Zgodnie z art. 98 § 1 k.p.c. strona przegrywająca sprawę obowiązana jest zwrócić przeciwnikowi na jego żądanie koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony (koszty procesu). Na podstawie § 2 wskazanego przepisu do niezbędnych kosztów procesu prowadzonego przez stronę osobiście lub przez pełnomocnika, który nie jest adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym, zalicza się poniesione przez nią koszty sądowe, koszty przejazdów do sądu strony lub jej pełnomocnika oraz równowartość zarobku utraconego wskutek stawiennictwa w sądzie. Suma kosztów przejazdów i równowartość utraconego zarobku nie może przekraczać wynagrodzenia jednego adwokata wykonującego zawód w siedzibie sądu procesowego. Jednocześnie na podstawie art. 98 § 3 k.p.c. do niezbędnych kosztów procesu strony reprezentowanej przez adwokata zalicza się wynagrodzenie, jednak nie wyższe niż stawki opłat określone w odrębnych przepisach i wydatki jednego adwokata, koszty sądowe oraz koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony.

Zwrot celowych wydatków
W orzecznictwie wskazuje się, że strona oraz pełnomocnik z urzędu mogą żądać zwrotu wszelkich celowych wydatków, jakie wyłożone zostały w związku z prowadzeniem sprawy. Do kosztów tych zaliczają się koszty przejazdu, parkingu, korespondencji, itp. Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 5 września 2012 r. w sprawie IV CZ 47/12 (LEX nr 1227194) uznał, iż "strona reprezentowana przez radcę prawnego, wygrywająca sprawę na tym etapie postępowania, ma prawo żądać zasądzenia od przegrywającego przeciwnika zwrotu celowo poniesionych kosztów postępowania, które obejmują wynagrodzenie i wydatki jednego pełnomocnika, ustalone zgodnie z przepisami rozporządzenia, koszty sądowe oraz koszty nakazanego przez sąd osobistego stawiennictwa strony." Natomiast Sąd Apelacyjny w Krakowie w postanowieniu z dnia 9 sierpnia 2011 r. w sprawie II AKz 301/11 (LEX nr 1099572) przyjął, że "gdy oskarżony jest sądzony poza miejscowością, w której ma siedzibę obrońca oskarżonego, dojazd adwokata na rozprawę własnym samochodem jest czynnością nieodzowną, której koszt podlega zwrotowi jako wydatek niezbędny." Z kolei Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 20 lutego 2014 r. w sprawie I ACa 1581/13 (LEX nr 1548517) stanął na stanowisku, że "nie ma w obecnym stanie prawnym żadnych podstaw do twierdzenia, że zwrotowi podlegają jedynie koszty najtańszego środka komunikacji. Zwłaszcza, że pełnomocnik powoda nie za każdym razem korzystał z samochodu, lecz także z pociągu. Tymczasem w orzecznictwie wskazuje się, że uzasadniony może być nawet zwrot kosztów podróży pełnomocnika korzystającego z transportu lotniczego."
 

Czynności procesowe zawodowego pełnomocnika w sprawach cywilnych>>>


Zwrot kosztów jedynie w niezbędnym zakresie
Zauważa się w orzecznictwie, że wydatki wyłożone przez stronę lub pełnomocnika z urzędu podlegają zwrotowi na ich rzecz jedynie wtedy, gdy były one w sprawie niezbędne. Innymi słowy, zwrotowi podlegają tylko te wydatki, które były konieczne dla zapewnienia należytej ochrony interesów strony. Zwraca się także uwagę, że nieodzowne jest przy tym ich należyte udokumentowanie. I tak w postanowieniu z dnia 30 stycznia 2013 r. w sprawie V CZ 82/12 (LEX nr 1293865) Sąd Najwyższy wskazał, że "strona przegrywająca sprawę jest obowiązana zwrócić przeciwnikowi zastępowanemu przez pełnomocnika będącego adwokatem koszty jego przejazdu do sądu, jeżeli w okolicznościach sprawy były one niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony." Natomiast w uchwale z dnia 18 lipca 2012 r. w sprawie III CZP 33/12 (LEX nr 1271621) Sąd Najwyższy wskazał, że "pojęcie niezbędności oraz celowości kosztów procesu jest nieostre, toteż podlega ono ocenie sądu, która zależy od konkretnych okoliczności sprawy oraz od jej charakteru. Sąd powinien w szczególności rozważyć, czy czynność, która spowodowała koszty, była - w ujęciu obiektywnym - potrzebna do realizacji praw strony, a także czy i do jakiego poziomu poniesione koszty stanowiły - również z obiektywnego punktu widzenia - wydatek konieczny." Warto także odnotować pogląd zaprezentowany przez Sąd Okręgowy w Zamościu, który w postanowieniu z dnia 1 października 2013 r. w sprawie I Cz 403/13 (LEX nr 1500596) uznał, że "stawiennictwo pełnomocnika pozwanej w Sądzie w dniu 24 maja br. nie wiązało się z żadną czynnością, która wymagała osobistej obecności pełnomocnika w Sądzie. Uzyskanie odpisów, czy kopii wszystkich dokumentów mogło nastąpić drogą korespondencyjną na wniosek strony, co wiązałoby się z nieznaczącym i nieporównywalnym wydatkiem do kosztów związanych z przyjazdem do Sądu." Z kolei Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 18 października 2012 r. w sprawie XVI K 234/11 (LEX nr 1237530) uznał za niezasadny wniosek obrońcy oskarżonej o zasądzenie na jej rzecz zwrotu wydatków, jakie poniosła w związku z dojazdem do Aresztu Śledczego, gdzie przebywała oskarżona. Sąd ten podkreślił, że obrońca oskarżonej nie udokumentowała w sposób odpowiedni poniesienia tych wydatków.

Tylko koszty faktycznie poniesione
Należy odnotować także pogląd, zgodnie z którym wydatkami podlegającymi zwrotnemu zasądzeniu są tylko koszty faktycznie poniesione przez stronę. Nie można więc zaliczyć do nich nieuiszczonych kosztów sądowych. Pogląd taki zaprezentował Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 17 kwietnia 2013 r. w sprawie I CZ 84/12 (LEX nr 1341657). Sąd Najwyższy wskazał, że "nieuiszczone koszty sądowe nie są elementem kosztów niezbędnych do celowego dochodzenia praw i celowej obrony [...]. Objęte tym uregulowaniem koszty sądowe, to koszty faktycznie poniesione przez stronę."

Podsumowanie
Analiza przedstawionych poglądów orzecznictwa wskazuje, że jedynie koszty celowe i niezbędne, a więc takie, których poniesienie było konieczne dla prawidłowej ochrony interesów procesowych, mogą podlegać zwrotowi stronie wygrywającej spór. W bieżącej praktyce sądów często spotykane jest zapatrywanie, wedle którego koszty czynności celowych w sprawie powinny być uwzględniane, a dopiero w przypadkach ewidentnych nadużyć należy odmówić ich zasądzenia.