Skoro środkami finansowymi przeznaczonymi na organizację wycieczki dysponuje kierownik wycieczki, to oczywiście on jest zobowiązany po jej zakończeniu dokonać rozliczenia finansowego. Rozliczenie finansowe powinno obejmować wpływy wszystkich środków finansowych przeznaczonych na organizację wycieczki, wydatki poniesione w czasie jej realizacji, które muszą być odpowiednio udokumentowane.
Do rozliczenia finansowego są niezbędne:
- lista uczestników wycieczki z oznaczeniem wpłaty ustalonej kwoty,
- wykaz dofinansowań wycieczki z podaniem źródła pochodzenia dodatkowych środków,
- faktury i rachunki wydawane przez uprawnione podmioty,
- inne dowody, jak paragony fiskalne, bilety opłat parkingowych, za przejazd autostradą, oświadczenia podpisane przez wymaganą liczbę osób (kierownika i wszystkich opiekunów).
Dokumentowanie kosztów transportu, wyżywienia i noclegów dla uczestników wiąże się z uzyskiwaniem potwierdzenia dokonywanych transakcji rachunkiem bądź fakturą. Usługodawcy są zobowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Nie mają obowiązku wystawiania faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, jednakże na ich żądanie zobligowani są je wystawiać.
Wszystkie dowody wydatków powinny być opisane poprzez wskazanie, w jakim celu zostały wydatkowane środki finansowe. Warto pamiętać, że np. za bilety komunikacji miejskiej nie zostanie wystawiony rachunek, więc staną się one dowodem po odpowiednim jego przygotowaniu (np. naklejeniu na kartce i opisaniu). Kierownik wycieczki powinien załączyć do dokumentacji sposób zwrotu ewentualnej nadpłaty ze strony uczestników lub uiszczenia dodatkowej wpłaty w przypadku zwiększenia kosztów realizacji programu wycieczki. Warto uświadomić rodzicom, iż kierownik wycieczki i opiekunowie nie odpowiadają za straty związane z utratą zabranego na wycieczkę sprzętu osobistego uczniów (np. aparatu fotograficznego, kamery, telefonu komórkowego) czy tzw. kieszonkowego.

WZÓR ROZLICZENIA>>

Jest to fragment artykułu Ewy Szczerby "Jak rozliczyć wycieczkę szkolną?", opublikowanego w "Dyrektorze Szkoły" nr 5/2013>>
Zachęcamy do zapoznania się z warunkami prenumeraty>>

Polecamy: Czas pracy nauczyciela podczas wycieczki ocenia się według przepisów Karty