Absolutorium dla członków zarządu nie jest tylko formalnością

Spółki zobowiązane są w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego zwołać walne zgromadzenie akcjonariuszy lub wspólników, którego przedmiotem jest m.in. udzielenie absolutorium dla członków zarządu. O ile spółka ma stabilną strukturę kapitałową, jest w dobrej kondycji, rozwija się według przyjętej strategii, a zarząd działa zgodnie z wolą akcjonariuszy lub wspólników, udzielenie absolutorium dla zarządzających wydaje się być formalnością. Niestety, sytuacja komplikuje się w razie braku konsensusu między zarządzającymi a akcjonariuszami, który ma miejsce między innymi w przypadku odejmowania przez zarząd nieprzewidzianych w strategii decyzji czy nagłej zmiany struktury właścicielskiej firmy. Może to prowadzić do odmowy udzielenia absolutorium dla wszystkich bądź wybranych członków zarządu - pisze Konrad Nowak, adwokat z kancelarii Chajec, Don-Siemion Żyto.

Absolutorium dla członków zarządu spółki kapitałowej - kiedyś nazywane pokwitowaniem - jest powszechnie uważane za wewnętrzny akt spółki, będący wyrazem akceptacji dla działań podjętych przez zarządzających w minionym roku obrotowym. Procedura udzielania absolutorium oraz skutki wynikające z tego zdarzenia są właściwie identyczne w spółce akcyjnej i w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością.

1. Termin podjęcia uchwały o absolutorium

   Absolutorium udzielane jest po każdym roku obrotowym w formie uchwały zwyczajnego walnego zgromadzenia, a w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością - uchwały zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych (KSH) uchwała ta powinna zostać podjęta w ciągu sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.
   Należy pamiętać, że rok obrotowy nie zawsze jest tożsamy z kalendarzowym. W praktyce jednak - głównie ze względów podatkowych - okresy te pokrywają się. W związku z tym uchwała powinna zostać podjęta do końca czerwca kolejnego roku. Warto zwrócić uwagę, że KSH nie przewiduje negatywnych skutków braku uchwały o udzieleniu absolutorium czy też podjęcia jej w terminie późniejszym niż wyznaczony ustawą.

2. Absolutorium udzielane jest każdemu członkowi zarządu oddzielnie

   Absolutorium powinno zostać udzielone każdemu z członków zarządu. Dodatkowo istotne jest, że uchwały są podejmowane z osobna wobec każdego z zarządzających. Możliwa jest więc sytuacja, w której część członków zarządu otrzyma absolutorium, a pozostali nie.
   Warto zwrócić uwagę, że uchwałę o udzieleniu lub odmowie udzielenia absolutorium należy podjąć w stosunku do każdej z osób, które pełniły w minionym roku obrotowym funkcję członka zarządu, nawet jeśli dana osoba w momencie podejmowania uchwały nie zajmuje już tego stanowiska.

3. Skutki udzielenia absolutorium

   Uchwała o udzieleniu absolutorium zwalnia członka zarządu od odpowiedzialności cywilnej wobec spółki - w odniesieniu do tych działań, o których spółka wiedziała podejmując uchwałę. Natomiast jeżeli członek zarządu dokonał czynności, o których spółka nie posiadała wiedzy w chwili podejmowania uchwały, wówczas absolutorium działań tych nie obejmuje. Za te czynności członek zarządu może więc ponosić odpowiedzialność.

4. Brak absolutorium dla członka zarządu

   Odmowa udzielenia absolutorium nie wywołuje automatycznie skutków prawnych, jednak może negatywnie wpłynąć na karierę danej osoby. Mianowicie, kwestia ta może mieć istotne znaczenie w przypadku, gdy członek zarządu, który nie uzyskał absolutorium, będzie ubiegał się o podobne stanowisko w innej spółce.
   Oczywiście istnieją pewne sposoby obrony przed krzywdzącą decyzją. Po pierwsze, członkowie zarządu mogą uczestniczyć w walnym zgromadzeniu, a uprawnienie to mają również osoby, których mandaty wygasły przed dniem walnego zgromadzenia. Ponadto, ubiegając się o absolutorium, członkowie zarządu mogą przeglądać dokumenty m.in. sprawozdanie zarządu, sprawozdania finansowe oraz przedkładać do nich uwagi na piśmie. W ostateczności, członek zarządu może zaskarżyć uchwałę, pod warunkiem jednak, że w dniu jej zaskarżenia nadal sprawuje swoją funkcję. Udzielenie absolutorium członkowi zarządu jest pożądane, gdyż zasadniczo oznacza akceptację dla jego działalności ze strony właścicieli przedsiębiorstwa oraz zwolnienie z odpowiedzialności wobec spółki w tym zakresie.

Konrad Nowak, adwokat
Kancelaria Prawna Chajec, Don-Siemion & Żyto (CDZ)