Pismo sądowe, czyli co można doręczyć przez portal informacyjny

Obecnie nie ma żadnego powodu, aby wyjąć z zakresu pojęcia pism sądowych orzeczenia, jak też uzasadnienia. Czym innym jest przy tym spełnienie warunków doręczania takich pism przez portal informacyjny. W tym zakresie ustawodawcy zabrakło zdecydowania. W mojej ocenie należy przyjąć, że jest to doręczenie elektroniczne, które nie wymaga do uwierzytelnienia podpisu i pieczęci - wskazuje sędzia Wojciech Łukowski z Sądu Okręgowego we Wrocławiu.

Ustawa z 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (pierwotny projekt druk sejmowy nr 899) w art. 4 przewiduje zmiany w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 1842 ze zm.), polegające m.in. na dodaniu art. 15zzs[9], którego ust. 2 wprowadza doręczenia pism sądowych zawodowym pełnomocnikom poprzez umieszczenie ich treści w systemie teleinformatycznym służącym udostępnianiu tych pism.

E-doręczenia także wyroków i uzasadnień?

Już po wejściu w życie tego przepisu pojawiły się głosy, prezentowane również na Prawo.pl, wskazujące, że nie jest możliwe albo jest co najmniej wątpliwe doręczanie w ten sposób orzeczeń i uzasadnień. Argumentem najczęściej przywoływanym jest wskazanie art. 140 par. 1 k.p.c. w którym mowa jest, że pisma i orzeczenia doręcza się w odpisach. Ma z tego wynikać, że skoro w art. 15 zzs[9] ust. 2 mowa jest tylko o pismach sądowych, a nie orzeczeniach, to nie można zgodnie z tym przepisem doręczać orzeczeń, a tylko pisma, art. 140 par. 1 k.p.c. bowiem odróżnia te pojęcia. Dalej niektórzy mówią jeszcze wyraźniej, że „orzeczenia i uzasadnienia mogą być doręczane tylko w odpisach”. Pozwolę sobie na uwagę, że mogę mieć istotne pretensje do ustawodawcy, który w tak istotnej i wymagającej jednak niezależnego od wysiłku legislatorów kwestii, jak wykonywanie określonych czynności z wykorzystaniem kilku systemów informatycznych i teleinformatycznych (portal informacyjny przecież nie działa w oderwaniu od systemów repertoryjno-biurowych /SRB/, a jedynie jest na nie swoistą „nakładką” służącą do dystrybucji danych), dokonuje w trakcie prac legislacyjnych istotnych zmian w regulacji, o ogromnym wpływie na treść dostosowania systemów i potem pozostaje przy krótkim vacatio legis. Nie da się jednak przyjąć, aby w kwestii zakresu pism ustawodawca posłużył się pojęciem pism sądowych w sposób wykluczający z nich orzeczenia oraz uzasadnienia. Wskażę wręcz, że posłużył się tym pojęciem zgodnie z treścią, jakie nadaje mu się co najmniej od kilku lat w języku prawniczym.

Czytaj: Z jednych sądów orzeczenie przez portal, z innych nie - trudny start e-doręczeń>>

