Zatrudniasz pracowników? Jesteś administratorem danych osobowych

Jeżeli administrator danych osobowych, na przykład pracodawca, ma zamiar przetwarzać dane pracowników, to powinien sprawdzić, czy ciąży na nim obowiązek zgłoszenia zbioru danych do rejestracji.

Jeśli administrator nie został zwolniony z tego obowiązku, to powinien zgłosić zamiar przetwarzania danych w zbiorze do GIODO. Skoro przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, dalej jako: u.o.d.o. uzależniają możliwość rozpoczęcia przetwarzania danych w zbiorze od zgłoszenia zbioru do rejestracji należy przyjąć, iż zgłoszenie powinno zostać dokonane przed rozpoczęciem przetwarzania danych w zbiorze (na etapie planowania bądź gromadzenia danych z zamiarem włączenia ich do zbioru).

Więcej w Navigatorze dla Firm 

Przedmiotem zgłoszenia rejestracyjnego jest zbiór danych, a nie sam fakt przetwarzania danych. Zgłoszenie obejmuje opis zbioru, natomiast nie przekazuje się do GIODO samego zbioru. Do zgłoszenia w obecnym stanie prawnym nie dołącza się także dokumentacji przetwarzania danych (polityki i instrukcji).

Wniosek o zarejestrowanie zbioru powinien zostać dokonany z wykorzystaniem formularza stanowiącego załącznik do Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 11 grudnia 2008 r. w sprawie wzoru zgłoszenia zbioru danych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych. W celu dokonania zgłoszenia można również wykorzystać formularz elektroniczny, dostępny na stronie internetowej GIODO, pod adresem https://egiodo.giodo.gov.pl.

Zobacz także: Obowiązki pracodawcy w zakresie ochrony danych osobowych pracownika

Wniosek powinien być podpisany przez administratora danych, w przypadku gdy jest on osobą fizyczną, bądź przez osobę uprawnioną do reprezentowania administratora danych.

Elementy zgłoszenia wskazane zostały w przepisie art. 41 ust. 1 u.o.d.o.

Zgłoszenie można złożyć w biurze GIODO lub przesłać pocztą na adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Zgłoszenia elektronicznego można dokonać za pośrednictwem strony internetowej GIODO, pod adresem https://egiodo.giodo.gov.pl.

Zgłoszenie zbioru danych do rejestracji u GIODO nie podlega opłacie skarbowej.

Jeżeli nie jesteś pewien czy podlegasz obowiązkowi rejestracji, nie chcesz popełnić błędu wypełniając zgłoszenie rejestracyjne i bez problemów przejść przez całą procedurę rejestracyjną skorzystaj z Navigatora dla Firm.