Mowa oczywiście o ustawie o doręczeniach elektronicznych, które są odpowiednikiem listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Z takiej komunikacji będą korzystać podmioty publiczne, firmy i zawody zaufania publicznego, ale też obywatele - przy czym ci ostatni mogą, ale nie muszą, zakładać skrzynki. Regulacja wchodzi w życie etapami - przykładowo sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna są obowiązane stosować jej przepisy w zakresie doręczania korespondencji od 1 października 2029 r. To dlatego pisma sądowe nadal będą doręczane przez portal informacyjny sądu.
Tu warto przypomnieć, że od 10 grudnia adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego, muszą mieć:
- adwokat wykonujący zawód;
- radca prawny wykonujący zawód;
- doradca podatkowy wykonujący zawód;
- doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
- rzecznik patentowy wykonujący zawód;
- notariusz wykonujący zawód;
- radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe.
Poprzez e-doręczenia radcy i adwokaci będą się kontaktować z administracją i z organami podatkowymi. Będą mogli też w ten sposób doręczać pisma sobie nawzajem.
------------------------------------------------------------------------------
Zastanawiasz się, jak e-doręczenia wpłyną na Twoją pracę jako radcy prawnego czy adwokata? Przeczytaj artykuł i poznaj opinie ekspertów: Zmiany w e-doręczeniach z perspektywy sądów, radców prawnych i adwokatów >
------------------------------------------------------------------------------
Krok po kroku - czyli jak założyć skrzynkę
Wśród osób, które procedurę związaną z zakładaniem skrzynki do e-doręczeń już przeszły jest Tomasz Palak, radca prawny, tomaszpalak.pl. Na swoim blogu zamieścił instrukcję, jak zrobić to krok po kroku. Jak sam przyznaje pomocna okazała się w tym zakresie również platforma szkoleniowa: https://szkolenia.obywatel.gov.pl/.
Wniosek można złożyć poprzez stronę https://www.gov.pl/web/e-doreczenia. W pierwszej kolejności trzeba zaznaczyć, dla kogo jest zakładany adres do e-doręczeń - w przypadku skrzynek zawodowych dla radców, adwokatów kliknąć trzeba w punkt "dla osoby wykonującej zawód zaufania publicznego". Następnie wypełniamy wniosek, logując się przez profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna albo aplikację mObywatel.
Czytaj: Trzy systemy, co najmniej dwa konta - e-doręczenia to dla prawników ból głowy >>
W pierwszym przypadku, przy pierwszym logowaniu do aplikacji pojawi się strona "załóż skrzynkę ePUAP i potwierdź automatycznie założenie skrzynki ePUAP". Trzeba zaakceptować warunki korzystania z usługi a następnie pojawia się strona "Twoje skrzynki" i tam można wypełnić wniosek, odpowiadając na pytania: dla kogo zgłaszany jest wniosek: "dla siebie" czy "dla innej osoby lub podmiotu"? Dla kogo będzie zakładany adres do e-doręczeń - adwokaci, radcy muszą zaznaczyć "osobę wykonującą zawód zaufania publicznego", następnie trzeba podać dane wnioskodawcy - zawód, imię, nazwisko, PESEL, adres e-mail, adres do korespondencji lub skrytkę pocztową, potem można podać dane kolejnego administratora (czyli dodatkowej osoby do zarządzania skrzynką, założenie jest takie, że wnioskodawca jest też administratorem), a następnie widoczny jest podgląd wniosku. Na końcu, po sprawdzeniu danych wniosek należy podpisać: podpisem zaufanym, osobistym lub kwalifikowanym. Potem pojawia się informacja, że wniosek został wysłany, a na adres e-mail "przyjdzie informacja z decyzją o jego zatwierdzeniu lub odrzuceniu".
I to kolejny etap, bo jeśli decyzja będzie pozytywna, skrzynkę trzeba będzie aktywować, zaznaczając wcześniej regulamin w tym, że rozumiemy, iż na aktywną skrzynkę będzie dostarczana korespondencja elektroniczna od urzędów, które mają adresy e-doręczeń.
Prawnicy po złożeniu wniosku otrzymali maila, że w momencie, gdy adres do e-doręczeń zostanie utworzony, otrzymają kolejnego z potwierdzeniem i informacjami, gdzie się zalogować i jak aktywować skrzynkę. Mec. Palak zapewnia, że samo wypełnienie wniosku nie sprawiło mu większych problemów. - Warto też pamiętać, że deadline na założenie skrzynki do e-doręczeń wypada 10 grudnia, czyli w niedzielę. Moim zdaniem nie powinno się więc zostawiać tego na ostatnie dni, bo urzędnicy muszą zaakceptować wnioski, a to oznacza, że muszą być w pracy. W praktyce trzeba zacząć znacznie wcześniej - 4, 5 grudnia - wskazuje.