Co to jest odpis

Na początek jednak zastanowić się warto, co to jest odpis. Przecież skoro orzeczenia doręczamy tylko w odpisach, to jak one zatem powinny wyglądać? W jakiej postaci należy dokonać doręczenia? Warto zwrócić uwagę, że Kodeks postępowania cywilnego w ogóle nie definiuje pojęcia odpisu. Zatem z przepisów kodeksu nie wyniknie nam, jak ten odpis ma wyglądać. Ma mieć podpis, pieczęć? Ma być kserokopią czy szerzej kopią? Jeżeli tak, to kopią podpisanego orzeczenia/uzasadnienia wraz z podpisami czy też jedynie kopią samej treści? Tak naprawdę problem w tym, że pojęcie odpisu kojarzy się wielu z papierowym dokumentem opatrzonym pieczęcią i podpisem. Nadal jednak w Kodeksie postępowania cywilnego nie ma definicji odpisu. Gdzie ją zatem znaleźć? Oszczędzę czytelnikowi długiej podróży po różnych aktach prawnych. Może nie byłaby Odyseją, nie musielibyśmy przepływać między Scyllą i Charybdą, chronić się przed śpiewem syren, ani też nie zatrzymała by nas na długie lata Kalipso. Zeszłoby zdecydowanie mniej. Szkoda jednak chyba czasu na szukanie odpowiedzi, w czasach Twittera tak długie poszukiwanie nie mieści się w jednym twicie, więc może od razu odpowiedź. Znajdziemy ją w zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (dalej jako zarządzenie o biurowości), w którego par. 31 wskazano, że odpisy dokumentów z akt sądowych sporządza się poprzez wykonanie ich kopii i opatrzenie pieczęcią urzędową (okrągłą) oraz podpisem osoby uwierzytelniającej wraz z danymi takimi jak nazwa sądu, sygnatura akt, data podpisania pisma, stanowisko służbowe lub pełniona funkcja oraz imię i nazwisko podpisującego. Pełne brzmienie imienia i nazwiska może być przy tym zastąpione odpowiednim skrótem, gdy podpisujący potwierdzi to pieczęcią imienną.

Czytaj w LEX: Doręczanie pism sądowych za pośrednictwem portalu informacyjnego sądu - aspekty praktyczne >

Zatem powie ktoś, że nie ma wyjścia i odpis musi mieć pieczęć oraz podpis własnoręczny. Zaraz inny zakrzyknie, że w takim razie nie można doręczać przez portal orzeczeń, a może także i pism. Będą to jednak wnioski zbyt prędkie, a wręcz pasuje tu raczej cytat z dziś już starej polskiej komedii „Zenuś, no coś Ty taki wyrywny?”. Tak naprawdę najważniejszy wniosek jest taki, że Kodeks postępowania cywilnego nie określa, jak ma wyglądać odpis. Dalej powiem jeszcze wyraźniej – nie jest w tej kwestii aktem referencyjnym. Aktem referencyjnym jest wskazane wyżej zarządzenie o biurowości, i jeżeli ta kwestia pozostanie w zgodzie z jego przepisami, art. 140 par. 1 k.p.c. nie będzie miał znaczenia dla ustalenia tego, jak ma wyglądać odpis.

Zresztą jest to dyskusja, przez którą już raz przechodzono. W roku 2013 zaczęła obowiązywać zmiana zarządzenia o biurowości z 2003 r. (które zastąpiło obecne zarządzenie o biurowości z 2019 r. - zasadniczych różnic treściowych zresztą między nimi nie było). Ta zmiana wprowadziła zasadę wysyłania pism sądowych bez podpisu i pieczęci, czyli niepodpisanych wydruków orzeczeń, wezwań, zawiadomień itd. Już wtedy przeszliśmy odklejanie się niektórych pieczęciolubków i atramentolubków od założenia, że na wszystkim, co wychodzi z sądu, musi być podpis i pieczęć, najlepiej z fioletowym tuszem.

