Program Operacyjny Kapitał Ludzki – jak zeń skorzystać?

Perspektywa budżetowa na lata 20072013, czyli wieloletni plan wydatkowania środkw z budżetu UE w ramach 3 funduszy: Europejskiego Funduszu Społecznego, Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i Funduszu Spjności, oferuje przedsiębiorcom liczne możliwości uzyskania dotacji do planowanych przedsięwzięć. Obok możliwości sfinansowania nowych inwestycji czy działań proekologicznych, firmy będą mogły starać się o fundusze przeznaczone na rozwj kompetencji pracownikw. W artykule w syntetycznej formie przedstawione są najważniejsze, z punktu widzenia przyszłego wnioskodawcy, zagadnienia: charakterystyka Programu, tworzenie projektu w formie wniosku o dofinansowanie, procedura konkursowa i kryteria oceny projektw, budżet oraz kwalifikowalność kosztw. Autorka zwraca uwagę na najczęściej popełniane przez wnioskodawcw błędy, podkreśla także elementy projektu, ktre wnioskodawca powinien potraktować ze szczeglną uwagą, by skutecznie ubiegać się o dofinansowanie. INVESTIN Sp. z o.o.

Spis treści:
1. Wprowadzenie
2. POKL – cele i zakres
3. Architektura POKL
4. Jak uzyskać wsparcie z POKL?
5. Zasady dokonywania wyboru projektów
6. Wniosek o dofinansowanie
7. Tworzenie budżetu projektu
8. Kwalifikowalność kosztów POKL
9. Realizacja projektu w ramach POKL
10. Najczęstsze zarzuty wobec wnioskodawców
11. Podsumowanie

1. Wprowadzenie

Uroczysta inauguracja perspektywy budżetowej na lata 2007–2013, która odbyła się na początku października 2007 r., stanowiła jasny sygnał, że prace związane z przygotowaniem i uruchomieniem systemu dotacji z funduszy europejskich weszły na ostatnią prostą. Dokumenty zarówno programowe, jak i o charakterze operacyjnym (podręczniki beneficjentów, formularze wniosków, wytyczne i instrukcje) poddawane są ostatnim konsultacjom. Na poziomie centralnym (Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości – PARP) oraz wojewódzkim (Urzędy Marszałkowskie) uruchamiane są pierwsze, pilotażowe konkursy. Z gazet, radia i telewizji płynie strumień informacji, których naczelną myślą jest – „Polska stoi przed niepowtarzalną szansą rozwojową, ogromne sumy euro czekają, trzeba je tylko wydać”. Najważniejsze zatem pytanie, przed jakim stoją wszyscy zainteresowani pozyskaniem funduszy, brzmi: jak? Jak skutecznie otrzymać dotację z Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS), Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR), czy Funduszu Spójności (FS)?
W poniższym artykule omówiona zostanie jedna z możliwości, jaką otwiera Program Operacyjny Kapitał Ludzki (POKL), jeden z elementów planu rozwojowego Polski1, który będzie realizowany w ciągu nadchodzących kilku lat.

