Kancelaria Maruta i wspólnicy opracowała schemat, jakiego rodzaju kroki podejmuje prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w razie kontroli.
Etapy kontroli w firmie
- Dotychczas prezes Urzędu stosował kontakt telefoniczny i od razu przesyłał pismo. A następnie kontrolujący przedstawia imienne upoważnienia - wyjaśnia Marcin Serafin, partner w Kancelarii Maruta Wachta, ICT/Privacy/Security Expert. Kontrolerzy mogą prosić o dokumenty, także te objęte tajemnicą przedsiębiorstwa, mogą zadawać pytania - dodaje.
Czytaj: UODO: Już ponad 1300 skarg na stosowanie prawa o ochronie danych
Kontroler ma prawo dokonać oględzin miejsc, przedmiotów, urządzeń nośników oraz systemów informatycznych.
Z kolei kontrolowany ma obowiązek:
- udostępnić wszystkie żądane dokumenty
- zapewnić kontrolerowi środki potrzebne do kontroli np. klucze, zabezpieczenia
- zrobić kopie wydruków dokumentów
- potwierdzić z oryginałem sporządzone kopie
Następnie kontroler sprawdza systemy informatyczne, przesłuchuje świadków, gdy trzeba, zleca ekspertyzy lub tłumaczenia na język polski. Może też rejestrować obraz i dźwięk.
Podpisanie protokołu
Gdy ten etap się kończy - następuje podpisanie protokołu. Jeśli przedsiębiorca się z protokołem nie zgładza - zgłasza zastrzeżenia i odmawia podpisu.
![Przegląd Legislacyjny - Kwartalnik Rady Legislacyjnej Nr 4/2018 [106]](/gfx/prawopl/_thumbs/produkty_foto/13874/1426-6989_106,mXqL62OeqFTLkrXdmIyYmw.jpg)
Cena promocyjna: 121.5 zł
|Cena regularna: 135 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: zł
Od protokołu będzie zależało, co się dalej dzieje. Prezes urzędu może wszcząć normalne postępowanie administracyjne i to jest związane z ewentualnym nałożeniem kary finansowej albo nagany. Jeśli nie wykrył nieprawidłowości to informuje pismem - wyjaśnia Marcin Serafin.
Czytaj: UODO rusza na kontrole monitoringu
Jakie są uprawnienia UODO?
Prezes Urzędu może nakazać:
- wprowadzenie czasowego lub całkowitego ograniczenia przetwarzania
- spełnienia żądania osoby, której dane dotyczą
- dostosowanie operacji przetwarzania do przepisów RODO
- zawieszenie przepływu danych do odbiorców w państwie trzecim
- cofnięcie certyfikacji
Jeśli zaś były uchybienia, to kontrolujący je poprawia. W razie poważnych naruszeń - prezes wszczyna postępowanie sądowe.
Ekspert radzi, by przygotować się na kontrolę. - Sprawdźcie, czy macie wszystkie niezbędne dokumenty! Kontrola nie jest taka straszna i można ją przeżyć - dodaje Serafin.
