Jako że wydawanie dowodów osobistych jest zadaniem z zakresu administracji rządowej, jedynie wykonywanym przez organy gmin jako zadanie zlecone, prowadzenie Rejestru Dowodów Osobistych (dalej jako RDO) należy do zadań ministra właściwego do spraw wewnętrznych; ma to również związek z odmiejscowieniem procedury wydawania dowodu. RDO jest rejestrem centralnym, prowadzonym w formie elektronicznej.

Zakres danych wprowadzanych do RDO określa szczegółowo art. 56 ustawy o dowodach osobistych . Zakres ten uległ znacznemu poszerzeniu w stosunku do danych obecnie przekazywanych do Ogólnokrajowej Ewidencji Wydanych i Unieważnionych Dowodów Osobistych. Jak napisano w uzasadnieniu do projektu, zmiana ta „wynika ze zmiany zasad działania rejestru. Dane w OEWiUDO przyporządkowane są do osoby, natomiast w RDO podstawowym elementem zbioru będzie sprawa dowodowa, tj. wniosek i wydany na jego podstawie dowód osobisty” (druk sejmowy nr 2917). Zmiany obejmą również sposób wprowadzania danych do rejestru. Dotychczasowa procedura polegała na prowadzeniu gminnych baz danych, których zawartość następnie wprowadzana była do OEWiUDO. Wraz z wejściem w życie nowej ustawy, RDO będzie zasilany danymi bezpośrednio przez gminy drogą elektroniczną, a dane zgromadzone dotychczas w ogólnokrajowej oraz gminnych ewidencjach dowodów osobistych przekazane zostaną do RDO. Na uwagę zasługuje również art. 58 ustawy o dowodach osobistych , zgodnie z którym minister właściwy do spraw wewnętrznych oraz organy gmin wydające dowody osobiste przetwarzają dane gromadzone w Rejestrze Dowodów Osobistych bez zawiadamiania osób, których te dane dotyczą, jeżeli dane te służą do realizacji zadań określonych ustawą.

Niezależnie od gromadzenia danych w RDO ustawa przewiduje istnienie odrębnych rejestrów prowadzonych przez gminy oraz konsulów RP. Dane gromadzone w nich będą na wyłączny użytek gmin albo konsulów RP, a same rejestry będą miały charakter wtórny, tj. dane z RDO będą przekazywane do rejestrów prowadzonych przez gminy, natomiast dane z tych rejestrów nie będą przekazywane do rejestru centralnego. Zasady przechowywania dokumentacji związanej z dowodami osobistymi określają art. 61 i 62 ustawy o dowodach osobistych .

Osoba zainteresowana uzyskaniem wglądu do własnych danych zgromadzonych w RDO, będzie musiała złożyć odpowiedni wniosek w formie pisemnej bądź elektronicznej. Zapewniony będzie bezpłatny dostęp on-line. Całość regulowana jest przepisami ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 ze zm.). Ustawodawca przewidział jednak pewne ograniczenie: nie udostępnia się danych dotyczących certyfikatu dowodu osobistego, certyfikatu podpisu osobistego oraz certyfikatu ograniczonej identyfikacji, z wyłączeniem: daty aktywacji certyfikatu, identyfikatora urzędnika, który dokonał aktywacji oraz informacji o zawieszeniu i wznowieniu certyfikatu podpisu osobistego oraz certyfikatu ograniczonej identyfikacji - daty i przyczyny.

Udostępnianie danych zgromadzonych w RDO obejmujących inne podmioty odbywa się w trzech, szczegółowo uregulowanych trybach:
• trybie pełnej teletransmisji danych,
• trybie ograniczonej teletransmisji danych
• trybie jednostkowym w zakresie danych dotyczących certyfikatu dowodu osobistego, certyfikatu podpisu osobistego oraz certyfikatu ograniczonej identyfikacji obejmującym numer certyfikatu, oznaczenie centrum certyfikacji, dane zawarte w certyfikacie, dane umożliwiające aktywację oraz pozwalające odblokować elektroniczne funkcje dowodu osobistego.

Udostępnianie danych w powyższych trybach należy do kompetencji ministra właściwego do spraw wewnętrznych. Organy gmin mogą udostępniać dane jedynie w trybie jednostkowym.

Tryb pełnej teletransmisji danych polega na pełnym, nieodpłatnym dostępie za pomocą urządzeń elektronicznych. Poprzedzony musi być decyzją ministra wydaną na jednorazowy wniosek podmiotu uprawnionego. Katalog uprawnionych podmiotów obejmuje przede wszystkim służby państwowe (Policja, Służba Celna, wywiad skarbowy etc.), a także ministra właściwego do spraw finansów publicznych oraz organy informacji finansowej. Każde udostępnienie danych musi być uzasadnione zakresem wykonywanych zadań, a ponadto podmiot wnioskujący musi posiadać i stosować mechanizmy umożliwiające identyfikację i rejestrację osób uzyskujących dostęp do danych oraz rejestrujących zakres udostępnionych danych i datę udostępnienia danych oraz posiadać i stosować zabezpieczenia techniczne i organizacyjne chroniące przed uzyskaniem dostępu do danych przez inne osoby i podmioty. Jeżeli powyższe przesłanki nie będą spełnione, minister właściwy do spraw wewnętrznych w drodze decyzji administracyjnej odmawia wydania zgody na udostępnienie danych bądź cofa ją.