2. POKL – cele i zakres

Głównym celem POKL jest „wzrost poziomu zatrudnienia i spójności społecznej”, który realizowany będzie m.in. przez aktywizację zawodową, rozwijanie potencjału adaptacyjnego przedsiębiorstw i ich pracowników, podniesienie poziomu wykształcenia społeczeństwa, zmniejszenie obszarów wykluczenia społecznego oraz wsparcie mechanizmów efektywnego zarządzania w administracji państwowej. Łączna wielkość środków finansowych przewidziana na realizację POKL wynosi ponad 11 mld euro, nieco ponad 14% całości środków na realizację programów operacyjnych (łącznie Polska ma do wydania 85 mld euro). To jak dotąd największy program operacyjny finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Można się zatem spodziewać, że jego realizacja będzie cieszyć się szczególnym zainteresowaniem zarówno ze strony instytucji Unii Europejskiej (szczególnie Komisji, której jednym z głównych obowiązków jest czuwanie nad wydatkowaniem środków budżetowych), jak i opinii publicznej.
Zakres obowiązywania POKL został określony na lata 2007–2013, jednak zgodnie z zasadami rozliczania funduszy strukturalnych czas realizowania projektów i ponoszenia w związku z tym wydatków (tzw. okres kwalifikowalności) jest szerszy. Co do zasady wydatki na realizację projektów mogą być ponoszone pomiędzy datą przedłożenia programu operacyjnego Komisji Europejskiej (w przypadku KL fakt ten miał miejsce 12 grudnia 2006 r.), a dniem 31 grudnia 2015 r. Od tej ogólnej zasady jest jednak szereg wyjątków, które zostaną omówione szerzej w dalszej części artykułu poświeconej zagadnieniu kwalifikowalności kosztów.
POKL, jak zresztą każdy program operacyjny, jest podzielony na 10 priorytetów2, czyli podstawowych obszarów interwencji (m.in. „zatrudnienie i integracja społeczna”, „dobre rządzenie”, „rynek pracy otwarty dla wszystkich”). Cechą wyróżniającą POKL jest to, że priorytety realizowane będą równolegle na poziomie centralnym i regionalnym.
Ponad 60% środków przewidzianych na realizację POKL zostanie wydatkowane w województwach. Ich potrzeby są zróżnicowane, a program stara się w największym stopniu te różnice uwzględnić. Dlatego też Instytucje Pośredniczące (na poziomie wojewódzkim) są zobowiązane to opracowania szczegółowego programowania wsparcia. Okoliczność ta sprawia, że liczba dokumentów programowych będzie znacznie większa.

3. Architektura POKL

(...)

4. Jak uzyskać wsparcie z POKL?

(...)

