizacja Samorządowych Centrów Usług Wspólnych w Polsce”, jakie przeprowadził dr Paweł Modrzyński z katedry finansów i rachunkowości wydziału zarządzania Politechniki Bydgoskiej. Wyniki badania, po raz pierwszy, przedstawiono podczas XI edycja Kongresu Edukacja i Rozwój zorganizowanego przez Wolters Kluwer Polska w Jachrance.
Papier trzyma się mocno
Centra Usług Wspólnych (CUW) pełnią centralną rolę w transformacji cyfrowej administracji samorządowej. Ich zadania polegają na standaryzacji, automatyzacji i usprawnianiu procesów administracyjnych, co pozwala na bardziej efektywne zarządzanie usługami wspólnymi. I dlatego tak ważna jest cyfryzacja usług. Uczestnicy badania to dostrzegli. Wskazali przy tym, że jednym z głównych celów cyfryzacji CUW jest skrócenie czasu obiegu dokumentów między CUW a jednostkami obsługiwanymi (blisko 78 proc. respondentów), aby umożliwić szybszy dostęp do danych i przyspieszyć procesy administracyjne. Istotnymi elementami, które przyczyniają się do lepszego zarządzania zasobami i obniżenia kosztów w samorządach są też poprawa efektywności usług wspólnych (67 proc.) oraz eliminacja lub ograniczenie transportu dokumentów (46,6).
Wyniki badań dra Pawła Modrzyńskiego pokazują, że mimo rosnącej roli digitalizacji, większość CUW wciąż polega na tradycyjnych narzędziach obsługi jednostek – m.in. papierowym obiegu dokumentów.
- aż 48,5 proc. respondentów stwierdziło, że CUW świadczą usługi raczej tradycyjnie (przy papierowym obiegu dokumentów), a
- 20,4 proc. wskazało na zdecydowanie tradycyjną formę ich realizacji.
Zdaniem eksperta takie wyniki mogą wskazywać na kilka czynników. Po pierwsze, że procesy digitalizacji mogą być wciąż w trakcie wdrażania lub są na wczesnym etapie rozwoju, szczególnie w jednostkach, które napotykają ograniczenia technologiczne bądź finansowe. Może to również sugerować, że pewne aspekty działalności CUW, szczególnie te związane z bardziej skomplikowanymi lub formalnymi procesami administracyjnymi, są trudniejsze do pełnego zautomatyzowania lub nie jest możliwe wdrożenie cyfrowej obsługi.
Z drugiej strony, 25 proc. respondentów uważa, że usługi są raczej świadczone w oparciu o digitalizację, a 4 proc. jest przekonanych, że CUW zdecydowanie działa w sposób zdigitalizowany.
- Te wyniki pokazują, że niektóre CUW podejmują już kroki w stronę cyfryzacji procesów, co może prowadzić do większej efektywności, redukcji kosztów oraz przyspieszenia obsługi. Jednak stosunkowo niski odsetek jednostek w pełni zdigitalizowanych (łącznie 29,1 proc.) sugeruje, że droga do pełnej transformacji cyfrowej w CUW jest jeszcze długa – wskazuje dr Paweł Modrzyński.
Przeczytaj także: Samorządowe centra usług wspólnych czeka rewolucja 4.0
Zobacz wzór dokumentu w LEX: Statut centrum usług wspólnych > >
Wyzwania i bariery cyfryzacji
Pomimo wielu korzyści płynących z cyfryzacji, badania wykazały, że istnieją pewne wyzwania, które wciąż spowalniają pełną transformację. Jednym z nich jest brak pełnej integracji systemów informatycznych oraz elektronicznego obiegu dokumentów, który nie został w pełni wdrożony we wszystkich jednostkach. Nieco ponad jedna trzecia CUW wdrożyła systemy umożliwiające pełny obieg dokumentów w formie elektronicznej. Zdaniem dra Modrzyńskiego dopóki elektroniczny obieg dokumentów nie zostanie wdrożony na szeroką skalę w CUW, praca z dokumentami papierowymi pozostanie częścią codziennych procesów administracyjnych.
- To z kolei opóźnia pełną cyfryzację i obniża potencjalne korzyści wynikające z automatyzacji procesów – wskazuje ekspert.
Kolejnym wyzwaniem jest bezpieczeństwo danych. Mimo że 88 proc. respondentów uznaje systemy informatyczne CUW za bezpieczne, to wdrożenie polityki cyberbezpieczeństwa nie jest jeszcze powszechne, co stanowi potencjalne zagrożenie dla integralności danych. Ponadto, problemem może być niedostateczne finansowanie procesu cyfryzacji – zarówno w kontekście środków własnych gmin, jak i środków zewnętrznych, co zostało wskazane jako kluczowy determinant powodzenia transformacji.
