Czy wykonawca może żądać od zamawiającego zapłaty za dostarczone próbki?

Przepisy dotyczące zamówień publicznych nie regulują kwestii odpłatności za próbki złożone Zamawiającemu. Najczęściej jednak, Zamawiający regulują kwestie dotyczące kosztu przygotowania i złożenia oferty w konkretnym postępowaniu o udzielenie zamówienia, w siwz.

Odpowiedź eksperta pochodzi z programu LEX Zamówienia Publiczne.

W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego Zamawiający może żądać od Wykonawców wyłącznie oświadczeń lub dokumentów niezbędnych do przeprowadzenia postępowania, zgodnie z dyspozycją przepisu art. 25 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907).

Zgodnie z § 6 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lutego 2013 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz. U. poz. 231), w celu potwierdzenia, że oferowane roboty budowlane, dostawy lub usługi odpowiadają wymaganiom określonym przez Zamawiającego, może on żądać m.in. próbek.

Jak orzekła Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku z dnia 31 marca 2009 r. (KIO/UZP 329/09) „należy zauważyć, iż określenie dokumentów wymaganych od Wykonawców w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jest prawem podmiotowym Zamawiającego, więc póki tego prawa nie nadużywa (nie narusza art. 25 ust. 1 p.z.p.), nie ma podstaw do narzucania mu dokumentów, które dodatkowo, są mu niezbędne do przeprowadzenia postępowania. Zamawiający ma także prawo i obowiązek, by dbać o własne interesy ekonomiczne poprzez zapewnienie sobie jak największej liczby akceptowalnych ofert”.

Żądanie próbek jest zatem słuszne w przypadku, gdy jest to niezbędne w postępowaniu i gdy uzasadnia to charakter postępowania. Ani przepisy p.z.p., ani rozporządzenia nie regulują kwestii odpłatności za złożone przez Wykonawcę próbki. Żądanie więc zapłaty za próbki nie znajduje uzasadnienia w przepisach prawa i jest nieuprawnione.

Należy jednak mieć na uwadze dwa przepisy. Jeden z nich to art. 97 ust. 2 p.z.p. na podstawie którego Wykonawcy, których oferty nie zostały wybrane, mogą złożyć do Zamawiającego wniosek o zwrot złożonych przez nich próbek, a Zamawiający ma obowiązek takiego zwrotu dokonać. Drugi traktuje o tym, że w przypadku unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie podlegające odrzuceniu, przysługuje roszczenie o zwrot uzasadnionych kosztów uczestnictwa w postępowaniu, w szczególności kosztów przygotowania oferty (art. 93 ust. 4 p.z.p.).

Autor odpowiedzi: Marzena Kopacka