Zobacz procedurę w LEX: Doręczanie pism sądowych >

Ale to już było

Problem ten zresztą istniał już wcześniej, bowiem pierwszy raz pojawiał się, gdy od 2007 r. obowiązywały pierwsze doręczenia elektroniczne w procedurze cywilnej. Pojawiał się zresztą i w orzecznictwie. Odnotujmy w tym miejscu postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 27 stycznia 2006 r. III CK 369/05, w którym wskazano, że odpisem w rozumieniu przepisów kodeksu postępowania cywilnego, w tym odpisem orzeczenia w rozumieniu art. 140 k.p.c., jest dokument wiernie odzwierciedlający treść oryginału orzeczenia albo jego kopia. Dokument ten nie musi być uwierzytelniony lub poświadczony za zgodność. Dalej wskazywał SN w tej sprawie, że doręczenie stronie w sekretariacie sądowym kserokopii orzeczenia z uzasadnieniem jest równoznaczne z doręczeniem odpisu w rozumieniu art. 140 w związku z art. 132 par. 2 k.p.c. i wywołuje skutek przewidziany w art. 387 par. 3 k.p.c. Co jeszcze ważniejsze, przeprowadził w tym postanowieniu Sąd Najwyższy rozróżnienie pojęć pism sądowych i pism procesowych, wskazując że „w sekretariacie sądu można doręczać odpisy nie tylko pism procesowych, ale również pism sądowych, a adresatem doręczenia może być każdy podmiot biorący udział w postępowaniu, także ten, który udziału w nim nie bierze”, a jak dalej zaznaczył „obecnemu w sądzie adresatowi można zatem doręczyć każde pismo sądowe bezpośrednio, za potwierdzeniem odbioru, jeżeli wykazał swoją tożsamość”. Dodam, że w tej sprawie chodziło o skuteczność doręczenia kserokopii wyroku z uzasadnieniem w sekretariacie sądu, i w istocie o takie „pismo sądowe” chodziło.

Czytaj w LEX: System doręczeń z uwzględnieniem e-doręczeń (doręczeń elektronicznych oraz doręczeń przez Portal Informacyjny) >

„Jak się da, to nawet 35 dni na apelację"

W tym miejscu pozwolę sobie na małą dygresję. Muszę bowiem zauważyć, że orzeczenie to miało już dla mnie parę razy znaczenie właśnie w kontekście doręczeń przez portal informacyjny. Dodam, że nie mówię o lipcu 2021 r., a o latach wcześniejszych. Zapewne znana jest praktyka niektórych użytkowników portali informacyjnych, polegająca na odczytywaniu pisma na portalu, po czym nieodbieraniu przesyłki z tym pismem z poczty (tym jednym, choć wszystkie inne z tego samego wydziału sądu są odbierane). Często chodzi o uzasadnienie i taka praktyka ma jeden cel wyrażający się hasłem „jak się da, to nawet 35 dni na apelację”. Czasem się da, szczególnie jak się odbierze dopiero w ostatnim dniu drugiego awiza, a czytało się uzasadnienie tydzień przed wysłaniem przesyłki pocztowej. Ta praktyka mi przy tym szczególnie nie przeszkadza. Trochę tak, bo czasem jest to jednak też gra na obstrukcję w postępowaniu (powinna zatem bardzo razić drugą stronę), ale rozumiem, że czasem musi tak działać pełnomocnik, który „jest zarobiony i do końca roku żadnych zleceń nie przyjmuje”. Inaczej trochę wygląda to, gdy ktoś odczytuje pismo ze zobowiązaniem do wykonania czynności, zajęcia stanowiska itp. Takie pismo odczytane bywa na portalu, po czym mamy brak odebrania przesyłki i oświadczenie z radosną miną na rozprawie: „ależ odebrałem 5 dni temu i jeszcze mi nie minął termin” albo też kierowanie pisma „odebrałem zawiadomienie o rozprawie na dwa dni przed i żądam odroczenia”. Jednak jak się odczytało treść pisma na portalu trzy tygodnie temu i tylko tej przesyłki nie odbierało (co jest sprawdzalne dość łatwo), to chyba jednak należy przyjąć, że skoro trzy tygodnie temu pełnomocnik poznał treść zobowiązania lub termin rozprawy, to powinien zareagować. Oczywiście mam świadomość oburzenia niektórych co do tego „jak można”, ale w każdym bądź razie regułę stosować można z powołaniem na wskazane stanowisko SN, bo przecież wynika z niego, że doręczeniem jest otrzymanie dokumentu wiernie odzwierciedlającego treść oryginału. Może to być kserokopia otrzymana w sekretariacie, może to jednak być też dokument otrzymany z systemu, szczególnie gdy mamy dowód odczytu, a potem w celach obstrukcyjnych nie odbiera się tylko tego konkretnego pisma. Dziś zresztą ma ta kwestia trochę charakter historyczny, choć jeżeli regulacja art. 15zzs[9] będzie tylko czasowo obowiązywać, to może wrócić.

