Zamawiający powinien przechowywać próbki od wybranego wykonawcy

Wszelkie dokumenty załączone do protokołu, w tym próbki oferowanych dóbr złożone przez wykonawcę, którego oferta uznana została za najkorzystniejszą i z którym podpisano umowę w przedmiocie wykonania zamówienia, podlegają zatrzymaniu przez zamawiającego na okres 4 lat, licząc od dnia zakończenia postępowania.

Na gruncie przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych zamawiający może dokonać zwrotu dokumentów przedkładanych w toku postępowania tylko w okolicznościach wskazanych w art. 97 ust. 2 p.z.p. na wniosek wykonawców, których oferty nie zostały wybrane jako najkorzystniejsze. Na podstawie tego upoważnienia zamawiający może dokonać zwrotu załączonych do ofert planów, projektów, rysunków, modeli, próbek, wzorów, programów komputerowych lub innych podobnych materiałów. Czynnością niezgodną z ustawą jest natomiast zwrócenie takich materiałów wykonawcy, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą i z którym podpisano umowę w przedmiocie wykonania zamówienia. W takim przypadku bezwzględnym obowiązkiem zamawiającego jest zatrzymanie dokumentów w celach dowodowych.
Jak podkreśla UZP, dla konieczności przestrzegania obowiązku wynikającego z dyspozycji art. 97 ust. 1 p.z.p. nie ma znaczenia wartość żądanej próbki ani też okoliczność zrealizowania umowy. Ponadto, fakt przedłożenia próbki w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie powinien być utożsamiany ze świadczeniem wykonawcy na rzecz zamawiającego, albowiem jest to wyłącznie czynność faktyczna zmierzająca do wypełniania wymogów formalnych postępowania związanych z wyborem najkorzystniejszej oferty, a zamawiający nie czerpie z tego tytułu żadnych korzyści. Jednocześnie, biorąc pod uwagę konsekwencje ekonomiczne i finansowe na jakie mogą zostać narażeni wykonawcy w związku z koniecznością złożenia próbek oferowanych towarów, w szczególności w przypadku dóbr charakteryzujących się znaczną wartością, zasadnym wydaje się rozważenie możliwości rezygnacji z żądania próbek na rzecz przeprowadzenia przez wykonawcę prezentacji oferowanych towarów. W takim przypadku wszelkie informacje dotyczące konieczności zademonstrowania przedmiotu oferty, zamawiający powinien zamieścić w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Przy czym przepisy ustawy – Prawo zamówień publicznych ani aktów wykonawczych wydanych na jej postawie nie sprzeciwiają się, aby zamawiający określił pod jakim kątem ma zostać przeprowadzona demonstracja oraz jakie cechy przedmiotu zamówienia mają zostać zaprezentowane.
Opinia prawna Urzędu Zamówień Publicznych w sprawie niedopuszczalności zwrotu próbek załączonych do oferty wybranego wykonawcy (nr LEX 95521).

Artykuł pochodzi z programu System Informacji Prawnej LEX on-line