Zasadą jest, że urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w naturze tzn. w postaci dni wolnych od pracy. Jedynie wyjątkowo, gdy wykorzystanie w ten sposób z prawa do urlopu nie jest możliwe ze względu na ustanie stosunku pracy z pracownikiem, kodeks pracy dopuszcza zamiast urlopu - wypłatę ekwiwalentu pieniężnego. Oznacza to, że pracownik nie może się go zrzec, albo zamienić na świadczenia pieniężne gdy pozostaje w stosunku pracy.
Zobacz także: Oświadczenie pracownika o zrzeczeniu się prawa do urlopu jest nieważne
Prawo do urlopu jest podmiotowym prawem pracownika o charakterze osobistym i niezbywalnym. Pracownik nie tylko nie może się zrzec prawa do urlopu, ale również do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Ekwiwalent ten podlega takiej ochronie jak wynagrodzenie za pracę, o czym nieraz wypowiadał się Sąd Najwyższy. Podstawową przesłanką roszczenia o urlop jest pracowniczy charakter stosunku pracy. Ma to swoje konsekwencje w terminach przedawnienia wystąpienia z roszczeniem o jego udzielenie. W takiej sytuacji znajdzie zastosowanie trzyletni termin przedawnienia przewidziany w art. 291 § 1 KP.
Roszczenie urlopowe staje się wymagalne w dniu rozpoczęcia urlopu przewidzianym w planie urlopów. Jeśli urlop został przesunięty albo odwołany to wówczas uznaje się, że roszczenie o urlop staje się wymagalne z nowym terminem jego rozpoczęcia. Inna sprawa, gdy nie ma planu urlopu. Wówczas bieg trzyletniego terminu przedawnienia rozpoczyna się w ostatnim dniu roku kalendarzowego. Jeżeli urlop został przeniesiony na rok następny - za początek biegu okresu przedawnienia roszczenia urlopowego przyjmuje się ustalony termin rozpoczęcia tego urlopu, a jeżeli nie został on ustalony - 1 października następnego roku kalendarzowego.
Zobacz także: Wakacje, czyli czas na urlop wypoczynkowy
Prawo do urlopu w wymiarze odpowiednim do stażu pracy przysługuje nawet wtedy, gdy wystąpią jakiekolwiek przeszkody uniemożliwiające skorzystanie z niego w ustalonym wcześniej terminie. Zgodnie z art. 165 KP, jeśli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy przede wszystkim z powodu choroby, choroby zakaźnej, powołania na ćwiczenia wojskowe lub przeszkolenie do wojska do 3 miesięcy lub urlopu macierzyńskiego, to pracodawca musi przesunąć urlop na później. Podobnie, jeśli pracownik przebywa na urlopie i podczas niego wystąpią okoliczności wskazane powyżej. W takich sytuacjach urlop należy przerwać i wziąć go po ustaniu przyczyny powodującej przerwę w jego wykorzystywaniu.
Pracownik powinien wykorzystać przysługujący mu w danym roku urlop wypoczynkowy w całości, przy czym co najmniej jedna część wypoczynku powinna trwać 14 dni. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy i wynosi 20 lub 26 dni.
Zobacz także: Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 albo 26 dni, w zależności od tego, jaki urlopowy staż pracy posiada pracownik
Zaległy urlop powinien zostać udzielony pracownikowi najpóźniej do końca września kolejnego roku.