Termin 30 września dotyczy tylko urlopu zaległego, czyli tego, który należał się za 2017 rok, a nie został jeszcze udzielony.
Za terminowość wykorzystania urlopu odpowiada pracodawca
Jak wskazuje Katarzyna Pietruszyńska, odpowiedzialność za udzielenie pracownikom urlopów w terminie zgodnym z obowiązującymi przepisami spoczywa na pracodawcy i to on będzie ponosić konsekwencje w przypadku naruszenia tego obowiązku. Z tego też względu pracodawca powinien zadbać o to, aby pracownicy w odpowiednim terminie złożyli wnioski urlopowe w celu sporządzenia planu urlopów lub w przypadku braku planu urlopów, uzgodnili termin wykorzystania urlopu w drodze indywidualnego porozumienia. Należy pamiętać, że plan urlopów powinien obejmować cały urlop jakim, dysponuje pracownik, a więc również urlop zaległy. Zarówno plan urlopów, jak i porozumienie co do terminu wykorzystania urlopu wiążą obie strony stosunku pracy, a zmiana ustalonego w nich terminu korzystania z urlopu może nastąpić tylko w wyjątkowych sytuacjach przewidzianych w kodeksie pracy. Więcej na temat zasad udzielania urlopu zaległego w komentarzu dostępnym w SIP LEX >
Urlop trzeba zacząć najpóźniej 30 września
Zgodnie z powszechnie przyjmowaną wykładnią dla spełnienia wynikających z art. 168 k.p. wymagań dotyczących terminu udzielenia urlopu zaległego wystarczy, aby 30 września był pierwszym dniem udzielonego urlopu. Oznacza to, że urlop ten nie musi w całym swoim wymiarze "zmieścić" się do końca września następnego roku kalendarzowego. Więcej na ten temat przeczytasz w komentarzu do kodeksu pracy >
Urlop nawet pod przymusem?
Częstym problemem, z jakim spotykają się pracodawcy, jest niechęć pracowników do wykorzystywania zaległych urlopów w terminie. Koniec września to dla większości pracowników mało atrakcyjny termin. Justyna Tyc, radca prawny z Kancelarii Domański Zakrzewski Palinka mówi, że urlop wypoczynkowy, pomimo iż jest prawem pracownika, a nie obowiązkiem, nie jest co do zasady uzależniony od zgody pracownika. Zgodą pracownika jest objęty wyłącznie termin wykorzystania urlopu. Zatem negocjacjom z pracodawcą nie podlega sam fakt korzystania z urlopu, ale jego termin, co oczywiście jest najbardziej problematyczne i budzi najwięcej konfliktów miedzy stronami – dodaje.
– Przepisy prawa stanowią, że pracodawca powinien brać pod uwagę wniosek pracownika, ale nie jest on dla pracodawcy wiążący, gdyż terminy urlopów nie mogą zakłócać normalnego toku pracy (art. 163 § 1 k.p.) – podkreśla Justyna Tyc i dodaje, że z jednej strony wniosek pracownika jest konieczny, a z drugiej – to pracodawca ostatecznie zdecyduje, czy wniosek uwzględnić czy nie. Radca prawny zauważa, że zasady określone w kodeksie pracy nie są precyzyjne pod tym względem, dlatego często dochodzi do nieporozumień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Pomimo tych wątpliwości, należy jednak uznać, że co do zasady pracodawca nie może wysłać pracownika na urlop na siłę (bez jego wniosku). Takie działanie pracodawcy może być potraktowane jako naruszenie podstawowych praw pracownika, co ostatecznie może skutkować złożeniem przez pracownika stosownej skargi do Państwowej Inspekcji Pracy. W zależności też od okoliczności, gdy działanie pracodawcy będzie miało znamiona ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków wobec pracownika, pracownik będzie mógł rozważyć rozwiązanie z pracodawcą umowy o pracę, w tym bez zachowania okresu wypowiedzenia, czyli w trybie dyscyplinarnym – mówi radca prawny.
Co do zasady pracodawca nie może zatem odgórnie narzucić pracownikowi terminu wykorzystania przysługującego mu urlopu bieżącego (czyli należnego za dany rok). Wyjątek w tym zakresie dotyczy jednak urlopu zaległego - Sąd Najwyższy stanął po stronie pracodawców, przyznając im prawo do wysłania pracownika na urlop zaległy – nawet bez jego zgody (zobacz w SIP LEX wyrok SN z 24 stycznia 2006 roku, sygn. akt I PK 124/05).
Pracownik nie straci urlopu, ale pracodawca naraża się na karę
Nieudzielenie pracownikowi urlopu za dany rok kalendarzowy do 30 września następnego roku stanowi naruszenie obowiązujących przepisów, ale nie powoduje utraty prawa do zaległego urlopu. Taki pomysł pojawił się w komisji kodyfikacyjnej, która od 2016 roku pracowała nad nowym kodeksem pracy. Ostatecznie jednak w kwietniu minister Rafalska zdecydowała na początku 2018 roku, że póki co żadnych zmian w tym zakresie nie będzie. Pracownik ma więc prawo skorzystać z zaległego urlopu aż do przedawnienia roszczenia o zaległy urlop. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Termin ten dotyczy również roszczenia o udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego.
