Rada Powiatu Ostrowskiego podjęła uchwałę określającą zasady udzielania spółkom wodnym dotacji z budżetu powiatu na bieżące utrzymanie urządzeń melioracji wodnych szczegółowych oraz tryb postępowania w sprawie udzielania dotacji i sposób ich rozliczania. W załączniku zawarła wzór wniosku o dotacje. W punkcie dotyczącym danych dotyczących wnioskodawcy zawarła następującą treść: „[dane osobowe zawarte we wniosku nie będą przetwarzane ani udostępniane osobom trzecim zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych RODO)]”

Klauzula uniemożliwi wykonanie uchwały

Kolegium Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu stwierdziło nieważność tego zapisu. Uzasadniło, że wykonanie zamieszczonej klauzuli o zaniechaniu przetwarzania danych osobowych zawartych we wniosku o przyznanie dotacji celowej z budżetu powiatu powodowałoby, że uchwała rady powiatu stałaby się w rzeczywistości niewykonalna.

RIO wskazała, że zgodnie bowiem z art. 4 pkt 1 RODO „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, której dane dotyczą; możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Natomiast przetwarzanie danych (art. 4 pkt 2 ww. rozporządzenia) oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.

Ocena wniosku to także przetwarzanie danych osobowych

Według RIO zamieszczenie we wniosku klauzuli, że dane zwarte we wniosku nie będą przetwarzane ani udostępniane osobom trzecim w świetle uregulowań art. 4 pkt 2 ww. rozporządzenia uniemożliwiłoby pracownikom starostwa z zapoznaniem się z treścią wniosku, nadaniu biegu sprawie, ocenę wniosku i podjęcie decyzji o udzieleniu dotacji. Czynności te związane są bowiem z przetwarzaniem danych osobowych.

Organ nadzoru podniósł, że jedynymi danymi osobowymi we wniosku są dane dotyczące osoby uprawnionej do składania woli w imieniu spółki wodnej. Również czynność udostępniana danych osobom trzecim mieści się w definicji przetwarzania danych osobowych i dotyczyć może czynności kontrolnych wykonywanych na podstawie odrębnych przepisów.

Kiedy nie ma obowiązku

Kolegium Izby podkreśliło, iż organ publiczny wykonujący swoje zadania nie jest zobowiązany do pozyskania oświadczenia o przetwarzaniu danych. Wynika to z przepisów art. 6 RODO, który stanowi, że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy - i w takim zakresie, w jakim - spełniony jest, co najmniej jeden z poniższych warunków:
- osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
-przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
- przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
- przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
- przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności, gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.

Zgoda to tylko jedna z przesłanek

Kolegium RIO wskazało, że powyższy przepis wskazuje zgodę,  jako jedną z kilku przesłanek zgodności z prawem przetwarzania danych osobowych. Zgoda jest jednak jednym z możliwych, ale nie jedynym warunkiem legalizującym przetwarzanie danych. Nie jest zatem zasadne jej pozyskiwanie, gdy spełniony jest jeden z pozostałych warunków wskazanych w cytowanych powyżej przepisach np. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi.

 

 



Uchwała Kolegium RIO w Poznaniu nr 16/898/201  dnia 4 lipca 2018 r.