Przepisy § 20 rozporządzenia regulującego prowadzenie dokumentacji szkolnej zawierają regulację dotyczącą prowadzenia przez szkoły i przedszkola dzienników zajęć w formie elektronicznej. Szkoła i przedszkole może prowadzić e-dziennik jednocześnie z dziennikiem papierowym lub wyłącznie w formie elektronicznej. Dyrektor musi zapewnić m.in. zachowanie selektywności dostępu do danych stanowiących dziennik elektroniczny, zabezpieczenie zbiorów informacji stanowiących dziennik elektroniczny przed dostępem osób nieuprawnionych oraz przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą, rejestrowanie historii zmian i ich autorów.
Jeśli dyrektor zamierza powierzyć prowadzenie dziennika elektronicznego firmie zewnętrznej, jest zobowiązany do zawarcia pisemnej umowy określającej zakres i cel przetwarzania danych oraz w szczególności zasady odpowiedzialności podmiotu, któremu przekazano dane i okres obowiązywania umowy.
Dyrektor może podjąć decyzję o dostępie rodziców do e-dziennika i w jakim zakresie mogą z niego korzystać. Ewentualny dostęp na jednakowych zasadach powinien dotyczyć wszystkich rodziców. W takim przypadku dziennik elektroniczny musi być chroniony przed kopiowaniem na komputery lub nośniki i usuwaniem danych osobowych.
"Godziny karciane" bez oddzielnego dziennika - nowe zasady prowadzenia dokumentacji szkolnej>>
W przypadku, gdy dzienniki są prowadzone w szkole czy przedszkolu wyłącznie w formie papierowej, tak samo jak pozostała dokumentacja zawierająca dane osobowe, muszą być odpowiednio zabezpieczone. Nauczyciele muszą zostać upoważnieni do przetwarzania danych osobowych oraz chronić dzienniki przed dostępem osób nieupoważnionych. Dyrektor musi również zapewnić odpowiednie zabezpieczenia pokoju nauczycielskiego i znajdujących się w nich mebli, tak samo jak innych pomieszczeń, w których przechowuje się dokumentację szkolną czy przedszkolną, przed dostępem nieupoważnionych osób. Nauczyciele nie powinni przetwarzać danych osobowych uczniów w sposób sprzeczny z u.o.d.o. i obowiązującymi wewnętrznymi regulacjami, w tym w szczególności z obowiązującą w danej jednostce oświatowej polityką bezpieczeństwa. Nauczyciele mogą w prywatnych kalendarzach, notesach telefonach, laptopach itp. przechowywać informacje dotyczące uczniów i ich postępów w nauce, które wykorzystują do uzupełniania dokumentacji przebiegu nauczania, o ile są tak sformułowane, że nie jest możliwe chociaż pośrednia ich identyfikacja lub – z racji wykorzystywania takich nośników informacji nie tylko na terenie szkoły - gdy polityka bezpieczeństwa dopuszcza przetwarzanie danych osobowych uczniów poza szkołą.
Mniej pracy przy wypełnianiu arkuszy ocen>>
Przykładowo, nie narusza przepisów odnotowanie frekwencji uczniów na danych zajęciach w sposób globalny, uniemożliwiający ustalenie personaliów uczniów. Natomiast nauczyciel nie powinien przetwarzać danych osobowych uczniów poza szkołą - np. w domu, wypełniając dokumentację przebiegu nauczania na postawie zdjęć w telefonie lub zapisków w kalendarzu, jeśli możliwości takiej nie dopuszcza polityka bezpieczeństwa, pomimo że nauczyciel dochowuje staranności w zabezpieczeniu danych przed dostępem nieupoważnionych osób. Nauczyciel może zgłosić dyrektorowi lub osobie wyznaczonej do zajmowania stanowiska administratora bezpieczeństwa informacji konieczność bardziej szczegółowego uregulowania w polityce bezpieczeństwa zagadnienia związanego z przetwarzaniem danych w sytuacji np. braku dostępu do dziennika elektronicznego lub papierowego. Do decyzji dyrektora należy bądź zastosowanie rozwiązań organizacyjnych zapewniających nauczycielowi dostęp do dokumentacji, bądź uzupełnienie polityki bezpieczeństwa.
Rodzic nie zapłaci za dostęp do elektronicznego dziennika>>
Polecamy: iDziennik - nowoczesne narzędzie wspomagające realizację funkcji dydaktycznej i wychowawczej szkoły