Firmy wciąż borykają się z kosztownym problemem nadużywania przez pracowników zwolnień lekarskich. W trzecim kwartale 2021 roku, po kontrolach ZUS, zakwestionowano w całej Polsce zasiłki chorobowe na kwotę 1,9 mln zł. Jak wynika z analizy Conperio, polskiej firmy doradczej zajmującej się problematyką absencji, średnio aż 32 proc. z 30 tys. zwolnień lekarskich kontrolowanych rocznie przez firmę, wykorzystywanych jest w sposób niewłaściwy.

Czytaj również: Ucieczki w "chorobowe" to problem, a pozycja zawodowa i zarobki bez znaczenia>>

Aplikacja zamiast ręcznego przerzucania danych

Dotychczas zliczanie wskaźnika absencji odbywało się w wielu firmach przez mozolne, ręczne przerzucanie danych, a wyniki prezentowane były w formie opracowanych tabelek, aktualizowanych każdorazowo poprzez wypełnienie pliku Excel. Sama informacja była z kolei dosyć uboga, a wskaźnik absencji nie nadawał się w wielu przypadkach do dalszej analizy i wnioskowania.

Opracowane na bazie ponad 15 lat doświadczeń firmy doradczej Conperio, wartości kluczowych wskaźników efektywności (Key Performance Indicators), poinformują przełożonych, że na któryś z aspektów dotyczących absencji chorobowej należy zwrócić w firmie szczególną uwagę. Jeszcze żadna aplikacja do tej pory nie była w stanie wykonać tak szczegółowej analizy L4, która pomoże m.in. precyzyjnie wytypować danego pracownika do przeprowadzenia kontroli. Dla absencji pracowniczej aplikacja monitorować będzie m.in.: średnią długość trwania ZUS ZLA, wskaźnik absencji ze wskazaniem 1 oraz 2, rozkład częstości pobierania zwolnień, wskaźnik absencji hospitalizacji, wskaźnik opiek, procentowy udział liczby ZUS ZLA wystawionych na 1 dzień czy przewidywane zakończone absencje.

Tomaszewska Barbara, Zasiłek chorobowy przedsiębiorcy – poradnik krok po kroku >

- W celu efektywnego wsparcia przedsiębiorców borykających się w swoich firmach z nadmiernym problemem absencji chorobowych, które generują wymierne straty, zaprojektowaliśmy Pulpit Absencji. Aplikacja ta jest w stanie natychmiast wskazać, iż coś w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa wymaga uwagi i może potrzebować podjęcia odpowiedniego działania. Narzędzie korzysta ze zdywersyfikowanych źródeł danych, jest stworzone tak, by każda organizacja, nawet ta o bardzo złożonej strukturze, mogła je w prosty sposób dostosować do swoich potrzeb – mówi Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy, twórca Pulpitu Absencji.

Kluczową rolę w obniżaniu absencji chorobowych w firmach odgrywają przede wszystkim wykwalifikowani menedżerowie. Jak podkreśla ekspert, wielu kierowników w Polsce nie jest odpowiednio przygotowana do pełnienia roli lidera w przedsiębiorstwie. Pomóc ma im nowa aplikacja.

WZORY DOKUMENTÓW:

- Z audytów wynika, iż kierownicy pełniący rolę liderów w polskich przedsiębiorstwach chętnie zaangażowaliby się bardziej w proces zminimalizowania fałszywych L4 wśród podwładnych, ale nie posiadają ku temu ani odpowiednich narzędzi, ani wystarczającego know-how w postaci skutecznego przeszkolenia. Dzięki nowej aplikacji menedżerowie będą mieli pod ręką, w jednym miejscu m.in. dane dotyczące częstotliwości zwolnień chorobowych poszczególnych pracowników w firmie, przeprowadzonych kontroli zwolnień lekarskich wśród załogi, czy też dane dotyczące niezwykle cennego feedbacku pochodzącego od pracowników z tzw. rozmów poabsencyjnych oraz korygujących – wyjaśnia Zając.

