Normy powszechnie obowiązujące to rzecz jasna przede wszystkim ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2013, poz. 907 ze zm. Dalej „ustawa pzp”) wraz z aktami wykonawczymi.

Regulaminy z kolei to akty regulujące tryb i sposób pracy zamawiającego, obowiązującej jego pracowników w zakresie w nich opisanym ale pozbawione w zasadzie jakiegokolwiek wpływu na wykonawców. Większość zamawiających posiada wśród swoich procedur działania regulamin udzielania zamówień publicznych, regulamin prac komisji przetargowej a także regulamin udzielania zamówień wyłączonych spod ustawy pzp. Każdy z nich reguluje inną sferę działalności jednostki ale tylko jeden jest obowiązkowy. Zgodnie z art. 21 ust. 3 ustawy pzp obowiązkowe jest określenie przez kierownika zamawiającego organizacji, trybu pracy oraz zakresu obowiązków członków komisji przetargowej. Jest to zatem nic innego jak regulamin prac komisji przetargowej. Jest to jedyny regulamin (choć ustawa pzp nie posługuje się tą nazwą), którego obowiązek wprowadzenia przewidują przepisy o zamówieniach publicznych.

Regulamin prac komisji przetargowej

Powołując komisję przetargową kierownik zamawiającego ma obowiązek określić jej tryb pracy, organizację pracy a także zakres obowiązków jej członków. Regulacja taka może mieć zarówno charakter stały, dotyczący wszystkich komisji powoływanych w jednostce, jak i ad hoc i dotyczyć wyłącznie tej jednej komisji do jednego postępowania. Wybór zależy od kierownika jednostki i przyjętego w niej sposobu pracy.

Istotne jednak aby regulamin w sposób kompleksowy ujmował wymagane art. 21 ust. 2 ustawy pzp zagadnienia. Nie wydaje się zasadne powielanie w regulaminie unormowań wynikających z przepisów powszechnie obowiązujących. Jest to o tyle nieuzasadnione, iż nie tworzy po stronie członków komisji żadnych nowych obowiązków. Jeżeli bowiem w regulaminie zabraknie postanowienia np. o obowiązku złożenia przez członka komisji oświadczenia z art.17 ust. 1 upzp to i tak obowiązek taki będzie istniał na podstawie art. 17 ust. 2 ustawy pzp. Co więcej każdorazowa nowelizacja przepisu wymuszać będzie także nowelizację regulaminu (zob. np. Informacja o wyniku kontroli doraźnej Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 31 marca 2010 r. UZP/DKD/KN/10/09).

Regulamin powinien normować jedynie te kwestie związane z pracą komisji, które nie są uregulowane w ustawie pzp oraz określać tryb postępowania komisji w celu realizacji uprawnień i obowiązków wynikających z ustawy. Postanowienia regulaminu nie mogą oczywiście modyfikować norm ustawowych.

Przykładowo nie można wprowadzić postanowienia, iż komisja liczyć będzie dwie osoby ponieważ jest to sprzeczne z art. 21 ust. 2 ustawy pzp. Można jednakże określić, iż część spośród osób wchodzących w skład komisji nie będzie miała prawa głosu (np. sekretarz) a część wyłączona będzie od obowiązku prowadzenia dokumentacji formalnej (np. członkowie oceniający). Nie wydaje się jednak aby właściwa była nadzwyczaj szczegółowa regulacja trybu prac komisji. Może się okazać, iż będzie to utrudniało efektywną pracę zamiast ją ułatwiać.

W tym miejscu warto zwrócić uwagę, iż z przepisów ustawy pzp nie wynika obowiązek prowadzenia posiedzeń komisji. Tryb i organizacja pracy komisji może być dowolnie określony przez kierownika zamawiającego byleby nie prowadził on do naruszenia przepisów powszechnie obowiązujących. Bez wątpienia pewne aspekty prac komisji postępowania winny być dokumentowane na piśmie. Nie ma jednak obowiązku sporządzania notatek czy protokołów z każdej czynności podejmowanej przez komisję. O ile przy wprowadzeniu kryteriów innych niż oparte o matematyczne wzory bez wątpienia konieczne jest sporządzenie kart oceny ofert, o tyle przy kryterium ceny jako wyłącznym jest to zbędne ponieważ brak jest indywidualizacji oceny. Warto także zwrócić uwagę na konstrukcję druku protokołu postępowania, w którym część z istotnych czynności komisji jak np. wyniki oceny ofert już zostały ujęte przez prawodawcę.

