Pracodawca nie zawsze musi uaktualniać informacje o warunkach zatrudnienia

Pracodawca uniknie zbędnych formalności informacyjnych wobec pracownika w trakcie trwania zatrudnienia, jeśli w pierwszej informacji o warunkach zatrudnienia wskaże dokładną datę ich zmiany.

Chodzi o obowiązek określony w art. 29 §3 k.p., który obliguje pracodawcę do przekazania pracownikowi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę warunków zatrudnienia: wymiaru urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia, częstotliwości wypłat wynagrodzeń, dobowej i tygodniowej normie czasu pracy. Ponadto, jeśli pracodawca nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, to musi przekazać pracownikowi informacje o porze nocnej, miejscu, terminie i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Zgodnie z art. 29 § 3² k. p. jeśli warunki te zmienią się już w trakcie zatrudnienia, pracodawca musi o tym poinformować pracownika na piśmie. Przepisy określają termin, w którym trzeba przekazać aktualną informację zatrudnionemu: nie później niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia w życie zmian, a jeśli rozwiązanie umowy o pracę miałoby nastąpić przed upływem tego terminu - nie później niż do dnia rozwiązania umowy. Chodzi o to, by pracownik miał bieżącą informację o dodatkowych warunkach zatrudnienia i przysługujących mu uprawnieniach. Wiadomo, że niektóre z nich zmieniają się wraz ze zwiększonym stażem zawodowym: np. okres wypowiedzenia czy wymiar urlopu wypoczynkowego. Zdaniem MPiPS nie zawsze jednak pracodawca musi aktualizować przekazaną wcześniej informację pracownikowi. Zgodnie z wyjaśnieniami Departamentu Prawa Pracy resortu pracy z 1 kwietnia 2014 r. pracodawca uniknie dodatkowych formalności związanych z uaktualnianiem informacji o warunkach zatrudnienia, jeśli w pierwszej informacji, którą doręczy pracownikowi w ciągu 7 dni od podpisania umowy o pracę określi dzień, w którym nastąpi zmiana warunków (np. wymiaru urlopu wypoczynkowego czy długości okresu wypowiedzenia).

Pracodawca będzie jednak musiał przekazać pracownikowi informację o której mowa w art. 29 § 3 k.p. jeśli po zawarciu z nim umowy o pracę poinformował go jedynie o jego bieżących warunkach zatrudnienia oraz gdy wystąpią okoliczności, które wpłyną na ich zmianę, a których nie można było przewidzieć w chwili podpisywania umowy o pracę.

Jeśli jednak pracownik dostarczy dodatkowe dokumenty w trakcie trwania zatrudnienia, na podstawie których będzie mu przysługiwał wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego, pracodawca będzie zobowiązany do zaktualizowania przekazanej wcześniej informacji.

Warto pamiętać, że obowiązki informacyjne pracodawcy dotyczą również innych form nawiązywania stosunku pracy niż umowa o pracę.