5. Zasady dokonywania wyboru projektów

W POKL przewidziane zostało udzielenie wsparcia w następujących obszarach: zatrudnienie, edukacja, integracja społeczna, rozwój potencjału adaptacyjnego pracowników i przedsiębiorstw, budowa sprawnej i skutecznej administracji publicznej, rozwój zasobów ludzkich na terenach wiejskich.
Wybór projektów konkursowych będzie przeprowadzany na podstawie 2 grup kryteriów: ogólnych i szczegółowych, przy czym te ostatnie będą ustalane dla poszczególnych działań, poddziałań i typów projektów.
Kryteria ogólne dzielą się z kolei na kryteria formalne (dotyczące wymogów rejestracyjnych i wypełnienia wniosku o dofinansowanie), merytoryczne (biorące pod uwagę treść wniosku, wiarygodność projektodawcy i jego zdolność do zrealizowania projektu) oraz horyzontalne, czyli związane z realizacją celów strategicznych na poziomie całego PO.
Wśród kryteriów szczegółowych możemy wyróżnić kryteria dostępu i strategiczne. Niespełnienie kryteriów dostępu skutkuje odrzuceniem wniosku. Kryteria te mogą dotyczyć wnioskodawcy, grup docelowych, obszaru realizacji projektu itp. Jeśli chodzi o kryteria strategiczne, to ich spełnienie nie jest obowiązkowe, natomiast pozwalają one projektom realizującym preferowane typy działań uzyskać premię punktową (do 20 pkt.). Jej uzyskanie jest jednak możliwe pod warunkiem uzyskania min 60 pkt za ocenę merytoryczną, przy czym każda z części wniosku musi być oceniona na poziomie min 60% możliwych do uzyskania punktów. Wnioski spełniające wymagania minimum punktowego będą układane w listę rankingową, a dofinansowanie będzie przyznawane począwszy od aplikacji o najwyższej liczbie punktów, do wyczerpania się środków przewidzianych na dany konkurs.
Ogólne kryteria merytoryczne dotyczą tej części wniosku, w której podmiot starający się o dotację opisuje swój pomysł i wyjaśnia, dlaczego zasługuje on na dofinansowanie. Innymi słowy, kryteria merytoryczne służą sprawdzeniu 2 zagadnień: pomysłu oraz sposobu jego prezentacji w ramach narzuconej formy. Kryteria merytoryczne obejmują sprawdzenie:
• uzasadnienia potrzeby realizacji projektu (czy wnioskodawca odniósł się do celów POKL i wybranego działania i poddziałania; czy precyzyjnie zdefiniował potrzeby, jakim wyjdzie naprzeciw projekt; a zatem, czy wnioskodawca jest przekonany, że wie co i dlaczego chce zrobić);
• kryteriów wyboru i sposobów zapewnienia udziału grup docelowych (czy grupy, dla których przeznaczony jest projekt – np. szkoleniowy – rzeczywiście potrzebują wsparcia; w jaki sposób i w oparciu o jakie informacje wnioskodawca będzie zapraszał do udziału uczestników; jakie mechanizmy zachęcą uczestników do udziału w projekcie, w jaki sposób będzie utrzymywana ich motywacja; jakie ułatwienia organizacyjne – np. opieka nad dziećmi – zostaną im zapewnione);
• wartości dodanej projektu (np. efekt synergii z innymi podobnymi projektami, nowe umiejętności, wpływ projektu na otoczenie, opinię publiczną, sytuację na rynku pracy);
• adekwatności instrumentów realizacji projektu do potrzeb grupy docelowej (czy planowane w projekcie działania są najlepszą metodą rozwiązania zdefiniowanych wcześniej potrzeb i czy przyczynią się do osiągnięcia całego katalogu celów – na poziomie projektu, poddziałania, działania, programu);
• rezultatów projektu (mierzalne, wyrażone zarówno jakościowo, jak i ilościowo wyniki przeprowadzonego projektu);
• racjonalności harmonogramu (czy wydatki są niezbędne dla osiągnięcia zakładanych celów; jaka jest szacowana efektywność projektu; jak kształtuje się relacja między nakładami finansowymi i planowanymi rezultatami);
• wiarygodności wnioskodawcy – potencjalnego beneficjenta (sytuacja finansowa, doświadczenia w realizowaniu przedsięwzięć o podobnym charakterze, znajomość wybranej grupy docelowej i jej problemów);
• sposobu zarządzania projektem (zespół specjalistów, partnerzy i ewentualni podwykonawcy z przypisanym im zakresem odpowiedzialności, administracja i organizacja projektu, w tym mechanizmy koordynacji, zaplecze techniczne, komunikacja, monitorowanie rezultatów i raportowanie);
• budżetu.
Pisząc o ocenie merytorycznej nie sposób pominąć kwestię tego, co konkretnie mogą zrobić przedsiębiorcy, by uzyskać dofinansowanie w zakresie rozwoju zasobów ludzkich w firmie. Tytułem przykładu, w ramach działania 2.1 POKL „Rozwój kadr nowoczesnej gospodarki”, poddziałania 2.1.1 „Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach” (dostępna pula wynosi 374 mln euro) przewidziane jest m.in. finansowanie ponadregionalnych zamkniętych szkoleń i doradztwa dla przedsiębiorców lub ich grup i pracowników, przygotowane w oparciu o indywidualne strategie rozwoju firm. O dofinansowanie będą się mogli ubiegać przedsiębiorcy, którzy posiadają struktury organizacyjne lub są umiejscowione w co najmniej 2 województwach. Minimalna wartość projektu szkoleniowego wynosi 400 tys. PLN, zaś maksymalna 25 mln PLN. Uzyskanie dodatkowych punktów za spełnienie kryteriów strategicznych będzie możliwe, jeżeli projekt szkoleniowy będzie uwzględniał e-learning i/lub tworzenie platform oraz programów szkoleń metodą e-learningu. Wysokość dofinansowania, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa i charakteru szkolenia (specjalistyczne lub ogólne) wahać się będzie w przedziale 35–80%.

6. Wniosek o dofinansowanie

(...)

7. Tworzenie budżetu projektu

(...)

