Współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w sprawie sporządzenia planu urlopowego polega na konsultacji. Plan urlopów ma charakter wiążący zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy. Zakładowa organizacja związkowa może wyrazić zgodę na rezygnację z planu. Wówczas, a także gdy u danego pracodawcy nie funkcjonują związki zawodowe termin urlopów jest określany po porozumieniu z pracownikiem - przypominają Pracodawcy RP.
Pracodawca zasadniczo samodzielnie decyduje o terminie urlopów, powinien jednak uprzednio zwrócić się do podwładnych o wskazanie terminów, w których chcą skorzystać z wypoczynku. Nie jest związany sugestiami pracowników, jeśli kolidują one z właściwą organizacją pracy. Są jednak wyjątki odnoszące się do pracownicy korzystającej z urlopu macierzyńskiego oraz młodocianego w okresie ferii szkolnych.
Złożenie wniosku o urlop nie może być traktowane jako uzgodnienie terminu i wymiaru urlopu. Pomimo wcześniejszego ustalenia terminu urlopu, pracownik chcący z niego skorzystać w zaplanowanym czasie powinien uzyskać akceptację pracodawcy, co technicznie może polegać na wydaniu karty urlopowej. Samowolne udanie się pracownika na urlop, nawet w okresie wypowiedzenia przez Sąd Najwyższy zostało uznane za ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Najlepszym rozwiązaniem jest uregulowanie sposobu udzielania urlopu w aktach wewnątrzzakładowych (np. regulaminie pracy) - zauważają eksperci Pracodawców RP.
Ponadto przesunięcie terminu urlopu jest możliwe na wniosek każdej ze stron. Pracownik musi go umotywować ważnymi przyczynami, którymi według orzecznictwa jest też zmiana terminu urlopu współmałżonka. Z kolei przyczyny po stronie pracodawcy będą dotyczyły szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy. Taką sytuacją będzie np. awaria, kontrola w firmie czy zamówienie do nagłej realizacji. Jeśli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym czasie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, pracodawca jest zobowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy (art. 165 k.p.). Dotyczy to czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby czy też urlopu macierzyńskiego.
Pracodawca jest również uprawniony do odwołania pracownika z rozpoczętego urlopu, gdy zajdą okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia wypoczynku. Pracownik ma jednak możliwość zakwestionowania słuszności takiej decyzji, co nierzadko będzie musiał udowodnić przed sądem. W razie przerwania wypoczynku pracodawca ma obowiązek pokryć wszystkie koszty m.in. opłaconych wczasów i noclegów.
Natomiast urlop na żądanie udzielany jest w odrębnej procedurze, ze względu na specyfikę tej instytucji. Wniosek należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Z orzecznictwa sądowego wynika, że powinno to nastąpić przed terminem rozpoczynania pracy. Przy czym wniosek nie musi mieć formy pisemnej, wystarczy telefon czy SMS do przełożonego. Mimo że pracownik decyduje wówczas jednostronnie o terminie urlopu, to nie może go rozpocząć dopóki nie uzyska zgody pracodawcy. Wykorzystanie „urlopu na żądanie” bez zgody pracodawcy jest naruszeniem przepisów prawa pracy.