Każdy pracodawca zatrudniający pracowników ma obowiązek z początkiem roku kalendarzowego zweryfikować saldo zaległego urlopu, do którego pracownik uzyskał prawo w roku poprzednim, a którego nie wykorzystał w całości lub części oraz go udzielić. W praktyce pracodawcy napotykają pewne trudności i wątpliwości w zakresie realizacji tego obowiązku ustalania. Kwestiami budzącymi wątpliwości są:
- jak pracodawca powinien ustalić termin i wymiar wykorzystania zaległego urlopu;
- czy urlop na żądanie staje się urlopem zaległym;
- czy urlop zaległy może być ujęty w planie urlopów;
- czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu;
- kiedy najpóźniej należy rozpocząć wykorzystywanie zaległego urlopu;
- jakie sankcje grożą pracodawcy za nieudzielanie w terminie należnego urlopu pracownikom?
 
 
Z prawem pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w tym urlopu zaległego, jest związany obowiązek pracodawcy do udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie do 30 września następnego roku kalendarzowego, jednak nie dotyczy to urlopu na żądanie udzielanego zgodnie z art. 1672 k.p.
 
Obowiązki pracodawcy związane z zaległym urlopem pracowników
Pracodawca w przypadku, gdy pracownik posiada urlop zaległy, zobligowany jest:
- ustalić na dzień 1 stycznia danego saldo urlopu zaległego,
- wskazać termin wykorzystania zaległego urlopu zaległego zgodny  z art. 168 k.p. (może ale nie musi dokonać uzgodnienia tego terminu z pracownikiem o ile jest to możliwe).
Zgodnie z art. 168 k.p. pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu zaległego do końca września następnego roku kalendarzowego. Nieudzielanie pracownikowi urlopu zaległego w terminie określonym w art. 168 k.p. jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, zagrożonym karą grzywny od 1000 zł do 30.000 zł.
 
Pracodawcy często mają wiele kłopotów z dopełnieniem ww. obowiązków. Odpowiedź na pytanie jak zaplanować i zrealizować cały proces wykorzystania zaległych urlopów, aby nie narazić się na sankcje, obrazuje procedura "Udzielanie urlopu zaległego". Praktyczna i graficzna mapa całego procesu pozwoli przejść krok po kroku przez wszystkie etapy a problematyczne sytuacje zostaną rozwiązane przez praktyczne komentarze i wzory dokumentów dołączone do każdego kroku.
 
Aplikacja online LEX Navigator Procedury Prawa Pracy to nowoczesne i interaktywne procedury kadrowe, stworzone z myślą o managerach kadrowych, specjalistach kadrowych, specjalistach ds. płac i wynagrodzeń, prawnikach, którzy w swej pracy zajmują się sprawami kadrowymi, prawnymi, a także doradztwem z zakresu prawa pracy, bhp, ubezpieczeń społecznych. To także produkt dla prawników i wszystkich tych, którzy potrzebują wsparcia prawnego. Program zawiera interaktywne diagramy, które w formie graficznej przedstawiają procedury krok po kroku, a jednocześnie uruchamiają praktyczne wskazówki wsparte literaturą, wzorami dokumentów, orzeczeniami oraz podstawą prawną.