Niestety w rzeczywistości sprawdzenie czy pracownik wykorzystuje ten środek zgodnie z przeznaczeniem i warunkami jakie określił pracodawca jest trudne i wiąże się z dokonywaniem wielu czynności sprawdzających jak np. weryfikacja faktur za paliwo, weryfikacja kart przebiegu pojazdu i innych. Zarówno przy zarządzaniu dużą flotą samochodową jak i średnią wykonanie czynności sprawdzających nie zawsze przynosi odpowiednie rezultaty. Dlatego też pracodawcy mając na uwadze oszczędności i korzyści coraz częściej decydują się na elektroniczne systemy kontroli – GPS.

Wykorzystywanie sytemu GPS jest dla pracodawcy bardzo korzystne, choć w początkowej fazie wdrożenia jest on zobligowany do zainwestowania określonych środków pieniężnych.    

Jak podaje DGP jeszcze kilka lat temu pracodawca za podłączenie nadajnika płacił od 500 do 1000 zł i dodatkowo od 1500 zł roczny abonament za usługę. Obecnie koszt założenia nadajnika waha się na od 200 do 300 zł.

W zasadzie możliwości śledzenia pracownika w systemie nawigacji GPS są ogromne i dotyczą nie tylko śledzenia drogi pojazdu, miejsc postojów i ich częstotliwości, ale też prędkości z jaką pojazd się porusza, a także czy samochód porusza się poza obszarem jakiejś wydzielonej strefy czy obszaru, dodatkowo taki system może być skonfigurowany z systemem kart paliwowych by kontrolować zużycie paliwa, liczbę tankowań i ilość pobieranego paliwa. Obecne systemy nawigacyjne pozwalają pracodawcy na ustawienie ich w ten sposób aby niekoniecznie śledził on całą trasę pojazdu a tylko ten moment, gdy system zaalarmuje pracodawcę o jakiś odstępstwach od normy - zjechanie z trasy, przekroczenie prędkości. Jak widać dla pracodawcy wartość dodana z systemu GPS jest ogromna. W kontekście konsekwencji dla pracownika, musi on liczyć się z ciągłą kontrolą podczas wykonywania pracy, co z punku widzenia psychologii biznesu nie jest czymś korzystnym. Natomiast w rzeczywistości w pierwszych okresach wdrożenia systemów widać, iż pracownicy sami siebie kontrolują, by nie doprowadzać do naruszeń obowiązujących reguł.

Od strony prawnej sprawa jest bardziej skomplikowana, gdyż o ile można się zgodzić, że pracodawca posiada prawo do kontroli swoich pracowników w trakcie świadczenia pracy, o tyle pozostaje wiele kwestii, których prawo wprost nie reguluje. Warto w omawianym kontekście zwrócić uwagę na następujące zagadnienia: administrowanie bazy danych, sposób zbierania, gromadzenia, przechowywania, przetwarzania i wykorzystywania zebranych danych, problem oddzielania danych, które GPS zbiera po godzinach pracy w sytuacji gdy pracownik wraca do domu po zakończonym dniu pracy i np. w sytuacji gdy za zgodą pracodawcy wykorzystuje samochód do celów prywatnych- czy w takiej sytuacji system GPS byłby wyłączany? Należy pamiętać, że pracodawca ma prawo kontrolować pracownika tylko w trakcie świadczenia pracy, a poza nią takie prawo mu nie przysługuje i naruszenie tego prawa może skutkować sankcjami przewidzianymi w ustawie o ochronie danych osobowych jak i procesami o odszkodowanie na podstawie prawa cywilnego za naruszenie, czci , godności osobistej. Kolejną kwestią jest problem udostępnienia danych pracownikowi, któremu powinno przysługiwać prawo weryfikacji i prostowania danych oraz odwołania się do organów, które kontrolowałyby pracodawcę w zakresie funkcjonowania systemu GPS.

Oczywiście zagadnień w obszarze prawnym jest więcej, a często pracodawcy zapominają o tej sferze, co może skutkować różnego rodzaju naruszeniami obowiązujących przepisów prawa.

Niewątpliwie era GPS otwiera ogromne możliwości inwigilacji i śledzenia, ale też dyscyplinowania, kontroli- autorka zwraca uwagę, iż oddanie takich praw w ręce prywatnych osób bez stosownych przepisów prawnych i wytycznych w tym zakresie, może przybrać formę daleką od tej jaka jest oczekiwana, czy rozszerzyć niepotrzebnie rolę jaką ten system powinien spełnić w odniesieniu do pracownika i pracodawcy.