8. Kwalifikowalność kosztów POKL

Wydatki ponoszone przez wnioskodawców w ramach projektu są kwalifikowalne (czyli mogą być przedmiotem dotacji), o ile spełnią kilka warunków. Po pierwsze, wydatki muszą być niezbędne dla realizacji projektu, co oznacza, że mają bezpośredni związek z celami projektu. Po drugie, wydatki są efektywne, są zgodne z odpowiednimi wytycznymi i przepisami prawa. Po trzecie – i ten warunek dotyczy realizacji projektu – wydatki, aby uznać je za kwalifikowalne, muszą zostać uwzględnione w zatwierdzonym budżecie projektu zgodnie z zasadami w zakresie konstruowania budżetu, muszą być faktycznie poniesione i odpowiednio udokumentowane.
Wydatki niekwalifikowane w POKL to:
• VAT, jeśli może zostać odzyskany w oparciu o ustawę o podatku od towarów i usług;
• zakup nieruchomości i gruntu, mebli, pojazdów oraz infrastruktury (z wyjątkiem cross-financingu);
• odsetki od zadłużenia;
• koszty prowizji związanych z wymianą walut oraz ujemne różnice kursowe;
• wydatek na środki trwałe, które były współfinansowane ze środków krajowych lub wspólnotowych w przeciągu 7 lat poprzedzających złożenie wniosku o dofinansowanie;
• koszty kar, grzywien, procesów sądowych i realizacji postanowień sądu;
• wydatki związane z umową leasingu;
• wydatki związane z wypełnieniem wniosku o dofinansowanie.
Wynagrodzenie personelu stanowi koszt kwalifikowany – i mowa tu o wszystkich kosztach związanych z wynagrodzeniem ludzi. Możliwe jest także uznanie za koszt kwalifikowany wynagrodzenia osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Pojawiające się tutaj ograniczenie dotyczy jedynie dat, a mianowicie kwalifikowalne będzie wynagrodzenie pobierane do daty zakończenia projektu wskazanej w umowie o dofinansowanie. Należy pamiętać, że praca wykonana przy projekcie, czyli związana bezpośrednio z jego wdrażaniem, musi być odpowiednio udokumentowana, np. w opisie stanowiska pracy czy w umowie o pracę. Także nagrody i premie mogą zostać uznane za koszt kwalifikowany, jednakże pod kilkoma warunkami (np. muszą być zapisane w regulaminie instytucji realizującej projekt).
Przygotowując projekt do sfinansowania w ramach POKL należy także wziąć pod uwagę regulacje dotyczące pomocy publicznej. Szereg form wsparcia przewidzianych przez program operacyjny zawiera elementy wiążące się z udzieleniem pomocy publicznej, np. zatrudnienie subsydiowane, szkolenie dla przedsiębiorców i ich pracowników, czy pomoc na zatrudnienie osób niepełnosprawnych.

9. Realizacja projektu w ramach POKL

Lista możliwości, przed jakimi stoi wnioskodawca po zakończeniu procesu oceny wniosków jest stosunkowo szeroka. Najkorzystniejszy wariant to oczywiście zawiadomienie o przyjęciu wniosku realizacji, wówczas kolejnym krokiem jest sfinalizowanie umowy o dofinansowanie projektu. Możliwe jest jednak zaproszenie wnioskodawcy do podjęcia negocjacji – związanych z wielkością budżetu i meritum projektu. Osiągnięcie porozumienia umożliwi wnioskodawcy zawarcie umowy o dofinansowanie i realizację projektu. Negocjacje dają wnioskodawcy możliwość „uratowania” projektu w sytuacji, gdy kwestionowane są pewne pozycje budżetowe (np. wielkość kosztów administracyjnych czy związanych z wynagrodzeniem osób obsługujących projekt). Wnioskodawca może wreszcie otrzymać informację o nieprzyjęciu wniosku z powodu wyczerpania środków finansowych przeznaczonych na dany konkurs lub o jego odrzuceniu i w obu przypadkach przysługuje mu prawo do wniesienia protestu.
Skuteczne, zwieńczone powodzeniem, przejście przez wnioskodawcę procedury konkursowej oznacza podpisanie umowy o dofinansowanie projektu (od tego momentu wnioskodawca staje się beneficjentem wsparcia). W umowie określone zostaną:
• opis planowanego projektu,
• harmonogram dokonywania wydatków,
• wysokość przyznanych środków oraz tryb ich przekazywania,
• zobowiązanie do poddania się kontroli,
• termin i sposób rozliczenia środków,
• formy zabezpieczeń należytego wykonania umowy,
• warunki zwrotu środków i rozwiązanie umowy w przypadku nieprawidłowości,
• inne postanowienia.
Prawidłowa realizacja projektu i skuteczne rozliczenie się z transakcji finansowych prowadzonych w związku z projektem wymaga od beneficjenta założenia wyodrębnionego rachunku bankowego. Rachunek taki musi być założony przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, w której jego numer zostanie wskazany jako właściwy do przekazywania środków z dotacji.
Przyznane beneficjentowi dofinansowanie jest wypłacane jako dotacja rozwojowa w formie zaliczki. System płatności pomyślany został w następujący sposób: po podpisaniu umowy o dofinansowanie możliwe jest otrzymanie przez beneficjenta pierwszej transzy (zaliczki). Warunkiem jej otrzymania jest jednak złożenie przez beneficjenta odpowiedniego zabezpieczenia należytego wykonania projektu. Jednocześnie, ponieważ podstawą do wypłaty jest sama umowa o dofinansowanie, nie ma wymogu przedstawiania wniosku o płatność na tym etapie. Otrzymanie kolejnych transz dotacji (drugiej i następnych) będzie możliwe po łącznym spełnieniu 2 warunków: złożenia wniosku o płatność i rozliczenia w nim co najmniej 70% łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków.
Wspomniane wniesienie zabezpieczenia jest obowiązkiem wnioskodawcy, a jego wartość stanowi koszt kwalifikowany. Dla projektów, których wartość nie przekracza 1 mln PLN, wymaganym zabezpieczeniem jest weksel in blanco wraz z deklaracją wekslową. Jeżeli kwota dofinansowania przekracza 1 mln PLN, zabezpieczenie może przyjąć bardziej zróżnicowane formy, m.in.: gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej, weksla z poręczeniem wekslowym banku, hipoteki, cesji praw z polisy ubezpieczeniowej beneficjenta czy poręczenia wg prawa cywilnego. Ten szeroki katalog może zostać ograniczony decyzją instytucji ogłaszającej konkurs, która może wskazać wymagane formy zabezpieczenia w dokumentacji konkursowej.
Warto pamiętać, że zakończenie realizacji projektu i rozliczenie się z poniesionych wydatków nie oznaczają wygaśnięcia wszystkich obowiązków umownych ciążących na beneficjencie. Jednym z elementów umowy jest bowiem zobowiązanie do zapewnienia trwałości rezultatów projektu. Trwałość ta może być różnie zdefiniowana, w zależności od charakteru projektu. W przypadku przedsięwzięcia, którego celem było utworzenie nowych miejsc pracy, powinny być one utrzymane przez 3 lata od momentu ich utworzenia (w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw okres ten jest o rok krótszy). W przeciwnym razie beneficjent zostanie wezwany do zwrotu środków wykorzystanych na stworzenie miejsca pracy wraz z odsetkami w wysokości takiej, jak dla zaległości podatkowych.

