Nie wszystkie dane można umieszczać na liście obecności pracowników

Kwestie dotyczące prowadzenia list obecności nie są regulowane przepisami prawa pracy. Natomiast lista obecności powinna ograniczać się do imion i nazwisk pracowników oraz zaznaczenia obecności w ustalony przez firmę sposób - wyjaśnia Maja Grzegorczyk, ekspert w LEX Ochrona Danych Osobowych.

Pytanie użytkownika LEX Ochrona Danych Osobowych: Czy lista obecności zawierająca dane osobowe, na której podpisują się pracownicy, może znajdować się w sekretariacie, czy powinna być w dziale kadr? Jakie dane może zawierać taka lista oraz czy pracownicy mogą widzieć dane innych pracowników znajdujące się na liście?

Odpowiedź

Pracodawca jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą – w tym celu pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika ewidencję czasu pracy zgodnie z par. 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Sposób prowadzenia listy obecności nie jest uregulowany przepisami prawa pracy

W przepisach prawa powszechnie obowiązującego – w tym w szczególności w Kodeksie pracy oraz w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej – nie został określony sposób potwierdzania przez pracownika przybycia i obecności w pracy. Regulacje dotyczące przyjętego u danego pracodawcy sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy powinny zostać zawarte w regulaminie pracy obowiązującym u danego pracodawcy (art. 104¹ § 1 pkt 9 k.p.). Rozwiązaniem najczęściej przyjmowanym jest potwierdzanie przybycia i obecności w pracy na listach obecności obejmujących wszystkich pracowników (bądź grupy pracowników, np. pracowników poszczególnych działów).

Lista obecności zawiera dane osobowe, które podlegają ochronie na zasadach zawartych w RODO

Zgodnie z zasadami wyrażonymi w RODO, przyjęty u danego administratora sposób przetwarzania danych osobowych gwarantować powinien bezpieczeństwo danych osobowych – tj. ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem (zob. art. 5 ust. 1 lit. f i ust. 2, art. 24 i 25 RODO). Kolejna zasada przetwarzania danych osobowych to zasada minimalizacji danych, stanowiąca, iż przetwarzanie danych ma być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c RODO).

Czytaj też: Praca zdalna to też ryzyko wycieku danych >

Warto też wskazać, iż niektóre kategorie danych osobowych, np. dane dotyczące zdrowia, co do zasady objęte są zakazem przetwarzania (art. 9 RODO) i w związku z tym przyjmuje się, że na liście obecności nie powinny widnieć przyczyny nieobecności danego pracownika np. zwolnienie lekarskie, czy urlop, czy urlop macierzyński itp.

Co może zawierać lista obecności pracownika

Lista obecności powinna ograniczać się do imion i nazwisk pracowników oraz zaznaczenia obecności w ustalony sposób, bowiem takie dane jak najbardziej mogą być umieszczane na dokumentacji wewnętrznej/służbowej bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zgód. Przyczyny nieobecności powinny być znane tylko osobom upoważnionym do przetwarzania danych w tym zakresie.

Gdzie może się znajdować lista obecności

Lista obecności może znaleźć się w sekretariacie, ale nie w miejscu widocznym dla wszystkich (szczególnie dla osób postronnych), ale w miejscu, gdzie osoby postronne nie mają do niej wglądu albo każdorazowo wręczana pracownikowi przybywającemu do pracy celem potwierdzenia obecności, i chowana.

Więcej informacji znajdziesz w LEX Ochrona Danych Osobowych:

Lista obecności - POBIERZ WZÓR >

Jak prawidłowo wprowadzić listę obecności w formie elektronicznej? >