Wątpliwości kilka, np. kiedy pismo będzie odebrane
Także Sylwester Szczepaniak, radca prawny, of councel w Kancelarii Traple Konarski Podrecki Wspólnicy, doradza prawnikom, by nie czekali na złożenie wniosku do ostatniej chwili. - Założenie takiej skrzynki dla przykładowo radcy prawnego wymaga podania minimalnej ilości danych i w mojej ocenie nie jest ani trudne, ani czasochłonne. Trzeba wybrać, czy chodzi o zawód zaufania publicznego, rodzaj zawodu, podać adres do korespondencji. Tu może pojawić się wątpliwość w zakresie tego, co oznaczają adres do korespondencji, a co adres skrytki pocztowej. Chodzi oczywiście o to, że można podać adres fizyczny, pod którym np. mieści się kancelaria lub adres skrytki pocztowej, którą dana osoba ma wykupioną jako usługę pocztową. Następnie wniosek o rejestracje jest wysyłany i czeka się na odpowiedź. Ja czekałem trzy dni, aktualnie czeka się dłużej - mówi.
I zaznacza, że skrzynkę można aktywować od razu lub później. Dlatego wniosek lepiej złożyć już teraz, a aktywować np. tuż przed 10 grudnia.
Cześć prawników czeka z aktywacją, bo nie jest pewna tego, jak w praktyce będzie traktowane odebranie korespondencji.
- Zgodnie z art. 41 ust. 2 przez odebranie dokumentu elektronicznego rozumie się każde działanie adresata posiadającego adres do doręczeń elektronicznych, powodujące, że adresat dysponuje dokumentem, który wpłynął na ten adres, i może zapoznać się z treścią odebranego dokumentu. A przez wpłynięcie rozumie się to, że zaistniały warunki techniczne umożliwiające odebrania pisma - mówi mec. Szczepaniak. - Kwestia odebrania, na etapie technicznym skrzynki została zinterpretowane tak, że samo zalogowanie się powoduje wystawienie dowodu doręczenia. Jeśli to się będzie potwierdzać, to wydaje się, że nie jest to najlepsza implementacja art. 41 ustawy o e-doręczeniach. Na ten temat była zresztą dyskusja, proponowano zmianę, by "odebranie" było traktowane jako akt woli niewymagający podpisu. W mojej ocenie można by je powiązać z otwarciem dokumentu - podsumowuje.
Ile skrzynek?
To jednak nie koniec problemów. Na pewno, zgodnie z ustawą, adwokat, radca prawny muszą mieć od 10 grudnia skrzynkę "zawodową", czyli taką, z której będą korzystać, świadcząc pomoc, usługi prawne. Na tym jednak pewnie się nie skończy.
- Według mnie trzeba założyć trzy skrzynki, a nawet więcej. Mamy bowiem podział na skrzynki osobiste, zawodowe i tzw. udostępnione. W moim przypadku jedną skrzynką będzie ta związane z ePUAP-em, mogę założyć nową skrzynkę, która ją następnie zastąpi, do tego skrzynki służbowe z prawdopodobnym rozdzieleniem dla firmy i dla zawodu zaufania publicznego - mówi mec. Palak.
Usunięta przesyłka to usunięte dowody np. nadania
Na jeszcze jedną istotną kwestia zwraca uwagę Paulina Rzeszut, adwokat (Kancelaria Adwokacka Adwokat Paulina Rzeszut w Chorzowie), wicedyrektor Instytutu LegalTech NRA. - Odbiór pism w ramach e-doręczeń (usługa PURDE - Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego) różni się dużo od odbioru pism w ramach Portalu Sądów Powszechnych. Przede wszystkim w ramach e-doręczeń są wystawiane przez dostawcę usług różnego rodzaju dowody związane z obrotem korespondencji np. dowód odbioru, dowód nadania itd. Dowody stanowią integralną część przesyłki. Usuwając przesyłkę, usuwamy dowody. Nie możemy usunąć dowodów bez usunięcia przesyłki. Dostawca usługi – Poczta Polska - ma obowiązek przechowywać je przez 36 miesięcy - zaznacza.
Dodaje, że wspólną cechą doręczeń w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych i usługi PURDE jest to, że pełnomocnik otrzymuje powiadomienia na maila o oczekującej na odebranie przesyłce. W praktyce na adres e-mail wskazany podczas aktywacji adresu do doręczeń i skrzynki do e-doręczeń przekazywane będą notyfikacje wynikające z realizacji procesu - powiadomienie o oczekującej przesyłce, przypomnienie o oczekującej przesyłce – jeśli nie została ona odebrana w ciągu 7 dni, powiadomienie o ostatnim dniu na odbiór przesyłki – jeśli nie została ona odebrana do 14 dnia - wyjaśnia.
- W przypadku przesyłek nieodebranych, przesyłka uznana jest za odebraną następnego dnia po upływie 14 dni od dnia udostępniania przesyłki do odbioru (tzw. fikcja doręczenia). Fachowi pełnomocnicy muszą pamiętać, że przesyłka, która nie została odebrana w ciągu 14 dni przez adresata i została dnia następnego uznana za doręczoną, jest dostępna dla adresata do 25 dnia od dnia udostępnienia przesyłki do odbioru. Po tym czasie przesyłka jest trwale usuwana - podsumowuje adwokatka.
E-doręczenia to nie tylko nowe przepisy, ale także szansa na usprawnienie pracy Twojej kancelarii. Sprawdź, jakie korzyści niosą ze sobą w praktyce e-doręczenia. Przeczytaj artykuł: Zmiany w e-doręczeniach z perspektywy sądów, radców prawnych i adwokatów >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
