W praktyce zdarza się, że członkowie zarządu spółki z o.o. sprawują swoją funkcję nieświadomi tego, że ich mandaty do jej pełnienia już wygasły. Nie zawsze przyczyną wygaśnięcia mandatu są tak nadzwyczajne sytuacje jak: odwołanie, rezygnacja lub otwarcie likwidacji spółki. Wystarczy, że osoby lub organy spółki - upoważnione do powoływania członków zarządu - nie dopełniły czynności związanych z powołaniem nowych członków zarządu lub dotychczasowych na kolejną kadencję.

Kadencja członka zarządu

Kadencja członka zarządu jest okresem, na który powołano określoną osobę do sprawowania tej funkcji. Kodeks spółek handlowych zawiera zasady ogólne odnoszące się do zakończenia mandatu członka zarządu sp. z o.o., jednak umowa spółki może uregulować te kwestie odmiennie. W zależności od postanowień umowy spółki, członek zarządu może być powołany na kadencję roczną, wieloletnią lub na czas nieograniczony. Zasadą jest, że bieg kadencji jest liczony wobec każdego członka zarządu z osobna, niezależnie od kadencji pozostałych. Natomiast wspólna kadencja - oznaczająca, że w określonym czasie wygasają mandaty wszystkich członków zarządu, którzy pełnią funkcję w danym dniu - jest wyjątkiem. Jeśli miałaby obowiązywać kadencja wspólna, powinno to być wyraźnie określone w umowie spółki, gdyż brak takich zapisów skutkuje przyjęciem formuły kadencji indywidualnej.

Mandat członka zarządu

Mandat to kompetencja (upoważnienie) do wykonywania funkcji członka zarządu. Zaczyna się z rozpoczęciem kadencji lub z początkiem trwania okresu pełnienia funkcji przez czas nieograniczony. Z kolei zakończenie mandatu zależy od przyjętego sposobu jego wygaśnięcia.
Jeżeli członek zarządu został powołany na kadencję roczną lub gdy kadencja nie jest określona w umowie spółki, wówczas mandat członka zarządu wygasa z dniem zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu. Pełny rok obrotowy pełnienia funkcji wiąże się z pojęciem roku kalendarzowego, chyba że umowa spółki określa rok obrotowy w sposób odmienny.
Okres pełnienia funkcji (mandatu) może ulec wydłużeniu w przypadku, gdy powołanie członka zarządu nie pokrywa się z rozpoczęciem roku obrotowego danej spółki. Przykładowo, powołanie członka zarządu w czerwcu 2009 roku na roczną kadencję powoduje, że jego mandat wygasa dopiero w 2011 roku podczas zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy pełny rok obrotowy, tj. rok 2010.
Kwestią sporną jest, czy wygaśnięcie mandatu następuje tylko wtedy, gdy została podjęta uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego czy również wtedy, gdy została podjęta uchwała odmawiająca zatwierdzenia sprawozdania. Zgodnie z pierwszym stanowiskiem niezbędną przesłanką wygaśnięcia mandatu członka zarządu spółki jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego za poprzedni rok obrotowy. Zgodnie z drugim, bardziej przekonującym stanowiskiem, do wygaśnięcia mandatu konieczne jest podjęcie jakiejkolwiek uchwały w tym przedmiocie - albo zatwierdzającej albo odmawiającej zatwierdzenia sprawozdania.

Termin wygaśnięcia mandatu członka zarządu powołanego na kadencję wieloletnią

Jeżeli członek zarządu został powołany na wieloletnią kadencję, jego mandat trwa aż do dnia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy pełnienia funkcji członka zarządu, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Kontrowersje wywołuje sposób liczenia okresu kadencji. Zdaniem niektórych, bieg kadencji liczy się od dnia powołania, przy czym ostatni rok pełnienia funkcji członka zarządu powinien być pełnym rokiem obrotowym. Przykładowo, mandat członka zarządu powołanego w czerwcu 2009 roku, na trzyletnią kadencję, wygaśnie najpóźniej w czerwcu 2012 roku - z dniem zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2011. Inni uważają, że całą kadencję należy liczyć według pełnych lat obrotowych. Na przykład, mandat członka zarządu powołanego w czerwcu 2009 roku, na trzyletnią kadencję, wygaśnie najpóźniej w czerwcu 2013 roku, z dniem zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za rok 2012 gdyż pełne lata obrotowe to: 2010, 2011 i 2012. Wydaje się jednak, że - w przypadku powołania na wieloletnią kadencję - w kontekście wygaśnięcia mandatu wymóg pełnego roku obrotowego należy odnosić tylko do ostatniego roku urzędowania.

Termin wygaśnięcia mandatu członka zarządu powołanego na czas nieograniczony

Ze szczególną sytuacją mamy do czynienia, jeśli zarząd jest powołany na czas nieokreślony i w umowie spółki wyłączono zasadę ogólną kodeksu spółek handlowych - mówiącą, że mandat wygasa z dniem zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe. Wówczas mandat do pełnienia funkcji wygasa jedynie w sytuacji niezwiązanej z upływem czasu, np. ze śmiercią, odwołaniem, rezygnacją lub w razie skazania członka zarządu prawomocnym wyrokiem za niektóre przestępstwa określone w przepisach kodeksu karnego. Nie obowiązuje wtedy kadencyjność ani zasady upływu mandatu.
Choć zasady - określające ważność mandatów członków zarządu spółek z o.o. - są jasno sprecyzowane w art. 202 kodeksu spółek handlowych, często zdarza się, że osoby lub organy odpowiedzialne za powoływanie do zarządu nowych lub dotychczasowych członków zarządu na następną kadencję niestety nie pamiętają o wypełnieniu tego obowiązku. Tymczasem członek zarządu, który nie posiada ważnego mandatu, nie ma uprawnień do reprezentowania spółki i nie może skutecznie dokonywać czynności prawnych w jej imieniu. Jeśli więc - nie mając aktualnego mandatu - członek zarządu podpisze w imieniu spółki umowę z osobą trzecią, może ona zostać uznana za bezwzględnie nieważną.

Jolanta Okoniecka, radca prawny, Kancelaria Prawna Chajec, Don-Siemion & Żyto