10. Najczęstsze zarzuty wobec wnioskodawców

(...)

11. Podsumowanie

Przedstawienie najważniejszych dla przyszłych wnioskodawców zagadnień związanych z możliwościami uzyskania dofinansowania w ramach POKL siłą rzeczy ma charakter syntetycznego „wyciągu” z szeregu dokumentów. Pracujący nad własnym pomysłem wnioskodawca będzie musiał się z nimi zapoznać i z obowiązku tego nie zwolni go przeczytanie dowolnej liczby artykułów czy wypowiedzi ekspertów. Jak wskazuje doświadczenie z minionego okresu programowania, z pewnością część zasad, wytycznych czy wzorców będzie z upływem czasu zmieniana. Przełożenie pomysłu na projekt, a następnie wpisanie go w sztywne ramy wymogów formalnych procedury konkursowej jest zadaniem trudnym i wymagającym – czasu, uwagi, zgromadzenia i analizy dużej liczby informacji, wreszcie nudnej skrupulatności przy numerowaniu stron czy gromadzeniu wszystkich wymaganych podpisów, składanych w wyznaczonych miejscach. Na zakończenie pozostaje mi zatem życzyć wszystkim wnioskodawcom wiele zapału w przedzieraniu się przez sterty papierów, cudzych, a następnie własnych, by nie tylko skutecznie ubiegać się, ale i z powodzeniem zrealizować własny projekt.
Dla przedsiębiorców z pewnością interesujące będą poddziałanie 2.1.1 Rozwój kapitału ludzkiego w przedsiębiorstwach oraz 2.1.2 Partnerstwo dla zwiększenia adaptacyjności – projekty realizowane przez partnerów społecznych.
Wszelkie niezbędne dokumenty są dostępne na stronach Serwisu Informacyjnego Ministerstwa Rozwoju Regionalnego:
http://www.funduszestrukturalne.gov.pl/NSS/programy/krajowe/pokl/konsultacje/dokumenty/,
natomiast generator wniosków na stronach Ministerstwa Finansów:
http://www.mf.gov.pl/dokument.php?const=1&dzial=409&id=36294.

Agata Kołakowska