Przepisy bhp obligują pracodawcę do zapewnienia pracownikom zatrudnionym na określonych stanowiskach odzieży roboczej i/lub ochronnej. Ponadto pracodawca powinien zapewnić pranie takiej odzieży, przy czym może tę czynność zlecić pracownikom pod warunkiem wypłacania im z tego tytułu ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych przez nich kosztów.
Jeszcze do niedawna sprawa wydawała się oczywista, a stosowana w większości zakładów pracy praktyka polegała na ustaleniu stałej, zryczałtowanej kwoty, jaką pracownicy zatrudnieni na określonych stanowiskach otrzymywali w okresach miesięcznych lub kwartalnych. Niedawno zaburzył ją Zakład Ubezpieczeń Społecznych, który w swojej interpretacji wskazał, że wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez konkretnego pracownika.
W myśl art. 2376 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) – dalej k.p. pracodawca ma obowiązek nieodpłatnie dostarczyć pracownikom środki ochrony indywidualnej, zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz poinformować pracowników o sposobach posługiwania się tymi środkami. Ponadto, zgodnie z art. 2377 § 1 k.p., pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikom nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.
Jednocześnie, zgodnie z art. 2379 § 2 i 3 k.p. pracodawca, który zapewnia pracownikom odzież roboczą i/lub ochronną, powinien także zapewnić jej pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie, przy czym pranie tej odzieży pracodawca może zlecić pracownikom, pod warunkiem wypłacania im z tego tytułu ekwiwalentu pieniężnego w wysokości poniesionych kosztów.
Przepisy bhp nie określają, w jaki sposób należy ustalać wysokości ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej, wskazując jedynie ogólną zasadę, o której była mowa. Problem pojawił się w marcu br. gdy gdański oddział Zakładu Ubezpieczeń Społecznych wskazał w decyzji nr 62 z dnia 3 marca 2014 r., DI/100000/43/57/2014, że wysokość ekwiwalentu powinna odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez konkretnego pracownika.
Taka interpretacja, choć niewątpliwie zbieżna z literalną wykładnią przepisów k.p. powoduje, że pracodawcy wypłacający podległemu personelowi ekwiwalent pieniężny za pranie odzieży roboczej powinni skrupulatniej pochylić się nad kwestią dokumentacji wykazującej poniesione przez pracowników koszty.
Zapewne najprostszym rozwiązaniem będzie przygotowanie dla pracowników wzoru takiego rozliczenia (np. w postaci tabeli), zawierającego – poza danymi identyfikującymi pracownika (imię i nazwisko, stanowisko, nazwę komórki organizacyjnej itp.) – liczbę prań, zestawienie poniesionych kosztów w postaci: kosztów energii elektrycznej (znajomość posiadanej taryfy oraz zużycie prądu przez pralkę określone w dokumentacji dostarczonej przez producenta umożliwiają oszacowanie tych kosztów), kosztów zużytej wody, a także kosztów detergentu (ilość zużytego proszku do prania w odniesieniu do średniej ceny opakowania). Można się również pokusić o rozliczenie kosztów amortyzacji pralki (przyjmując, że średnio w gospodarstwie domowym wykonuje się 2 prania tygodniowo, a pralka powinna służyć przez okres co najmniej 5 lat, należy przyjąć, że w trakcie jej eksploatacji wykona co najmniej 520 prań; takie założenie umożliwia – po ustaleniu ceny zakupu urządzenia – obliczenie wartości każdorazowego „zużycia” pralki (ale tylko wtedy gdy całą pojemność pralki zajmuje wyłącznie odzież robocza/ochronna pracownika). Oczywiście w rozliczeniu można także uwzględnić koszt pracy pracownika, który w swoim wolnym czasie musiał umieścić ubranie w pralce, wsypać do niej proszek, odpowiednio ją zaprogramować, a po zakończonym praniu rozwiesić je, a następnie uprasować.
Oczywiście prowadzenie zbyt szczegółowych rozliczeń może prowadzić do absurdów, a koszty wykazane przez pracowników mogą w sposób znaczny przewyższać koszty, jakie pracodawca poniósłby, gdyby zlecał pranie odzieży roboczej podmiotowi zewnętrznemu.
W mojej ocenie pracodawca, dla własnej asekuracji, powinien samodzielnie obliczyć – zgodnie z powyższymi wskazówkami – średni koszt jednego prania oraz ocenić częstotliwość, z jaką pracownicy powinni prać powierzoną im odzież (niewątpliwie inaczej będzie się ona kształtowała w przypadku pracowników zatrudnionych na stanowiskach robotniczych, a inaczej produkcyjnych, i na tej podstawie – w wewnętrznym akcie prawnym regulującym kwestię zasad zapewnienia i gospodarowania odzieżą roboczą – określić górny limit, jaki przysługuje pracownikom za pranie odzieży roboczej we własnym zakresie. Warto to zrobić na tyle dokładnie, aby w razie potrzeby móc wykazać, że wycena jest poparta dokonanymi wyliczeniami.
Takie rozwiązanie powinno zabezpieczyć pracodawcę przed nieprzewidywanymi wydatkami, a jednocześnie pozwolić na zaplanowanie budżetu na powyższy cel. Pracownicy powinni natomiast otrzymać od pracodawcy wzorcowe formularze rozliczeń ekwiwalentu za pranie, które po odpowiednim wypełnieniu, w określonych przez pracodawcę terminach (np. do 5 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, za który przysługuje ekwiwalent), powinni składać do właściwej komórki organizacyjnej, odpowiedzialnej za rozliczenia tego ekwiwalentu (np. działu gospodarczego, administracyjnego itp.). Naturalnie formularze rozliczeń należy przechowywać jako dokumentację podlegającą kontroli ZUS i urzędów skarbowych.
Jak już wcześniej wspomniano, zaproponowane powyżej rozwiązanie nie ma umocowania w obowiązujących przepisach. Stanowi jedynie próbę odniesienia się do literalnej wykładni przepisu zastosowanej przez ZUS, a zapewne za chwilę stosowanej również przez urzędy skarbowe.
Pracodawca, który nie chce dokonywać takich rozliczeń, może oczywiście odstąpić od ich prowadzenia - niestety, kosztem braku możliwości zwolnienia ekwiwalentu (a raczej „ryczałtu”) z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych i oskładkowania składkami ZUS. Trzeba bowiem przypomnieć, że zwolnieniom tym podlegają jedynie świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wypłacane (wydawane) zgodnie przepisami bhp.
Maciej Ambroziewicz