Natomiast dla pracodawcy nieudzielenie pracownikowi niewykorzystanego urlopu w terminie określonym w art. 168 k.p. w większości przypadków (poza okolicznościami przewidzianymi w kodeksie pracy powodującymi przesunięcie lub przerwanie urlopu - np. choroba pracownika) stanowić będzie wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny od 1000 zł do 30.000 zł. Co ważne PIP może skontrolować nie tylko zaległości z bieżącego roku, ale sprawdzić też dokumentację z lat poprzednich. Justyna Tyc wskazuje, że co do zasady Państwowa Inspekcja Pracy jest uprawniona do kontrolowania terminów udzielania urlopów za lata wsteczne, nawet jeśli w kolejnym roku pracodawca nie ma już problemu z zaległymi urlopami. Ewentualne kary będą zależały od okoliczności, czyli ustalenia, dlaczego doszło do przekroczenia terminów.
Czytaj też: Pracodawcy grozi nawet 30 tys. zł kary za zaległe urlopy >
Justyna Tyc dodaje, że w praktyce zdarzają się sytuacje, że udzielenie zaległego urlopu następuje po dniu 30 września, gdyż na skutek różnych okoliczności udzielenie urlopu wcześniej nie jest możliwe. Radca prawny podaje konkretny przykład: Wyobraźmy sobie sytuację, że zaległy urlop został zaplanowany w porozumieniu z pracownikiem od 7 do 21 września. Jednak w tym terminie pracownik zachorował w związku z czym wykorzystanie urlopu stało się niemożliwe. Po chorobie pracownik powrócił do pracy dopiero w listopadzie i wówczas wykorzystał urlop. Bez wątpienia doszło do naruszenia przepisu art. 168 k.p., jednakże w takiej sytuacji trudno mówić o winie pracodawcy, która uzasadniałaby nałożenie kary. – Co innego w sytuacji, gdy pracodawca uporczywie i permanentnie planuje wykorzystywanie urlopów zaległych po 30 września. Wówczas pracodawca nie powinien liczyć na przychylność organów kontrolujących, ale spodziewać się konsekwencji – zaznacza mecenas Tyc.
Gdzie może poskarżyć się pracownik?
Zdarza się jednak, że mimo zagrożenia grzywną, pracodawca odmawia udzielenia urlopu w kodeksowym terminie, bo gonią terminy, bo piętrzą się zamówienia, bo pod koniec roku będzie luźniejszy czas. Co może zrobić pracownik, któremu pracodawca odmawia udzielenia zaległego urlopu w terminie określonym przepisami? Danuta Rutkowska, rzecznik Państwowej Inspekcji Pracy mówi, że jeśli pracodawca nie realizuje obowiązków wynikających z Kodeksu pracy, sam się prosi o kontrolę, a tym samym także o ewentualne sankcje karne za popełnione wykroczenie przeciwko prawom pracownika, jesli inspektor podczas kontroli to potwierdzi. – W takiej sytuacji pracownik powinien złożyć skargę do właściwego ze wzgledu na miejsce zamieszkania inspektoratu pracy – radzi rzecznik.
Czy pracownik może ponieść jakąkolwiek odpowiedzialność za niewykorzystanie zaległego urlopu w terminie?
Komentuje Justyna Tyc, radca prawny z Kancelarii Domański Zakrzewski Palinka:
Urlop to prawo pracownika, a nie obowiązek, co teoretycznie powinno oznaczać, że jeśli pracownik nie chce korzystać z urlopu, to nie musi tego robić. Z drugiej jednak strony przepisy prawa statuują odpowiedzialność pracodawcy za nieudzielanie urlopu w terminie. Innymi słowy - prawo pracownika zderza się z obowiązkiem pracodawcy, co nie ułatwia odpowiedzi na pytanie, czy pracownik może ponieść jakąkolwiek odpowiedzialność za niewykorzystanie zaległego urlopu w terminie.
W mojej opinii, przepisy dotyczące urlopów należy odczytywać w ten sposób, że pracodawca, skoro ma taki obowiązek prawny, może skutecznie zobowiązywać czy wymagać od pracownika wykorzystania zaległego urlopu. Na gruncie tego stwierdzenia możemy rozważyć dwie przykładowe sytuacje.
Pierwsza z nich, to kiedy strony ustaliły termin urlopu zaległego zgodnie z przepisami, ale pomimo tych ustaleń pracownik przystępuje do pracy, twierdząc, że nie jest zmęczony i urlop nie jest mu potrzebny. W takiej sytuacji pracodawca ma prawo wymagać i oczekiwać, że pracownik wykorzysta urlop zgodnie z ustaleniem, zwłaszcza jeśli już zorganizował zastępstwo. Pracownik działając w ten sposób, bez wiedzy i zgody pracodawcy, dopuszcza się naruszenia ustalonej organizacji i porządku pracy, co daje prawo pracodawcy do nałożenia na niego kary porządkowej, tj. kary upomnienia lub kary naganny. W skrajnych przypadkach, w zależności od okoliczności, pracodawca może również rozważyć rozwiązanie umowy z pracownikiem.
Druga sytuacja, jaka może się wydarzyć, to taka, gdzie pracownik nie składa wniosku o udzielenie urlopu, pomimo upomnień pracodawcy. Wówczas zasadne będzie nałożenie na pracownika kary porządkowej lub rozważenie poważniejszych konsekwencji, jak rozwiązanie umowy. Warto jednak w takich przypadkach dokumentować fakt wzywania pracownika do złożenia wniosku urlopowego i wykorzystania urlopu zaległego do 30 września.
Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX Kadry:
Procedura: Udzielanie urlopu zaległego >
Wzór pozwu o zobowiązanie pracodawcy do udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego >
W jakiej wysokości należało udzielić pracownikowi zatrudnionemu na 1/4 etatu zaległego urlopu? >
Czy urlopu na żądanie należy udzielić z puli urlopu bieżącego czy zaległego? >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.