Zgodnie z projektem od 1 marca 2020 r. wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS będą musiały mieć postać elektroniczną. Nowa regulacja pozwoli też na kontakt z sądem przez internet, dzięki któremu przedsiębiorca m.in będzie mógł uzyskać informację, na jakim etapie jest postępowanie prowadzone przez sąd rejestrowy.
- Chcemy, aby wnioski, które do tej pory trafiały drogą papierową i były związane z wypełnianiem licznych rubryk, były zastąpione wysłaniem jednego dokumentu drogą internetową. Chcemy, by one były załatwiane w jeden dzień, w 24 godziny. Chcemy, żeby to działo się automatycznie, żeby ten system, będąc nowoczesny, pomagał przedsiębiorcy już w fazie wypełniania wniosków - powiedział minister Ziobro podczas środowej konferencji prasowej.

Jak mówił, przedsiębiorca wpisując informacje w poszczególne rubryki, będzie otrzymywał informacje, wskazujące na możliwość popełnienia błędu, a także wskazówki, co do prawidłowego wypełnienia każdej rubryki. - Jest to rewolucja w obszarze informatycznym działania Krajowego Rejestru Sądowego i wielki krok pomocy dla przedsiębiorców - stwierdził minister.

Krajowy Rejestr Sądowy (złożony z trzech osobnych rejestrów: przedsiębiorców; stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej; dłużników niewypłacalnych) wprowadzony został 17 lat temu. Zdaniem resortu, mimo późniejszych modyfikacji system ten nie odpowiada współczesnym potrzebom, związanym zarówno z  rozwojem przedsiębiorczości, jak z postępem technologicznym. Dlatego ministerstwo opracowało nowelizację ustawy o Krajowym Rejestrze  Sądowym oraz niektórych innych ustaw.  - Projekt wprowadza nowoczesne rozwiązania,  korzystne dla przedsiębiorców i państwa, a także integrujące KRS z systemem połączonych rejestrów (BRIS) w krajach Unii Europejskiej - czytamy w jego uzasadnieniu.
- Można powiedzieć, że zastaliśmy Krajowy Rejestr Sądowy jako papierowy, a chcemy go zostawić jako w pełni cyfrowy. To wielkie organizacyjne  przedsięwzięcie związane z wprowadzeniem najnowocześniejszych technologii informatycznych w obszar działania polskiego sądownictwa i obszar obsługi polskich przedsiębiorców - podkreślił minister.
Zdaniem szefa resortu, przewlekłość w załatwianiu spraw w Krajowym Rejestrze Sądowym sprawia, że biznesy, inwestycje, przedsiębiorstwa, które mogłyby tworzyć miejsca pracy, rozwijać nasz kraj, czynić nasze firmy bardziej konkurencyjnymi, stoją miesiącami w miejscu, bo czekają na załatwienie formalności w biurokratycznej, zwalonej, źle działającej strukturze. Jak podkreślał, proponowane przez jego resort zmiany mają zlikwidować te słabości.

Podsekretarz stanu w MS Michał Woś, nadzorujący prace nad projektem zaznaczył, że wąskim gardłem życia gospodarczego w Polsce są dziś często procedury związane z Krajowym Rejestrem Sądowym. - Spowodowane jest to mnóstwem papierowych wniosków, które są przerzucane z pokoju do pokoju. Musi być papier, musi być pieczątka, wszystko jest wkładane do akt. Chcemy z tym skończyć, doprowadzić do prawdziwej rewolucji i realnych ułatwień dla przedsiębiorców – mówił wiceminister, który przedstawił najważniejsze zmiany zawarte w projekcie.

Wszystkie wnioski elektronicznie
Projekt kończy z papierową biurokracją. Od 1 marca 2020 r. wszystkie wnioski do rejestru przedsiębiorców KRS będą musiały mieć postać elektroniczną. Złożenie wniosku za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie łatwiejsze niż wypełnienie papierowych formularzy. System zostanie zbudowany w sposób przyjazny dla użytkownika. Będzie zawierał szereg podpowiedzi, np. możliwość wyboru opcji z listy. Nie pozwoli na pozostawienie pustych pól, których wypełnienie jest obligatoryjne. Tego rodzaju rozwiązania znacznie ograniczą wadliwe wypełnienie wniosku.

