Coraz więcej urzędów deklaruje korzystanie z systemów elektronicznej wymiany dokumentów. Całkowite przejście z dokumentów papierowych na formę elektroniczną jest jednak pozorne, gdyż w rzeczywistości papier cały czas jest w obiegu. Pisma, oferty, akty, decyzje, wnioski, faksy itd. są przepisywane i na ich podstawie tworzone są nowe teksty. Aplikacje do optycznego rozpoznawania pisma pomagają uprościć tę pracę.
Tzw. aplikacje OCR (Optical Character Recognition – optyczne rozpoznawanie tekstu) umożliwiają przenoszenie tekstu drukowanego z papierowych dokumentów bezpośrednio do komputera. Technologia OCR to przede wszystkim oszczędność czasu, który urzędnicy muszą poświęcić na ręczne przepisywanie danych. Programy OCR wspomagają pracę z dokumentami w urzędach, przekształcając skany i pliki PDF na postać edytowalną. Jak szacują eksperci, pracownicy korzystający z OCR mogą zaoszczędzić nawet 20 minut na jednym dokumencie formatu A4.
Aplikacje OCR mają duży potencjał, aby zautomatyzować procesy związane z zarządzaniem dokumentami. Samo skanowanie papierowych dokumentów umożliwia stworzenie ich cyfrowego obrazu i zapisanie na komputerze, ale uniemożliwia ingerencję w jego treść. Programy OCR „wydobywają” z nich tekst i zapisują np. jako dokument Word.
Technologia OCR coraz skuteczniejsza
Najnowsza wersja jednego z liderów rynku, programu ABBYY FineReader pozwala na rozpoznawanie nawet tych tekstów, które zostały sfotografowane aparatem cyfrowym, a zatem nawet skan nie jest już konieczny. W ten sposób można przetworzyć fragmenty czasopism, faktur, korespondencji i innych. Tego rodzaju aplikacje są kompatybilne z popularnymi aplikacjami biurowymi, których używa się w firmach (pakiety typu MS Office czy OpenOffice).