Co do zasady, z żądaniem takim zamawiający może wystąpić wobec wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona (art. 26 ust. 1 i 2 Prawa zamówień publicznych z 29.01.2004 r. (Dz.U. z 2015 r., poz. 2164) dalej p.z.p.). Niemniej jednak zgodnie z art. 26 ust. 2f p.z.p. żądanie takie może być wystosowane także i wcześniej „jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia odpowiedniego przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia”.
Ustawodawca posłużył się tutaj ogólną klauzulą odpowiedniego przebiegu postępowania, jako uzasadniającą wezwanie. Brak jest w samej ustawie doprecyzowania tego zwrotu. Wychodząc jednak z założenia, iż podstawową zasadą jest żądanie dokumentów dopiero od wykonawcy najwyżej ocenionego na pewno wypada podkreślić, iż żądanie dokumentów na etapie wcześniejszym musi być wyjątkowe i musi być uzasadnione przebiegiem postepowania.
Zamawiający nie wzywa wykonawcy do złożenia dokumentów, jeśli nimi dysponuje >>>
W pierwszej kolejności zatem będzie to miało zastosowanie do postępowań dwuetapowych, w których dokonuje się prekwalifikacji wykonawców. Będą to więc takie tryby jak na przykład przetarg ograniczony, negocjacje z ogłoszeniem czy dialog konkurencyjny. W trybach tych badanie spełnienia przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu oraz niepodlegania wykluczeniu odbywa się bowiem jeszcze przed złożeniem oferty, na etapie złożenia wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
Charakter tych trybów i ekonomika postępowania wymagają więc aby do składani ofert dopuścić już wyłącznie podmioty, które przeszły weryfikację formalną. Gdyby wyłączyć możliwość żądania przedstawienia dokumentów wraz z wnioskiem o dopuszczenie do udziału w postępowaniu albo ich żądania od wykonawców umieszczonych na tzw. „krótkiej liście”, czyli najwyżej sklasyfikowanych spośród wszystkich, którzy złożyli wnioski to oznaczałoby to istotne ryzyko unieważnienia postępowania.
Zamawiający musiałby bowiem unieważnić takie postępowanie, gdyby już na drugim jego etapie, po ocenie ofert okazało się, iż oceniony najwyżej wykonawca podlega wykluczeniu. W postępowaniach takich jak przetarg ograniczony czy negocjacje z ogłoszeniem nie ma bowiem możliwości powtórzenia etapu prekwalifikacji po zakończeniu oceny ofert.
Drugą sytuacją uzasadniającą wcześniejsze żądanie dokumentów to uzasadnione podejrzenie zamawiającego, iż złożone wraz z ofertą oświadczenia (do czego obliguje art. 25a p.z.p.) o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania oraz o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu albo Jednolity Europejski Dokument Zamówienia, zawierają dane nieprawdziwe.
Wykonawca może uzupełnić dokumenty za pośrednictwem platformy ePUAP >>>
Wydaje się, iż jest to także sytuacja, w której dla zapewnienia prawidłowego przebiegu postępowania konieczna jest możliwość weryfikacji złożonych oświadczeń w oparciu o dokumenty. Niewłaściwa bowiem byłaby praktyka, w której zamawiający posiadający uzasadnione wątpliwości, co do prawdziwości złożonych oświadczeń (np. w zakresie niekaralności) musiałby zwlekać z ostateczną weryfikacją wykonawcy, aż do momentu kiedy być może jego oferta zostanie najwyżej oceniona. Oznaczałoby to dopuszczenie do oceny oferty wykonawcy, który z dużą dozą prawdopodobieństwa powinien być wykluczony z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
Pamiętać jednak należy, iż wcześniejsze wezwanie jak każdy wyjątek od reguły, nie może być przez zamawiającego interpretowany i stosowany szeroko. O ile w przypadku trybów wieloetapowych uzasadnienie stosowania wcześniejszego wezwania nie wydaje się być dyskusyjne, o tyle w przypadku uzasadnionych wątpliwości zamawiający musi być w stanie wykazać podstawę wezwania. Taką podstawą jest wskazanie wątpliwości, ich źródeł i oceny ich prawdopodobieństwa. Bez takiej analizy wcześniejsze wezwanie może zostać uznane za naruszenie art. 26 ust. 2f p.z.p.
Z art. 26 ust. 2f p.z.p. wynika jednak jeszcze jedna podstawa do wezwania wykonawcy. Zamawiający może bowiem wezwać do ponownego złożenia dokumentów „jeżeli zachodzą uzasadnione podstawy do uznania, że złożone uprzednio oświadczenia lub dokumenty nie są już aktualne”. Jest to zatem stan, w którym zamawiający już posiada dokumenty, ale wskutek zmiany sytuacji po stronie wykonawcy ich treść przestała być aktualna. Za przykład może tutaj posłużyć choćby zaświadczenie że wykonawca nie zalega z opłacaniem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne. Na dzień wystawienia owego zaświadczenia wykonawca mógł bowiem nie zalegać z płatnościami, ale zaistniałe po wystawieniu dokumentu zdarzenia mogły ten stan zmienić. Wówczas zamawiający ma prawo żądać nowego, aktualnego dokumentu.
Konieczne jest także zwrócenie uwagi – zarówno wykonawców jak i zamawiających, że niezależnie od tego czy wezwanie do złożenia dokumentów formułowane jest w stosunku do wykonawcy najwyżej ocenionego, czy też na wcześniejszym etapie postępowania to zawsze zastosowanie będzie mieć przewidziana w art. 26 ust. 3 procedura uzupełniania dokumentów. Tak więc, nawet jeżeli zamawiający miał wątpliwości co do rzetelności czy prawdziwości oświadczeń albo ich aktualności to nie może poprzestać na jednorazowym wezwaniu wykonawcy.