Wyłącznie w postaci elektronicznej będą składane do KRS również sprawozdania finansowe. Przedsiębiorcy nie będą musieli składać, jak obecnie, równoległych sprawozdań do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. Sprawozdanie zostanie tam automatycznie skierowane z KRS.

Do korzystania z systemu przez przedsiębiorcę potrzebny będzie kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis potwierdzony profilem zaufanych ePUAP.

Kontakt z sądem przez internet
Dziś, aby dowiedzieć się na jakim etapie jest postępowanie prowadzone przez sąd rejestrowy, przedsiębiorca musi osobiście udać się do sądu lub uzyskać informację telefonicznie. W obu przypadkach jest to czasochłonne, zarówno dla przedsiębiorcy, jak dla sądu. W nowym systemie informację taką  będzie można uzyskać samodzielnie przez internet.

W toczących się postępowaniach wymiana korespondencji (wszelkie wezwania, zarządzenia i postanowienia) między sądem a przedsiębiorcą będzie następowała za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.  Również orzeczenia kończące postępowanie będą wydawane i doręczane w postaci elektronicznej. Dzięki usłudze „newslettera” przedsiębiorca otrzyma na wskazany sądowi adres e-mailowy informację o doręczeniu mu e-dokumentów sądowych.

Bez zbytecznych czynności
Obecnie nawet wnioski złożone do KRS drogą elektroniczną nie trafiają bezpośrednio do systemu wpisów w sądach rejestrowych. Dane z formularzy najpierw muszą zostać wydrukowane, a potem ręcznie wprowadzane są do systemu wpisów. Po zmianach oba systemy zostaną powiązane, co odciąży sądy od zbytecznej, a pracochłonnej czynności.

Istotna jest również zmiana dotycząca Działu IV rejestru przedsiębiorców, w którym wpisywane są m.in. objęte egzekucją zaległości podatkowe, celne i wobec ZUS. Dziś wpisowi podlega każda egzekwowana należność, nawet jeśli wynosi kilka złotych. Po zmianach wpis nastąpi dopiero, gdy skumulowane zaległości przekroczą kwotę 2 tys. zł. Rozwiązanie to wyeliminuje wpisywanie drobnych zaległości mających charakter incydentalny. Jednocześnie pozwoli ujawniać zaległości tych spółek, które regularnie nie płacą swoich zaległości, choćby tych na niewielką kwotę.

Baza aktów notarialnych
Spółki wpisane do KRS często muszą potwierdzać swoje czynności aktem notarialnym, który musi trafić do KRS. Dziś przekazywanie aktów to dla przedsiębiorców uciążliwy obowiązek. Po zmianach czynność ta nie będzie już ich absorbować. Powstanie Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych. Niezwłocznie po sporządzeniu aktu notarialnego, który podlega zgłoszeniu do rejestru przedsiębiorców KRS,  jego elektroniczny wypis zostanie przez notariusza umieszczony w Repozytorium. Przedsiębiorca poda do KRS numer wypisu w Repozytorium, a po złożeniu wniosku do sądu dokument zostanie do niego automatycznie dołączony.

Czytelnia online
Powstanie dostępny dla każdego internetowy portal, na którym bezpłatnie zostaną udostępnione akta rejestrowe przedsiębiorcy, z wszystkimi dołączonymi do nich dokumentami. Dziś, żeby przejrzeć akta, trzeba wybrać się do sądu, a zapotrzebowanie zgłosić na kilka dni wcześniej.

Integracja z rejestrami UE
Przedsiębiorcy coraz bardziej rozszerzają swoją działalność poza granice kraju. W związku z tym rośnie zapotrzebowanie obywateli, przedsiębiorstw i administracji publicznej na dostęp do oficjalnych i wiarygodnych informacji o spółkach aktywnych w kilku krajach. Projekt umożliwi integrację KRS z systemem połączonych rejestrów w krajach Unii Europejskiej (BRIS- Business Registers Interconnection System). Informacje o spółkach zarejestrowanych poza Polską w innych państwach będą dostępne na portalu e-Justice prowadzonym przez Komisję Europejską.

Projekt nowelizacji ustawy przyjęty został przez rząd 14 listopada 2017 r., a teraz został skierowany do Sejmu.