Czytaj w LEX: Obowiązki adwokatów i radców prawnych w świetle ustawy o doręczeniach elektronicznych >

Kończąc dygresję wróćmy do wątku głównego i podsumujmy wskazaniem wniosku końcowego – odpis to jest to, co za odpis uznaje zarządzenie o biurowości. Doręczyć możemy to, co na podstawie tego zarządzenia możemy uzasadnić. I nie dyskutujmy, że przepisy dla sekretariatów nie mogą zmieniać Kodeksu. Nie zmieniają. Kodeks tym przepisom pozostawia uregulowanie takich kwestii.

Czytaj: Prezes Łukowski: Portal informacyjny gotowy na doręczanie pism pełnomocnikom>>

Co to jest pismo

Dalej należy przejść do kwestii, co to jest pismo. Zapewne będzie to oczywiste, bo koń, jaki jest, każdy widzi, ale chodzi o definicję w kontekście art. 140 par. 1 k.p.c. Można odwoływać się do zarządzenia o biurowości, które np. w par. 68 zbiorczo ujmuje różne kategorie dokumentów sądowych. W kontekście art. 140 par. 1 k.p.c. nie wydaje się jednak, aby ustawodawca dokonywał głębszych rozróżnień. Po prostu powiedział, że są orzeczenia i pisma. Szczegóły też zresztą pozostawił innym przepisom (co wyżej zostało już dowiedzione).

Zobacz procedurę w LEX: Wnoszenie pisma przez adwokata, radcę prawnego lub rzecznika patentowego >

Co to jest pismo sądowe

Przejdźmy zatem do pisma sądowego. Znów niektórzy ostatnio mówią, że jest to całkiem nowe pojęcie użyte w nowelizacji z dnia 28 maja 2021 r. Niestety nie. Rozumiem zresztą problem, gdy mówią to ludzie „spoza branży sądowej”, jednak gdy mówią to koledzy branżowi, mam problem z brakiem spojrzenia na to, co mamy i co już z tym pojęciem robiliśmy.

Zacznę od doktryny. Wszyscy zapewne znają nazwisko Bogdana Bladowskiego, wielu korzystało z jego wzorów czynności. Przypomnę niektórym, że jest również autorem pracy wydanej w 2012 r. pod tytułem „Pisma sądowe w sprawach cywilnych”. W rozdziale 1 zawarł charakterystykę pism sądowych pisząc, że: „ze względu na treść, charakter i znaczenie pism sądowych dla postępowania oraz sposób ich podania do wiadomości można je podzielić na: orzeczenia, zarządzenia, protokoły, wzmianki i notatki, inne pisma sądowe. Jak zatem widać doktryna posłużyła się pojęciem „pism sądowych” i obejmuje nim „pisma i orzeczenia” w rozumieniu art. 140 k.p.c. Wskażę więc jednoznacznie krytykom pojęcia pism sądowych w głośnym ostatnio art. 15 zzs[9] – użyto go zgodnie z wcześniejszymi poglądami doktryny.

Doktryna nie jest jednak tu jedynym powodem dla wskazywania, że pojęcie pism sądowych ma swoją utartą treść w języku prawniczym, obejmującą również orzeczenia.

