Jak wynika z przepisów art. 167 § 2 KP pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika pozostające w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. 

Zobacz także: Wakacje, czyli czas na urlop wypoczynkowy

W przepisach k.p. nie znajdujemy wyjaśnienia co oznaczają koszty bezpośrednie. W piśmiennictwie przyjmuje się, że do kosztów bezpośrednich zaliczyć należy:

1) opłaty za hotel, opłaty za zorganizowane wczasy w ośrodku wypoczynkowym, opłaty za pobyt w domkach kempingowych, w pensjonatach ale tylko w tej części w jakiej pracownik z nich nie skorzystał,

2) koszt dojazdu do miejsca wypoczynku i powrotu z miejsca wypoczynku udokumentowany biletami autobusowymi, kolejowymi, lotniczymi,

3) koszt przejazdu samochodem udokumentowany fakturami lub paragonami za paliwo,

4) koszt opłaconych przez pracownika wycieczek, biletów wstępu na imprezy kulturalne, rozrywkowe i sportowe, z których pracownik nie skorzystał,

5) koszt opłaconych zaliczek za noclegi, które pracownik pomimo rezygnacji z wypoczynku miał obowiązek opłacić.

Ponieważ zwrot kosztów obejmuje koszty bezpośrednie związane z urlopem, w przypadku dojazdu samochodem prywatnym do miejsca wypoczynku do kosztów kwalifikowanych należy zaliczyć potwierdzony fakturami lub paragonami koszt zakupu paliwa. Koszty zużycia samochodu zaliczyć należy do kosztów pośrednich jakie poniósł pracownik w związku z urlopem, a zatem pracodawca nie ma obowiązku ich rekompensować.

Nie ma przeszkód, aby strony umówiły się inaczej, co oznacza, że pracodawca może zrekompensować pracownikowi także koszty pośrednie jakie poniósł on w związku z przerwaniem urlopu.

Sprawdź jak nie popełnić błędu proceduralnego w przypadku odwołania pracownika z urlopu>>>

Na podstawie przepisów art. 11 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f. przychodami, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

WSA w Gorzowie Wielkopolskim w wyroku z dnia 28 kwietnia 2010 r., I SA/Go 56/10, LEX nr 619772; stwierdził że „zwrot przez pracodawcę pracownikowi poniesionych przez niego kosztów związanych z zaplanowanym urlopem - w wysokości faktycznie poniesionej i udokumentowanej, nie może być traktowany za przychód ze stosunku pracy w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, albowiem nie powoduje on przysporzenia majątkowego po stronie pracownika oraz innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ustawy”. 

Zobacz także: Tylko ważne powody uzasadniają odwołanie pracownika z urlopu

A zatem otrzymana przez pracownika rekompensata kosztów poniesionych w związku z odwołaniem go z urlopu na podstawie art. 167 § 2 k.p. nie jest opodatkowana. Powyższe dotyczy zwrotu wydatków w wysokości faktycznie poniesionej przez pracownika i udokumentowanej. Pracodawca może zrekompensować pracownikowi koszty związane z odwołaniem go z urlopu wypłacając mu określone świadczenie pieniężne ponad kwotę rzeczywiście poniesionych wydatków np. koszty zużycia samochodu. W tym jednak przypadku kwoty otrzymane ponad koszty faktycznie poniesione stanowią dla pracownika przychód podlegający opodatkowaniu.

Dowiedz się więcej z książki
Urlopy pracownicze i inne zwolnienia od pracy
  • rzetelna i aktualna wiedza
  • darmowa wysyłka od 50 zł

 

Podstawę wymiaru składek ZUS stanowi przychód w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy - art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2013 r. poz. 1442 z późn. zm.). Ponieważ rekompensata bezpośrednich kosztów odwołania z urlopu nie stanowi dla pracownika przychodu, kwota zwrotu nie stanowi podstawy wymiaru składek.

Więcej o odwołaniu pracownika z urlopu znjadziesz w Serwisie Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych.