Dorota O. domagała się od burmistrza gminy, by urząd odtworzył zaginione lub zniszczone akta sprawy. W związku z toczącym się postępowaniem przed organami nadzoru budowlanego potrzebowała protokołów odbioru budynku mieszkalnego, oddania do użytkowania budynku gospodarczego, aneksu do projektu budowlanego (zawierającego informacje o kształcie dachu) oraz dziennika budowy. Burmistrz odmówił, wyjaśniając, że poszukiwanie żądanych dokumentów nie przyniosło skutku. Znaleziono wyłącznie dokumenty z lat osiemdziesiątych dotyczące zagospodarowania terenu, w tym decyzje o pozwoleniu na budowę budynku mieszkalnego oraz użytkowego.

Wnioskodawczyni nie przedstawiła natomiast dowodu, z którego wynikałoby że urząd miałby dysponować dokumentami dotyczącymi robót budowlanych wykonanymi po 2003 r. Samorządowe Kolegium Odwoławcze, jako organ odwoławczy, stwierdziło niedopuszczalność zażalenia. Zdaniem SKO, burmistrz nie powinien rozstrzygać sprawy, gdyż żaden przepis prawa materialnego nie przewiduje tego rodzaju postępowania. W konsekwencji, burmistrz wadliwie wydał postanowienie w rozumieniu k.p.a. A skoro tak, to niedopuszczalne było również zażalenie na czynność organu administracji, która nie jest postanowieniem w rozumieniu art. 123 k.p.a. Nic nie zmienia tutaj pouczenie o możliwości zaskarżenia otrzymane przez skarżącą. Skarga trafiła do sądu administracyjnego.

Zobacz procedurę w LEX: Postępowanie w sprawie zaginięcia lub zniszczenia akt wszczynane z wniosku >

Są przepisy, które można stosować w drodze analogii - orzekł Sąd

Zgodził się, że problematyka odtwarzania zaginionych lub zniszczonych akt nie jest przedmiotem odrębnego uregulowania w kodeksie postępowania administracyjnego. Ze względu na swą przydatność należy jednak poszukiwać dla tej instytucji podstawy prawnej. Zdaniem sądu problem powinien być rozwiązany przez odwołanie się do:

  1. przepisów kodeksu postępowania cywilnego. W braku odnośnej regulacji w k.p.a. - dopuszczalne, a nawet konieczne powinno być bowiem stosowanie w drodze analogii przepisów księgi czwartej kodeksu postępowania cywilnego, dotyczącej postępowania w razie zaginięcia lub zniszczenia akt, tj. art. 716-729 k.p.c. albo
  2. przepisów ustawy prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi i procedury określonej w dziale IX p.p.s.a., do której to procedury zastosowanie mają także przepisy rozdziału 4 działu II k.p.a. albo
  3. wyłącznie do przepisów zawartych w kodeksie postępowania administracyjnego, wynikające z określonych norm procesowych. Chodzi o przepisy zawierające zasady ogólne k.p.a., zasady i środki dowodowe, przepisy dotyczące niektórych postaci czynności techniczno-procesowych.

NSA: Ksero w urzędzie nie tylko dla urzędnika >>

W ocenie sądu, akta administracyjne objęte wnioskiem skarżącej powinny być odtwarzane przy wykorzystaniu przepisów k.p.a. oraz per analogiam - przepisów działu IX ustawy Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Postanowienie jest natomiast tą formą, w jakiej organ powinien orzec o sposobie i zakresie odtworzenia zaginionych akt albo stwierdzić brak takiej możliwości. Na postanowienie organu będzie służyć zażalenie do organu wyższego stopnia (art. 127 § 2 w związku z art. 144 k.p.a.), a następnie również skarga od sądu administracyjnego. Przyjęcie odmiennego stanowiska, zaprezentowanego przez SKO, prowadziłoby do pozbawienia strony dwuinstancyjnej drogi postępowania administracyjnego.

Kolegium nie przeanalizowało w wystarczający sposób problematyki podstawy prawnej prowadzenia sprawy dotyczącej odtworzenia zaginionych lub zniszczonych akt sprawy administracyjnej. Biorąc pod uwagę, że ma to istotne znaczenie dla kwestii procesowej formy zakończenia takiej sprawy oraz ustalenia, czy przysługuje od niej środek odwoławczy, sąd uwzględnił skargę i uchylił zaskarżone postanowienie.

Wyrok WSA w Gdańsku z 3 marca 2021 r. II SA/Gd 842/20

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.