Udostępnianie w trybie ograniczonej transmisji ma nieco inny charakter i polega na porównaniu danych przekazywanych przez uprawniony podmiot z danymi zawartymi w Rejestrze Dowodów Osobistych. Udostępnienie danych w tym trybie potwierdza istnienie albo nieistnienie ważnego dowodu osobistego zawierającego określony zakres danych. O ile w trybie pełnej transmisji zainteresowany podmiot mógł samodzielnie korzystać ze zgromadzonych informacji, o tyle tryb ograniczonej transmisji oznacza jedynie możliwość biernego oczekiwania na przekazanie informacji przez ministra. Udostępnianie danych odbywa się w sposób zbliżony do trybu pełnej teletransmisji – podmiot musi spełniać takie same wymogi, jednak uzyskanie danych musi być uzasadnione specyfiką lub zakresem wykonywanych zadań albo prowadzonej działalności. Szerszy jest również katalog podmiotów, które mogą złożyć wniosek – oprócz służb wymienionych wyżej, o dostęp mogą ubiegać się wszystkie podmioty, które wykażą w tym swój interes prawny. Jeżeli jednak nie będzie to miało związku z realizacją zadań publicznych na podstawie ustaw szczególnych, za dostęp trzeba będzie zapłacić. Ponadto minister, przed wydaniem stosownej decyzji, może zarządzić kontrolę wnioskującego podmiotu w zakresie spełniania wymogów określonych w ustawie.

Tryb jednostkowy polega na udostępnieniu danych dotyczących jednego dokumentu lub danych dotyczących jednej osoby na jednorazowy wniosek złożony w formie pisemnej lub w formie dokumentu elektronicznego, na zasadach określonych w ustawie z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 ze zm.). Katalog podmiotów uprawnionych do korzystania z udostępniania danych w trybie jednostkowym poszerzono o sądy oraz inne podmioty, jeżeli wykażą w tym swój interes prawny lub faktyczny. W tym ostatnim wypadku podmiot udostępniający dane winien uzyskać zgodę osoby, której dane dotyczą. Ponadto dla osób kierujących się interesem faktycznym, a niewykonujących zadań publicznych, dostęp do RDO w trybie jednostkowym będzie płatny. Organ (gminy bądź minister) może również odmówić dostępu – następuje to w formie decyzji administracyjnej.

Przewidziano również dostęp do wykazu unieważnionych dowodów osobistych. Wymogiem jest uwierzytelnienie się zgodnie z wymogami wskazanymi w art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, pod warunkiem wskazania serii i numeru sprawdzanego dowodu osobistego. Dostęp do wykazu, o którym mowa w ust. 1, jest rejestrowany i nieodpłatny. Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy: „wprowadzenie wykazu obejmującego serie i numery wszystkich unieważnionych dowodów osobistych, publikowanego na stronie internetowej przez ministra właściwego do spraw wewnętrznych, ma na celu poprawienie bezpieczeństwa obrotu prawnego, w tym utrudnienie dokonywania kradzieży tożsamości. Ponieważ przedmiotem publikacji będą wyłącznie dane obejmujące serie i numer unieważnionego dokumentu, nie wydaje się, aby przyjęcie takiego rozwiązania mogło skutkować naruszeniem prywatności obywateli, którym unieważniono dowody osobiste. Jednocześnie w celu zapobieżenia wykorzystywania takiej informacji przez osoby, które w sposób nieuprawniony weszły w posiadanie dokumentu, przewiduje się uwierzytelnianie i rejestrację osób sprawdzających ważność poszczególnych dowodów osobistych”.

Zarówno organy gmin jak i konsulowie RP mają obowiązek udostępnić dokumentację związaną z dowodami osobistymi znajdującą się w ich posiadaniu. Podstawą będzie wniosek złożony przez podmioty uprawnione do dostępu do danych w trybie jednostkowym (z wyjątkiem podmiotów kierujących się interesem faktycznym). Dla podmiotów innych niż sądy i służby państwowe (wskazane przy trybie transmisji pełnej) nierealizujących zadań publicznych dostęp będzie płatny.

Wszystkie opłaty związane z udostępnianiem danych z RDO stanowić będą dochód budżetu państwa.

Nowa ustawa o dowodach osobistych wejdzie w życie 1 lipca 2011 r., a dowody osobiste wydane do tego czasu na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.) zachowują ważność do upływu terminów w nich określonych. Ponadto adres miejsca zameldowania zamieszczony w dowodzie osobistym wydanym na podstawie ustawy z 1974 r. od dnia wejścia w życie nowej ustawy o dowodach osobistych nie potwierdza adresu miejsca zameldowania. Zmiana adresu zameldowania posiadacza dowodu wydanego na podstawie ustawy z 1974 r. nie stanowi również podstawy do jego wymiany.

Zgodnie z założeniem prawodawcy nowa ustawa zwiększy ilość zadań, które będą miały wykonać gminy. Z drugiej strony informatyzacja całego procesu ma zmniejszyć ilość wizyt obywateli w urzędzie i przyspieszyć pracę urzędników. Tym samym obciążenie urzędów pracą nie powinno wzrosnąć, podobnie jak wydatki z budżetów gmin.

Przydatne materiały:
 Ustawa z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz. U. Nr 167, poz. 1131)
Ustawa z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.)


Pisaliśmy o tym również:
 Nowa ustawa o dowodach osobistych: forma oraz zawartość dokumentu tożsamości
Nowa ustawa o dowodach osobistych: procedury wydawania, zawieszenia i unieważniania dokumentu