Jak rozliczyć delegację pracownika, który wyjeżdża na delegację w poniedziałek i jest na delegacji do środy?
W czwartek jest dniem wolnym – pracownik nie wraca do domu tylko pozostaje i wykorzystuje go do celów prywatnych (zwiedzanie okolicy). W piątek – dzień roboczy, więc wykonuje zadania powierzone mu na delegacji. A w weekend i poniedziałek (bierze urlop) i pozostaje na miejscu celem dalszego zwiedzania okolicy. We wtorek wraca do firmy.

Przepisy podatkowe nie zakazują łączenia podróży służbowej z wyjazdami prywatnymi pracownikami. Delegacja takiego pracownika powinna zostać rozliczona za czas przebywania pracownika w wykonywaniu obowiązków służbowych.

Stosownie do przepisów art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą. Dla pracowników zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących z tytułu podróży służbowych określił Minister Pracy i Polityki Społecznej rozporządzeniem z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.). Odmienne uregulowania dla pozostałych pracowników mogą wynikać z układu zbiorowego, regulaminu wynagradzania czy umowy o pracę.
Co do zasady, koszty poniesione przez pracownika w czasie wykonywania zadań służbowych, traktuje się jako wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu i zgodne z art. 15 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2011 r. Nr 74, poz. 397 z późn. zm.) zalicza w koszty uzyskania przychodu. Należy zwrócić uwagę, że należności z tytułu podróży służbowej wypłacone pracownikowi w wyższej wysokości niż określona przepisami rozporządzeń w sprawie podróży służbowych podlegają opodatkowaniu i oskładkowaniu w części przekraczającej wyznaczone limity.
Stosownie do przepisów prawa pracy spółka zobowiązana jest ponosić koszty podróży służbowej pracownika. Zdarza się, iż po realizacji celu służbowego, za zgodą pracodawcy pracownik przedłuża pobyt dla realizacji celów prywatnych. W czasie wykonywania zadań służbowych przez pracownika spółka pokrywa wszystkie koszty pobytu delegowanego, w tym koszty biletu powrotnego pracownika. Natomiast koszt pobytu prywatnego, ponosi w całości pracownik. Pracownik powinien określić czas przebywania w podróży służbowej oraz czas związany z realizacją celów prywatnych.
W analizowanym przypadku pracownik powinien wskazać dokładny czas przebywania w delegacji od poniedziałku do środy oraz w piątek i we wtorek. Czas ten stanowic będzie podstawę wypłaty diet. Pozostałe wydatki poniesione przez pracownika zostaną mu zwrócone za wskazany okres realizacji zadań służbowych. Słuszność powyższego stanowiska potwierdza interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w sprawie indywidualnej z dnia 2 października 2009 r. (IPPB5/423-414/09-4/JC).