Aplikacja posiada zwięzłe, jasne i intuicyjne mechanizmy prezentacji oraz wizualizacji danych. Jej celem jest gromadzenie wszystkich najważniejszych, łatwo dostępnych informacji dotyczących zwolnień lekarskich wśród pracowników, w jednym miejscu – tak, aby osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji szybko mogły je przyswoić. Informacje zawarte w Pulpicie Absencji zostały uszyte na miarę, w zależności od potrzeb danego użytkownika lub ich grupy. Jako narzędzie analityczne Pulpit Absencji obsługując wiele formatów danych pozwoli generować szczegółowe raporty, wykresy, grafiki oraz tabele dotyczące kompleksowego i skutecznego monitorowania poziomu absencji w firmie. Korzystanie z Pulpitu Absencji daje firmom możliwość zinterpretowania i określenia skali problemu absencji chorobowej oraz podjęcia natychmiastowych działań korygujących.

Czytaj: Praca i zwolnienie lekarskie w tym samym dniu - poradnik na przykładach >

 

Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 2/2022 >>


Najważniejsze funkcje aplikacji

  • Precyzyjne typowanie pracowników do przeprowadzenia kontroli „L4”.
  • Dostęp do wskaźników absencji chorobowej dla całego zakładu pracy, a także pojedynczych pracowników - m.in. liczba wygenerowanych dni chorobowego, liczba wygenerowanych zwolnień z analizą kalendarzową, wartość wygenerowanej absencji dla zakładu, dane za rok poprzedni.
  • Wyszczególnienie wskaźnika absencji chorobowej dla konkretnych działów firmy.
  • Analiza szczegółowa z uwzględnieniem rozbicia na grupy długości trwania zwolnień – krótkie, długie, bardzo długie, rozbicie na wskazania lekarskie, uwzględnienie wskaźnika B – ciąża.
  • Analiza wskaźnika Bradford – pomiar krótkich nieobecności w pracy.
  • Wskazanie wg. klasyfikatora osób z największym procentowym udziałem absencji w przedsiębiorstwie.
  • Automatyczny raport nietypowych sytuacji związanych ze zwolnieniami chorobowymi – system alertów.
  • Możliwość skorelowania informacji o absencji z wiekiem pracowników, ich płcią, stażem pracy, wielkością firmy, jej lokalizacją czy rodzajem prowadzonej działalności.
  • Możliwość porównania poziomu absencji chorobowej w przedsiębiorstwie do innych firm.

Czytaj też: Premie i nagrody a podstawa wymiaru zasiłku chorobowego >

Po kontroli aplikacja pokaże precyzyjny rozkład wyników kontroli, udziału naruszeń oraz błędnie podanych adresów. Pulpit Absencji będzie również pozwalał działom HR w jak najprostszy sposób monitorować działania podejmowane przez samych kierowników i menedżerów. Po co to wszystko?

- W oparciu o tak szczegółową analizę, można błyskawicznie zapobiegać nieprawidłowościom w obszarze absencji, a osobę wykazującą niepokojące tendencje można skierować na przykład bezpośrednio z aplikacji do kontroli zwolnienia chorobowego – dodaje twórca aplikacji.

Czytaj też: Składki ZUS w przypadku nadpłaty wynagrodzenia powstałej w wyniku dostarczenia zwolnienia lekarskiego z opóźnieniem – na przykładach >

Jak wylicza firma doradcza Conperio, zmniejszenie poziomu absencji wśród załogi dużych zakładów produkcyjnych tylko o 1 proc. może pozwolić przedsiębiorstwu zatrudniającemu 500 osób na zaoszczędzenie nawet 45 tys. zł miesięcznie.

Nowa aplikacja webowa dostępna będzie dla użytkowników, którzy zalogują się wcześniej otrzymanym loginem oraz hasłem dostępu. Z Pulpitu Absencji korzystać można również na urządzeniach mobilnych - m.in. na smartfonach oraz tabletach. 

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.