Nowe przepisy dotyczące dokumentów wymaganych w przetargach publicznych

Przedsiębiorcy ubiegający się o zamówienia publiczne muszą zmagać się ze szczególnie sformalizowanymi procedurami przetargowymi. Trudność sprawia nie tylko zakres dokumentów i informacji wymaganych przez zamawiającego. Surowe reguły dotyczące formy pism i zaświadczeń czy też trybu ich wystawienia przez właściwe podmioty są częstą przyczyną odrzucania ofert, unieważniania postępowań, a nawet sporów sądowych. Zwraca na to uwagę Jan Hasik, radca prawny, Kancelaria Prawna Chajec, Don-Siemion Żyto (CDZ)

W dniu 30 grudnia 2009 weszło w życie rozporządzenie w sprawie rodzajów dokumentów, których zamawiający może żądać od wykonawcy oraz form, w jakich te pisma powinny być składane. Kluczowe różnice dotyczą wprowadzenia lub zmian zapisów odnośnie do:

• Zaświadczeń o niekaralności wykonawców
• Dokumentów dotyczących podwykonawców
• Polis, jakie wykonawca ma obowiązek posiadać
• Dokumentów technicznych
• Rezygnacji z zaświadczeń z ewidencji działalności gospodarczej
• Referencji świadczących o odpowiedniej jakości wykonanych robót
• Oświadczeń o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych

Zaświadczenia o niekaralności wykonawców

W myśl nowych przepisów zamawiający może żądać od wykonawcy złożenia zaświadczenia o niekaralności, przy czym dokument ten w przypadku osób mających miejsce zamieszkania poza terytorium RP powinien być wystawiony przez właściwy organ sądowy albo administracyjny kraju, na terytorium którego wykonawca ma miejsce zamieszkania. W sytuacji, gdy w państwie tym nie wydaje się zaświadczeń odpowiadających dokumentom z Krajowego Rejestru Karnego, wykonawca może przedłożyć zamawiającemu oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego.

Dokumenty dotyczące podwykonawców

Zgodnie z nowym rozporządzeniem wykonawca, który realizować będzie zamówienie za pomocą podwykonawców, na żądanie zamawiającego jest obowiązany do złożenia dokumentów dotyczących tych podmiotów. Są to: oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia z przetargu, odpis z właściwego rejestru, zaświadczenie z ZUS-u i Urzędu Skarbowego, informacja z KRK. Ponadto, gdy wykonawca polega na zdolnościach finansowych innych podmiotów, zobowiązany będzie od niego przedłożyć informacje z banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej o odpowiedniej sytuacji finansowej takiego podmiotu.

Opłacone polisy

Istotną zmianą jest ponadto przepis stanowiący, że wykonawca na żądanie zamawiającego, jest obowiązany do złożenia dokumentu opłaconej polisy, a nie jak to było dotychczas, dokumentu polisy. Chodzi o potwierdzenie, że posiada on ubezpieczenie OC w zakresie prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Zmiana ta, jak się wydaje, miała na celu wyeliminowanie sytuacji, gdy wykonawca na potwierdzenie znajdowania się w dobrej sytuacji ekonomicznej i finansowej składał dokument w postaci nieopłaconej polisy, który w rzeczywistości nie dawał gwarancji zamawiającemu, że wykonawca zrealizuje zamówienie należycie.

Dokumenty świadczące o odpowiedniej jakości realizowanego zamówienia

Rozporządzenie uprawnia ponadto zamawiającego do żądania dostarczenia przez wykonawców nowych, nie określonych w poprzednim rozporządzeniu dokumentów, tj: opisu urządzeń technicznych, instrukcji obsługi oraz środków stosowanych przez wykonawcę dostaw lub usług, opisu zaplecza naukowo-badawczego. Dokumenty te mają świadczyć o odpowiedniej jakości realizowanego zamówienia.

Brak konieczności składania zaświadczeń z ewidencji działalności gospodarczej

W myśl nowego rozporządzenia zrezygnowano z możliwości, by zamawiający wymagał od wykonawcy złożenia zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej na potwierdzenie, że nie podlega on wykluczeniu z postępowania. Dokument ten nie stanowi bowiem o tym, czy w stosunku do wykonawcy otwarto likwidację bądź ogłoszono upadłość, a takie czynności podjęte wobec przedsiębiorców, stanowią podstawę do ich wykluczenia.

Nowe referencje dla budowlańców

Rozporządzenie proponuje także zmianę w odniesieniu do treści dokumentów, jakich zamawiający ma prawo żądać od wykonawców uczestniczących w postępowaniu przetargowym na roboty budowlane. Do wykazu robót budowlanych wykonawca będzie musiał dołączyć zaświadczenie o ich wykonaniu, przy czym nowością jest to, że treść dokumentu powinna zawierać potwierdzenie tego, że roboty budowlane zostały zrealizowane przez wykonawcę zgodnie z zasadami sztuki budowlanej i prawidłowo ukończone.

Oświadczenia o zatrudnieniu osób niepełnosprawnych

Nowością wprowadzoną przez rozporządzenie jest możliwość żądania przez zamawiającego oświadczenia mówiącego, że ponad 50% zatrudnionych przez wykonawcę stanowią osoby niepełnosprawne. Sytuacja ta dotyczy jednak tylko tych postępowań, w których zamawiający zastrzegł w ogłoszeniu przetargowym, że o udzielenie zamówienia mogą starać się wyłącznie wykonawcy spełniający ten warunek.

Należy zaznaczyć, że przepisy rozporządzenia stosuje się do postępowań przetargowych ogłoszonych po 30 grudnia 2009, czyli po wejściu w życie nowych przepisów. Oznacza to, że jeżeli postępowanie zostało wszczęte (ogłoszone) wcześniej, a wykonawca składa ofertę po tej dacie, stosuje się przepisy starego rozporządzenia.

Jan Hasik, radca prawny, Kancelaria Prawna Chajec, Don-Siemion & Żyto (CDZ)