Czytaj: Trudne początki e-doręczeń - niejasne przepisy, nie w pełni funkcjonalny system>>

Przypomnę, że zmiana zarządzenia o biurowości (poprzedniego, tego z 2003 r.) dokonana zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 24 kwietnia 2013 r. zmieniającym zarządzenie w sprawę organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej oraz o zmianie zarządzenia zmieniającego zarządzenie w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej wprowadziła podówczas par. 19 ust. 4 oraz załącznik nr 3 zawierający listę „pism sądowych, które mogą być wysłane bez podpisu własnoręcznego”. Na tej liście pism sądowych znajdujemy nakazy wydawane w postępowaniu upominawczym, wyroki nakazowe czy postanowienia niezaskarżalne środkiem odwoławczym. Zmiana weszła w życie 1 maja 2013 r. Obecnie, w zarządzeniu o biurowości z 2019 r. mamy regulację par. 21 i załącznika nr 3, która przewiduje wysyłanie pism sądowych bez podpisu i pieczęci, a pojęciem tym (zob. załącznik nr 3) nadal obejmuje także orzeczenia, takie jak nakazy zapłaty w postępowaniu upominawczym, wyroki nakazowe czy postanowienia. Wypada zatem dostrzec, że pojęciem pism sądowych nie tylko w doktrynie, ale i w języku prawnym, języku, w którym pisane są akty prawne, obejmuje się także doręczenia. Dalej wypada wskazać, że jeżeli ktoś zmierza do wyjęcia z zakresu pism sądowych, wbrew wskazanym wyżej poglądom doktryny czy też ustalonej od 8 lat wykładni tego pojęcia obejmującej także orzeczenia, właśnie orzeczeń, to może powinien odpowiedzieć sobie na pytanie, dlaczego akceptował obejmowanie tym pojęciem przez tak długi okres czasu orzeczeń?

Reasumując

Na dzień dzisiejszy nie ma żadnego powodu, aby wyjąć z zakresu pojęcia pism sądowych orzeczenia (jak też uzasadnienia). Pojęcie to w istocie obejmuje wszelkie aktywności sądu przybierające formę pisemną, w tym także orzeczenia i uzasadnienia. Taka jest utrwalona wykładania tego pojęcia. Czym innym jest przy tym spełnienie warunków doręczania takich pism przez portal informacyjny. W tym zakresie bowiem ustawodawcy przy redakcji art. 15zzs[9] zabrakło zdecydowania i nie jest jasne na ile uznał ten rodzaj doręczenia za doręczenia elektroniczne. W mojej ocenie należy przyjąć, że jest to doręczenie elektroniczne, co daje podstawę do zastosowania art. 140 par. 3 k.p.c. albo też par. 31 ust. 5 zarządzenia o biurowości, zgodnie z którym wysyłane pisma i odpisy, wskazane w par. 21 ust. 4, jak również przesyłane drogą elektroniczną, nie wymagają do uwierzytelnienia podpisu i pieczęci. Przy par. 31, z uwagi na lakoniczność ustawy, możemy wejść w semantyczny spór, czy doręczenie przez portal spełnia kryteria „przesłania”. Wydaje się, że tak. Aby jednak nie wchodzić w zbędne dyskusje albo aby uciąć możliwe zarzuty (i podwiesić się na dwóch albo trzech hakach – ryzyko, że któryś puści jest mniejsze) warto na podstawie par. 21 ust. 6 i 7 zarządzeniem prezesa sadu apelacyjnego albo sądu okręgowego rozszerzyć listę pism bez podpisu i pieczęci.

Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Adres elektroniczny profesjonalnego pełnomocnika >