Braku notatek dokumentujących prace komisji nie można uznać za naruszenie przepisów ustawy pzp. Może to natomiast rodzić pewne komplikacje dowodowe na etapie badania zaniechań komisji czy jej członków, to już jednak zupełnie inne postępowanie.
Regulamin prac komisji przetargowej najczęściej jest elementem regulaminu udzielania zamówień publicznych, a więc aktu o charakterze nieobligatoryjnym.

@page_break@

Regulamin udzielania zamówień publicznych

Brak jest wymogu wprowadzania tego regulaminu. Ustawodawca nie wprowadził normy, która obligowała by do tego jednostki zamawiające. Nie oznacza to jednak, iż nie warto go wprowadzić. Może się on okazać bowiem użytecznym narzędziem regulującym pracę zamawiającego i określającym zakres odpowiedzialności każdego z uczestników procesu przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. O ile regulamin prac komisji przetargowej reguluje jedynie jej działanie o tyle regulamin udzielania zamówień powinien jasno określać kompetencje i odpowiedzialność poszczególnych komórek organizacyjnych zamawiającego za cały proces przygotowania i przeprowadzenia postępowania. Zwykle bowiem bywa tak, że inicjatywa wszczęcia postępowania wychodzi od komórki zajmującej się danym problemem np. zakup materiałów biurowych zwykle będzie inicjowany przez komórkę administracyjną. Zasadne jest zatem ujęcie w regulaminowe ramy formy w jakiej takie zapotrzebowanie ma być zgłoszone. W toku samego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy zadają pytania, na które najczęściej udzielić odpowiedzi musi osoba posiadająca wiedzę merytoryczną na temat przedmiotu zamówienia. Osoba ta nie zawsze musi być członkiem komisji przetargowej, co więcej z racji wagi niekórych odpowiedzi czy modyfikacji treści SIWZ, często konieczne jest przeprowadzenie szerszych konsultacji. To także jest pole potencjalnej regulacji regulaminowej.

Podsumowując można powiedzieć, iż regulamin udzielania zamówień publicznych powinien być tak sporządzony aby stać się „ściągawką” dla każdego pracownika jak przebyć całą formalną ścieżkę od pomysłu na realizację zamówienia do jego udzielenia. Regulamin udzielania zamówień wyłączonych spod stosowanie ustawy pzp.

Często błędnie nazywany jest regulaminem udzielania zamówień albo dokonywania zakupów o wartości nieprzekraczającej równowartości kwoty 30 000 euro. Jest to podejście błędne ponieważ ustawa pzp zawiera znacznie szerszy katalog wyłączeń jej stosowania niż tylko z racji małej wartości zamówienia. Także w przypadku tego regulaminu brak jest jakiejkolwiek podstawy prawnej dla jego wprowadzania. Nie zmienia to jednak faktu, iż regulamin taki może okazać się niesłychanie pomocny jeżeli zamawiający w toku swojej działalności często udziela zamówień nieobjętych ustawą pzp. Pamiętać bowiem należy, iż przepisy powszechnie obowiązujące nie zawierają żadnych wytycznych w zakresie procedury w jakiej powinny być zawierane umowy na zamówienia wyłączone.

Sporządzając regulamin należy zatem odwołać się do ogólnych zasad przejrzystego i  uczciwego  a także równego traktowania wykonawców i uczciwej konkurencji. Nie można jednak automatycznie przenosić na grunt regulaminu wymagań związanych z tymi pojęciami określonych w ustawie pzp. Gdyby bowiem intencją ustawodawcy było stosowanie identycznych bądź bardzo zbliżonych zasad udzielania zamówień wyłączonych i zamówień co do których stosuje się ustawę pzp to nie dokonywałby żadnych wyłączeń obowiązku jej stosowania. Czym zatem kierować się przy tworzeniu postanowień regulaminu? Przede wszystkim zdrowym rozsądkiem. Regulamin ma być pomocnym narzędziem ułatwiającym ujednolicenie zasad dokonywania zakupów wyłączonych spod ustawy pzp.

Częstym błędem jest zatem tworzenie bardzo szczegółowych i restrykcyjnych regulaminów. Regulamin powinien zawierać co najmniej regulacje dotyczące zakresu jego stosowania (czy do wszystkich zamówień wyłączonych czy np. powyżej pewnej wartości); sposobu wyłaniania wykonawcy (wysłanie zapytania, publikacja ogłoszenia, negocjacje z wybranym wykonawcą itp.); treści dokumentów (np. minimalna treść zaproszenia do negocjacji czy ogłoszenia) a także trybu zawierania umowy.

Regulamin ma być z jednej strony narzędziem kontroli procesu udzielania tego rodzaju zamówień a z drugie strony „podręcznikiem” dla każdego pracownika. Tworząc regulamin nie tworzymy ustawy pzp-bis, ale narzędzie, które ma ułatwić pracę.