Okres przechowywania w szkole dokumentów

Okres przechowywania w szkole dokumentów, m.in. takich jak prace maturalne uczniów ("stara matura"), czy dzienniczki praktyk uczniowskich, według mojej opinii, powinien wynikać z jednolitego wykazu akt, jaki w każdej szkole powinien zostać opracowany. Przez jednolity rzeczowy wykaz akt należy rozumieć stałą, rzeczową klasyfikację dokumentacji archiwalnej opracowaną w formie tabeli systemem dziesiętnym z podziałem na stopnie i klasy ustalające podział akt na kategorie archiwalne i okresy ich przechowywania. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest integralną częścią Instrukcji kancelaryjnej i stanowi jej załącznik. Przygotowany przez szkołę jednolity rzeczowy wykaz akt należy przesłać do zatwierdzenia do właściwego archiwum państwowego. Należy jednak pamiętać, że są przypadki, gdzie okres przechowywania niektórych dokumentów szkolnych został w prawie oświatowym ściśle określony. Takim przypadkiem są właśnie pisemne prace egzaminacyjne egzaminu dojrzałości ("starej matury"). Pisemne prace egzaminacyjne w przypadku egzaminu dojrzałości przechowuje się w szkole przez okres 2 lat i taki okres powinien zostać określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Okres przechowywania w szkole dzienniczków praktyk uczniowskich nie został w prawie oświatowym określony, dlatego też, według mojej opinii, należy je traktować, jako kategorię dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie przyjętego w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Uważam, że jednolitym rzeczowym wykazie akt można przyjąć, że dzienniczki praktyk uczniowskich będą kategorią B5, czyli ich okres przechowywania będzie wynosił 5 lat.

 

Jednolity rzeczowy wykaz akt

Jednolity rzeczowy wykaz akt, który należy stosować w szkole lub placówce oświatowej jest integralną częścią Instrukcji kancelaryjnej i stanowi jej załącznik. Instrukcję kancelaryjną należy opracować w oparciu o:

  • ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 z późn. zm.),
  • rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 167, poz. 1375),
  • Statut szkoły lub placówki,
  • Regulamin organizacyjny szkoły lub placówki.


Przez jednolity rzeczowy wykaz akt należy rozumieć stałą, rzeczową klasyfikację dokumentacji archiwalnej opracowaną w formie tabeli systemem dziesiętnym z podziałem na stopnie i klasy ustalające podział akt na kategorie archiwalne i okresy ich przechowywania. Rzeczowy wykaz akt jest stałą i jednolitą klasyfikacją akt powstających w toku działalności szkoły lub placówki oświatowej. Istnieją w publikacjach przykładowe jednolite rzeczowe wykazy akt. Dyrektor szkoły, dostosowując go do potrzeb swojej szkoły, może rozbudować wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej lub z niektórych haseł klasyfikacyjnych całkowicie zrezygnować. Będzie to uzależnione od typu szkoły lub rodzaju placówki oświatowej. Ponadto będzie to również uzależnione, m.in. od tego, czy dana szkoła/placówka posiada własną księgowość, czy też jest placówką publiczną, czy niepubliczną. Należy jednak pamiętać, że przy wszelkich zmianach należy zachować ciągłość numeracji w poszczególnych klasach.

Wykaz akt obok klasyfikacji rzeczowej powinien zawierać również klasyfikację akt według ich wartości archiwalnej, która dzieli się na 2 kategorie:

  1. Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji stanowiącej materiały archiwalne.
  2. Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej.


Dokumentacja wytwarzana i gromadzona przez szkoły i placówki oświatowe jest dokumentacją niearchiwalną, tzn., że nie wchodzi do państwowego zasobu archiwalnego. W związku z tym, w przygotowanym wykazie akt nie występuje kategoria oznaczona symbolem "A".

Kategorie archiwalne dokumentacji w wykazie akt oznacza się w następujący sposób:

  • 1. symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorię dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu.


Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od dnia 1 stycznia roku następnego od daty jej wytworzenia po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb danej jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych.

  • 2. symbolem "Bc" oznacza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę.


Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w wykazie akt.
Przygotowany przez szkołę jednolity rzeczowy wykaz akt należy przesłać do zatwierdzenia do właściwego archiwum państwowego. Do właściwego archiwum państwowego występujemy również każdorazowo, gdy w wykazie akt dokonujemy zmian.

Należy jednak pamiętać, że są przypadki, gdzie okres przechowywania niektórych dokumentów szkolnych został w prawie oświatowym ściśle określony. Takim przypadkiem są właśnie pisemne prace egzaminacyjne egzaminu dojrzałości ("starej matury"). Pisemne prace egzaminacyjne w przypadku egzaminu dojrzałości przechowuje się w szkole przez okres 2 lat i taki okres powinien zostać określony w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wynika to z § 31 ust. 3 załącznika nr 1 (Warunki i sposób przeprowadzania egzaminu dojrzałości) do rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 30 kwietnia 2007 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 83, poz. 562 z późn. zm.). Natomiast okres przechowywania w szkole dzienniczków praktyk uczniowskich nie został w prawie oświatowym określony, dlatego też, według mojej opinii, należy je traktować, jako kategorię dokumentów o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie przyjętego w jednolitym rzeczowym wykazie akt obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Uważam, że w jednolitym rzeczowym wykazie akt można przyjąć, że dzienniczki praktyk uczniowskich będą kategorią B5, czyli ich okres przechowywania będzie wynosił 5 lat.

Akta kategorii, np. "B5", czyli z dodaniem cyfry arabskiej "5", określają liczbę lat ich przechowywania, są to dokumenty o czasowym znaczeniu praktycznym. Po upływie okresu ich przechowywania podlegają brakowaniu. Akta kategorii "BE" są to materiały, które po upływie obowiązującego okresu przechowywania w archiwum podlegają ekspertyzie archiwalnej. Akta kategorii "BC" są to akta manipulacyjne, które tracą wartość praktyczną już w komórce organizacyjnej. Okres przechowywania tych materiałów nie przekracza 1 roku w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym. Okres przechowywania akt liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego, w którym to roku akta powstały.