Wątek poboczny

Całkiem pobocznym wątkiem jest stosowanie art. 140 par. 2 k.p.c. oraz art. 53a ustawy – Prawo o ustroju sądów powszechnych. Zgodnie z tym pierwszym zamiast odpisu pisma lub orzeczenia może być doręczony dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego, o ile ma on cechy umożliwiające weryfikację istnienia i treści pisma lub orzeczenia w tym systemie. Zgodnie z przepisem u.s.p. pochodzący od sądu dokument uzyskany z systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe ma moc dokumentu wydanego przez sąd, o ile ma cechy umożliwiające jego weryfikację w tym systemie. Minister Sprawiedliwości określi, w drodze rozporządzenia, sposób i cechy umożliwiające weryfikację istnienia i treści pisma w systemie teleinformatycznym obsługującym postępowanie sądowe, mając na względzie minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych oraz potrzebę ochrony praw osób uczestniczących w postępowaniach sądowych. Regulacja u.s.p. nie ma związku z doręczeniem orzeczenia czy innego pisma w toku sprawy stronie/uczestnikowi/pełnomocnikowi. Przecież taka osoba, zalogowana do jakiegokolwiek systemu doręczeń elektronicznych (a trochę takich już mamy) zawsze ma możliwość weryfikacji dokumentu w systemie – dla takiego użytkownika systemu pochodzenie tego systemu od sądu jest jasne i przez sam dostęp do dokumentu zamieszczanego w tym systemie przez sąd widzi ona cechy tego dokumentu umożliwiające jego weryfikację w tym systemie. Te cechy dokumentu mają zupełnie inny walor – służą temu, aby osoba trzecia, której okazywany jest taki wydruk przez odbierającego go z systemu, mogła sama zweryfikować jego istnienie. 

Rozwiązania takie znamy z elektronicznego postępowania upominawczego czy też Krajowego Rejestru Sądowego. W epu pojawiło się bowiem rozwiązanie, które pozwala po wpisaniu kodu nadrukowanego na dokumencie na stronie internetowej obsługującej epu zobaczyć treść tego dokumentu. Przyjęto tutaj, że ten, kto widzi wydruk dokumentu, ma prawo zweryfikować jego istnienie. Służyło to przede wszystkim temu, że mógł już na wstępie istnienie tytułu weryfikować komornik i w rezultacie działać w zaufaniu do dokumentu pozbawionego podpisu i pieczęci. Podobnie w Krajowym Rejestrze Sądowym, gdy udostępniono przez internet odpisy z tego rejestru (jak zapisano ostatecznie: informacje odpowiadające odpisowi, w pierwotnym projekcie, dość dobrze mi z dość zasadniczych przyczyn znanym, mowa była o odpisach, zmiana wynikała raczej z nawyków szeregu osób, którym podówczas nie mieściło się w głowie, że odpisem jest coś, co nie ocieka fioletowym tuszem, dziś pewnie by do takiej zmiany już nie doszło), cechy umożliwiające weryfikację w systemie służyły temu, aby można było sprawdzić, czy taki dokument rzeczywiście wydano. W przypadku KRS ta cecha straciła praktyczne znaczenie wtedy, gdy zaczęto udostępniać odpisy pełne, czy też dokumenty odpowiadające odpisom pełnym. To już zwalniało od konieczności weryfikacji wydruku odpisu aktualnego w celu ustalenia, czy w dniu X rok temu była taka reprezentacja spółki. Wynika ona w końcu z odpisu pełnego. 

Artykuł 53a usp zacznie mieć może znaczenie dla doręczeń przez portal wtedy, gdy ustawodawca będzie chciał objąć tym doręczeniem dokumenty obecnie wykluczone poprzez art. 15 zzs[9] ust. 5, to jest tytuły wykonawcze, ale też np. nakazy zapłaty w postępowaniu nakazowym, będące z mocy art. 492 k.p.c. tytułami zabezpieczenia (a więc dokumentami weryfikowanymi przez komornika) czy wydane w postępowaniu gospodarczym wyroki sądu pierwszej instancji zasądzające świadczenie w pieniądzu lub rzeczach zamiennych (art. 458[13] k.p.c.). Jeżeli dla takich dokumentów przyjąć możliwość nadawania niepowtarzalnego identyfikatora, który umożliwia weryfikację pisma z danymi zawartymi w systemie teleinformatycznym, takim jak portal informacyjny, to i te pisma będą mogły być wysyłane przez portal. Niezależnie jednak od tego stwierdzenia muszę wskazać, że na dziś – z zastrzeżeniem art. 15 zzs[9] ust. 5 – można doręczać przez portal informacyjny także orzeczenia i uzasadnienia, są bowiem objęte pojęciem pism sądowych. 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.