Problemy mogą wynikać z różnych czynników, takich jak brak wystarczających zasobów technologicznych, opóźnienia w inwestycjach w nowoczesne systemy informatyczne, czy też niedostateczne szkolenia dla personelu, które sprawiają, że pełna implementacja cyfrowych rozwiązań w CUW nie przebiega równomiernie.
Pomimo wyzwań, większość CUW planuje dalszy rozwój swoich systemów informatycznych. Blisko 69 proc. respondentów deklaruje, że w ciągu najbliższych trzech lat zamierzają zwiększyć funkcjonalność tych systemów, co wskazuje na gotowość samorządów do dalszej cyfryzacji i modernizacji procesów. Zwiększenie automatyzacji, wdrożenie zintegrowanych systemów oraz pełnego elektronicznego obiegu dokumentów stanowią priorytety na najbliższą przyszłość.
- Aby w pełni wykorzystać potencjał cyfrowej transformacji, konieczne jest dalsze usprawnienie procesów, wprowadzenie pełnej automatyzacji i zapewnienie stabilnego wsparcia finansowego dla jednostek. CUW mają potencjał stać się fundamentem cyfrowej administracji samorządowej, przyczyniając się do bardziej efektywnego, bezpiecznego i nowoczesnego zarządzania publicznego na poziomie lokalnym – wskazuje dr Paweł Modrzyński.
Czytaj w LEX: Zarządzanie ryzykiem w samorządowych centrach usług wspólnych > >
Jakie są CUW w Polsce
Badania pokazały, że CUW zajmują się najczęściej obsługą jednostek oświatowych. Spośród 103 CUW aż 98 świadczy usługi wspólne dla tych jednostek. Kolejną istotną grupą podmiotów to jednostki pomocy społecznej oraz inne jednostki samorządowe (po 40 CUW). Instytucje kultury są obsługiwane przez 30 CUW, co wskazuje na mniejszy, ale nadal istotny udział tego sektora w zakresie świadczonej obsługi wspólnej. Sektor kultury, podobnie jak oświata i pomoc społeczna, korzysta ze wspólnego zarządzania zasobami w celu optymalizacji procesów administracyjnych.
Znacznie mniej CUW obsługuje podmioty biznesowe (4 CUW), jednostki opieki medycznej (3 CUW) i spółki komunalne (2). Może to świadczyć o bardziej wyspecjalizowanej naturze tych sektorów, które często wymagają specyficznego podejścia lub mają odrębne struktury zarządzania.
Jeśli chodzi o zakresu przedmiotowy usług świadczonych przez CUW, to największą liczbę obsługiwanych zadań obejmuje księgowość oraz obsługa płacowa i sprawozdawcza. Obsługa księgowo-rachunkowa jest świadczona przez 97 CUW, co oznacza, że niemal wszystkie jednostki (94 proc) odpowiadają za prowadzenie rozliczeń finansowych w obsługiwanych podmiotach.
- obsługa płacowa, jak i sprawozdawcza, są realizowane przez 96 CUW,
- obsługa kadrowa- 52 jednostki,
- obsługa prawna - 45 CUW,
- zamówienia publiczne - 39 CUW,
- obsługa informatyczna - 34 CUW.
- Obsługa informatyczna wskazuje na potrzebę utrzymania odpowiednich standardów technicznych i bezpieczeństwa cyfrowego w ramach wspólnej obsługi. Cyberbezpieczeństwo jest obsługiwane przez 16 jednostek, co pokazuje, że nie wszystkie CUW zajmują się ochroną systemów informatycznych, ale widać rosnącą świadomość znaczenia tego obszaru – komentuje eskpert .
W dalszej kolejności wymieniana jest obsługa BHP i PPOŻ, RODO, administracyjna, centralne zakupy, usługi remontowe, szkolenie i rekrutacja pracowników oraz obsługa inwestycji.
Większość CUW działa w małych zespołach (do 20 pracowników), obsługując niewielką liczbę jednostek samorządowych (40 proc. CUW obsługuje do 10 jednostek).
Badanie realizowane było w okresie: od 13 maja do 31 sierpnia 2024 roku. Narzędziem badawczym był kwestionariusz ankietowy, który został rozesłany do 1600 gmin. Udział w nim wzięło 103 Samorządowych Centrum Usług Wspólnych. Partnerami badań byli: Wolters Kluwer Polska Sp. z o.o. oraz Progman. Patronem medialnym - serwis Prawo.pl.
Zobacz także: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych między CUW a szkołą podstawową > >
Cena promocyjna: 216.83 zł
|Cena regularna: 405 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 182.25 zł
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.