Pracodawca powinien przechowywać listy płac przez okres 50 lat

Czy istnieje obowiązek przechowywania wszystkich list płac pracowniczych powyżej 5 lat, jeżeli firma zatrudniała zawsze do 20 pracowników i rozliczała imiennie wszystkie składki ZUS?Firma posiada całą dokumentację przekazywaną do ZUS, na podstawie której ustala się uprawnienia emerytalno-rentowe.

Odpowiedź: w kontekście przedstawionego stanu faktycznego pracodawca ma obowiązek przechowywać listy płac przez okres 50 lat. Taki obowiązek wynika  z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.:Dz. U. z 2013 r. poz. 1440) - dalej u.e.r.

Uzasadnienie: zgodnie z z art. 125a ust. 4 u.e.r. płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

To w konsekwencji oznacza, że pracodawca po prostu musi przechowywać te dokumenty przez okres wskazany w ustawie. Należy zwrócić uwagę na fakt, że dokumentacja przekazywana do ZUS jest już dokumentem pośrednim, a nie źródłowym sporządzonym na podstawie listy płac i nie może stanowić podstawy do weryfikacji, gdyż w pierwszej kolejności prawo do przyznaje się dokumentom pierwotnym tj. np. liście płac. Reasumując pracodawca powinien dołożyć należytej staranności i dokonać archiwizacji dokumentacji płacowej na okres 50 lat zgodnie z obowiązującymi przepisami.