Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

Art. 36 ustawy- Prawo zamówień publicznych wskazuje na minimalną zawartość specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej SIWZ), w ramach której określa się m.in. opis przedmiotu zamówienia, czy też opis sposobu obliczenia ceny. Zamawiający jest uprawniony do wskazania w SIWZ, iż przy zamówieniu ściśle określonego wolumenu dostawy lub usługi, cena dodatkowego miejsca noclegowego o jakim mowa w pytaniu będzie wliczona w kalkulację wynagrodzenia ujawnionego w formularzu ofertowym. Należy jednak pamiętać, że cena za pobyt dodatkowej osoby nigdy nie powinna być określona np. jako "0", czy też "gratis". Wytworzenie każdego dobra, usługi, towaru wiąże się z poniesieniem kosztów, które co najwyżej nie będą ujawnione przy cenie danego dobra, ale i tak będą wkalkulowane w globalne wynagrodzenie wykonawcy.

Doświadczenia z praktyki funkcjonowania człowieka jako konsumenta powszechnie dostępnych dóbr i usług mogą i powinny być przenoszone na grunt systemu zamówień publicznych. Często praktykowaną metodą zachęcenia klienta do korzystania z usług danej firmy, czy też nabycia konkretnego towaru jest informowanie o otrzymywaniu części usługi lub towaru nieodpłatnie tj. jako tzw. "gratis". W praktyce cena takiej "gratisowej" usługi lub towaru wliczona jest w cenę nabywanych produktów, a informacja o uzyskaniu szczególnej, dodatkowej korzyści przez klienta jest jedynie chwytem reklamowym. Opis przedmiotu zamówienia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego winien być jednoznaczny i wyczerpujący, tak by każdy z potencjalnych uczestników postępowania dysponował tymi samymi informacjami niezbędnym do kalkulowania wynagrodzenia.
 
Zdarzają się niekiedy sytuacje, w których zamawiający nie jest w stanie na etapie przygotowania postępowania, jego prowadzenia, czy też nawet w momencie zawarcia umowy jednoznacznie stwierdzić jaki wolumen świadczenia będzie przez niego zamówiony. Trzymając się przykładu podanego w pytaniu. W sytuacji gdy przedmiot zamówienia obejmuje zorganizowanie konferencji, w ramach której należy zapewnić nocleg dla 25 osób, a kalkulacja wynagrodzenia ma obejmować m.in. cenę jednostkową za nocleg jednej osoby może okazać się, że z przyczyn niezależnych od organizatora nocleg będzie musiał być zapewniony dla dodatkowej osoby.
 
Mając świadomość możliwości wystąpienia takiej okoliczności zamawiający mógłby wprowadzić do SIWZ postanowienia w zakresie sposobu obliczenia ceny m.in. o następującej treści. "W cenie usługi należy uwzględnić zabezpieczenie noclegu dla 25 osób. W przypadku zwiększenia liczby nocujących osób maksymalnie o 2 osoby wynagrodzenie wykonawcy nie ulegnie zmianie". Przy tak zaprezentowanych danych każdy z podmiotów ubiegających się o realizację zamówienia będzie wiedział, iż kalkulacja ceny jest przeprowadzana co do zasady dla grupy 25 osób, ale musi uwzględniać koszt dodatkowych dwóch osób.

Podsumowując, nie należy posługiwać się terminami typu "gratis" w opisie przedmiotu zamówienia już chociażby z tego powodu, że co do zasady nikt nie wytwarza darmowych usług lub towarów. Brak możliwości stosowania rozwiązania o jakim mowa w pytaniu wynika też z jednoznacznego wymogu opisywania zakresu świadczenia w sposób maksymalnie wyczerpujący i jednoznaczny.