Pytanie pochodzi z Serwisu Prawa Pracy i Ubezpieczeń Społecznych:

Czy pracownik może odbywać podróż służbową w dzień urlopu? 

Pracownik ma urlop w poniedziałek, we wtorek ma rozpocząć pracę w innym kraju więc wyjeżdża w poniedziałek (transport publiczny). 

Czy za poniedziałek będzie zatem przysługiwać dieta i wynagrodzenie za urlop?

Odpowiedź: podróż służbowa, zarówno krajowa, jak i zagraniczna, może się odbyć w dniu urlopu wypoczynkowego. Podwładnemu nie będzie jednak przysługiwać za czas tej podróży (w ścisłym znaczeniu owego pojęcia) dieta, a jedynie wynagrodzenie urlopowe.

Uzasadnienie: problematykę podróży służbowej reguluje art. 775 k.p. W świetle cytowanego przepisu omawianą podróżą jest taka, która polega na świadczeniu zadania służbowego, na polecenie zatrudniającego, poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

W odróżnieniu od delegacji ma ona charakter incydentalny.

Szczegółowe warunki ustalania należności przysługujących etatowcowi w związku ze służbową podróżą krajową albo zagraniczną, w tym ich wysokość, określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167) – dalej r.p.s.

W odniesieniu zaś do pozostałych osób, tj. nie pozostających w stosunku pracy z ww. jednostką budżetową, kwestie te powinny być zapisane w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo - gdy zatrudniający nie jest objęty tym układem bądź nie jest zobligowany do ustalenia owego regulaminu - w indywidualnym angażu. Wyeksponować jednak należy, że postanowienia wymienionych dokumentów nie mogą być mniej korzystne dla etatowców niż unormowania cytowanego rozporządzenia. W przeciwnym wypadku bowiem i tak znajdą zastosowanie przepisy powołanego aktu wykonawczego. Analogiczna sytuacja nastąpi także, gdy w przedmiotowych dokumentach zabraknie zapisów na omawiany temat.

W świetle zatem § 2 r.p.s. z tytułu służbowej podróży krajowej i zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez zwierzchnika, podwładnemu przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez szefa odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Zgodnie natomiast z § 12 r.p.s. czas służbowej podróży zagranicznej liczy się w przypadku odbywania jej środkami komunikacji:

1) lądowej - od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju;

2) lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;

3) morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Etatowcowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga ta przysługuje (§ 3 ust. 2 r.p.s.). Podwładnemu należy się nadto zwrot innych ewentualnych niezbędnych i udokumentowanych wydatków, jak, np. opłaty za: bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, czy miejsce parkingowe (§ 4 r.p.s.).

Z kolei dieta w czasie służbowej podróży zagranicznej jest przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia pracownika i inne jego drobne wydatki. Przysługuje ona w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa tejże podróży. Jest ona określona w załączniku do cytowanego rozporządzenia.

Należność z tytułu diet oblicza się tymczasem w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje ona w pełnej wysokości;

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

a) do 8 godzin- 1/3 diety,

b) ponad 8 do 12 godzin- 50% diety,

c) ponad 12 godzin- dieta w pełnej wysokości.

Powyższe wynika z § 13 r.p.s.

Jeżeli jednak pracownikowi zapewniono w czasie służbowej podróży zagranicznej bezpłatne, całodzienne wyżywienie, wówczas należy mu się jedynie 25% diety ustalonej według w/w metody.

Przy czym, kwotę owej diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:

1) śniadanie- 15% diety;

2) obiad- 30% diety;

3) kolacja- 30% diety.

Tożsame reguły obowiązują, gdy etatowiec korzysta z usługi hotelarskiej obejmującej wydawanie posiłków.

Podkreślić również trzeba, że dieta nie przysługuje temu etatowcowi, który otrzymuje w czasie służbowej podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie. W sytuacji natomiast, w której należność ta jest niższa od diety, wtedy podwładnemu należy się wyrównanie do odpowiedniej kwoty diety (§ 14 r.p.s.).

Zgodnie zaś z art. 128 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.) – dalej k.p. czasem pracy jest taki, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji zatrudniającego w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do realizacji zadań służbowych.

Czas trwania podróży służbowej w znaczeniu ścisłym (tj. przejazdu do i z miejsca wykonania zadania), nie jest zatem wliczany do czasu pracy, gdyż nie jest on przeznaczony na świadczenie obowiązków służbowych. W konsekwencji, dodatkowe uposażenie za w/w czas podróży nie należy się etatowcowi. Przysługuje mu jedynie dieta. Jeżeli natomiast podwładny realizował pracę w trakcie podróży służbowej, wtedy jej czas jest wliczany do czasu pracy, za co przysługuje wynagrodzenie i dieta.

W świetle natomiast art. 1542 § 1 i 2 k.p. pauzy wypoczynkowej udziela się w te dni, które są dla etatowca dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy podwładnego w danym dniu, przy czym jeden urlopu odpowiada 8 godz. pracy.

Przepis § 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. Nr 2, poz. 14 z późn. zm.) – dalej r.z.u.u.w. stanowi zaś, że wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego ustala się z uwzględnieniem uposażenia i innych świadczeń ze stosunku pracy z wyłączeniem m.in. jednorazowych bądź nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania. Oczywistym jest więc, że skoro dieta za podróż służbową jest świadczeniem nieperiodycznym za spełnienie określonego zadania, to nie będzie ona wchodziła w skład podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Z powyższego wynika zatem, iż podróż służbowa (zarówno krajowa, jak i zagraniczna) może się odbyć w dniu urlopu wypoczynkowego. Podwładnemu nie będzie jednak przysługiwać za czas tej podróży (w powyższym znaczeniu owego pojęcia) dieta, a jedynie wynagrodzenie urlopowe.

Autor: Anna Borysewicz